74
6. Специальные знания и навыки в предметной области. Раздел
включает в себя указание специальных знаний, необходимых для работы.
7. Знание ПК: пользовательский уровень, умение работать со
специальными программными обеспечениями. Раздел включает в себя
указание требуемого уровня знаний и умений в области информационных
технологий. Структура финансовой мотивации включает в себя описание
структуры заработной платы.
8. Режим труда и отдыха представляет собой описание рабочего
графика: количество рабочих дней в неделю; продолжительность рабочего дня.
9. Раздел возможность профессионального и карьерного роста дает
Описание возможностей развития сотрудника, занимаемого должность, в
рамках организационной структуры подразделения.
10. В конце профиля указывается дата, ФИО и должность специалиста.
Наличие подробного Профиля должности позволяет менеджеру по
персоналу до начала процесса подбора и оценки кандидатов получить
исчерпывающую информацию о самой должности, а также формальные
требования к сотруднику, выполняющему обязанности должности. И этот
перечень следует воспринимать как минимум.
Профиль должности, на наш взгляд является документом, дополняющим
сведения, содержащиеся в Должностной инструкцию. Как показывает теория и
практика управления персонала, отсутствие Профиля должности в системе
профилирования должностей и оценки персонала приводит к значительным
ошибкам, как при выборе кандидатов, так и при оценке уже работающего
персонала.
Профиль должности как системный документ должен существовать в
компании еще до формирования заявки на подбор персонала (см. приложение
3).
Заявка, в свою очередь, составляется на основе Профиля, в разработке
которого должны участвовать не только специалисты по управлению
75
персоналом, но и руководители подразделений, и специалисты конкретной
предметной области.
Руководитель, формирующий Заявку на подбор персонала,
руководствуясь комплексом требований к должности, должен определить
уровень выраженности требуемых качеств по шкале, сформированной для
конкретной должности и зафиксированной в Профиле.
Таким образом, менеджер по персоналу имеет четкое представление об
уровне компетентности кандидата, требуемом для выполнения функционала
должности, особенностях личностного профиля кандидата, дополнительных
требованиях к формальным данным и его опыту. В этом случае и руководитель,
являющийся заказчиком, и менеджер по подбору персонала, выполняющий
этот заказ, правильно и однозначно понимают, какой специалист нужен в
данный момент и на какие нюансы требуется обратить внимание при оценке
кандидатов.
2. Автоматизация кадровой работы.
Анализ кадрового делопроизводства и формирования кадровых
документов ИП Джатраев Т.А. по
казал, что
до
кументы разрабо
таны стро
го
в
со
о
тветствии с ТК РФ и основами делопроизводства, а также Перечнем
типо
вых управленческих архивных до
кументо
в.
Вместе с тем важно о
тражать регистрацио
нные фо
рмы учёта кадро
вых
до
кументо
в, а также для всех до
кументо
в указывать сро
ки их хранения.
Был про
веден анализ до
лжно
стно
й инструкции специалиста
(инспектора) по
кадрам, ко
то
рый по
казал, что
цело
м до
лжно
стная инструкция
специалиста по
кадрам со
ставлена верно
, но
все равно
нуждается в до
рабо
тке,
так как не в полной мере о
тражает раздел «Функции», кро
ме то
го
имеет
неко
то
рые недо
статки в о
фо
рмлении.
К разрабо
танно
й в ИП Джатраев до
лжно
стно
й инструкции специалиста
(менеджера) по
кадрам предлагается внести до
по
лнение, а именно
:
Раздел 2. Функции
На специалиста по
кадрам во
злагаются следующие функции:
76
- ведение кадро
во
го
дело
про
изво
дства;
- ведение учета персо
нала;
- кадровая работа с персоналом.
До
лжно
стную инструкцию специалиста по
кадрам ИП Джатраев также
следует до
по
лнить такими реквизитами как «наимено
вание о
рганизации»,
«дата по
дго
то
вки».
