15
− информационные ресурсы, содержащиеся в базах данных, которые
хранят информацию об объектах, связанных между собой по определенным
правилам;
− формальная математико-логическая система, представленная в идее
программных модулей, которые позволяют вводить, обрабатывать, искать и
выводить необходимую информацию;
− персонал, который определяет порядок функционирования системы,
планирует порядок постановки задач для достижения цели;
− комплекс технических средств [8, с. 36].
Состав автоматизированной информационной системы представлен на
рисунке 2.
Рисунок 2. Состав автоматизированной информационной системы
Информационные ресурсы содержат машинную (базы данных, банки
данных) и немашинную информацию. Базы данных могут быть
централизованные и распределительные.
Комплекс технических средств содержит комплекс средств
вычислительной и специальной техники (например, локальные средства
регулирования, датчики и устройства контроля, наладки технических средств).
Программное обеспечение состоит из основных программ (например,
операционные системы) и программ специального назначения (например,
программы для контроля и управления).
16
Из персонала и инструктивно-методического материала складывается
организационное обеспечение системы.
Процедуры и технологии разрабатываются на основе математико-
логических моделей и алгоритмов, которые составляют основу
математического обеспечения системы, и реализуются с помощью комплекса
программного обеспечения и технических средств, интерфейса для обеспечения
доступа пользователя к информации [8, с. 37 – 38].
1.2. Особенности автоматизации работы отдела материально-технического
снабжения
Материально-техническое снабжение (МТС) является частью
деятельности любой компании, занимающейся сбытом, логистикой или
маркетингом.
Материально-техническое снабжение представляет собой деятельность,
направленную на обеспечение компании материальными ресурсами,
необходимыми для выполнения производственного процесса, с минимальными
издержками в плановом периоде.
Производственный процесс состоит из трех основных стадий: снабжения,
производства и сбыта. Материально-техническое снабжение является первой
стадией производственного процесса. Именно от материально-технического
снабжения зависит эффективность работы компании, качество и затраты на
выпускаемую продукцию и оказываемые услуги, прибыль и успешность
компании [25].
Материально-техническое снабжение включает в себя три направления
работы:
1. Планирование:
анализ рынка материальных ресурсов;
анализ внутренней и внешней среды компании;
определение потребностей компании в материальных ресурсах;
планирование оптимальных деловых связей с поставщиками;
17
оптимизация запасов ресурсов;
установление норм отпуска материальных ресурсов по отделам;
оперативное управление процессом снабжения материальными
ресурсами.
2. Организация:
сбор информации о потребностях в продукции;
проведение анализа всех источников для удовлетворения
потребностей компании и выбор среди них самого оптимального;
выбор наиболее выгодных поставщиков и заключение с ними
договора;
выбор транспортных организаций на доставку материальных
ресурсов и заключение с ними договора;
оформление заказов;
организация хранения материальных ресурсов;
организация рабочих мест материальными ресурсами,
необходимыми для выполнения производственных процессов.
3. Контроль:
за выполнением обязательств со стороны поставщиков и
транспортных компаний;
за расходом материальных ресурсов в компании;
за качеством поступающих в компанию материальных ресурсов;
за запасами материальных ресурсов в компании;
анализ работы отдела снабжения [20].
Процесс материально-технического снабжения компании состоит из
управления закупками и закупочной логистики.
Закупки представляют собой коммерческую деятельность компании,
которая направлена на закупку необходимых для производственного процесса
материальных ресурсов в плановом периоде по оптимальным ценам.
18
Управление закупками состоит из процессов прогнозирования,
оптимального планирования, организации, контроля и регулирования закупок и
поставок материальных ресурсов в компанию в плановом периоде.
Субъектами закупок служат компании-потребители материальных
ресурсов, объектами являются платежные средства и материальные ресурсы.
Целью закупок является снабжение компании материальными ресурсами,
необходимыми для выполнения производственного процесса в нужное время, в
необходимом количестве и минимальной суммой затрат.
