55
Рисунок 11 – Оргструктура для ООО «Двуречье»
Для сети небольших мини-отелей может быть построена единая
система управления, где менеджеры старшего звена управляют всей сетью из
центрального офиса. В данном случае отсутствует необходимость
организации в каждом отдельном отеле подразделений управления
персоналом, маркетинга и рекламы, бухгалтерии.
2. Разрабатываем штатное расписание
После того как мы сформировали организационную структуру и
определены задачи для каждого подразделения ООО «Двуречье», можно
приступить к составлению штатного расписания.
В соответствии со ст. ст. 15 и 57 ТК РФ на основании штатного
расписания в трудовой договор должно включаться наименование должности
(профессии), на которую трудоустраивается работник.
Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением
Госкомстата России N 1
2
. Вместе с этим работодатели вправе разработать и
2
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
УПРАВЛЯЮЩИЙ
Служба управления номерным фондом: портье, администратор
Служба уборки номеров: главная горничная, горничные
Инженерные службы: ремонтники, электрики
Бухгалтерия: главный бухгалтер, бухгалтеры
Служба общественного питания: директор кафе, менеджер по
залу, менеджер банкетного зала, официанты
Служба безопасности: начальник службы охраны, охранники
56
утвердить свою форму такого документа.
Образец заполнения штатного расписания для ООО «Двуречье»
приведен ниже (рисунок 12).
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0301017│
Общество с ограниченной ответственностью ├────────┤
"Двуречье" (ООО "Двуречье") │ │
------------------------------------------------ по ОКПО │xxxxxxxx│
наименование организации └────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ │ 1 │ 11.01.2019│ УТВЕРЖДЕНО
└─────────┴───────────┘
1 год 14 марта 19
на период ------ с "--" ----- 20-- г. Приказом организации
11 января 19 1-шт
от "--" ------ 20-- г. N ----
Штат в количестве ----- единиц
Структурное
подразделение
Должность
(специальн
ость,
профессия),
разряд,
класс
(категория)
квалификац
ии
Количе
ство
штатны
х
единиц
Тарифна
я ставка
(оклад) и
пр., руб.
Надбавки, руб. Всего,
руб. (гр. 5
+ гр. 6 +
гр. 7 + гр.
8)
Примечан
ие
наименов
ание
код За
знание
иностр
анных
языков
За
ненорми
рованны
й
рабочий
день
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Админист
рация
01 Управляющ
ий
1 55 000 20 66 000
Служба
управлени
я
номерным
фондом
02 Портье 2 40 000 3000 86 000
Администра
тор
4 40 000 3000 172 000
Служба
уборки
номеров
03 Главная
горничная
1 24 500 24 500
Горничная 5 20 000 100 000
Бухгалтер
ия
04 Главный
бухгалтер
1 39 000 35 000
Бухгалтер 2 25 000 50 000
... ... ... ...
Итого
45 1 250 500
Рисунок 12 – Штатное расписание
57
Обязательность штатного расписания. Обязательность ведения
штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, однако
контролирующие органы, в частности сотрудники инспекции труда, в ходе
контрольных мероприятий всегда запрашивают данный документ. Требуется
штатное расписание и при рассмотрении трудовых споров в суде.
3. Устанавливаем режим рабочего времени
Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии
с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового
договора должен выполнять трудовые обязанности, а также иные периоды
времени, которые согласно законам и иным нормативным правовым актам
относятся к рабочему времени.
Режим работы гостиниц является круглосуточным, следовательно, на
многих рабочих местах, связанных с оказанием услуг, сотрудники должны
находиться постоянно.
Обратите внимание! Необходимо различать режим рабочего времени
сотрудников и режим работы организации. Так, организация может работать
круглосуточно, а сотрудники заняты на работе посменно.
К этой категории персонала относятся администраторы, кассиры,
портье, лифтеры, швейцары, подносчики багажа, сотрудники службы
безопасности, водители и др. Указанные сотрудники работают по графику и
не имеют права оставлять рабочее место до прихода сменяющего
сотрудника.
Сотрудники, работающие по графику, должны вести журнал передачи
смены, в котором также отражают:
- распоряжения непосредственных руководителей по оперативным
вопросам управления;
- случаи нештатных ситуаций.
График составляется на каждый календарный месяц и доводится до
исполнителей за две недели до начала следующего месяца. Рабочая смена
может составлять от 8 до 24 часов. Круглосуточная работа утверждается
58
только по ходатайству профсоюзного комитета гостиницы. Обеденный
перерыв работающих по графику устанавливается исходя из потребностей
гостиницы.
Ключевой момент. Продолжительность рабочего времени в
организациях не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
Что касается режима работы для административно-управленческого
персонала, если учесть тот факт, что гостиничный бизнес относится к сфере
обслуживания, его целесообразно установить с 9.00 до 20.00.
4. Устанавливаем систему оплаты труда
В гостиницах, как правило, используется повременная оплата труда.