Таким о
бразо
м, о
сно
вным направлением со
вершенство
вания
до
кументиро
вания кадро
во
й деятельно
сти ИП Джатраев является до
рабо
тка
отдельных кадро
вых до
кументов», а также до
по
лнение до
лжно
стно
й
инструкции специалиста (менеджера) по
кадрам. Испо
лнение до
по
лнительных
реко
мендаций по
ведению личных карто
чек со
труднико
в, по
зво
лит избежать
о
шибо
к в про
цессе ведения кадро
во
го
до
кументо
о
бо
ро
та.
Важно отметить, что оформление документов без использования
современных информационных технологий приводит к увеличению затрат
времени на подготовку документов, увеличению сроков их рассмотрения и
исполнения, снижению эффективности контроля над исполнением документов.
В настоящее время вопрос об автоматизации в том числе кадрового
документооборота является одним из существенных в области
организационной деятельности. Множество российских организаций уже
внедряют у себя системы электронного документооборота, что позволяет им
уже самостоятельно определить достоинства данной технологии работы с
документами.
Внедрение системы электронного делопроизводства (в том числе в части
оформления кадровой документации и отчетности) поможет становлению
нового уровня организационной культуры, с помощью которой работа
сотрудников станет не просто легкой, но более интересной и значимой. В
целом, результатом будет решение разносторонних проблем организации.
В большинстве случаев, организации признают достоинства применения
электронного документооборота. Во-первых, многокритериальный поиск
документов (в том числе документы по персонифицированному учету
77
сотрудников и отчетности по страховым взносам в ПФ РФ, ФСС и ФОМС),
который, прежде всего, позволяет вести архив документации различного рода.
Например, письма, договоры, протоколы, статьи, акты и т.п.
Во-вторых, контроль исполнения документов, что обеспечит
своевременность и актуальность любого документа.
К тому же происходит увеличение скорости обработки необходимой
информации и повышается уровень информационной безопасности.
Вторым преимуществом является увеличение эффективности работы
организации, которое проявляется за счет автоматического повышения качества
исполнительской дисциплины и роста качества принятия управленческих
решений.
Одним из основных факторов автоматизации кадровой работы — это
экономия времени на различные операции с документами, такими как: поиск и
ожидание поступления документов, их согласование и утверждение
руководством, а также передача документов между отделами.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное
автоматизацией в результате внедрения — более 60%.
Таким образом, эффективность внедрения системы электронного
документооборота — в систематизации и усовершенствовании рабочего
процесса с максимальной экономией не только финансовых ресурсов, но и
человеческих.
Внедрение передовых технологий подготовки документов позволит:
- осуществить плавный переход от бумажного документооборота к
электронному;
- оперативно создавать отчеты по кадрам для бухгалтерии (в части
страховых взносов в ПР РФ, ФОМС и ФСС), а также начислений и удержаний
по заработной плате, другим материальным выплатам, дисциплинарным
взысканиям. В ИП Джатраев сейчас работает 93 человека штатного персонала,
и также есть работники на аутсорсинге (внештатаные);
78
- упростить создание основных кадровых документов и сократить
сроки их обработки;
- облегчить хранение и доступ к документам;
- улучшить оформление документа;
- унифицировать документы с помощью шаблонов.
Проанализировав положительные аспекты внедрения автоматизации
можно сделать вывод о том, что, с одной стороны: уменьшаются затраты;
увеличивается качество работы, производства, отчетности и обслуживания
клиентов; увеличивается скорость реагирования на запрос, следствием чего
является проведение контроля за всеми бизнес-процессами в режиме реального
времени; сокращаются ошибки доставки документов; исключаются потери
документов; совершенствуются средства надежного хранения.
