32
На заключительном этапе, после выполнения всех процедур, порядок и
последовательность которых описаны в типовой структуре [25],
осуществляются расчеты всех показателей и обобщенного показателя. На
основании полученных данных делается вывод о соответствии полученных
данных заданным требованиям и, в конечном итоге, об эффективности ИС.
33
2 ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
И ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ ИС НА ОСНОВЕ АНАЛИЗА БИЗНЕС-
ПРОЦЕССОВ
2.1 Описание деятельности компании и обоснование внедрения ИС
В настоящей выпускной квалификационной работе рассматривается
деятельность компании ООО «Альбатрос».
Компания ООО «Альбатрос» предоставляет своим клиентам комплекс
услуг по техническому обслуживанию и ремонту кассовых аппаратов (ККТ).
Заключив договор на техническое обслуживание кассовых аппаратов с
данным ЦТО, клиент получает высокопрофессиональную оперативную
помощь при решении любых вопросов.
Мастера компании проводят ремонт кассовых аппаратов в различных
районах города, имеют многолетний опыт и высокую квалификацию для того,
чтобы оперативно исправить неполадки в кассовой машине или оборудовании.
Услуги ЦТО по ремонту кассовых аппаратов:
Пуско-наладочные работы на ККМ(ККТ).
Ввод в эксплуатацию производится на ККМ один раз, когда новая
ККМ покупается владельцем и подготавливается к работе.
В эти работы входят:
гарантийный и послегарантийный ремонт кассовых аппаратов
технологические прогоны и тесты ККМ(ККТ)
оформление всех необходимых документов и совершение
необходимых отметок в паспорте ККМ.
Ежемесячное (ежеквартальное) техническое обслуживание ККМ
(ТО).
Осуществляется на основании договора с нашим центром
технического обслуживания.
34
В стоимость договора включено:
консультации и помощь в подборе кассового аппарата;
подготовка всех документов для регистрации в ИНФС;
выезд специалиста в налоговую инспекцию для регистрации
кассового аппарата;
обслуживание аппарата и устранение неисправностей на месте;
обучение работе на аппарате и консультации по всем
возникающим вопросам в процессе эксплуатации кассового аппарата;
реагирование на вызовы.
Под организационной структурой предприятия понимаются состав,
соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям
и органам управления, между которыми устанавливаются определенные
отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и
информации.
Организационная структура ООО «Альбатрос» представляет собой
иерархическую структуру. В данной структуре определена иерархия
взаимосвязей должностных лиц.
Руководитель Департамента продаж осуществляет контроль,
регулирование деятельности сотрудников и групп ДП. Занимается
планированием сбытовой деятельности.
Руководитель Департамента развития занимается разработкой
концепции, задач и целей развития компании. Также в обязанности
руководителя Департамента развития входит: Привлечение новых
потенциальных клиентов и выстраивание с ними долгосрочных отношений;
Разработка и развитие стратегий, каналов и методов продвижения
консалтинговых услуг; Анализ рынка предоставляемых компанией услуг.
Изучение деятельности конкурентов.
35
Руководитель Департамента Сервиса контролирует работу отдела по
работе с клиентами, ставит целевые задачи подчиненным отдела, работает с
дебиторской задолженностью, ведет отчетность отдела.
Графическое отображение организационной структуры ООО
«Альбатрос» представлено на рисунке 9.
Генеральный директор
Департамент ИТ
Отдел ИТ
Отдел ИТC
Отдел програм-
мных разработок
Департамент
Продаж
ИАО (информа-
ционно-
аналитический
отдел)
Отдел продаж №1
Отдел продаж №2
Отдел
привлечения
клиентов
Департамент
Развития
Отдел налогового
консультирования
Сектор
оперативного
консультирования
Отдел рекламы
Департамент
Сервиса
Отдел внешнего
обучения
Отдел
перспективного
развития
Отдел по работе с
клиентами
Департамент
управления
персоналом
Отдел обучения и
развития
персонала
Отдел подбора
персонала
Финансовый
Департамент
Бухгалтерия
Отдел кадров
Сектор документо-
оборота и
взаиморас-четов
Рисунок 9 – Организационная структуры ООО «Альбатрос»
Основным бизнес-процессом рассматриваемой компании является
установка и обслуживание ККТ. Обслуживание ККТ осуществляется
сотрудниками, причем различные ККТ могут находиться в различных районах
города и сотрудники постоянно находятся в состоянии движения.
