51
ресурсы:
квалифицированный персонал;
управленческое решение.
Проведенное исследование позволило определить, что повышение
эффективности функционирования АНО ДПО ИПК «Арсенал» становится
возможным за счет проведения оптимизации организационной структуры,
направленного на устранение выявленных недостатков управления и
способствующее повышению управляемости, достижению целей
предприятия, быстрому реагированию на изменения внешней среды. При
этом учитывая функциональную многоплановость в деятельности
предприятия, заключающуюся в реализации основных и вспомогательных
видов деятельности, влияющих на объем и качество оказываемых услуг,
представляется целесообразным совершенствование организационной
структуры на основе внедрения проектного принципа управления, который
в настоящее время получает все большее распространение.
В настоящее время на предприятии маркетинговую функцию
предприятия выполняет генеральный директор, что еще больше
увеличивает его загруженность. В маркетинговую функцию предприятия
входит поиск покупателей, подготовка и заключение договоров с
родителями, планирование объемов оказываемых образовательных услуг.
Ощущается недостаточное количество компетентных людей, которые
обладали бы целостным видением ближайших планов внедрения и развития
рекламных систем, обеспечивающих выполнение плана по входящим
обращениям и прочные позиции в обостряющемся рыночном
соперничестве. В компании пока что нет комплексного подхода в
маркетинге, продуманной и описанной долгосрочной стратегии развития.
В это же время на вновь образуемых компаниях-конкурентах, четко
ориентированных на рынок, уже при создании разрабатываются и
внедряются базовые установки, структуры и принципы планирования и
бюджетирования в маркетинге, которые помогают их руководителям в
52
решении производственных, коммерческо-сбытовых и социальных проблем
через определение, обслуживание и удовлетворение нужд и улучшения
качества жизни конечно потребителя..
В рассмотренных проблемных сферах коммуникации отделов нужно
понять порядок и структуру функциональных связей, что позволит увеличить
скорость принятия решений, устранить конфликтные ситуации, повысить
гибкость и устойчивость к внешним воздействиям в организационной
структуре.
Необходимо создать слаженную работу в организации, увеличить
контроль подразделениями проблем друг друга, для этого предлагается
ввести регулярные еженедельные и итоговые ежемесячные совещания
руководителей отделов. Это позволит уменьшить нагрузку и на
генерального директора и наиболее загруженных задачами руководителей
отделов, так как уменьшит число необходимых личных встреч, для большей
части вопросов они смогут найти ответы на одном совещании..
Для реализации мероприятий по изменению в организационной
структуре АНО ДПО ИПК «Арсенал», нужно составить пошаговый план их
реализации и назначить ответственных. Полагаем, что данные изменения
можно осуществить в срок не более трёх - четырех месяцев. В данном
случае самым трудоемким этапом является составление инструкций для
должностных лиц, а также работа по созданию на предприятии отдела
маркетинга.
Для того чтобы эффективно выполнять маркетинговые функции,
разрабатывать и воплощать в жизнь маркетинговые стратегии, а также
контролировать эффективность маркетинговой деятельности предприятия,
на предприятии должен быть создан отдел маркетинга, интегрированный в
систему управлением компанией.
В связи с тем, что в АНО ДПО ИПК «Арсенал» количество услуг
невелико, а сбытовая деятельность не зависит от сезона, а значит постоянна
и однообразна, наиболее целесообразной для предприятия будет
53
функциональная организация отдела рекламы и маркетинга.
Я пришёл к выводу, что наиболее целесообразно организовать
структуру отдела маркетинга следующего вида (рис.10).
Главный маркетолог
Менеджер
информационно-
аналитических и
маркетинговых
исследований
Менеджер сбыта
Менеджер по
продвижению
образовательных
услуг и создание
имиджа компании
Рис.10. Структура проектируемого отдела маркетинга АНО ДПО ИПК
«Арсенал»
Составлением плана и контролем деятельности отдела будет заниматься
руководитель отдела. Маркетолог-аналитик будет выполнять анализа рынка, а
также экономической ситуации внутри компании, чем частично освободит
время главного бухгалтера от подготовки полноценных аналитических отчетов.
Менеджер по продвижению будет заниматься налаживанием маркетинговых
коммуникаций с внешней средой.
Уточнение функций специалистов, проектирование организационных
связей между отделом маркетинга и другими подразделениями АНО ДПО
ИПК «Арсенал».
Распределение функций между сотрудниками представлено в табл. 12.
54
Таблица 12
Распределение функций внутри проектируемого отдела маркетинга
Должность
Функции
Начальник
отдела
1. Формулирование целей и задач деятельности отдела маркетинга.
2. Планирование деятельности отдела маркетинга в области
анализа внешней и внутренней среды, выработки стратегии и
тактики предприятия.
3. Организация деятельности отдела маркетинга, передача задач
сотрудникам отдела маркетинга.
