54
потенциальные возможности коллектива, изменения во внешнем окружении.
Поэтому целесообразно проводить социологические исследования с целью
изучения реакции со стороны коллектива на выбранную кадровую работу.
И главное, необходимо провести меры по активизации персонала,
его мотивации на труд, т.к. не видна (мало заметна) заинтересованность
каждого сотрудника в общем деле предприятия. Ведь одной из задач кадровой
работы является выбор наиболее действенных методов мотивации персонала.
Мотивировать - значит затронуть их важнейшие интересы, дать им шанс
реализоваться в процессе работы.
Ведение кадровой документации, как должно быть по упрощенной
системе на малом предприятии, так же не соответствует требованиям.
Отсутствует четкая система, документы хранятся не в сейфе, где должны
находиться трудовые книжки. Личные дела работающих и уволившихся
сотрудников находятся вместе. Приказы не заносятся в журнал регистрации.
Это основные замечания по ведению документооборота на исследуемом
предприятии.
55
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ВЫМПЕЛ»
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации
кадровой деятельности ООО «Вымпел»
Для начала необходимо привести всю документацию к единым
стандартам, подготовить типовой комплект документов для работы с
сотрудниками:
1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними
работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него
или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может
быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а)
или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных
или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание:
личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.
33
С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах,
увольнениях, работника необходимо знакомить под роспись
в соответствующих разделах личной карточки.
Хранение кадровой документации зависит от удобства упорядочивания
той или иной информации, и какую документацию придется искать наиболее
часто.
Приказы можно хранить в отдельных папках по их виду. То есть
отдельно приказы об увольнении, отдельно приказы о приеме, и т.д. лучше то,
что все приказы за прошедший месяц соответствуют журналу регистрации
приказов за этот месяц. Поэтому предпочтительней хранить в отдельной папке
33
Конюхова Е.В. Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов // Эксперт в сфере трудового
законодательства и кадрового делопроизводства 3 августа 2018
56
приказы за один месяц. А сверху над ними должен быть журнал регистрации
приказов за этот месяц. Соответственно, если все будет сходиться в каждом
месяце, значит, по итогу года так же все будет в порядке.
Журнал регистрации приказов можно ввести в компьютере в таблицах,
а по окончанию месяца распечатывать страницу (соответствующую этому
месяцу), и подшивать ее сверху всех приказов за этот месяц (предварительно
проверив соответствие).
Рекомендуется не хранить основания приказов отдельно от приказов.
Можно просто скреплять их, и таким образом, под каждым приказом всегда
находится его основание, которое не может потеряться, потому что было
прикреплено к приказу. В итоге, все приказы за месяц, в хронологическом
порядке скрепляются в одной папке, и титульным листом к этой стопе приказов
будет журнал регистрации приказов. На каждый месяц необязательно заводить
новую папку, можно хранить все в одной папке, и после каждого месяца
вставлять в папку страницу закладку, которая отделяла один месяц от другого.
Так получится большая папка, в которой все приказы с их основаниями
хранятся в хронологическом порядке, с разделителями между месяцами и
журналами регистрации этих приказов по каждому месяцу.
Хранение трудовых книжек. Во-первых, трудовые книжки хранятся в
сейфе, там же, желательно хранить и книгу регистрации трудовых книжек.
Большое неудобство вызывает поиск какой-либо конкретной трудовой книжки.
Поэтому вполне логичным является упорядочивание трудовых книжек по
алфавиту.
Для этого можно использовать картонные коробки из-под бумаги для
принтера, обозначая каждой коробке свою букву (если трудовых книжек
довольно много), или одной, двух коробок, внутри которых между книжками
вставляется картонная пластинка, выше размера трудовой книжки, на которой
обозначается буква алфавита, соответствующая фамилиям, начинающимся на
эту букву. Таким образом, формируется система закладок в общей стопе
трудовых книжек. Такое расположение значительно ускорит поиск той или
57
иной трудовой книжки в сейфе.
Хранение личных дел. Личные дела - это папки или файлы с
определенным количеством документов. Для большего удобства следует
оформить титульный лист личного дела сотрудника так, чтобы, не копаясь
внутри файла можно было узнать ФИО сотрудника, а также его
идентификационный код, должность, день рождения, возраст, дату приема, и
список документов, которые находятся внутри этого файла. Не лишним будет
список необходимых документов, которые могут находиться в этом файле,
возле названий которых будет стоять галочка, если этот документ в файле
присутствует. Эта информация, которая нужна наиболее часто, а таким
образом, можно найти ее не копаясь внутри файла, не доставая из него все
содержимое, а просто найдя личное дело этого сотрудника. Упорядочить
личные дела можно по дате приема сотрудника и в алфавитном порядке.
