появляются по ходу реализации документооборота компании. В данном случае
дела отражают категорию схожих документов, которые задействованы в обороте
фирмы. Если говорить о кадровой службе, то в данном случае речь идёт о
11
:
- приказах;
- договорах;
- учетных документах;
- карточках;
- трудовых книжках и т. д.
Номенклатура в обязательном порядке отражает срок, в течение которого
требуется хранить данные дела. Благодаря этому компания может следить,
происходит ли требуемая сохранность дел на протяжении срока, который
установлен законодательством.
Номенклатура отражает и другие данные, которые задействованы для
увеличения продуктивности производимого документооборота. К подобным
данным можно отнести индексы дел, количество томов, в котором они
предоставлены, а также примечания. Именно систематизация документов
позволяет выявлять этот положительный аспект.
Главной целью деятельности кадровика можно назвать именно
осуществление сохранности требуемых документов на протяжении того срока,
который обозначен законодательством. Номенклатура позволяет упростить
данный процесс.
Чтобы получилось сохранить документы на протяжении срока, который был
обозначен, кадровику требуется понять, какой срок нужен каждому отдельно
взятому делу, а также проверить соответствие используемым документам.
Главными НПА, которые определяют, в течение какого времени нужно
будет хранить документы, следует обозначить следующие:
- список определённых документов, который обозначен на
законодательном уровне;
11
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе.
– М.: Юристь, 2012. с.153
- список определённых документов, которые обозначены Главархивом
Советского Союза.
В том числе речь идёт о нормах, которые закреплены в 8 разделе Главархива,
где обозначены требуемое время, на протяжении которого нужно сохранять
документы.
Также кадровик должен осуществлять анализ привлечённых к
документообороту источников. Благодаря этому кадровик может определить те
документы, которые
12
:
- требуется хранить в архиве долгое время;
- следует отправить на оперативное хранение, по истечении которого
данные документы будут уничтожены;
- не будут далее храниться, так как время для хранения закончилось и
теперь эти документы подлежат уничтожению. Также это может быть по той
причине, что данные документы больше не представляют собой ценности для
компании.
Наилучшим образом кадровик будет иметь возможность выполнить
требуемую задачу за счёт использования номенклатуры дел, так как в ней
отражена необходимая информация:
- список видов документов, которые следует продержать в
сохранности;
- сроки, в течение которых нужно хранить документы в соответствии
с законодательством.
Частные компании придерживаются представленных Росархивом правил,
при этом это не является обязательным требованием для них. Когда кадровик
занимается созданием номенклатуры дел, он может действовать в соответствии с
нормами, которые исходят от этого ведомства.
Поэтому частным компаниям рекомендуется создание номенклатуры на
будущий год. Лучше делать это уже в течение нынешнего года, чтобы с начала
12
Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе.
– М.: Юристь, 2012. с.153
января сразу начать вести номенклатуру. Соответственно, в конце следующего
года потребуется составлять заранее последующую номенклатуру. И это
требуется осуществлять ежегодно.
Стоит рассмотреть, каким образом это осуществляется на деле. Рассмотрим
ситуацию, когда компания только начала свою деятельность и номенклатуры пока
не имеется.
Кадровику потребуется начать сразу подготовку к созданию потенциальной
номенклатуры. В этом контексте он занимается решением пары главных задач
13
:
- разложить документы по соответствующим категориям;
- выявление сроков, в соответствии с которыми по НПА нужно хранить
документ.
Если приказ №558 не фиксирует сроки, в течение которых нужно будет
хранить документ, то следует проверить наличие этих сроков в Главархиве
СССР. Такая очередь обращения к НПА объясняется тем фактом, что первый
источник является позже созданным и соответственно более актуальным, именно
по этой причине следует сначала обращаться именно к нему.
В том случае, когда ни одно из утверждённых законодательств не обозначает
требуемый для хранения срок хранения, то можно провести консультацию с
Росархивом, делается это при оформлении официального запроса. Рекомендуется
не осуществлять лично выбор срока, в течение которого будет храниться
документ.
Работнику нужно фиксировать все виды дел, которые им оказываются
выявлены, а также отмечать сроки, которые обозначены законом с определённом
документе. По сути, он будет являться изначальной версией номенклатуры,
которая будет создана, поэтому он в будущем может представлять собой саму
номенклатуру, при этом просто более проработанную.