4. Мотивация сотрудников отдела маркетинга.
5. Координация деятельности сотрудников отдела маркетинга по
выработке целей, стратегии и тактики развития предприятия.
6. Контроль, анализ и оперативное регулирование деятельности
отдела маркетинга.
7. Обоснование расходных статей и сумм на маркетинговую
деятельность.
Макетолог-
аналитик
Планирование и проведение маркетинговых исследований.
Организация маркетинговых исследований, привлечение
сторонних специалистов в случае необходимости.
Анализ маркетинговой информации.
Прогнозирование развития рынка.
Составление аналитических отчетов для руководства
предприятия и др. отделов по ситуации на рынке и внутренних
проблемах организации.
Подготовка предложений по ценам на услуги, ставкам арендной
платы.
Подготовка предложений по ассортименту предприятия.
Специалист по
продвижению
Разработка и поддержание фирменного стиля предприятия.
Планирование рекламной деятельности предприятия
(определение каналов, форм и методов рекламы, разработка
рекламных обращений и т.д.).
Планирование акций по стимулированию сбыта.
Планирование участия в общественных акциях и других
мероприятиях, формирование предложений по спонсорской
деятельности.
Анализ эффективности рекламной деятельности (совместно с
аналитиком).
Задачами отдела маркетинга будут являться:
сбор, обработка и анализ информации о рынке, спросе на
образовательные услуги предприятия;
55
подготовка данных, необходимых для принятия решений по
эффективному использованию производственного, финансового, сбытового
и тому подобного потенциала в соответствии с требованиями рынка,
формирование рыночной стратегии фирмы;
разработка и осуществление эффективного воздействия на
покупателей и рынок.
Реализация на практике перечня основных функций отдела
маркетинга позволяет компании маркетинговой ориентации успешно
выполнять план по реализации услуг, а так же, цивилизованными методами
активно вести конкурентную борьбу.
Для нормального функционирования отдела маркетинга, необходимо
выделить под него отдельное помещение и оснастить мебелью и техникой,
которая позволит сотрудникам организации в срок выполнять должностные
обязанности, а также предусмотреть наличие средств связи, оплату
подписки на специализированное программное обеспечение и регулярное
повышение квалификации для сотрудников.
Основными характеристиками создаваемой системы проектного
управления и оптимизации на ее основе организационной структуры являются:
организационная структура проектного типа - это особая
технология организации, планирования, мотивации и контроля, при которой
эффективность управления оценивается в соответствии с результатами
реализации каждого проекта;
организационная структура проектного типа позволяет
реализовать процессно- или проектно-ориентированный тип управления,
когда в первом случае все бизнес-процессы предприятия рассматриваются
как отдельные проекты, а во втором - основная деятельность предприятия -
это реализация проектов;
организационная структура проектного типа стимулирует
возникновение новых форм производственных отношений, не нарушая при
56
этом иерархию между функциональными подразделениями.
Важно отметить, что выбор организационной структуры проектного
типа определяется возможностями оперативного формирования проектных
групп для решения задач предприятия без проведения реорганизации. С
точки зрения документального оформления, такая организационная
структура предполагает разделение деятельности предприятия на
функциональные процессы, в рамках которых выделяются отдельные
проекты, имеющие собственную систему оценки, сроки реализации и
стратегические цели.
Основываясь на результатах исследования, представленных в
предыдущих разделах выпускной квалификационной работы, и указанных
характеристиках организационной структуры проектного типа, нами были
разработаны схемы оптимизированной организационной структуры АНО
ДПО ИПК «Арсенал» (Рисунок 11).
Рис. 11. Разработанная схема организационной структуры АНО ДПО
ИПК «Арсенал»
Генеральный
директор
Образовательная
деятельность
Маркетинговая
деятельность
Заместитель
директора по УВР
Педагоги
Логопеды
Психологи
Отдел
ма га
ркетин
Экономическая
деятельность
Кадровая работа
Бухгалтерия
Делопроизв
одитель
Отдел
кадров
Заместитель
директора по
АХО
Технический
персонал
57
Главными отличительными характеристиками предлагаемой схемы
организационной структуры АНО ДПО ИПК «Арсенал» от описанных ранее
является более четкое разделение деятельности на функциональные
области, за счет чего достигается более полный охват функциональными
управленцами направлений деятельности, происходит устранение
дублирующих функций и подразделений, может быть достигнуто
сокращение звеньев в системе управления. В то же время для АНО ДПО
ИПК «Арсенал» предлагается наделение полномочиями (и введение
ответственности) заместителя по УВР. Для успешного выполнения
должностных обязанностей необходимы властные полномочия, которыми в
настоящее время он не обладает.
Далее в таблице 13 систематизируем принципы формирования
организационной структуры проектного типа для АНО ДПО ИПК
«Арсенал».
