65
В зависимости от количества затрагиваемых тем деловые письма
могут быть одноаспектными и многоаспектными.
Одноаспектными, то есть посвященными только одной теме, чаще
бывают письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем
существуют уже устоявшиеся выражения (синтаксические конструкции),
которые передают тот или иной аспект содержания. Текст многоаспектного
письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов.
Изложение каждого аспекта необходимо начинать с нового абзаца. Но
в современной деловой переписке принято чаще пользоваться именно
одноаспектными письмами. Наиболее простая структура письма – это две
части.
В первой излагаются факты и события (причины, аргументы),
послужившие основанием для создания письма.
Во второй – выводы, просьбы, предложения.
При составлении любого письма нужно вначале наметить логическую
схему его содержания.
Вот примеры схем некоторых деловых писем.
Служебное письмо-запрос:
- обоснование необходимости запроса;
- содержание запроса;
- ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
- сообщение о высылаемом материале;
- уточняющие сведения.
Письмо-просьба:
- изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
- изложение просьбы;
- ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;
- выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе, отклонение предложения):
66
- повторение изложения просьбы;
- обоснование причины неудовлетворения просьбы;
- констатация отказа или отклонения предложения.
Вы уже знаете, что под реквизитами делового письма понимают
элементы информации, обязательные для включения в документ. Полный
перечень реквизитов документа, вы изучали в курсе «Документационное
обеспечение». Отметим, что при поступлении письма в организацию
добавляются:
- резолюция ответственного лица;
- отметка о контроле за исполнением.
Совокупность реквизитов называется формуляром. Для сокращения
времени на подготовку документов и во избежание ошибок созданы типовые
формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее
напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты.
Напомним и о том, что перед заголовком текста обычно называют вид
документа: Приказ, Акт, Решение и пр. Единственным видом документа, на
котором не указывается его название, является официальное письмо. При
подписании документа должностными лицами разных рангов, их подписи
располагаются одна под другой в соответствии с рангом занимаемой
должности. Если же сотрудники равны по статусу, то их подписи
располагаются рядом на одном уровне.
Полезный документ должен содержать самые необходимые данные.
При составлении делового письма необходимо ориентироваться на
следующие правила:
1. Старайтесь использовать слова в их прямом значении. При
составлении документа избегайте слов в переносном значении. Осторожно
нужно также обращаться и с «производными» словами, так как в новой
форме они могут приобретать иной смысл. Например: строить – перестройка,
документ – документальный, метод – методология. Если невозможно
67
обойтись без профессиональных терминов, нужно выбирать самые
общеупотребительные или пояснять их.
2. Выбирайте слова с соответствующей стилистической окраской.
Специалисты не рекомендуют применять без необходимости слова,
устойчиво закрепленные за определенным неделовым стилем речи
(разговорную, шутливо просторечную лексику, жаргон), иначе ваша речь
будет выглядеть неуместно. Чтобы уточнить, к какому стилю относятся те
или иные слова, необходимо обратиться к толковому словарю. В
зависимости от собственных целей и ожиданий партнера можно подбирать те
синонимы, которые придают соответствующую эмоциональную окраску
письменной речи. Существуют слова, близкие (не тождественные) по
значению, но различные в стилистическом плане.
3. Используйте простые конструкции с акцентом на ключевые слова.
Характерной особенностью любого официального документа является то, что
порядок слов в предложении должен отражать логическую
последовательность элементов содержания письма и соответствовать
традиционным нормам расположения слов, принятым в данном языке. В
русском языке информационная насыщенность речи возрастает имен" но к
концу предложения. Это значит, что, как правило, в конце предложения
располагаются ключевые слова и фразы, несущие основной смысловой
акцент.
Таким образом, в начале предложения должна находится
вспомогательная информация, а затем основная. Причем, вспомогательная
информация помещается перед сказуемым, а основная информация – после
него. Сравните, например: «Заседание совета директоров состоится в
конференц-зале в 15 часов 30 минут». (Акцент на обстоятельствах
проведения: где и когда). Или: «В 15 часов 30 минут в конференц-зале
состоится заседание совета директоров». (Акцент на событии: что состоится).
В других языках закономерности иные. Например, английское предложение
68
начинается с ключевого слова, и смысл сказанного воспринимается
носителями языка в соответствии с тем, что сказано в первую очередь.
Хотим обратить ваше внимание на то, что для официально-делового
стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним
словом, а целостным словосочетанием. Однако это является не обязательным
требованием, а всего лишь особенностью, благодаря которой информация
максимально конкретизируется. Например, (конкретная, необходимая…)
информация, (расширенное, плановое …) заседание.
4. Делайте каждое предложение завершенным и точным. Необходимо
помнить, что в деловом документе каждое предложение должно быть
максимально завершенным, чтобы, будучи выделенным из контекста, оно
сохраняло первоначальный смысл.