Подразделением компании является отдел кадров. Поэтому номенклатура
дел, либо же её прототип, можно создавать по форме в соответствии с
приложением 8 к правилам Росархива, которая создана как раз для формирования
13
Дубровин И.А., Каменский А.С. Экономика труда: Учебник //Дашков и К , 2016. с.87
номенклатуры дел в каждом структурном подразделении компании.
Главная часть данной формы это таблица, что демонстрирует следующее
14
:
- индекс, который отражает дело;
- заголовок, который также отражает дела;
- количество, которое демонстрирует единицы хранения;
- сроки хранения и номера статей в соответствии с перечнем;
- примечания, которые прилагаются к номенклатуре.
Следует рассмотреть каждую из обозначенных граф этой таблицы более
детально.
Номенклатура дел должна обладать следующей структурой:
1. Первая графа отражает индекс рассматриваемых дел. Чаще всего в
них фиксируются:
- какое структурное подразделение занимается конкретным делом;
- к какому делу принадлежит соответствующий номер.
2. В том случае, если номенклатура отображает индекс 01-02, то это
означает, что создано в 01 подразделении и принадлежит 02 типу документации.
3. Вторая графа номенклатуры отражает заголовки специальных дел.
Она демонстрирует имена определенных документов в виде, к примеру, приказов,
личных карточек или же, например, договоров.
4. Третья графа отражает число определённых дел, которые хранятся в
компании. Эту графу расписывают к концу года в тот момент, когда кадровик
определит число дел, которые считаются компанией.
5. Четвёртая графа отражает время, которое должны храниться
определённые документы, а также в данной графе демонстрируются ссылки на
соответствующие ссылку НПА, которые будут доказывать, что именно такое
время надо хранить данный документ.
6. Пятая графа отражает примечания по поводу работы с документами,
которые имеют отношение к определённому делу.
14
Ерохина Р.И., Самраилова Е.К. Анализ и моделирование трудовых показателей на
предприятии: учебное пособие/под ред. проф. А.И. Рофе. – М.: Издательство «МИК», 2016.
с.82-85
Можно для примера взять те, что отражают факт изъятия или ликвидации
различных документов. Расписав список кадровых задач перед началом
следующего года, работник имеет возможность начать официальное утверждение
этого списка в формате номенклатуры дел, к которой можно будет обратиться
первого января наступившего года.
Номенклатура отдела кадров является элементом сводной, которая
оформляется для компании. Сводная номенклатура бывает основана на форме,
которая обозначена в приложении 7.
Структура сводной номенклатуры по большей части соответствует
указанной в таблице. Сводная номенклатура отражает такие же графы, которые
имеются и в номенклатуре структурного подразделения.
Утвердить сводную номенклатуру в обязательном порядке нужно в
госструктурах для её легитимизации.
Можно предположить, что частная компания обращается к правилам
Росархива и в контексте использования сводной номенклатуры.
В том случае, когда частная компания хочет осуществить полное
соответствие нормам оформления номенклатуры, которые отражены в Росархиве,
потребуется реализовать ряд задач.
Кадровику потребуется следующее
15
:
- создать финальный вариант номенклатуры, проверив имеющиеся
данные и их соответствие, в случае надобности корректировать сведения;
- продемонстрировать получившуюся номенклатуру тому работнику,
который будет заниматься работой с архивом, по идее это должен быть
документовед, который работает в компании, а также продемонстрировать
номенклатуру руководителю кадровой службы;
- удостовериться, что все номенклатуры компании будут согласованы.
Ответственный, который занимается созданием номенклатуры, должен
реализовать ряд действий
1
:
15
1
Доблаев В.Л. Теория организаций. - М.: Институт молодежи, 2014. с.320
- обнаружить все номенклатуры, которые уже созданы и проверены, а
после этого на их основе сделать уже сводную номенклатуру;
- получить одобрение по номенклатуре от работника, который является
документоведом;
- отдать сводную номенклатуру на одобрение руководителю компании.
Утвердить номенклатуру можно с помощью компетентных работников,
которые поставят на них свои подписи и тем самым подтвердят её. Если
руководителю требуется отдать подтверждение данной номенклатуры, то лучше
оформить специальный приказ.