В ИП Джатраев ведением кадрового делопроизводства занимается
специалист (менеджер) по кадрам. Он ведет учет личного состава организации,
оформляет прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым
законодательством, положениями и приказами руководителя организации,
формирует и ведет личные дела, вносит в них изменения, связанные с трудовой
деятельностью, также формирует отчеты кадров для ведения
персонифицированного учета и начислений страховыхт взносов, помощи,
взысканий, налогов и т.д. Также менеджер по кадрам заполняет, учитывает и
хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки
о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, ведет учет
предоставления работникам отпусков, составляет графики очередных отпусков,
учитывает прогулы, опоздания и др. элементы нарушения трудовой
дисциплины.
Итак, в no состав системы электронного документооборота должно входить
автоматизированное рабочее место -no системы –автоматизированное рабочее no авто«АРМ no инспектора (менеджера) no по no
кадрам», no основное no назначение no которого no — no хранение, no обработка и учет no
сведений no о no сотрудниках no организации; no подготовка no документов no по no личному no со-
79
ставу: no по no установлению no трудовых no отношений, no оформлению no увольнения, no
перевода no на no другую no работу.
Основными no объектами no no «АРМ no инспектора no по no кадрам» no являются no таблицы,
no формы, шаблоны, no запросы no и no отчеты. no Важно o создать no следующие no таблицы: no
«Договор», no «Акт», no «Справка», no «Службы», no «Должности», no «Штатное no
расписание», no «Сотрудники», no «Личные no данные no о no сотрудниках no и no их no состав no
семьи», no «»»no «»»«Персонифицированный учет для расчета налогов и удержаний»,
«»»«Персонифицированный учет для расчета страховых взносов», «Приказ no о no
переводе», no «Приказ no о no приеме», no «Приказ no об no увольнении», no «Приказ no о no
замещении», no «Приказ no о no поощрении», no «Приказ no об no отпуске», no «Приказ no об no
отстранении no от no работы», no «Приказ no о no дисциплинарном no взыскании». no
Главная кнопочная форма «АРМ инспектора (менеджера) по кадрам»
приведена на рисунке 5.
Рисунок 5. Главная кнопочная форма «АРМ инспектора
(менеджера) по кадрам»
Таким образом, внедрение по
лно
ценно
й системы авто
матизации
кадрового дело
про
изво
дства предусматривает ко
мплекс о
рганизацио
нно
-
технических меро
приятий, решающих бо
льшинство
перечисленных
организационных про
блем документооборота.
80
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
В начале рассчитаем экономический эффект от внедрения электронного
кадрового делопроизводства.
Для экономического обоснования необходимости внедрения АРМ был
проведен технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам
в соответствии с методиками В.В. Пикулина
72
и Л.Р. Фионовой
73
.
Исходные данные, характеризующие процесс обработки информации,
представлены в таблице 16.
Таблица 16
Исходные данные, характеризующие процесс обработки
информации ИП Джатраев
Тип документа, j
Среднее
количество
обрабатываемы
х документов,
Kij, [шт./мес.]
Средняя трудоемкость обработки
документов, Wij, [чел. • ч/шт.]
Приказы по личному
составу
200
0,3
Штатное расписание
0,08
16
Трудовой договор
30
0,3
Акт
100
0,3
Справки
30
0,3
Отчетность по движению
кадров
3
5
Учетные документы
50
0,5
Анкета на работника в ПФ
РФ, ФСС, ФОМС и др.
органы
20
1
Списки сотрудников в
страховую компанию
2
2
Списки уволенных
работников в страховую
компанию
2
2
Списки военнообязанных в
районный военкомат
2
2
Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей к ним
1
0,7
72
Пикулин В.В. Методика предварительного технико-экономического анализа целесообразности создания
информационных систем // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной
экономикой: тез. докл. II Всерос. науч.-практ. конф. — Пенза : Пензаоблкомстат, 2014. — С. 30-31.
73
Фионова Л.Р. Грамотное управление документами — основа эффективного управления // Теория и практика
общественного развития. — 2014. — № 6. — С. 115-120.
81
Исходя no из no этих no данных, no был no проведен no расчет no значений no показателей. no Все no
приведенные no выше no документы no создаются no и no обрабатываются no одним no ис-
полнителем, no т.е. no i no = no 1.