Хранение другой документации. Очень удобно хранить все документы
(исключая приказы) по отдельным папкам, в соответствии с общим процессом,
который можно также разделить на текущие задачи, и документы по уже
решенным задачам. Можно завести отдельные папки для хранения документов,
регламентирующих процесс привлечения подбора и отбора персонала, а также
общие формы заявок на подбор и профили должностей в одной папке, а
текущие заявки на подбор и анкеты кандидатов в другой папке. Все эти
документы относятся к одному процессу. Это касается так же и процессов
адаптации, мотивации и аттестации персонала. Например, в положение об
адаптации будут находиться в отдельной папке, а протоколы прохождения и
результаты - в другой.
Следующим этапом после приведения в порядок документации можно
предложить вывести штатную единицу кадровика, а именно - принять
совместителя, так как предприятие малое и это допускается. При этом
желательно взять человека с опытом работы именно в кадровом
делопроизводстве.
58
3.2 Расчет социально-экономической эффективности внедрения
разработанных рекомендаций
Эффективность кадровой работы на предприятии определяется
качеством работы всех звеньев управления, а именно:
руководства организации;
работой кадровика;
взаимодействие со всеми сотрудниками всех служб данной
организации.
Сюда же следует добавить общий интегральный показатель — индекс
удовлетворенности работников сложившейся корпоративной системой
организации труда и социальных отношений.
Эффективное ведение кадровой работы организации заключается
в грамотном ведение делопроизводства, использования ресурсов, выделенных
под поставленные задачи. Необходимо постоянно контролировать выполнение
этих задач и возможность оперативного вмешательства в случае неисполнения
заданий или отсутствия средств.
Важным критерием качества работы с кадрами являются внимание к
данной проблеме руководства организации, в том числе количество
рассмотренных вопросов, принятые решения и их исполнение.
К важным критериям эффективности работы с кадрами следует
отнести степень информационного обеспечения работы с людьми. Причем
важны все составляющие указанного процесса: и надежность учета, обработки
аналитической корпоративной кадровой информации, и наличие издаваемых
компанией средств информирования сотрудников, и обеспечение служебной,
профессиональной, социальной информацией непосредственно сотрудников и
их рабочих мест, и поступление информации о практике кадровой работы в
фирмах-конкурентах, об опыте других организаций в ведении кадровой работы.
Важным моментом такой системы информирования является порядок
обсуждения кадровых проблем оперативным совещанием руководителей
подразделений, на котором оперативно фиксируются все достижения и
59
проблемы кадров по всем подразделениям компании, определяются насущные
меры изменения дел в данной области, позиции высшего руководства.
Важнейшим критерием является принятый стиль работы высших
руководителей компании с людьми. Нужно продвигать систему их регулярных
встреч со всеми категориями сотрудников, установить порядок рассмотрения
жалоб и претензий сотрудников, уделять внимание знаменательным датам
(юбилеи, праздники, дни рождения, награды и пр.) как своих сотрудников и
членов своей управленческой команды, а также партнеров, поставщиков,
клиентов компании, тем самым соответствовать положительному имиджу.
Также для улучшения кадровой работы необходимо все
систематизировать, о чем неоднократно говорилось ранее. Для облегчения
систематизации внедрить автоматизированную систему управления – АСУ-1С
Кадры.
АСУ-1С Кадры – система, позволяющая решать вопросы, связанные с
учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по организации в целом, так
и внутри отделов. Система даёт нужную и полную информацию о
количественном и качественном составе работников, а это, в свою очередь,
способствует повышению качества учёта и создания оптимальной базы для
планирования и организации работы с кадрами (определение потребности в
кадрах, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, планирование
карьеры и т.д.).
Современные технологии предназначены для автоматизации всех
управленческих функций, связанных с персоналом организации до
бухгалтерских расчётов.
Планирование кадровой работы в условиях АСУ-1С Кадры требует
создания соответствующих нормативов, методик расчётов, разработки
различных классификаций перспективных моделей специалистов и
руководителей, а также совершенствования требований к личности и рабочему
месту, форм подбора, подготовки и расстановки кадров.
При непосредственном участии кадровых работников разрабатываются
60
состав вводимой исходной информации по кадрам, состав и система
кодирования классификаторов по кадрам, состав и формы входящих и
исходящих документов, технологические схемы сбора, регистрации, передачи и
получения информации, мероприятия по внедрению системы в
производственную эксплуатацию.