Если речь идёт о частных компаниях, то там обычно нет подобных
подразделений, так что те части формы, на которых отображаются подписи
соответствующих работников, есть возможность изменить. Сделать это можно с
помощью вставления туда блоков, которые там будут с целью визирования
конкретными лицами, которые находятся на нужных должностях.
Таблица 1.1 – Номенклатура дел организации (фрагмент)
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во
единиц
хранения
Срок хранения, № статей по
Перечням (по Приказу
Минкультуры РФ от 25.08.201
№ 558, Главархива СССР от
15.08.1988)
Примечания
1
2
3
4
5
01-01
Копии нормативно-правовых акто
в сфере трудовых правоотношени
Постоянно, ст. 196 (Приказ №
558)
01-02
Приказы по личному составу
75 лет, ст. 19 (Приказ № 558)
01-03
Приказы по основной деятельност
Постоянно, ст. 19 (Приказ №
558)
01-04
Должностные инструкции
3 года, ст. 55 (Перечень
Главархива СССР)
01-05
Личные дела работников
75 лет, ст. 656 (Приказ № 558
01-06
Личные дела руководителей
Постоянно, ст. 656
(Приказ № 558)
01-07
Трудовые договоры
75 лет, ст. 657 (Приказ № 558
01-08
Трудовые книжки
До востребования, ст. 664
(Приказ № 558)
01-09
Штатное расписание
Постоянно, ст. 71 (Приказ №
558)
Номенклатура дел представляет собой способ исполнения требуемых с
точки зрения законодательства задач, при этом увеличивая продуктивность
осуществляемого документооборота.
Номенклатуру, которая составляется на будущий год, следует делать, не
забывая об происходящих изменениях в структуре дел, которые реализуются в
данном году.
1.3.
Эффективность осуществления кадровой работы
организации
Важнейшей частью деятельности руководителя всегда являлось
взаимодействие с людьми. Менеджеру или директору по работе с персоналом
требуется в первую очередь донести до менеджеров тот факт, что этот аспект
играет огромную роль, так как зачастую они не осуществляют данную
деятельность. Это главный недочёт, который присутствует в отечественной
системе управления, отличающий её от англосаксонской системы, в которой
каждый менеджер чётко знает, что для него является наиболее важным
эффективное управление людьми. От менеджера требуется регулярное общение с
работниками, внимательность к их проблемам, а также развитие этих людей.
На нынешнем этапе развития как отечественной, так и мировой экономики
появляются изменения в том, что нужно от персонала организации. Роль этого
аспекта в компании как единой системе постоянно растёт. Даже если компания
обладает отличной рыночной стратегией, то при отсутствии должно работающей
команды осуществить эту стратегию будет достаточно сложно. Возникнут
проблемы с тем, чтобы реализовать постоянное и стабильное развитие бизнес
составляющей.
Кадровая составляющая в компании претерпевает изменения, так как
быстрыми темпами происходят изменения в научно-техническом и социально-
экономическом аспектах, что привело к тому, что управление персоналом стало
главной частью управленческой деятельности.
На предприятиях, которые являются частью холдингов и крупных
российских, а также международных компаний, эффективность определяется
централизованно и каскадируются сверху вниз на основе иерархической
составляющей организации.
В компаниях, которые являются самостоятельными, специальные эксперты
определяют показатели, с помощью которых определяется эффективность, при
помощи привлечения основных менеджеров компании, позже эти показатели
утверждаются генеральным директором и каскадируются сверху вниз на основе
иерархической составляющей организации.
При любом раскладе, KPI образуется на основе решения определённых
задач, которыми занимаются конкретные службы и иные конкретные сотрудники.
Список задач, выполнение которых требуется, определяется целями, которые
стоят перед компанией. На основе этого появляется сеть звеньев, которые
представляют процесс формирования деятельности организации. Данная цепь
выглядит следующим образом:
«цели – задачи – работа по их исполнению – оценка результата – при
необходимости корректирующие действия»
16
.
Присутствует связь: сверху подаётся постановка, а снизу следует
исполнение в виде ответа. При таком раскладе можно управлять этим процессом
и контролировать его. Зачастую происходит так, что процесс останавливается на
этапе деятельности руководителей. Менеджеры оказываются на совещании у
директора организации и там получают определённые задачи, которые им
требуется выполнить. Также определяются цели на весь год, озвучиваются
критерии, которые будут характеризовать эффективность деятельности, а после
совещание заканчивается и менеджеры приступают к своей работе. При всём этом
не осуществляется каскадирование вниз, не распределяются задачи и
ответственность.