При этом зарплата рабочего или служащего зависит от квалификации и
количества отработанного времени.
О недостатках... простой повременной системы оплаты труда:
- сотрудник получает зарплату за присутствие на работе, как следствие,
отсутствуют стимулы к высокопроизводительному труду;
- оплату сложно связать с результатами работы.
Обычно повременная оплата труда применяется в тех случаях, когда
труд работника невозможно нормировать или выполняемые работы не
поддаются учету. Так, повременно оплачивается труд руководящего,
административно-хозяйственного и дежурного персонала (слесари,
сантехники, электрики), рабочих по ремонту и обслуживанию машин и
оборудования.
При повременной оплате устанавливаются:
- должностной оклад - размер зарплаты за полностью отработанный
месяц;
- тарифная ставка - размер зарплаты за единицу времени.
Если учесть основные задачи деятельности гостиниц - обеспечение
полной загрузки номеров и качественное обслуживание клиентов,
целесообразно заработную плату всех категорий персонала формировать из
двух частей:
59
- постоянной (оклад согласно штатному расписанию, который работник
будет получать при минимальном уровне загрузки гостиницы);
- переменной (в расчете на всю численность персонала должна
формироваться в зависимости от уровня загрузки гостиницы).
Премиальный фонд можно формировать по итогам месяца (квартала) в
зависимости от полученной прибыли. Премия распределяется между
сотрудниками в зависимости от качества их работы в предыдущий квартал и
отсутствия зафиксированных нарушений.
Какие надбавки к окладу можно предусмотреть? Ниже в таблице мы
привели информацию о том, какие надбавки возможны в ООО «Двуречье» и
в каком порядке они устанавливаются.
Таблица 10
Надбавки для ООО «Двуречье»
Надбавка
Должности
Порядок расчета
За ненормированный
рабочий день
Управляющие, менеджеры,
старшие администраторы,
администраторы, техники,
уборщики территории
В процентах от оклада
За интенсивность
работы
Старшие администраторы,
администраторы, вахтеры,
уборщики территории,
горничные
В процентах от оклада
За знание
иностранного языка
Портье, старшие
администраторы,
администраторы, горничные
В рублях
Особенности оплаты труда горничных. Для горничных целесообразно
устанавливать оплату посменно исходя из месячных окладов. При этом
необходимо контролировать качество работы, делать обходы и
соответствующие записи в check list (англ. "лист контроля").
В целях мотивации горничных оплату труда желательно разбить на три
части:
- должностной оклад;
- персональная надбавка;
60
- премия по итогам работы.
С учетом специфики работы горничной возможно следующее
распределение зарплаты за месяц:
- оклад - около 75 - 80% от суммы зарплаты;
- надбавка - 10 - 15%;
- премия - 5 - 10%.
Надбавка, устанавливаемая горничной за объем выполненных работ,
увязывается с количеством проживающих постояльцев, а на основании
отзывов гостей и оценок можно распределять премии.
5. Определяем перечень необходимых документов кадровой службы
Независимо от сферы деятельности, масштабов и организационно-
правовой формы организации работодатель обязан вести кадровую
документацию.
Что относится к кадровой документации? В Перечне типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения
3
(далее - Перечень) кадровой
документации посвящены два раздела:
- разд. 7 "Трудовые отношения" (содержит документацию по
трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации,
оплате труда, охране труда);
- разд. 8 "Кадровое обеспечение" (содержит документы о работе с
кадрами: о приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их
квалификации, проведении аттестации, а также награждении).
Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ "О внесении изменений в
Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" были
установлены сроки временного хранения для документов по личному
составу. Поправками предусмотрено снижение срока хранения этих
документов с 75 до 50 лет. Правда, такое новшество не распространяется на
3
Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
61
документы по личному составу, созданные до 2003 г.
Условно кадровые документы можно разделить на два вида (рисунок
13):
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Кадровые документы │
└──────────────────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────┘
\│/ \│/
┌────────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐
│ Обязательные ││ Дополнительные (вспомогательные) │
└──────────────────┬─────────────────┘└──────────────────┬─────────────────┘
\│/ \│/
┌────────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐
│Наличие обязательных документов ││Перечень данных документов и порядок│
│прямо предусмотрено ТК РФ как для ││их ведения определяет работодатель. │
│юридических лиц, так и для ИП ││При этом они также содержат нормы │
│ ││трудового права и необходимы для │
│ ││регламентации трудовых отношений │
└────────────────┬──────┬────────────┘└────────────────────────────────────┘
│ │ ┌────────────────────────────────────┐
\│/ └────────────>│Документы, создаваемые в процессе │
┌────────────────────────────────────┐│возникновения и документального │
│Локальные нормативные акты, ││оформления трудовых отношений в │
│предусмотренные ст. ст. 57, 86 - 88,││соответствии с требованиями │
│103, 123, 189, 190, 212 ТК РФ ││ст. ст. 62, 66 - 68, 84.1, 193 ТК РФ│
└────────────────────────────────────┘└────────────────────────────────────┘
Рисунок 13 – Кадровые документы
Ниже в таблице представлен необходимый минимум документов в
области кадрового делопроизводства, который должен оформляться и
вестись в ООО «Двуречье».
