14
стратегическим планом развития организации. Планы могут меняться в ходе
влияния внешних и внутренних факторов. Поводом для корректировки плана
может явиться смена владельца организации или обвал национальной
экономики.
Кадровое делопроизводство (КДП) является важнейшей задачей.
Трудовая инспекция проводит как плановые, так и внеплановые проверки и
может нагрянуть в любое время и потребовать предъявить всю документацию,
предписанную законом.
Регламентирующие документы создаются по мере роста и развития
компании. В малых организациях, со штатной численностью не более 20
сотрудников, такие документы не обязательны – достаточно время от времени
проводить общее собрание. В крупных организациях регламентирующие
документы обязательны. Они позволяют систематизировать и оптимизировать
кадровую работу.
В основе кадровой работы составляют регламентирующие документы:
9
Положение о работе с персоналом закрепляет за каждым отделом
определенный набор функций, определяет ответственность каждого участника
и регулирует взаимоотношения между отделами.
Правила трудового распорядка разработаны для поддержания на
надлежащем уровне служебной дисциплины, организации рабочего процесса,
оптимального распределения рабочего времени, гарантии качества
производства.
Должностная инструкция регламентирует трудовую деятельность
персонала. В нее включены: список должностных обязанностей, область
ответственности, порядок взаимоотношений сотрудников с определенными
подразделениями, правила замещения отсутствующего сотрудника.
В штатное расписание включены данные о численности персонала.
Помимо этого, там же прописаны оклады, премии, бонусы.
9
Конюхова Е.В. Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов // Эксперт в сфере трудового
законодательства и кадрового делопроизводства 3 августа 2018
15
Положение о формировании кадрового резерва. Данным документом
пользуются крупные организации, где стратегические планы требуют развития
кадрового резерва. В него включены кандидаты из внутренних ресурсов и из
внешнего рынка.
Положение об этапах адаптации определяет систему профессиональной,
психологической и социальной адаптации коллектива. Эффективная адаптация
позволяет сократить текучесть кадров и увеличить качество работы вновь
прибывших сотрудников.
Положение по подбору и отбору персонала закрепляет алгоритм подбора
и отбора сотрудников. На выполнение каждой операции отводится
определенное время, между участниками подбора кадров распределяется
ответственность. В каждой организации могут быть свои локальные
документы, которые определяют алгоритм в заданном направлении кадровой
работы.
10
Кадры являются главным и решающим фактором производства. Они
создают и приводят в движение средства производства, постоянно их
совершенствуют; не ограничены только лишь наймом на работу, на них
возлагается подготовка и развитие персонала, обеспечение взаимодействия
сотрудника и организации.
Принципы организации кадровой работы на современном предприятии
формируются на основании следующих задач:
- Обеспечение организации квалифицированными кадрами.
- Создание необходимых условий для эффективного использования
знаний, навыков и опыта работников.
- Совершенствование системы оплаты труда и мотивации.
- Повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала.
10
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал [Электронный ресурс]
Режим доступа: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
16
- Предоставление работникам возможностей для развития, повышения
квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой
активности.
- Формирование и сохранение благоприятного морально-
психологического климата.
- Совершенствование методов оценки персонала; управление
внутренними перемещениями и карьерой сотрудников.
- Участие в разработке организационной стратегии.
Исходя из поставленных задач, можно выделить принципы построения
современной системы кадровой службы:
- Эффективность подбора и расстановки сотрудников.
- Справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение за
индивидуальные и коллективные достижения.
- Продвижение сотрудников в соответствии с результатами труда,
квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями
организации.
- Быстрое и эффективное решение индивидуальных проблем.
11
К числу ключевых принципов управления персоналом следует отнести:
- Законность (признание верховенства законов в работе по управлению
персоналом в организации).
- Эффективность (работа по управлению персоналом подчинена
обеспечению наивысшей экономической эффективности деятельности
организации).
- Реалистичность (объективная, взвешенная, всесторонняя оценка
внешней и внутренней деятельности организации в целом и кадровой работы в
частности).
- Последовательность (планомерное выполнение организационных
мероприятий, предусмотренных программой развития управления персоналом).
11
Леженкина Т.И., Смирнова Г.В. Кадровая служба организации. – М.: Московский финансово-промышленный
университет «Синергия»,2016. – С. 154.
17
- Гибкость (своевременное и адекватное реагирование и корректировка
или изменение в условиях функционирования организации в планах,
стратегиях, приоритетах кадровых направлений деятельности).
