35
Рисунок 10. Окно программы «1С Предприятие: Торговля
и склад 8.7»
Программа «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» позволяет [24]:
– вести раздельный управленческий и финансовый учет;
– вести учет от имени нескольких юридических лиц;
– производить автоматическое начальное заполнение документов на
основе ранее введенных данных;
– вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками,
детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
– формировать необходимые первичные документы;
– вести учет товарных кредитов и контроль их погашения.
В программе «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» можно [26]:
– работать со взаимосвязанными документами;
– быстро вносить изменения с помощью групповых обработок
справочников и документов;
– вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных
36
средств - в различных валютах;
– получать самую разнообразную отчетную и аналитическую
информацию о движении товаров и денег;
– автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С
Бухгалтерии [36].
Достоинства:
– надежность и безопасность (возможность запрещения пользователям
«прямого» удаления информации; специальный режим удаления данных с
контролем перекрестных ссылок; установка запрета на различные виды
операций и т.д.);
– гибкость и настраиваемость (возможность редактировать
существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
изменять экранные и печатные формы документов и т.д.);
– современный интерфейс;
– открытость и доступность (программа «1С Предприятие: Торговля и
склад 8.7» содержит разнообразные средства для связи с другими программами
и т.д.);
– программа «1С Предприятие: Торговля и склад 8.7» обеспечивает
работу с торговым оборудованием (контрольно-кассовыми машинами,
чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов и т.д.);
– масштабируемость (существуют разные версии программы:
однопользовательская версия, сетевая версия, версия для SQL (клиент-сервер));
– развитые средства администрирования (программа «1С предприятие:
Торговля и склад» включает средства, позволяющие администратору системы
вести список пользователей системы; назначать пользователям пароли на вход
в систему, права доступа и т.д.).
Недостатки [40]:
– программа платная (цена высокая для предприятия ООО «ФИКС»);
– версия программы 8.7, используемая компанией ООО «ФИКС»,
является уже довольно старой;
37
– платное сопровождение;
– избыточная функциональность для предприятия ООО «ФИКС».
В последнее время компанией ООО «ФИКС» были предприняты попытки
перехода на программу «1С: Предприятие 8. МТО Материально-техническое
обеспечение». Компанией была заказана и изучена пробная версия данного
программного продукта.
Как показал процесс пробной работы в «1С: Предприятие 8. МТО
Материально-техническое обеспечение», программа имеет большое количество
достоинств [35]:
обладает огромными возможностями централизованного управления
планом материально-технического обеспечения;
обладает большим функционалом для работы;
имеется возможность формирования единых регламентов
материально-технического обеспечения, единой централизованной системы
закупок, единого информационного пространства.
имеет широкие возможности для анализа эффективности процесса
материально-технического обеспечения;
позволяет вести оперативный контроль остатков материальных
ресурсов на складе и перераспределять их в соответствии с потребностями
других отделов;
дает возможность организовать конкурентные закупки с помощью
электронной торговой площадки;
обладает возможностью интеграции с другими системами,
приведенными на рисунке 11.
Из рисунка 12 можно увидеть, какое место занимает программа «1С:
Предприятие 8. МТО Материально-техническое обеспечение» в системе
программ 1С: Предприятие.
38
Рисунок 11. Интеграция программы «1С: Предприятие 8. МТО
Материально-техническое обеспечение» с другими системами
Рисунок 12. Место программа «1С: Предприятие 8. МТО» в системе
программ 1С: Предприятие
Как было выяснено после окончания пробной версии программы «1С:
Предприятие 8. МТО Материально-техническое обеспечение», цена программы
39
начинается от 450 000 рублей, а лицензия – 90 000 рублей. Для компании ООО
«ФИКС» это слишком большая сумма.
К тому же данное программное средство предназначено для средних и
крупных компаний, имеющих несколько складов, несколько филиалов, с
большим товарооборотом.