Например: Проект был завершен к сроку, указанному в договоре от
22.04.98. Проект был завершен к сроку, указанному в договоре. Проект был
завершен к указанному сроку. Проект был завершен к сроку. Проект был
завершен. Он был завершен к сроку. В данных примерах точность и
завершенность убывает от первого предложения к последнему. Представьте,
какие недоразумения возможны из-за отсутствия ясности в последних трех
вариантах.
5. Используйте только одно предложение для выражения одной
мысли. Выполнение данного правила позволяет легче усвоить написанное,
поскольку оно хорошо запоминается. Но нужно учесть, что правило
использования одной мысли в одном предложении касается только
суждений, а не фактов. Даже в одном предложении можно размещать
несколько фактов.
Например: Данный проект перспективен и не требует больших
ресурсов. В этом предложении указано два факта (перспективность и
дешевизна), но одно главное суждение (речь идет о проекте).
Сравните: Данный проект перспективен и не требует больших
ресурсов, а его автор является заслуженным деятелем культуры. Во втором
69
примере передается два суждения (о проекте и о его авторе), и одна часть
информации отвлекает от восприятия другой. Уместней было бы разделить
это предложение на два более простых. Однако иногда уместно употребить
два тесно связанных суждения в одном высказывании.
Например: Данный проект перспективен и не требует больших
ресурсов, поэтому мы решили принять в нем участие.
6. Применяйте глаголы в действительном, а не страдательном залоге.
Напомним, что действительный залог отражает активную позицию, а
страдательный – пассивную. В деловой речи уместнее демонстрировать
активные конструкции.
Например: Компания заключила контракт. (Действительный залог)
Компанией заключается контракт. (Страдательный залог) Глаголы
действительного залога делают документ более динамичным, убедительным
и облегчают его понимание. Сравните: Оплата счета производилась 10
февраля 2003 года. (Наихудший вариант). Оплата счета произведена 10
февраля 2003 года. Компания оплатила счет 10 февраля 2003 года.
(Наилучший вариант).
7. Используйте подходящие формы обращения и завершения письма в
соответствии с нормами этикета и с собственными целями. В зависимости от
тона письма можно употреблять слова «компания» или «наша компания»,
«мы» или «я». Среди подходящих форм для завершения письма можно
назвать следующие:
1) указание должности, фамилии и инициалов (или полного имени,
имени-отчества) автора;
2) выражение надежды на дальнейшее сотрудничество и подпись
(должность, ФИО) автора;
3) «С наилучшими пожеланиями (с пожеланием успехов)» и подпись
автора;
4) «Всего доброго» и подпись;
5) «Искренне Ваш» и подпись.
70
8. Учитывайте соответствие речевого стиля отправителя стилю
письма получателя. Если нам приходится писать ответ на письмо делового
партнера, следует обратить внимание на то, какими словами и речевыми
оборотами он пользуется. Если он представляется в письме официально, то,
вероятно, он хочет, чтобы к нему обращались именно так. Подобное правило
касается и общего тона речи, который придется учитывать при написании
ответа. Подбирая нужные слова, необходимо проявить свою
осведомленность о партнере, дипломатичность, знание этикета и, разумеется,
грамотность. Очень важно при выборе стиля письма оставаться самим собой,
избегая проявлений, противоречащих вашему имиджу.
Существует правило: стиль обозначения заголовков не должен
меняться на протяжении всего документа. То есть, если в заголовках или
перечислениях используются буквы (а, b, с…), то нельзя переключаться на
цифровую нумерацию (1, 2, 3…). Необходимо также следить, чтобы
заголовок не оказался внизу страницы оторванным от дальнейшего текста.
Система нумерации может состоять из одних только цифр.
Самые крупные разделы можно обозначать римскими цифрами,
остальные же (более мел" кие) в этом случае нумеруются арабскими
цифрами.
Например:
Раздел I.
1. Теоретические аспекты кадрового менеджмента.
2. Кадровые технологии. Распространена в деловых документах
нумерация с помощью только арабских цифр.
Например:
1. Теоретические аспекты кадрового менеджмента.
1.1. Эволюция кадрового менеджмента.
1.2. Сущность, цели и задачи управления персоналом фирмы.
1.2.1. Кадровое планирование.
71
1.2.2. Поиск и отбор персонала. Возможно структурирование текста и
без цифр, за счет смены размера шрифта в зависимости от степени важности
каждого заголовка.
При этом тип шрифта должен оставаться одним и тем же для всех
заголовков: Times New Roman, Arial или др. Важно позаботиться о том,
чтобы структура не казалась неоправданно сложной. Необходимо проверить,
все ли заголовки начинаются с прописных букв и соответствует ли
содержание разделов их названиям.
К элементам организации текста относятся также:
- номера страниц;
- перекрестные ссылки (желательно, чтобы их не было много);
- индексы (полезны в больших документах);
- постраничные сноски (удобнее для чтения, чем примечания в конце
текста);
- глоссарии, приложения и пр. (должны быть максимально удобными
для пользования, чтобы не заставлять читателя слишком часто отвлекаться от
основного текста). Перечисления, оформленные черточками, звездочками
или другими фигурами позволяют разбить текст на легко усваиваемые
фрагменты. При этом в каждом пункте должен содержаться небольшой
объем информации (5 – 9 слов).
