75
Управление знаниями (сбор информации от сотрудников компании,
создание общей базы знаний, хранение, накопление и производство новых
знаний на ее основе).
Управление талантами (эти системы обычно всеобъемлющи,
охватывают основные HR-функции: подбор и адаптацию персонала,
обучение, управление навыками и компетенциями, планирование карьеры,
компенсации и льготы. Лидерами отрасли автоматизации бизнес-процессов в
этой сфере управления персоналом можно назвать компании SAP, Lumesse,
Oracle, Saba, Halogen).
Системная работа с персоналом позволяет взращивать сотрудников
внутри компании.
Автоматизация базовых функций HR (системы и программы,
касающиеся, прежде всего, вопросов кадрового делопроизводства, учета
рабочего времени, расчета заработной платы. Традиционно во многих
компаниях для этих целей используют 1C).
Аналитика и отчеты (анализ успешности принятых ранее HR-решений,
составление отчетов в один клик. В компании может потребоваться,
например, изучить выполнение KPI, оценить производительность труда или
текучесть кадров. Как правило, включены в многофункциональные системы
автоматизации. Это может быть приложение, позволяющее выгружать все
данные в виде таблиц Excel или других файлов, трансформировать
информацию в графики и схемы).
Автоматизация коммуникаций между отделами и сотрудниками
(системы, направленные на организацию социального взаимодействия
персонала, включают обычно чаты, форумы сотрудников, интранет-порталы,
блоги. Лидерами среди компаний, предлагающих программы такого рода,
считаются Saba, Atlassian, BlackBoard).
Автоматизированные системы подбора персонала позволяют не только
составить собственную базу резюме отдела, но и упорядочить работу с ней. С
течением времени в организации таким образом может даже появиться
76
кадровый резерв. Программы для подбора персонала включают в себя работу
с кандидатами, планирование интервью и тестирования при приеме на
работу, организацию испытательного срока и адаптацию нового сотрудника.
В ООО «СтройАльянс» отсутствует программное обеспечение отдел
кадров и из-за чего имеется недостаточно полное информационное
обеспечение для управления человеческими ресурсами. В связи с этим, для
улучшения и формирования информационного обеспечения процесса
управления персоналом в ООО «СтройАльянс» рекомендуем приобрести
автоматизированную систему управления человеческими ресурсами БОСС-
Кадровик.
Рассмотрим данную систему управления более подробно.
Система БОСС-Кадровик относятся к классу систем управления
персоналом. Функции этой автоматизированной информационной системы с
точки зрения учета и планирования, разрешают проводить эффективную
политику управления кадрами в компании.
К функциональным возможностям БОСС-Кадровик относятся:
- основание и ведение корпоративной структуры компании любой
сложности;
- ведение и планирование организационной структуры компании;
- ведение и планирование штатного расписания структурных
подразделений компании, поддержка работы с окладами, часовыми ставками
и тарифной сеткой;
Ключевые задачи модуля «Учет кадров» – ведение всей учетной
работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций
по приему, переведению, сокращению работников, а также по подготовке и
учету приказов, основанию различных перечней и отчетных документов,
причем число последних не ограничено.
Кадровый отдел ООО «СтройАльянс» может получить любой
документ по любой информации, введенной в базу данных.
77
Для просмотра организационной структуры можно пользоваться
сервисной программой – «Графическое представление структуры
предприятия». Эта программа назначена для вывода на печать графического
показа структуры компании.
Ключевые задачи модуля «Учет кадров» – ведение всей учетной
работы по персоналу с помощью автоматизированного исполнения операций
по приему, переводу, сокращению работников, а также по подготовке и учету
приказов, основанию различных перечней и отчетных документов, причем
число последних не ограничено.
Пользователи могут получать произвольные отчеты по любой
информации, введенной в базу данных.
Информация об отпусках, больничных и льготах персонала, вводится
в модуль «Учет кадров», она является исходной для точного и оперативного
расчета заработной платы сотрудников филиала.
Этот модуль подготовлен для начальников, инспекторов отделов
кадров и менеджеров по персоналу.
Благодаря системе кадровый отдел компании имеет такие
возможности:
1.Развитие и ведение нормативно-справочной информации.
2. Ведение полной информации о персонале, включая найм и
сокращение работников на работу, передвижение по службе, замещение,
соединение, личные карточки. Так же введение трудовых книжек, стаж,
оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений,
взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных.
Для более подробной классификации персонала можно заводить
дополнительные атрибуты:
1. Автоматическое создание приказов, которые связаны с главными
мероприятиями по найму, сокращению и переводу работника. Внешний вид
печатного документа настраивается соответственно по предложенному
шаблону.
78
2. Развитие различных справок и выходных документов.
3. Подготовка и исследование разнородной информации и
статистических данных.
