Подотчетные лица - это сотрудники, которым компания или
индивидуальный предприниматель выдает денежные средства для
исполнения служебных заданий и которые обязаны представить отчет об их
использовании. Для того, чтобы получить наличные денежные средства под
отчет работник ООО «Золотой колос» должен написать заявление в
произвольной форме, где требуется зафиксировать необходимую сумму и
указать на какие цели она будет потрачена ( уполномоченным лицом
выдавать подобного рода приказы является либо генеральный директор, либо
заместитель генерального директора.).
Получив заявление от работника о выдаче денег в подотчет,
бухгалтер организации формирует расходный кассовый ордер. Расходный
кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы.
Составляется он по форме №КО-2 в одном экземпляре. Пример расходного
кассового ордера (Приложение 2)
Все сведения о движении наличных отражены в кассовой книге по
форме №КО-4. Кассовую книгу ведет кассир.
Кассовая книга- это документ , который отражает все доходные и
расходные операции наличных денежных средств организации.
В нем в обязательно должна содержаться информация обо всех
зачислениях от клиентов и поставщиков, а также обо всех выдаваемых
денежных средствах организацией своим подрядчикам, кредиторам и т.п.
Книга в ООО «Золотой колос» ведется в электронном формате, а
также в бумажном виде. (Приложение 3). Электронный формат представляет
собой использование разнообразных программных продуктов, которые
автоматизируют весь бухгалтерский учет в предприятии.
Наличные денежные средства держат в кассе определенное
количество времени, и когда истекает этот срок излишки от реализации
товаров, услуг и т.п. нужно передать в банк на расчетный счет предприятия.
Это делают не только в целях безопасности, но и в силу требований,
установленных указанием ЦБ РФ № 3210-У.