Облуживание ККТ осуществляется на основании заявок, поступающих от
клиентов компании.
Рассмотрим процесс распределения заданий на обслуживание ККТ
(Рисунок 10).
36
Рисунок 10 – Схема бизнес-процесса распределения заказов
на обслуживание ККТ
Распределение заказов происходит на основании заявок на
обслуживание ККТ. В том числе обслуживание может быть плановым или
внеплановым, кроме того, могут проводится работы по монтажу или
демонтажу ККТ. При этом учитывается сложность работы, определяется
необходимое количество сотрудников и их фамилии. Далее, так как
сотрудники должны быть доставлены к месту установки вместе с ККТ или
набором материальных средств для обслуживания ККТ, назначается
автомобиль и водитель. После этого формируется бумажная форма заказ-
наряда, в которой указаны адрес установки, тип конструкции, дата и время
начала работы, фамилии монтажников, водителя и государственный номер и
марка автомобиля, а также какие-либо примечания.
Исполнителем указанного процесса является сотрудник компании.
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 11.
37
Рисунок 11 – Декомпозиция процесса распределения
заказов на обслуживание ККТ
Декомпозиция остальных процессов приведена в Приложении 1.
В настоящее время данные процессы осуществляются полностью в
ручном режиме, с использованием бумажных документов. Учет выполненной
работы сотрудников ведется вручную, часто допускаются ошибки или
неточности, из-за чего возможны простой одних сотрудников и чрезмерная
загруженность других. Учет выполненных работ и учет движения
автомобилей ведется в специальном журнале, также, как и учет движения
автомобилей.
Кроме того, так как сотрудники находятся постоянно в движении межу
местами расположения ККТ, необходимо иметь возможность формировать им
заказы с учетом их расположения в режиме реального времени. В настоящее
время это происходит путем созванивания с сотрудником и постановки ему
задачи, что является трудоемким и недостоверным способом передачи
информации.
38
В компании на обслуживании находится более 3000 ККТ, более 50ти
сотрудников работают в этом направлении. Одному руководителю отдела
сложно распределять сотрудников так, чтобы всем назначать оптимальный
объем работы. Часто получается так, что сотрудник получает список ККТ,
находящихся в разных районах. И для того, что бы их обслужить, ему
приходится проезжать большое расстояние и тратить много времени на
дорогу. При этом, даже если ККТ находятся в одном районе, выбрать в какой
последовательности их посещать так, что бы итоговый проделанный путь был
минимальным, не так уж просто. Также невозможно узнать, какая техника
запланирована у сотрудника на то или иное время, другим способом, кроме
как непосредственно связаться с сотрудником. Поэтому при поступлении
заявки на разовые работы нет возможности распределить ее между
сотрудниками, у которые не заняты. Отсюда возникает необходимость в
автоматизации распределения сотрудниками между ККТ и составления
оптимального графика работы для каждого сотрудника.
Для составления оптимального графика работы руководителю и
сотрудникам необходим алгоритм, который позволит:
быстро и эффективно получить вариант распределения ККТ
между сотрудниками с учетом расстояния от места установки КТТ до
сотрудника;
получать варианты графиков с учетом предполагаемого времени
на обслуживание ККТ и наикратчайшего пути между точками установки.