Обработанное время за месяц по каждому сотруднику и по каждому
типу отработанного времени суммируется и передается в модуль «Расчет
заработной платы» в качестве исходных данных для начисления заработной
платы.
Модуль «Расчет заработной платы» назначен для автоматизации
процедуры расчета заработной платы работников компании, развития на базе
проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического
развития проводок, отображающих на бухгалтерских счетах компании
расходы на оплату труда работников.
Еще такие функции как:
1.Основание и ведение нормативно-справочной информации, нужной
для расчета заработной платы.
2.Развитие и ведение информационных справочников по сотрудникам.
3.Группирование работников, для которых будет рассчитываться
заработная плата.
4.Учет отработанного времени для расчета зарплаты некоторыми
методами:
- применение планового графика по режиму работы;
- на базе табеля, сформированного в одуле "Табельный учет";
- на основе суммарного табеля, развитого в модуле "Расчет заработной
платы";
- вручную.
Основным назначением модуля «Учет в ПФР» является
автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных
лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда.
Главным направлением модуля «Администратор системы» является
настройка работы модулей и системы разграничения доступа.
79
Функции этой системы:
1. Позволяет назначать глобальные настройки работы всех модулей.
Например, метод учета отработанного времени, настройка плана счетов и т.д.
2. Настройка шаблонов для приказов и документов.
3. Настройка распределенной работы.
Этот модуль «АРМ руководителя» подготовлен для начальников
высшего и среднего звена.
Основным назначением модуля является работа с консолидированной
информацией по персоналу всех фирм, входящих в состав холдинга.
Возможности модуля во многом аналогичны модулю «Учет кадров»,
т.е. можно просматривать любые кадровые данные по персоналу, с тем лишь
отличием, что возможен одновременный доступ к персоналу нескольких
фирм холдинга.
HR Management – контур системы БОСС-Кадровик, адаптированной к
сегодняшним требованиям отечественного рынка, является эффективным
инструментом службы управления персоналом современного российского
предприятия.
Все критерии HRM-контура обращены в единой базе требований,
которая является фундаментом управления всеми кадровыми процессами
компании.
HR Management-контур дает возможность автоматизировать такие
процессы управления персоналом:
1. Подбор персонала.
2. Привлечение внешних соискателей.
3. Аудит внутренних резервов: сравнение профиля сотрудника с
требованиями к вакантным должностям, а также между собой.
4. Аттестация персонала, предполагающая назначенные кадровые
операции: рост, снижение в должности, изменение степени оплаты, перевод
на иную должность, включение в кадровый резерв и т.п.
80
5. Обучение и повышение квалификации, профессиональная
переподготовка.
Нужно отметить, что во всех случаях проведения обучения HR
Management-контур разрешает не только составлять план мероприятий, но и
планировать их стоимость, нужные ресурсы и иные условия.
Присутствие базы требований дает возможность исследовать целый
ряд аспектов работы сотрудников и принять соответствующие
управленческие решения: ранжирование описаний должностей и профилей
сотрудников и обоснование уровней оплаты труда.
В целом, использование данной системы в ООО «СтройАльянс»
будет содействовать результативному ведению кадрового документооборота,
выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой
отчетности по персоналу, улучшению процедуры оперативного расчета
зарплаты, тем самым, увеличивая результативность всей информационной
системы в целом. На наш взгляд, следует также отметить, что эта система
может быть интегрирована с программным обеспечением третьих фирм.
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Необходимо ежемесячно рассчитывать рентабельность пары, учитывая
принесенную сотрудниками месячную выручку и затраты компании,
связанные с содержанием двух менеджеров за расчетный период (см.табл.
12).
К текущим затратам необходимо отнести расходы на оплату труда,
отчисления на социальные нужды, затраты на организацию рабочего места,
на мобильную связь и пр. Формула расчета выглядит следующим образом:
Р
пары
= (ДЗК – ТЗ) : Д
ЗК
× 100%, (7)
81
где Р
пары
– рентабельность пары;
ДЗК – Доход от заключенных контрактов, руб.;
ТЗ – текущие затраты, руб.
Таблица 12
Расчет рентабельности пары менеджео по продажам + менеджер
по работе с клиентами
Показатель
Значение, руб.
Выручка от продаж менеджера по
продажам
1600 000
Текущие затраты на организацию
продаж, в том числе:
311 129
Заработная плата менеджера по
продажам (включая бонусы)
149 400
Отчисления на социальные нужды
менеджера по продажам (30 %)
44820
Отчисления на налоги с заработной
платы менеджера по продажам
(НДФЛ – 13 %)
13595
Затраты на мобильную связь
менеджера по продажам
3 000
Заработная плата менеджера по
работе с клиентами(включая
бонусы)
54 000
Отчисления на социальные нужды
менеджера по работе с клиентами
(30 %)
16 200
Отчисления на налоги с заработной
платы менеджера по работе с
клиентами (НДФЛ – 13 %)
4914
Затраты на мобильную связь
менеджера по работе с клиентами
1200
Затраты на аренду офиса и
хозяйственные нужды в расчете на
двух человек (5 кв.м.)
24 000
Прибыль группы (выручка -
текущие расходы)
1 288 871 (1 600 000 – 311 129
руб.)
Рентабельность группы
80,5% ( 1 288 871 руб. : 1 600
000 руб. х 100 %)
Уровень рентабельности рабочих групп необходимо оценивать по тому
же принципу, что и уровень рентабельности продаж. 50% – хороший
показатель, а 80–90% – очень высокий. Также необходимо сравнить
рентабельность разных пар. Если какая-то из них демонстрирует
82
отрицательную динамику, необходимо провести с сотрудниками обучающие
мероприятия, просить самую успешную пару делиться своим опытом и пр.
Если пара показывает высокую рентабельность на протяжении шести
месяцев, необходимо поднять этим сотрудникам базовую ставку оклада.
Таким образом, данное мероприятие является очень эффективным,
повысит мотивацию и лояльность персонала, и, соответственно прибыль и
рентабельность деятельности компании.
Для повышения мотивации персонала и эффективности деятельности
компании также необходимо следовать следующим рекомендациям:
Во-первых, в схеме заработной платы менеджеров по продажам важно
предусмотреть коэффициенты премирования за выполнение общего плана
продаж отдела. Это стимулирует сотрудников компании не ставить друг
другу палки в колеса, борясь за одного клиента, и поддерживает в коллективе
командный дух.
Во-вторых, важно ввести в схему расчета зарплаты сотрудников,
сопровождающих продажи, показатель, мотивирующий их к повышению
уровня сервиса. При расчете бонуса можно использовать как коэффициенты,
так и дополнительные фиксированные премии за качество обслуживания и
отсутствие жалоб со стороны внешних и внутренних клиентов.
Дополнительные премии менеджерам по продажам необходимо выплачивать
в индивидуальном порядке, на свое усмотрение. Например, за
наставничество.
В-третьих, необходимо использовать парную систему организации
продаж. Это увеличит количество обслуживаемых клиентов, а значит,
повысит продажи.
В-четвертых, необходимо ввести элемент соревнования - проводить
оценку рентабельности каждой пары с итоговым (за год или ½ года)
премированием победителей. Сотрудники будут нацелены на то, чтобы как
можно лучше выполнить свою работ
83
С каждым годом в HR-департаменте копятся тонны документов. Чтобы
выжать из этих данных полезную информацию, использовать для анализа и
планирования HR-работы, компании необходима автоматизированная
система управления персоналом.
Применение автоматизированной системы управления персоналом
будет способствовать результативному ведению кадрового
документооборота, исполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому
получению любой отчетности по персоналу, повысит скорость
информационного обмена, повысит эффективность обработки данных.
По опыту внедрения данной программы другими компаниями, выручка
от продаж увеличивается не менее, чем на 10% от прежней, прирост выручки
составит 1 600 000*0,1= 160 тыс.руб.
Таким образом, чистый экономический эффект от недрения данного
мероприятия составит 160-135= 25 тыс. руб.
Выводы по главе 3
Суммируя результаты исследования стоит констатитировать, что даже
при общей удовлетворенности работой всего коллектива в ООО
«СтройАльянс», на основе качественного анализа результатов
анкетирования, возможно, увидеть ряд особенностей мотивации отдельных
сотрудников и при помощи правильно подобранных управленческих
приемов повысить эффективность каждого работника в целях оптимизации
работы всего ООО «СтройАльянс».
Предложения по оптимизации системы управления основаны на
результатах, полученных в результате опроса. Для совершенствования
системы управления персоналом на выявленном этапе развития ООО
«СтройАльянс» необходимо:
84
1) В схеме заработной платы менеджеров по продажам важно
предусмотреть коэффициенты премирования за выполнение общего плана
продаж отдела.
2) Ввести в схему расчета зарплаты сотрудников, сопровождающих
продажи, показатель, мотивирующий их к повышению уровня сервиса. При
расчете бонуса можно использовать как коэффициенты, так и
дополнительные фиксированные премии за качество обслуживания и
отсутствие жалоб со стороны внешних и внутренних клиентов.
3) Необходимо использовать парную систему организации продаж. Это
увеличит количество обслуживаемых клиентов, а значит, повысит продажи.
4) Необходимо ввести элемент соревнования - проводить оценку
рентабельности каждой пары с итоговым (за год или ½ года) премированием
победителей. Сотрудники будут нацелены на то, чтобы как можно лучше
выполнить свою работу.
5) Необходимо автоматизировать систему управления персоналом
ООО «СтройАльянс».