Приведем правила оформления перечислений:
- поставить перед перечислением двоеточие;
- начинать каждый пункт со строчной, а не с прописной буквы (если
все пункты выражены полными предложениями, в конце ставится точка, если
нет – точка с запятой);
- избегать повторений в начале каждого пункта;
- ставить точку только после последнего пункта.
Нумерованные перечисления применяются, когда в определенном
месте текста приводится сжатая информация. Для оформления перечислений
можно применять и буквы. В этом случае применяют скобки, иначе буквы
72
потеряются в тексте. Информацию при перечислении можно выделить
пробелом или красной строкой. Важно следить за тем, чтобы все
перечисления в тексте были оформлены одинаково.
Стилистическое соответствие, как уже упоминалось на прошлом
занятии, можно проверить с помощью словарей. И все-таки мы советуем вам
запомнить еще несколько особенностей официально-делового стиля.
1. Официально-деловые тексты обычно обходятся без обозначения
авторства, поэтому часто употребляются безличные глаголы, называющие
действия, состояния, намерения или побуждения. Употребляются также
слова, выражающие побуждение читателя к действию: нужно, необходимо,
следует учесть и т. п.
Например: Объем статей не должен превышать восьми страниц
печатного текста.
2. В области лексики деловой стиль отличается от других
использованием профессиональных терминов, если они предназначены для
респондентов, знакомых с данной профессиональной областью. Но наряду с
этим, деловое письмо характеризуется своеобразной лексикой и
фразеологией, не встречающейся в других стилях: проживает вместо живет,
лицо вместо человек, зачисляют вместо принимают, предоставляется вместо
дается, отбыл вместо уехал, с супругой вместо с женой, заслушать,
надлежащий, исходящий и т.п.
3. В деловом стиле приняты стандартизированные речевые обороты:
вступить в законную силу, по истечении срока, в установленном порядке, в
целях, со стороны, в области и пр., а также отыменные (относящиеся к
именам существительным) предлоги и союзы: в соответствии с; вследствие
того, что; в дополнение к; в силу того что и др.
Многие годы обсуждается проблема излишней тяжеловесности
официального стиля, необходимости избавляться от канцеляризмов
(неоправданно сложных оборотов речи). Но в то же время в деловой речи
неприемлемы диалектизмы, жаргонизмы и просторечные слова. Чтобы
73
облегчить чтение адресату, тщательно проверьте, нет ли в тексте
дублирующих друг друга слов или словосочетаний.
Например:
Первое и самое главное = главное (или первое);
целиком и полностью = полностью;
пришли к общему консенсусу = пришли к консенсусу и т.п.
Официальная речь иногда может оказаться перегруженной
канцеляризмами. Поэтому деловые документы, в зависимости от степени
важности, могут допускать некоторые упрощения в традиционной деловой
речи.
Например: Собрание коллектива вынесло постановление о
необходимости принятия участия в мероприятиях, посвященных
празднованию Нового года. Если текст не является дипломатическим и не
носит торжественный характер, то в текущей деловой переписке допустимо
сказать так: На собрании коллектива было решено принять участие
(участвовать) в организации Новогоднего праздника. Иногда в деловых
текстах встречаются слова, ничего не добавляющие к сказанному.
Бесполезных слов следует избегать, если только они не служат для усиления
впечатления.
Например: Эта встреча очень важна. Рынок значительно изменился с
прошлого года. В указанном примере подчеркнутые слова могут оказаться
как полезными, так и лишними, в зависимости от акцентов, которые вы
хотите расставить в тексте.
А вот примеры предложений с бесполезными словами: Если у кого-
нибудь из вас есть какие-нибудь предложения, можно при! слать их по
электронной почте.
Лучше: Если у вас есть предложения… Высылаем список
необходимого оборудования, которое потребуется в ближайшее время.
74
Лучше: Высылаем список оборудования, которое потребу! ется в
ближайшее время. Деньги нужны, чтобы использовать их для закупки новой
партии товара.
Лучше: Деньги нужны для закупки товара. Иногда описываемые
факты подразумеваются сами собой. Но, если вы сомневаетесь, является ли
слово лишним, прочитайте фразу без него и вдумайтесь, искажается ли ее
смысл. Если нет, можно смело сокращать текст.
Например: Объективно рассмотрев план реорганизации, комитет
принял решение о том, что время для нее выбрано неудачно из-за
действующей в настоящее время процедуры увольнения.
Лучше: Комитет рассмотрел план реорганизации и решил, что
действующая процедура увольнения препятствует предстоящим изменениям.
Оптимальными по длине являются предложения, состоящие не более чем из
20 слов. Исключительно важен размер документа, поскольку часто не хватает
времени, чтобы внимательно перечитать текст от начала и до конца. В
слишком длинном документе могут оказаться упущенными некоторые
важные пункты. Однако часто возникает противоположная проблема:
однотипные аргументы, пояснения и ссылки на одни и те же факты могут
повторяться.