Преимущества АСУ-1С Кадры:
- позволяет выстроить эффективную работу с кадровым резервом
организации;
- позволяет автоматизировать кадровый учёт;
- обеспечивает эффективный доступ к информации, которая необходима
для принятия решений;
- позволяет экспортировать данные в 1С;
- позволяет существенно снизить трудозатраты за счёт автоматизации
рутинных операций;
- исключает возможность потери информации;
- обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных
данных сотрудников;
- обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных.
Основной задачей при создании АСУ-1С Кадры, должна стать
автоматизация таких ведущих операций по обеспечению функций управления
кадрами, как:
- планирование потребности в кадрах;
- подготовки и переподготовки, повышения квалификации кадров, их
распределения по структурным и производственным подразделениям;
- централизованный учёт руководящих работников и специалистов,
высококвалифицированных работников;
- учёт молодых специалистов;
- анализ состава, движения и текучести кадров;
- контроль над выполнением решений по вопросам работы с кадрами.
34
34
Денисова А. Новые горизонты HR-менеджмента в экономике знаний. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
61
Данная модель прогноза организационно-управленческой
результативности совершенствования системы документационного
обеспечения управления персоналом основана на методических рекомендациях
по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в
последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его
практической реализации.
После внедрения АСУ-1С в ООО «Вымпел» за счет автоматизации
системы документационного обеспечения удается снизить потребность в
количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.
Планируется, что проект будет реализован с помощью одного
сотрудника - кадровика. При этом план затрат проекта будет складываться из
затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на косвенные расходы.
Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.
Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за
счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и
внутренних документов, связанных с управлением персоналом.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя,
и менеджера по персоналу, ожидается рост производительности труда
сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются
расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в
дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных
сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата
инвестиционных затрат.
Бюджет расходов на систему документационного обеспечения
управления в ООО «Вымпел» включает – расходы по зарплате и расходы по
хранению документов.
После внедрения ИС электронного документооборота в 2020 году может
потребоваться труд только одного человека с заработной платой 20 тыс. руб. в
http:// www.hr-portal.ru/article/novye-gorizonty-hr-menedzhmenta-v-ekonomike-znanii
62
месяц кадровика (он уже есть) и расширить уже имеющуюся версию 1С кадры
стоимость 3700 тыс. руб.
В целом можно сказать, что затраты составят только стоимость самой
программы 3700 тыс. руб., но при этом социально-экономическая
эффективность возрастет за счет снижения расходования времени, при ведении
кадровой отчетности в ООО «Вымпел». Соответственно, снизится и текучесть
кадров за счет внедрения ряда мероприятий, в чем сотрудники будут
заинтересованы.
Следует поставить вопрос о профпригодности действующего кадровика,
т.к. выделяющиеся на него денежные средства на повышение квалификации, не
имеют отдачи. Это видно из анализа его работы на данном предприятии, в
каком состоянии находится документооборот отдела кадров.
Также еще одним вариантом можно предложить работу кадровика
совместителю, что нередко практикуют на малых предприятиях. Совместитель
работает 4 часа в день с окладом 8000 руб., произведем финансовый расчет:
8000 х 12 месяцев = 96 000 руб.
20 000 х 12 месяцев = 240 000 руб.
240 000 – 96 000 = 144 000 руб.
Что получается затраты совместителя в год составят 96 000 рублей,
против 240 000 рублей кадровика, экономия 144 000 рублей в год. Но и
совместитель уже точно знает, что нужно для работы кадровика, при этом
организация не тратится на его повышение квалификации, которое обязательно
должно проходить раз в год. Экономический эффект очевиден.
Подводя итоги данной главы можно сказать, что для руководства
предложены несколько вариантов повышения эффективности кадровой работы.
Предложено внедрить автоматизированную систему управления – АСУ-
1С Кадры для упрощения систематизации.
После внедрения ИС электронного документооборота в 2020 году может
63
потребоваться труд только одного уже имеющегося кадрового работника с
заработной платой 20 тыс. руб. в месяц и расширение уже имеющуюся версию
1С кадры стоимостью 3700 тысяч рублей.
Все указанные мероприятия и расчеты имеют рекомендательный
характер для ООО «Вымпел», а решение остается за руководителем. При
анализе данной организации по финансовым показателям, можно сказать, что
оно динамично развивается, но кадровая работа построена хаотично и в
дальнейшем это может негативно отразится негативно, если вовремя не
принять меры по устранению выявленных недочетов.