2.3. Обоснование необходимости разработки АИС для материально-
технического снабжения ООО «ФИКС»
Несмотря на то, что в компании ООО «ФИКС» используется много
современных достижений в сфере информационных технологий, позволяющих
улучшить процесс материально-технического снабжения, следует отметить, что
отдел материально-технического снабжения до сих пор автоматизирован только
частично.
Для отдела материально-технического снабжения характерен значительный
объем информационных потоков, при этом учет поставок и продаж остается на
низком уровне. Например для того, чтобы определить, имеется ли в наличии на
складе компании тот или иной товар, необходимо поработать с большим
количеством документации приходно-расходного характера, что занимает много
времени. Эта проблема требует оперативного вмешательства. Создание
автоматизированной системы материально-технического снабжения в компании
ООО «ФИКС» поможет избежать ошибок, которые неизбежны при ручной
обработке данных, увеличивающей вероятность потери информации и
уменьшающей ее актуальность.
Используемая в компании программа «1С Предприятие: Торговля и склад
8.7», как было отмечено выше, имеет ряд недостатков:
– программа платная (цена высокая для предприятия ООО «ФИКС»);
– платное сопровождение;
– версия программы 8.7, используемая компанией ООО «ФИКС»,
является уже довольно старой;
– избыточная функциональность для предприятия ООО «ФИКС», в
40
программе имеются функции и инструменты, которые компанией не
используются.
АИС материально-технического снабжения должна будет содержать
информацию о поставках и продажах, о сотрудниках и заказчиках, о товарах,
имеющихся на предприятии. Также будет обеспечена возможность создания
автоматических отчетов, быстрого поиска необходимой информации, удобного
ввода данных. Система будет разработана таким образом, чтобы с ней мог
работать даже неопытный пользователь. К тому же будет организована защита
разработанной системы с помощью пароля.
Дерево проблем, возникающих из-за низкого качества процесса
материально-технического снабжения в компании, представлено на рисунке 13.
Низкое качество процесса
МТС на предприятии ООО
«ФИКС»
Низкая скорость обработки
приходно-расходной
документации
Потери
рабочего
времени
Передача
информации на
бумажных
носителях
Высокие
затраты
временных и
трудовых
ресурсов на
поиск,
обработку
информации,
создание
отчетов
Хранение
информации на
бумажных
носителях
Ручная обработка
приходно-расходной
документации
Периодическое
отсутствие
оперативных
данных
Отсутствие
доступа к
оперативным
данным о стадии
решения проблемы
заказчика
Некачественный
контроль выполнения
поставленных задач
Нет
возможности
качественного
контроля
работы
сотрудников
Нет возможности
автоматизированного
создания отчетов
Рисунок 13. Дерево проблем процесса материально-технического
снабжения (МТС)
Из рисунка 13 видно, что для решения основной проблемы необходимо
устранение более мелких проблем.
Учитывая, что предприятие ООО «ФИКС» является небольшим, можно
требуемую функциональность АИС материально-технического снабжения
реализовать в среде системы управления базами данных (СУБД) MS Access,
41
которая предназначена для работы на автономном персональном компьютере
или в локальной вычислительной сети под управлением операционной системы
Windows.
С помощью средств MS Access можно [38]:
1. проектировать такие объекты АСУ, как двумерные таблицы с разными
типами данных;
2. устанавливать связи между таблицами, при этом можно включить
поддержку целостности данных, каскадное обновление и удаление записей;
3. вводить, хранить, просматривать, сортировать, модифицировать и
выбирать данные из таблиц с помощью различных средств контроля
информации, использования для фильтрации данных аппарата логической
алгебры и индексирования таблиц;
4. создавать, модифицировать и использовать производные объекты АСУ
(формы, запросы и отчеты), которые позволяют выполнять следующие
действия:
− формы позволяют оптимизировать пользовательский ввод и просмотр
данных;
− соединять данные из различных таблиц;
− проводить групповые операции (операции над группами записей,
объединенных каким-то определенным признаком) с помощью расчетов и
формирования вычисляемых полей;
− запросы позволяют отбирать данные с помощью аппарата логической
алгебры;
− составлять печатные отчеты по данным, содержащимся в таблицах
или запросах базы данных [29].