Есть ряд характеристик, которые определяют эффективность
производимой работы
17
:
Во-первых, такой характеристикой является результат. Результат может
характеризоваться производительностью, количеством привлечённых новых
16
Овчинникова Т.И. Функциональные и деятельностные инструменты персонал-стратегии// Кадры предприятия.
2015. № 6. с.41-44.
17
Половина Э.А. Проблемы соотношения динамики производительности труда и заработной платы // Проблемы
экономики и управления. 2015. № 5. с.26-28.
клиентов, объёмом выполненного товара, продажами, услугами, которые были
своевременно оказаны, числом работников, которые соответствуют своим
заявленным компетенциям.
Во-вторых, характеристикой являются финансы. К примеру, это
рентабельность вложенного капитала ROCE (Return onCapitalEmployed), также
прибыль до вычета процентов, налогов, амортизации – EBIDTA (Earningуровне
BeforeInterest, Depreciation, Taxesведения andAmortization), валовой доход
(grossэффективности income), биржевая стоимость акций, установленная норма
прибыли и т.п.
Третьей характеристикой является время. К примеру, это может быть
время, которое уделяется на закрытие вакансии, а также скорость, с которой
получают ответ, то есть время от получения до реализации заказа. Важным
аспектом также представляется осуществление решения целей вовремя, а также
промежуток времени, в течение которого происходит весь процесс создания
продукта.
Четвёртым аспектом является соотношение. Например, отношение объема
продаж к численности персонала (Sales-to-Employeesделегировать Ratio),
коэффициент текучести кадров (Staff TurnoverRatio), коэффициент потерь
рабочего времени (Absenteeism) и т.п.
Часто показатели, которыми характеризуется эффективность, достаточно
сложно формировать и у руководства возникают проблемы с их реализацией.
Однако на деле подобные показатели для HR, с помощью которых оказывается
положительное влияние на результаты компании, конечно же, имеются. К ним
можно отнести следующие
18
:
коэффициент текучести кадров (StaffTurnoverRatio) (соотношение);
коэффициент потерь рабочего времени (Absenteeism) (соотношение);
время закрытия вакансии (время);
расходы на обучение и развитие персонала (финансы);
количество руководителей, достигших соответствия требованиям
18
Крейнина М.Н. Финансовый менеджмент. Учебное пособие. - М.: Дело и сервис, 2016. с.219
базовых элементов лидерства (лидерских компетенций) (результаты).
Когда компания стремится быть наиболее успешной и прогрессивной,
обращаясь к бенчмаркинговому подходу, ей следует отталкиваться от тех
показателей эффективности, которые демонстрируются лидерами в данной
области, а потенциально стремиться ещё и опередить их.
Стоит теперь более детально рассмотреть все показатели эффективности
службы персонала.
Коэффициент текучести кадров (StaffTurnoverRatio– STR). Для
определения данного показателя следует осуществить следующий подсчёт:
STR = (Среднесписочная численность за период / текущая численность – 1)
Х 100
Если существует высокая текучесть кадров, то определяются чёткие
проблемы с работой с персоналом. Не считая временных затрат, которые могут
отображаться в денежном показателе, это проблема вынуждает также вложение
дополнительных средств, так как требуются финансовые траты на то, чтобы
находить новых работников, а также обучать их должным образом. Также следует
оплачивать работу наставников, которые будут заниматься обучением нового
персонала. Помимо этого стоит отметить, что работнику, который увольняется,
потребуется выплатить расчёт, за счёт чего будут увеличены ежемесячные
расходы компании. Это может привести к тому, что компании придётся брать
дополнительные кредиты, так как нынешний бюджет не был подготовлен к таким
тратам.
Каждый месяц происходит расчёт показателя коэффициента потери
рабочего времени.
За счёт этого становится ясно, какого количество потерянного рабочего
времени. Это достигается с помощью вычета из запланированного на месяц
бюджета рабочего времени той суммы, которая является действительно
отработанной сотрудниками. После этого количество потерянного времени
требуется разделить на один процент от суммы планового бюджета рабочего
времени. По итогу определяется итог в процентном показателе.