Таблица 11
Перечень документов для ООО «Двуречье»
Докуме
нт
Пояснения
Правила внутреннего
трудового распорядка
Локальный нормативный акт, регламентирующий
порядок приема и увольнения работников, основные
права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора, режим работы, время отдыха, применяемые к
ра
ботникам меры поощрения и взыскания, а также иные
вопросы регулирования трудовых отношений у данного
работодателя (ст. ст. 189, 190 ТК РФ)
Положение о защите
персональных данных
Статьи 86
-
88
ТК РФ
График отпусков
Статья 123
ТК РФ
62
Продолжение таблицы 11
Трудовые договоры
Статьи 16
,
56
-
59
,
67
ТК РФ
Должностные
инструкции
Должностные обязанности ра
ботников могут быть
установлены и в трудовых договорах, однако следует
помнить, что должностная инструкция обычно имеет
развернутое содержание, что реально позволяет
регулировать работу сотрудников
Трудовые книжки
Статьи 65
,
66
ТК РФ.
Все записи в трудовые книжки вносятся только на
основании приказов, проверка правильности внесения в
них записей осуществляетс
я в соответствии с
Инструкцией по заполнению трудовых книжек
4
Книга учета
движения
трудов
ых книжек и
вкладышей к ним,
приходно-расходная
книга
по учету
бланков трудовой
книжки и вкладышей к
ней
Пункты 40
-
41
Правил ведения и хранения трудовых
книжек
5
Личные карточки
работников
Пункт 12
Правил ведения и хранения трудовых книжек.
В личных карточках содержатся персональные
данные
работников, поэтому они должны храниться в сейфе,
чтобы к ним не имели доступа посторонние лица
Приказы
О приеме на работу, увольнении, предоставлении
отпусков, направлении в командировку и пр. (ст. ст. 62
,
68, 84.1, 193
ТК РФ и др.) и основания для их издания
(заявления, акты, служебные записки, соглашения и
т.п.)
Положение об оплате
труда и премировании
Часть 2 ст. 135
ТК РФ
Ведомости, записки
-
расчеты и иные
документы,
касающиеся
начисле
ния и выплаты
заработной платы,
отпускных,
компенсаций за
неиспользованные
отпуска, выплат при
увольнении, графики
работы
Перечень
типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения
6
4
Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69
5
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
6
Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, действует в редакции от 16.02.2016.
63
Продолжение таблицы 11
Расчетные листки
Ст
атья 136
ТК РФ.
Расчетные листки в обязательном порядке выдаются
вместе с заработной платой, при этом хранить их
дубликаты организация не обязана (Письмо
Минтруда
России от 14.04.2016 N 02-06-05/21573)
Перечень должностей
работни
ков с
ненормированным
рабочим днем
Статья 101
ТК РФ
Положение об
аттестации и
сопутствующие
аттестации документы,
если работодателем
проводится аттестация
работников
Часть 2 ст. 81
ТК РФ
Положение о
коммерческой тайне,
если в труд
овых
договорах с
работниками
установлена их
обязанность сохранять
коммерческую тайну
Статьи 10
,
11
Закона о коммерческой тайне
7
Договоры о полной
материальной
ответственности
Если такая ответственность устанавливалась для
работников в договорном порядке
Коллективный договор
Если хотя бы одна из стор
он (работники или
работодатель) выступит с инициативой о его заключении
К сведению. С 1 января 2017 г. вступает в силу Федеральный закон от
03.07.2016 N 348-ФЗ "О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской
Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у
работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к
микропредприятиям".
Установлено, что работодатели - субъекты малого
предпринимательства вправе полностью или частично отказаться от
принятия локальных нормативных актов, которые содержат нормы трудового
права.
7
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ
64
Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях
об оплате труда и о премировании, графике сменности и ряде других актов.
Вместо этого они могут включить условия, которые должны быть
прописаны в локальных нормативных актах, непосредственно в трудовые
договоры с работниками.
Причем указано, что трудовые договоры должны заключаться на
основе типовой формы, утверждаемой Правительством РФ с учетом мнения
Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых
отношений.
6. Административная ответственность за нарушение трудового
законодательства
Следует не забывать, что за пренебрежение требованиями
законодательства при организации кадрового документооборота
контролирующие органы могут привлечь фирму к ответственности.
Напомним, что на основании ст. 5.27 КоАП РФ нарушение
законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 1000
до 5000 руб.;
- на юридические лица - от 30 000 до 50 000 руб.
За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового
договора для юридических лиц штраф может достигать 100 000 руб. (ч. 3 ст.
5.27 КоАП РФ), а при повторном совершении такого правонарушения для
должностных лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного года до
трех лет, а штраф увеличивается до 200 000 руб.
Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует
периодически проводить аудит кадровой документации.