Основными задачами закупок служат [39]:
анализ рынка материальных ресурсов;
определение потребности компании в материальных ресурсах;
планирование закупок по срокам, качеству и количеству,
ассортименту материальных ресурсов;
поиск поставщиков и заключение с ними договоров;
контроль поставок.
К основным видам материальных ресурсов относят предметы труда и
средства труда. Предметами труда являются материалы, комплектующие, сырье
и т.д. Средствами труда служат оборудование, инструменты, приборы и т.д.
Как было отмечено выше, материально-техническое снабжение компании
должно представлять собой тщательно продуманный механизм, назначением
которого является планирование, закупка и доставка необходимых
материальных ресурсов в нужном количестве и в нужное время.
Для эффективной работы данного механизма требуется фундаментальный
подход при автоматизации процессов материально-технического снабжения с
применением современных информационных систем, что позволит
существенно сэкономить финансовые ресурсы и время [32].
Одним из главных факторов конкурентоспособности компании с точки
зрения стоимости и качества продукции, сроков выполнения заказа является
четко организованная система снабжения материальными ресурсами. Именно
19
по этой причине автоматизация системы материально-технического снабжения
является одной из главных задач любой компании.
В автоматизированной системе материально-технического снабжения
должна быть организована поддержка работы с заявками. Она должна обладать
такими возможностями, как оформление договоров на поставку материальных
ресурсов, заказов на закупку, контроль за выполнением условий заявок, учет
поступающих и расходуемых материально-технических ресурсов.
Схема функционирования системы материально-технического снабжения
представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Схема функционирования системы МТС
Разработка автоматизированной системы МТС должна состоять из
следующих этапов [30]:
1 этап – формирование требований. На данном этапе происходит:
− обследование объекта, обоснование необходимости разработки
автоматизированной системы МТС;
− формирование требований пользователя к автоматизированной
системе МТС;
− оформление отчета о выполненной работе.
Особенностью реализации данного этапа является необходимость как
можно полного описания и разбиения на категории требований, предъявляемых
20
к автоматизированной системе МТС. Это связано с тем, что на их основе будут
сформированы концепция и проект автоматизированной системы МТС.
2 этап – разработка концепции автоматизированной системы МТС. На
данном этапе выполняются следующие действия:
− изучается объект;
− проводятся необходимые аналитические работы;
− разрабатываются варианты концепции автоматизированной системы
МТС, которые удовлетворяют требованиям пользователей;
− оформляется отчет о проделанной работе.
Особенностью реализации данного этапа является то, что в концепции
следует отразить упомянутые выше требования и предусмотреть возможность
гибкой и быстрой модификации под меняющиеся условия, определиться с
направлением будущего развития автоматизированной системы МТС с учетом
требований компании [23].
3 этап – техническое задание. На данном этапе разрабатывается и
утверждается техническое задание на производство
автоматизированной системы МТС.
Особенностью реализации данного этапа то, что в техническом задании
должны быть намечены все важные детали и их решения, которые могут
пригодиться при эксплуатации автоматизированной системы МТС.
4 этап – эскизный проект автоматизированной системы МТС. На данном
этапе выполняются следующие действия:
− разрабатываются предварительные проектные решения по системе и
ее составляющим;
− разрабатывается документация на автоматизированную систему МТС
и ее составляющие.
Особенностью реализации является то, что на данном этапе происходит
практическое воплощение автоматизированной системы МТС на основе ранее
собранных документов. Здесь необходимо обратить внимание на особенности
реализации [5].
21
5 этап – технический проект автоматизированной системы МТС. На
данном этапе выполняются следующие действия:
− разрабатываются проектные решения по составляющим и системе в
целом;
− разрабатывается документация на автоматизированную систему МТС
и ее составляющие;
− разрабатывается и оформляется документация на поставку
оборудования для комплектования автоматизированной системы МТС.