1. Вычисление no средней no продолжительности no рабочего no времени no за no
месяц:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (2)
2. Оценка no количества no исполнителей, no необходимых no для no обработки no и no
формирования no документов no с no заданной no среднемесячной no трудоемкостью:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (3)
Для no приказов no по no личному no составу: no N no = no (200 no • no 0,3) no / no 171 no = no 0,35.
Аналогичным no образом no был no проведен no расчет no количества no исполнителей no
для no обработки no и no формирования no остальных no типов no документов. no Оценка no общего no
количества no исполнителей no в no подразделении no определяется no по no формуле:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (4)
3. no Вычисление no среднемесячных no финансовых no затрат no на no обработку no j-го no
типа no документа:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (5)
где:
С no — базовая no базоваябазсреднемесячная no зарплата no инспектора no по no кадрам, no Н no — no
среднее no начисление no на no зарплату.
В no 2019 no г. no С no = no 13 no 000 no руб., no Н no = no 800 no руб. no Для no обработки no приказов no по no
личному no составу: no M1 no = no 0,35 no • no 13 no 000 no • no (1 no + no 800 no / no 100) no = no 41 no 052 no [руб./мес.].
Аналогичным no образом no был no проведен no расчет no финансовых no затрат no для no
обработки no и no формирования no остальных no типов и групп no и документов. no Суммарные no
ежемесячные no затраты no при no неавтоматизированной no обработке no документов no
составят:
82
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no
4. Рассчитаем no себестоимость no обработки no одного no экземпляра no документа:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (6)
Себестоимость no обработки no одной группы no документов no -no по no личному no
составу составляет: no Ci no = no 41 no 052 no / no 200 no = no 205,26 no руб.
5. no Вычислим no затраты no S no на no внедрение no АРМ no инспектора no по no кадрам no и no
затрат no R no на no эксплуатацию no АРМ. no
Стоимость no технического no обеспечения. no Общие no затраты no на no создание no АРМ:
no S no = no S
TO
no = no 20 no 000 no руб.
6. no Оценка no дополнительных no расходов, no связанных no с no эксплуатацией no
АРМ:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (7) no
R1 no = no (200 no / no 8000) no • no 1050 no = no 26,25 no руб.; no ƩR
j
no = no 57,76 no руб.
7. Среднемесячные no эксплуатационные no расходы, no связанные no с no
эксплуатацией no АРМ:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (8)
При no сроке no окупаемости no L no = no 3 no года, no в no течение no которого no сумма no затрат no S no
равными no долями no ежемесячно no включается no в no стоимость no услуг no организации, no
среднемесячные no эксплуатационные no расходы no для no обработки no приказов no по no
личному no составу no равны: no Маl no = no (20 no 000 no • no 200 no / no 440) no / no (12 no • no 3) no + no 26,25 no = no 278,77 no
[руб./мес.].
8. no Суммарные no ежемесячные no затраты, no связанные no с no эксплуатацией no и no
амортизацией no одного no комплекта no АРМ no инспектора no по no кадрам:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (9)
83
9. no Относительное no сокращение no трудоемкости no обработки no документов no за no
счет no внедрения no АРМ no должно no быть no не no менее:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (10)
Примем no его no равным no 0,26.
10. no Средняя no трудоемкость no обработки no документов:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (11)
11. no Количество no исполнителей no (при no условии no сохранения no среднемесячного
no количества no документов и кадровой работы):
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (12)
Количество no исполнителей no кадровой работы no при no внедрении no АРМ no no
определяется no по no формуле:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (13)
Следовательно, no Na no = no 1 no [чел.].
Таким no образом, no в no результате no внедрения no комплекса no программных no средств
no можно no сократить no долю no времени, no затрачиваемую no менеджером no по no кадрам no на no
ведение no кадровой no документации. no Она no составит:
12. no Среднемесячные no затраты no при no автоматизированной no обработке no
документов: