В практике ООО «Золотой колос» наблюдаются следующие
расхождения величины наличных денежных средств с документами:
- при ошибке кассира в подсчете банкнот при инкассации денежных средств
(в таких случаях может возникнуть недостача или излишек в кассе);
- при приеме фальшивой банкноты и ее последующей инкассации. В этом
случае возникает недостача в кассе, так как при приеме денег банк изымает
фальшивую банкноту;
- при ошибке кассира при расчетах наличными денежными средствами с
покупателями или работниками,(в этом случае возможно обнаружение
недостачи или излишка в кассе.
При возникновении недостач или излишков в кассе кассир оформляет
объяснительную записку, в которой указывает причины расхождений.
Рассмотрим, как отражается в бухгалтерском учете ООО «Золотой
колос» недостача денежных средств.
В конце декабря отчетного года банк сообщил в ООО «Золотой
колос» о наличии в инкассированной накануне выручке, в сумме
180000рублей фальшивой купюры, номиналом 5000руб.
Денежные средства , переданные в банк через инкассационную
службу, в обязательном порядке подлежат перерасчету банковскими
работниками. При обнаружении купюр , которые вызывают сомнения в их
подлинности, они изымаются и отправляются на экспертизу. При этом
банковский работник должен составить акт и мемориальный ордер. Через
некоторое время банк предоставил копию акта об экспертизе банкноты
номиналом 5000руб. , признанной фальшивой в ООО «Золотой колос».
После получении от банка копии акта экспертизы сумма номинала
сомнительной купюры отражена в ООО «Золотой колос» по дебету счета 94
« Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 57 «
Переводы в пути». Вина кассира в предприятии в оплату товара фальшивой
купюры, вызванного изъятием проверочного устройства на ремонт и
принятием руководителем решения о продолжении работы, отсутствует.
Именно поэтому, в данном случае сумма, отраженная по дебету счета 94 «
Недостачи о потери от порчи ценностей», подлежит отнесению на прочие
расходы организации с отражением по дебету счета 91 « Прочие доходы и
расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».
Таким образом, внутренний контроль денежных средств ООО
«Золотой колос» заключается в ежедневном оперативном контроле денежных
потоков директором, главным бухгалтером, в проверке и своевременной
разноске безналичных средств бухгалтерией, в проведении плановых
инвентаризаций кассы. Данный контроль является недостаточным, так как
плановый характер проверок не исключает возможности и злоупотреблений
н хищений денежных средств из кассы. В части оперативного контроля
денежных потоков можно отметить высокую организацию. В то же время,
недостаточное внимание уделяется среднесрочному планированию
денежных потоков, что чревато появлением кассовых разрывов.
По итогам исследования организации внутреннего контроля
денежных средств ООО «Золотой колос» мы выявили низкую степень
такого контроля. В связи с этим в ООО «Золотой колос» было предложено
внедрение положения о внутреннем контроле с указанием ответственных
лиц, порядка н сроков проведения инвентаризаций денежных средств. В
ООО «Золотой колос» проводится инвентаризация, в основном, в
предусмотренных законом случаях:
- при составлении годовой отчетности;
- при смене материально-ответственного лица;
- при выявлении недостач или излишков в кассе в оперативном режиме
В ООО «Золотой колос» также было рекомендовано проводить
внеплановую инвентаризацию кассы. Внеплановая инвентаризация кассы
(ревизия), проводится внезапно, неожиданно для материально
ответственного лица с целью проверки и усиления системы внутреннего
контроля на предприятии;
- выявления причины возникшей ошибки в учете;
- по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
При расхождении результатов сумм с суммой наличных денежных
средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или
излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира, затем
оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков
на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой
машины»
Направление совершенствования контроля денежного потока ООО
«Золотой колос» касается качества формируемой информации для целей
управления денежными потоками и оборотным капиталом в целом.
Оперативная, достоверная, полная информация является одной из
ключевых отправных точек в управлении денежными средствами, так как для
внедрения конкретных мер в области управления оборотными активами в
целом, требуются надежные оперативные данные. ООО «Золотой колос» не
отличается высоким уровнем качества информации. Для оперативного
внутреннего анализа текущей оплаты труда, ежедневного мониторинга
поступления денежных средств от реализации услуг, взыскания дебиторской
задолженности и других денежных потоков, а также контроля за
выполнением платежных обязательств перед поставщиками, банками н
другими кредиторами организация может составить платежный календарь, в
котором, с одной стороны, подсчитываются денежные средства и ожидаемые
платежные средства, а также другие платежные обязательства за тот же
период. Оперативный платежный календарь будет составляться на основе
данных о реализации услуг, о закупках средств производства, документов на
оплату труда за денежные авансы работникам, выписок по счетам и другие.
Ряд мер, которые необходимо предпринять ООО «Золотой колос» в
этой области:
- повысить оперативность исторических данных. Обычно информация
по движению денежных средств из бухгалтерского учета формируется с
существенными задержками: фактические данные по бухгалтерским данным
по требованию руководства могут предоставляться через месяц после
отчетной даты. Нужно установить определенное соотношение фактических
данных и данных управленческого учета, стараясь сохранить при этом
максимальный уровень достоверности информации;
- обеспечить сопоставимость данных управленческого и
бухгалтерского учета. Часто данные бухгалтерского учета не содержат всех
компонентов учета денежных средств в нужной детализации;
- привести систему аналитического учета как в бухгалтерском, так и в
управленческом русле в соответствие с задачами управления, что позволит
расширить полноту и детализацию информации по денежным средствам;
- увеличить горизонт планирования, что даст возможность
предусмотреть долгосрочные аспекты управления, например, осуществлять
планирование не только на краткосрочной основе - ближайшие несколько
недель, но и несколько месяцев. Управленческие бюджеты движения
денежных средств рекомендовано составлять на квартал с помесячной
разбивкой, однако фактически прогнозирование осуществляется только на
ближайший месяц, тогда как второй и третий месяцы квартала
прогнозируются упрощенно, на основе данных бизнес-плана, лишь частично
обновленных с учетом текущей ситуации.
Платежный календарь обеспечивает каждый день мониторинг
поступления и расходования средств, позволяет синхронизировать
положительные и отрицательные денежные потоки с приоритетом платежей
в зависимости от степени их влияния на финансовые результаты.
Отрицательный денежный поток, произошедший в течение исследуемого
периода, снижение коэффициентов рентабельности н платежеспособности,
которые были рассмотрены ранее, свидетельствуют о критической ситуации
в организации.
В ООО «Золотой колос» необходимо оптимизировать процесс
движения денежных средств, включая внешние и внутренние факторы.
В ООО «Золотой колос» также необходимо привлечь дополнительные
источники финансирования. Привлечение кредитных средств в оборот
организации - это стандартное явление. Это может помочь временной
стабилизации финансового положения. Но, конечно же, при условии, что они
будут пущены в оборот.
Стабильное финансовое положение помогает выполнять
поставленные планы и решать задачи, обеспечивает рабочий процесс
необходимыми ресурсами.
Разработка прогнозных моделей в финансовом состоянии организации
необходима для разработки общей финансовой стратегии обеспечения
финансовых ресурсов организации, оценки ее возможностей в будущем. Она
должна основываться на изучении реального финансового потенциала
организации, внутренних и внешних факторов.
Значение прогнозного анализа финансового состояния организации
заключается в том, что он позволяет заблаговременно оценить финансовую
ситуацию с позиции ее соответствия стратегии развития организации с
учетом изменений внутренних и внешних условий ее функционирования.
Поэтому в ООО «Золотой колос» нужно, как минимум, раз в квартал
анализировать результаты своей деятельности.
Поскольку основной задачей выпускной диссертационной работы
является анализ отчета о движении денежных средств, то и меры в первую
очередь рассматриваются те, которые позволят упростить и ускорить данный
процесс.
Для того чтобы подготовить управленческую отчетность необходимо
переработать ряд документом:
-бухгалтерский баланс организации;
- отчет о финансовых результатах;
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о6 изменениях капитала;
- приложение к бухгалтерскому балансу;
-данные первичного и аналитического учета;
- нормативные документы;
- ревизионные и аудиторские отчеты;
-результаты налоговых проверок;
-хозяйственно-правовые документы;
- переписка, осуществляемая по средствам корпоративной почты;
-результаты проведения конференций;
- данные из открытых источников, СМИ, Интернет.
Наличие электронной базы данных могло 6ы решить ряд проблем с
обработкой документации, сократить время обработки и обмена
информацией между подразделениями. Так же данные из архива прошлых
проверок без труда можно сформировать в отчет и проверить, имея
специализированное программное обеспечение.
Так же необходимо провести так называемые «базовые меры» по
улучшению и оздоровлению предприятия, они получили данное
наименование так как являются схожими для всех организаций:
- повышение оборачиваемости оборотных средств;
- повышение конкурентоспособности предлагаемых услуг;
- сокращение себестоимости предлагаемых услуг;
- повышение качества работы маркетингового отдела.
Необходимо налаживать взаимоотношения е корпоративными
клиентами, ведь именно они могут обеспечить постоянный поток клиентов.
Кроме того, для корпоративных клиентов так же имеются преимущества
сотрудничества с ООО «Золотой колос»
- ООО «Золотой колос» работает с НДС.
- предоставляет выгодные тарифы и условия сотрудничества для
юридических лиц.
- заключение договора.
- постоянные акции для корпоративных клиентов.
Основными путями повышения оборачиваемости оборотных средств
является:
- установление прогрессивных форм расходов;
- замена дорогостоящих ресурсов;
- сокращение сверхнормативных запасов ТМЦ;
- увеличение видов предлагаемых платных услуг;
- реклама;
- маркетинговые исследования;
- сокращение дебиторской и кредиторской задолженности.
Конкурентоспособность можно достигнуть путем снижения
стоимости предлагаемых платных услуг, а также улучшение качества и
увеличение количества предлагаемых платных услуг.
Вероятность и значимость управления трудно переоценить, так как от
его качества и эффективности зависит не только устойчивость предприятия в
конкретный период времени, а также способности для дальнейшего развития,
чтобы достичь финансового успеха в долгосрочной перспективе. Нужно
отметить, что при использовании системы «ускорение-замедление
оборотного капитала» решается проблема баланса объёмов дефицита в
краткосрочном периоде. При этом следует разработать меры по обеспечению
баланса денежного потока ООО «Золотой колос» в долгосрочном периоде.
Для достижения роста объёма денежного потока в долгосрочном
периоде ООО «Золотой колос» следует провести следующие мероприятия:
- Привлекать инвесторов с целью увеличения собственного капитала.
- Продажа или сдача в аренду неиспользуемых видов основной
деятельности.
- Методы оптимизации денежного потока предприятия связаны с
ростом его инвестиционной деятельности и могут быть использованы:
- Досрочное погашение долгосрочных финансовых кредитов.
- Увеличение объёма воспроизводства операционных внеоборотных
активов.
- Активное формирование портфеля финансовых инвестиций.
Основное направление улучшения учета связано с формированием
нужной информации по движению денежных средств и расчетов для целей
управления финансовыми потоками в перспективе. Для более оперативного
управления денежными средствами и сформировавшейся в результате
деятельности компании дебиторской и кредиторской задолженности
рекомендуется ввести платежный календарь. В целях снижения риска
хищений и злоупотреблений в ООО «Золотой колос» рекомендуется
проводить внеплановую инвентаризацию кассы. А в качестве инструмента
анализа информации отчета о движении денежных средств - применять
метод цепных подстановок.
3.3 Применение новейших технологий при формировании отчета
о движении денежных средств
Применение современных технологий при формировании отчета о
движении денежных средств повышает эффективность работы финансовых
экспертов. Это достигается путем сокращения сроков формирования отчета.
Так же применения компьютерных технологий позволяет значительно
сократить риск возникновения ошибок за счет человеческого фактора.
Повышает эффективность ведения учета из-за замены приближенных
или более простых расчетов точными вычислениями.
Кроме всего перечисленного применение новейших современных
технологий обеспечивает решение многомерных задач анализа, которые
практически невозможно выполнить вручную.
Новые технологии позволяют руководителю без усилий и в
необходимое время отследить текущее финансовое состояние организации,
сгенерировать необходимые отчеты или наоборот составить прогнозы.
Специализированные компьютерные программы позволяют решить
различные задачи, такие как:
- автоматизированный анализ финансово-хозяйственной деятельности
фирмы;
- анализ бизнес-процессов;
- разработка и подготовка планов, в том числе бизнес-планов;
- анализ текущего состояния и подготовка прогнозов;
- ведение бухгалтерского учета;
- подготовка отчетности в налоговые органы;
- сдача отчетов в режиме он-лайн;
- сопоставление фактических данных с плановыми.
На сегодняшний день на рынке существует большое количество
программ, которые помогают финансовым работникам проанализировать и
оценить результаты финансово-хозяйственной деятельности компании. Вот
основные из них:
1.Программный комплекс «ИНЭК-Аналитик»
Данная компания считается первопроходцем на рынке отечественных
финансовых программ. Начала свою деятельность в 90-х годах и до сих пор
занимает на рынке лидирующее положение. «Инэк-аналитик» представляет
собой целый программный комплекс, который позволяет выполнять и
обрабатывать все финансовые процессы на предприятиях. «ИНЭК-
Аналитик» включает в себя ведение всей финансовой отчетности, сдачи ее в
специализированные органы (налоговые органы и т.д.), предоставляет
возможность генерации оперативных отчетов о финансовом состоянии,
аналитики и прогнозирования. Она предоставляет данные в табличном
формате и в виде удобных графиков
2.«Инталев».
Программы серии «Инталев» представляют собой программные
продукты, предназначенные для управления фирмой. Несмотря на то, что
программы достаточно распространены не только в России, но и в странах
ближайшего зарубежья, все же они имеют некоторый недостаток - они
предназначены больше для руководителей, чем для отдела бухгалтерии или
финансового контроля. С их помощью, например, проблематично
подготовить налоговую отчетность.
3.Программы анализа бизнес-процессов серии «БЭС ».
Данные программы для анализа бизнес процессов на предприятии хоть
и имеют полностью понятный интерфейс, все же не обладают полным
спектром функционала, которым должны обладать финансово-аналитические
программные продукты. Данный программный продукт подойдет для
анализа бизнес-процессов на предприятии для человека, не имеющего
специализированного образования или навыков работы за бухгалтерскими
программами.
4. Программа «Финансовый анализ».
Она предназначена для определения состояния компании в динамике. С
помощью нее можно составить около 40 аналитических таблиц, просчитать
все возможные коэффициенты, произвести финансовый анализ предприятия,
вертикальный н горизонтальный анализ бухгалтерского баланса, отчета о
финансовых результатах, отчета о движении денежных средств и т.д.
Программа учитывает изменения инфляции, колебания валют при расчетах в
долларовом эквиваленте и в любой другой необходимой валюте. Также
программа позволяет импортировать старые отчеты и обработать с целью
проведения анализа за более длительный период времени. Программный
продукт данной серии учитывает стоимость оборудования, амортизацию,
расходы на восстановление.
5. Программа «Альт-Финансы».
Один из немногих программных продуктов, который является
полностью открытым, т.е. сотрудники информационного отдела могут без
труда внести необходимые изменения в программу, дополнив ее
необходимыми кнопками, модулями и т.д. Программа имеет широкий
потенциал и предназначена для всех сотрудников: от руководителей
компании до бухгалтеров, экономистов, сотрудников банков и
инвестиционных компаний.