Особенностью реализации является то, что на данном этапе создается
готовый продукт, который в дальнейшем будет введен в эксплуатацию, и
разрабатывается техническая документация [9].
6 этап – рабочая документация автоматизированной системы МТС. На
данном этапе разрабатывается рабочая документация на систему и ее
составляющие, а также адаптируются программы.
Особенностью реализации является то, что данный этап требует
большого внимания в связи с тем, что от правильности разработки
документации автоматизированной системы МТС и от ее полноты зависит
качество обучения персонала, преемственность системы [14].
7 этап – ввод в действие автоматизированной системы МТС. На данном
этапе:
− подготавливается объект автоматизации к вводу автоматизированной
системы МТС в действие;
− подготавливается персона;
− автоматизированная система МТС комплектуется поставляемым
оборудованием, программно-техническими средствами;
− проводится тестирование;
− проводятся приемочные работы [11].
8 этап – сопровождение автоматизированной системы МТС. На данном
этапе выполняются работы по гарантийным обязательствам и
послегарантийное обслуживание.
22
1.3. Обзор существующих программ для материально-технического
снабжения
Рассмотрим имеющиеся на рынке программного обеспечения программы
материально-технического снабжения.
1. Самым распространенным программным средством материально-
технического снабжения является «1С: Предприятие 8. МТО Материально-
техническое обеспечение», рисунок 4. Данная программа разработана на базе
программного средства «1С: Управление производственным предприятием 8».
Рисунок 4. Окно программы «1С: Предприятие 8. МТО Материально-
техническое обеспечение»
Программа «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое
обеспечение» дает следующие возможности [12]:
управлять процессом централизованного формирования
материальных потребностей исходя из статей расхода и направлений
23
деятельности согласно выделенным бюджетом на основании единого
Классификатора материально-технических ресурсов (МТР);
управлять процессом формирования материальных потребностей
исходя из запланированных действий по направлению деятельности компании;
анализировать соответствие потребностей в материально-технических
ресурсах планируемым проектам, бюджету и т.д.;
управлять подготовкой плана материально-технического обеспечения
и его утверждением;
планировать закупочную деятельность в соответствии с планом
материально-технического обеспечения;
контролировать наличие остатков материально-технических ресурсов
на складе и управлять их распределением согласно потребностям;
формировать оперативную и управленческую отчетность по
выполнению планов снабжения и закупок;
производить интеграцию с web-площадкой электронных торгов.
В приложение «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое
обеспечение» встроен функционал «1С-Отчетность», который дает
возможность отправки регламентированной отчетности в контролирующие
органы ФНС, ПФР, ФСС, Росстат через Интернет непосредственно из
программы «1С-Отчетность» без переключения на другие приложения и
повторного заполнения форм. Кроме того, «1С-Отчетность» предоставляет
следующие возможности:
вести неформализованную переписку с ПФР, ФНС, Росстат;
сверять данные с налоговой и ПФР (запросы ИОН и ИОС);
отправлять реестры больничных листов в ФСС;
получать требования и уведомления;
отправлять электронные документы в ответ на требования ФНС;
получать выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
отправлять уведомления о контролируемых сделках;
24
проверять регламентированные отчеты в онлайн режиме.
2. Программный продукт «Мастер снабжения», представленный на
рисунке 5.
Рисунок 5. Окно программы «Мастер снабжения»
«Мастер снабжения» представляет собой специализированную,
комплексную электронную систему материально-технического снабжения,
которая ориентирована на особенности работы отдела материально-
технического снабжения коммерческих предприятий.
Данное программное средство соединило в себе функциональные
возможности существующих на рынке инструментов планирования закупок,
получения информации о закупаемых материальных ресурсах и потребностях
компании, контроля исполнения условий закупок, анализа рынка материальных
ресурсов, проведения закупок.
«Мастер снабжения» обладает интуитивно понятным интерфейсом,
логичностью организации закупок, за счет чего внедрение данной программы
проходит быстро и малозатратно. Это позволяет расширять круг компаний-