- Открытость (восприимчивость организации к передовым
технологиям, средствам, методам в практике управления персоналом).
12
Кадровая работа является профессией развития человека в условиях
профессиональной деятельности. Главным принципом такой работы является
ценность каждого участника материального и духовного производства. Одна из
важнейших ее задач состоит в содействии оптимальным социальным
структурам в рабочем процессе, который обеспечивает развитие
профессионального мастерства и формирование у персонала
удовлетворенности этим процессом.
1.2 Построение эффективной кадровой работы на малом предприятии
В настоящее время активно развивается малое предпринимательство,
потому как малым предприятиям проще подстроиться под частые перемены и
требования рынка. Предприятия малого бизнеса более мобильные, поэтому
даже в условиях кризиса их потери меньше, чем у крупных компаний.
Малый бизнес — это субъекты малого и среднего предпринимательства.
Получить такой статус может организация, соответствующая утвержденным
законодательством критериям. Компании из перечня МСП освобождены от
проверок и имеют преимущества и льготы по бухгалтерскому и налоговому
учету, участию в государственных закупках.
Чтобы считаться малым, средним или микро предприятием в 2020 году,
нужно соответствовать такому определению по трем основным параметрам:
- попадать в рамки лимита по размеру доходов;
- попадать в рамки лимита по численности сотрудников (численность
малого предприятия не должна превышать 100 человек);
12
Никишина А. Л. Человеческий ресурс как основной фактор повышения конкурентного преимущества
предприятия // Вестник ВУиТ. - 2015. - №2 (28). – С.12.
18
- попадать в рамки лимита по доле участия других компаний в уставном
капитале.
Представителями малого бизнеса считаются компании и
предприниматели независимо от налогового режима, если они соответствуют
условиям. Это могут быть фирмы и ИП на УСН, ЕНВД, патенте, ОСН.
13
С 01.08.2016 в расчет максимального размера доходов за прошедший
год включается не просто вся выручка по кассе, а все доходы по налоговой
декларации. Приведем критерии отнесения предприятия к малому в виде
таблицы.
Таблица 1
Показатели дохода и численности сотрудников
Критерии малого
предпринимательства
Среднее
Малое
Микропредприятие
Доходы
2 млрд руб.
800 млн
руб.
120 млн руб.
Численность сотрудников
101-250
человек
100
человек
15 человек
Еще одним значимым фактором является доля участия в капитале.
Дополним критерии малого предприятия 2020.
Таблица 2
Доли в капитале
Доля участия
других лиц в
капитале
Доля участия государственных образований (РФ, субъектов
РФ, муниципальных образований), общественных и
религиозных организаций и фондов — не более 25% в сумме.
Доля участия обычных юридических лиц (в том числе
иностранных) — не более 49% в сумме.
Доля участия юрлиц, которые сами субъекты малого и
среднего предпринимательства, не ограничена.
13
Дидух Ю. Малые предприятия в 2020 году — какие компании попадают в эту категорию [Электронный
ресурс] Режим доступа:// PPT.RU
19
Количество работников в 2020 году определяется на основании
среднесписочной численности, отчет по которой предоставляется ежегодно в
налоговую инспекцию.
Что касается долей в уставном капитале, то ФЗ № 209 от
24.07.2007 предусматривает исключения. Лимиты не распространяются:
- на акционеров высокотехнологичного (инновационного) сектора
экономики;
- на участников проекта «Сколково»;
- на компании, которые практически применяют новейшие технологии,
разработанные их учредителями — бюджетными или научными учреждениями;
- на компании, учредители которых включены в правительственный
перечень лиц, оказывающих господдержку инновационной деятельности.
14
На сегодняшний день отмечается тенденция, при которой
квалифицированные специалисты стремятся работать не только на крупных
предприятиях, но и на предприятиях малого бизнеса, что связано с
особенностями кадровой политики на малых предприятиях.
У сотрудников малых предприятий имеется больше возможностей для
более тесного взаимодействия с руководством благодаря более
демократическому стилю управления.
15
Руководство предприятия учитывает
мнение и пожелания персонала, участвует в разрешении разных конфликтов,
решении многих проблем, делится с сотрудниками планами, и т.д.