Алгоритм позволит руководителю отдела распределять дополнительные
заявки на работы, опираясь на данные о квалификации сотрудника и его
графике, а также будет предполагать внесение изменений в график работы в
случаях:
- поступила дополнительная заявка на работы;
- необходимо срочно провести обслуживание;
39
- внеплановое убытие сотрудников (в результате болезни или тому
подобного).
Квалификация сотрудников определятся по тому, работы по каким
заявкам может выполнять сотрудник.
Поставленная задача состоит в распределении заявок и составлении
такого графика работы для каждого сотрудника, в котором будет указываться,
как лучше распределить ККТ по времени, чтобы можно было обслужить как
можно больше ККТ.
Информационное обеспечение задачи должно содержать в себе список
всех сотрудников компании, работающих по данному направлению, также
список всех ККТ, место расположения ККТ, квалификацию сотрудников,
информацию о всех заявках на обслуживание и заявках на разовые работы.
Таким образом, цель проекта является разработка АИС для учета,
распределения и выполнения заявок на техническое обслуживание ККТ.
Целью разработки информационной системы для учета, распределения
и выполнения заявок на техническое обслуживание ККТ является снижение
трудовых и стоимостных затрат на выполнение сотрудником своих
функциональных обязанностей, повышение точности расчетов, хранение
информации в одном хранилище.
Задачи разработки информационной системы для учета, распределения
и выполнения заявок на техническое обслуживание ККТ:
• снижение трудоемкости и сроков обработки информации;
• автоматизация учета работы сотрудника;
• обеспечение единства единой информации в системе;
• однократность ввода информации с целью исключения ошибок
ввода;
• автоматизация формирования необходимых документов и
отчетов.
40
Объектом автоматизации является рабочее место сотрудника по
распределению заявок между сотрудниками компании.
АИС должна использоваться для обеспечения учета единиц ККТ,
проведения плановых и внеплановых ремонтов, учета работы дистанционных
сотрудников и распределения задач между ними.
Информационная система для учета, распределения и выполнения
заявок на техническое обслуживание ККТ должна состоять из следующих
модулей:
1. Модуль «Справочники».
2. Модуль «Задачи».
3. Модуль «Обслуживание».
4. Модуль «Отчеты».
Каждый модуль ИС должен выполнять соответствующие функции.
В представленных модулях должны быть в наличии следующие
функции:
1. Модуль «Справочники»:
Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Сотрудники»;
Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Марки и модели»;
Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Запчасти»;
Добавление, редактирование и удаление данных в справочнике
«Оборудование».
2. Модуль «Задачи»:
Ведение и назначение задач сотрудникам;
Ввод, редактирование и удаление данных о задачах;
Автоматизированное распределение задач между сотрудниками;
41
Ввод, редактирование и удаление данных о выполнении задач.
3. Модуль «Обслуживание»:
Ввод, редактирование и удаление данных о заявках на
обслуживание;
Ввод, редактирование и удаление данных о выдаче запчастей со
склада для проведения данного ремонта;
Контроль состояния ремонта и ввода данных об окончании
ремонта.
4. Модуль «Отчеты»:
Выдача отчета за период о проведенных обслуживаниях в разрезе
ККТ.
Выдача отчета за период о проведенных обслуживаниях в разрезе
мастерских.
Выдача отчета за период об использованных запчастях для
обслуживания оборудования;
Выдача отчета за период о загрузке сотрудников.
Интерфейс программы должен быть интуитивно понятным и выполнен
в стиле, общем для всех модулей ИС. В каждом модуле информация подается
в удобном для пользователя виде упорядоченных списков.
При вводе, редактировании и удалении данных изменения сразу же
должны отображаются в списках.
В данных списках должна быть возможность осуществлять поиск
данных по выбранному столбцу с мгновенным нахождением необходимой
информации.
Также интерфейс программы должен обладать системой фильтрации.
Все действия должны проводиться визуально и интуитивно понятно для
пользователя. Фильтровать записи в списках возможно по любым полям и
комбинациям полей.