Таблица 13
Принципы формирования организационной структуры проектного типа для
АНО ДПО ИПК «Арсенал»
Принципы
Описание
1. Принцип единоначалия
При формировании организационной структуры проектного
типа должно соблюдаться единоначалие для всех
структурных подразделений предприятия за счет
функционального разделения направлений деятельности и
сокращения числа функциональных управленцев
2. Принцип полномочий и
ответственности
Наделение полномочиями и разделение ответственности
достигается через разделение функциональных сфер
управления, выстраивание иерархии.
3. Принцип единства
направления
Единство направления - это соответствие текущих целей
подразделений стратегическим ориентирам, что
обеспечивается единой стратегией и планами развития,
единством результатов
4. Принцип мотивации и
контроля
Соблюдение данного принципа становится возможным за
счет формирования системы оценки результатов
деятельности, оценки вклада участников в работу
5. Принцип вовлеченности
персонала
Вовлеченность персонала обеспечивается включением в
процесс принятия решений о развитии предприятия
сотрудников в соответствии с уровнем их квалификации
58
Внедрение в деятельность АНО ДПО ИПК «Арсенал» сформулированных
в данном подразделе работы рекомендаций по формированию организационной
структуры проектного типа позволит устранить имеющиеся проблемы
управления и реализовать возможности внешней среды, формируя устойчивые
тенденции долгосрочного конкурентоспособного развития предприятия.
Оценка эффективности оптимизации организационной структуры
АНО ДПО ИПК «Арсенал» является важным завершающим этапом
разработки проекта. При этом важно отметить, что при организационных
преобразованиях эффективность для предприятия необходимо оценивать по
нескольким направлениям: экономическая, социальная, управленческая и
др. В то время как оценка совершенствования любой функциональной
области (например, экономического анализа или производственной
деятельности) связана, в первую очередь, с повышением рентабельности и
ростом доходов предприятия, организационные преобразования
способствуют росту управляемости и снижают нагрузку на сотрудников
структурных подразделений. При этом качество оказываемых предприятием
услуг, а следовательно и доходы, должны возрастать.
Для оценки эффективности проекта оптимизации организационной
структуры предприятия нами использовались два основных подхода:
оценка соответствия полученных результатов запланированным;
оценка соответствия функционирования предприятия
запланированному содержанию, организации и результатам.
В этом случае для оценки эффективности проекта принципиальное
значение имеет выбор базы для сравнения и методика проведения оценки,
которая позволила бы учесть не только количественные показатели, но и
качественные критерии, сформулировать обоснованные выводы по результатам
сопоставления. На рисунке 12 представлены основные показатели и критерии
оценки эффективности разработанного проекта оптимизации организационной
структуры.
59
Рис.12. Критерии и показатели оценки эффективности проекта
оптимизации организационной структуры предприятия
На рисунке 12 критерии и показатели эффективности разделены на
четыре основные группы:
финансово-экономическое развитие;
рыночное положение предприятия;
функциональные процессы предприятия;
развитие потенциала предприятия.
Для каждой группы показателей в соответствии с содержанием
перечислены количественные показатели и критерии, характеризующие
эффективность функционирования предприятия.
С учетом представленной системы критериев и показателей построим
сбалансированную систему показателей эффективности организационного
преобразования АНО ДПО ИПК «Арсенал» (табл. 14).
60
Таблица 14
Сбалансированная система показателей эффективности организационного
преобразования
Финансово-
экономическое
развитие
Рыночное
положение
Функциональные
процессы
Развитие
потенциала
Увеличение объема
реализации услуг
Повышение качества
услуг
Структурирование
процессов
Разработка стратегии
развития
Обеспечение
бесперебойности
поступления
денежных средств
Сегментирование
клиентов
Стандартизация и
регламентация
процессов
Внедрение
маркетинговых
мероприятий
Сокращение затрат
Развитие
взаимодействия с
посредниками
Повышение качества
выполнения
рутинных операций
Разработка ключевых
показателей
эффективности
Повышение
ликвидности
активов
Расширение
рыночной ниши
Повышение
производительности
труда
Постоянное
совершенствование
организационной
структуры
Повышение
добавленной
стоимости
Развитие
клиентоориентирова
ности
Сокращение затрат
ресурсов
Формирование
системы
непрерывного
обучения
Повышение отдачи
от сопутствующих
услуг
Повышение
качества
обслуживания
Развитие
маркетинговой
деятельности
Развитие
организационной
культуры
Увеличение
диверсифицированно
сти источников
капитала
Повышение
популярности и
улучшение имиджа
Оптимизация
производственной
деятельности
Расширение
инструментов
стратегического
планирования
Увеличение
доходности
Организация
рекламных
кампаний
Внедрение системы
постоянных
изменений
Повышение
согласованности
текущих и
стратегических целей