На многих предприятиях малого бизнеса нет службы управления
персоналом. Там кадровую политику реализует либо менеджер по персоналу,
либо непосредственно руководитель. Чаще всего на таких предприятиях
отсутствует большая часть традиционной кадровой документации, которая
14
Дидух Ю. Малые предприятия в 2020 году — какие компании попадают в эту категорию [Электронный
ресурс] Режим доступа:// PPT.RU
15
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал
Источник: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
20
обязательно присутствует на средних и крупных предприятиях. В связи с этим
расходы организации заметно сокращаются.
16
На предприятиях малого бизнеса специалисты повышают квалификацию
и обучаются не по направлению от организации, а по своему желанию и за
свой счет. Руководство проводит обучение сотрудников только в случаях, если
на предприятии происходят какие-либо изменения или модернизация: запуск
новой линии производства, введение новые услуг, изучение нового сегмента
рынка сбыта и т.д. Сотрудники данных предприятий проходят обучение и
повышение квалификации в определенный период.
Делопроизводство регулируется самостоятельно разработанной и
утвержденной руководителем инструкцией, являющейся внутренним
нормативным актом. Соблюдать ее обязаны все сотрудники субъекта. Отдел
кадров разрабатывает инструкцию и осуществляет контроль за ее исполнением.
Кадровые бумаги отражают деятельность сотрудников, подтверждают их стаж,
оказывающий главную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за
документальный фонд предприятия.
Грамотно организованный кадровый учет требует знания нормативной
базы, отслеживания ее изменений.
17
Документация может иметь унифицированную форму либо
разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство — деятельность, направленная на
разработку и ведение документации, связанной с учетом персонала, рабочего
времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
16
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал
Источник: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
17
Паршин В. Н., Смирнова Н. А., Чернов Д. В. О содержании понятия «кадровая работа» в государственном
органе] // Государство и право: теория и практика: материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Казань, март 2018
г.). — Казань: Молодой ученый, 2018. — С. 6-10.
21
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда
задач. Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК
РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых
актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по
учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению
(постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов
исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства
РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях №
149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от
02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69
от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
22
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
18
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу,
включающую ряд обязательных локальных нормативных документов, к
которым относятся:
Устав - основной учредительный документ. В нем прописана правовая
форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и
увольнения руководителя, его полномочия. Большинство внутренних
нормативных актов компании оформляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда Наличие документа предусматривают ст. 189,
190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения
сотрудников, права и обязанности сторон, режим труда и отдыха, систему
поощрений и взысканий, иные вопросы, касающиеся трудовых отношений на
предприятии. Правила утверждает руководитель предприятия. Если на
предприятии имеется профсоюз, то необходимо учитывать его мнение по
поводу принятия документа. На предприятиях, где у сотрудников
ненормированный рабочий день, необходим Перечень соответствующих
должностей и профессий, который оформляется в виде приложения к
Правилам.
Инструкция о защите персональных данных. Согласно ст. 87 ТК РФ в
ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке
персональной информации о сотрудниках, обеспечение их защиты,
использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно
взятом сотруднике, необходимая работодателю для трудовых отношений.
Сотрудников необходимо ознакомить с документами, которые определяют
порядок обработки их данных.
Положение об охране труда. Находится в отделе кадров. Каждого
сотрудника знакомят с документом. Если численность сотрудников более 50
человек, то на таком предприятии необходима должность специалиста по
18
Особенности Кадрового Делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: //
http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
23
охране труда.
График сменности. Применяется в организациях со сменным графиком.
Документ является срочным и действует определенное время.
Бумаги по нормированию труда. В них отражаются необходимые
временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним или
несколькими работниками и установление на их основе трудовых норм.
19
Схема изображена на рисунке 1 (Приложение).
После оформления руководителя устанавливаются количество
должностей, необходимых для нормальной работы предприятия. На основе
полученных цифр, производственного цикла и других особенностей
деятельности организации готовится штатное расписание. Для оформления
документа используется бланк унифицированной формы. Работодатель
оставляет за собой право корректировать расписание по своему усмотрению. В
документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с
руководителя и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой
должности указывается количество единиц по штату, оклад и надбавки. В
дальнейшем формируется рабочее расписание, представляющее собой графики
работы всего персонала. При наличии смен создаются подробные графики. В
документе кратко описываются требования к внешнему виду сотрудников,
поведению, распорядку дня и т. д.
Затем разрабатывается форма трудового договора. Необходимо
учитывать основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов
организации. Трудовое соглашение составляет юрист организации или лицо,
привлеченное со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юридическом лице: название, адрес, телефон, ФИО и
должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
19
Особенности Кадрового Делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: //
http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/