MS Access имеет мощные, удобные и гибкие средства проектирования
объектов, что дает возможность даже не имеющему предварительную
подготовку пользователю быстро создавать полноценную АСУ, состоящую из
таблиц, запросов, форм и отчетов.
42
Запуск и завершение работы с MS Access осуществляются любым
способов, предусмотренным в среде операционной системы Windows.
Объектом обработки в программе Access служит файл базы данных, который
имеет произвольное имя с расширением MDB. Этот файл содержит основные
объекты Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и
модули [21]:
1. Таблицы являются основными объектами в Access, в них хранятся все
данные, имеющиеся в базе. Кроме того, таблицы хранят также структуру базы
(поля, их типы и свойства). Все остальные объекты создаются на основе ранее
созданных таблиц.
2. Форма предназначена для оптимизации пользовательского ввода и
просмотра данных в таблицах или запросах.
3. Запросы служат для выборки данных из таблиц, то есть с помощью
запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и
фильтрацию.
4. Отчет представляет собой особую форму представления данных,
предназначенную для вывода данных на печать.
5. Страница представляет собой особый объект, который выполнен в
коде языка HTML, размещен на Web-странице и передается клиенту вместе с
ней. Страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом,
сервером и БД, размещенной на сервере.
6. Макрос представляет собой совокупность специальных макрокоманд
(например, Закрыть Форму, Печатать Отчет и т.д.).
Любой объект (таблицы, формы и т.д.) в приложении MS Access обладает
именем, длина которого не более 64 произвольных символов (за исключением
точки и определенных служебных символов). Имя может содержать русские
буквы и пробелы [37].
Работа с каждым объектом осуществляется в отдельном окне.
Предусмотрено два режима работы:
43
1) оперативный режим, когда в окне осуществляется просмотр, изменение
или выборка информации;
2) режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура
объекта [27].
При создании структуры БД необходимо задать: имя поля, тип вводимых
данных, размер каждого поля таблицы, первичный ключ (если необходимо),
индексированные поля, подпись.
Имя поля представляет собой условное обозначение атрибута в процессе
обработки данных. Оно должно быть уникальным в пределах одного таблицы
(отношения) [37].
Значением атрибута является величина, которая характеризует некоторое
свойство объекта и связи.
− имя может содержать не более 64 символов;
− имя должно включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и
специальных символов за исключением восклицательного знака (!), точки (.),
надстрочного символа (') и квадратных скобок ([]);
Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово
(например, FIO) - для удобства использования их в запросах и программах,
работающих с базой данных.
Выводы:
Таким образом, во второй главе выпускной квалификационной работы
была дана характеристика организации ООО «ФИКС» и его отделу
материально-технического снабжения, проведен анализ используемых в ООО
«ФИКС» программ для материально-технического снабжения, приведено
обоснование необходимости разработки АИС для материально-технического
снабжения ООО «ФИКС».
Анализ имеющихся на рынке программ материально-технического
снабжения показал, что они обладают высокой стоимостью, закрытым
программным кодом и избыточной функциональностью. В связи с этим
возникла необходимость разработки собственной автоматизированной системы
44
материально-технического снабжения для компании ООО «ФИКС», которая
даст возможность:
автоматизировать процесс материально-технического снабжения;
сократить время на совершение закупок и поиск информации по
закупкам;
повысить прибыль организации;
повысить производительность труда работников отдела материально-
технического снабжения;
использовать разработанную АИС в отделах материально-
технического снабжения других организаций.
Учитывая, что предприятие ООО «ФИКС» является небольшим, для
реализации требуемой функциональности АИС материально-технического
снабжения была выбрана среда системы управления базами данных (СУБД) MS
Access, которая предназначена для работы на автономном персональном
компьютере или в локальной вычислительной сети под управлением
операционной системы Windows.
Проведенные исследования и полученные выводы позволяют перейти к
рассмотрению третьей главы, посвященной разработке АИС материально-
технического снабжения организации ООО «ФИКС».