65
С их помощью невозможно полностью автоматизировать управление запасами,
а основными решениями остаются проблемы пользователя.
Что касается методологии, то следует сказать, что недалеко от
инструкций разработчиков советской эпохи, где был рекомендован страховой
резерв в размере 50% от текущего портфеля (по другим данным 33%).
Некоторые программы имеют номинальные поля: «минимальная маржа» и
«максимальная маржа», но они не оптимально определяются самой
программой, а определяются на основе количества дней безопасности,
указанных пользователем. Оперативное управление осуществляется
следующим образом: заказ выполняется либо тогда, когда спрос достигает
объема автомобиля, либо по истечении заданного пользователем периода
времени, когда инвентаризация доводится до максимального значения или в
размере значения, определенного пользователем.
По результатам финансово-экономического анализа оборотных средств
и резервов ООО «SIFAT BIZNES SAVDO» можно констатировать, что
компания не уделяет большого внимания оперативному управлению и
планированию закупочной деятельности.
Особенно остро в организации стоит проблема управления поставками
товаров, в связи с чем постоянно требуются определенные виды товаров,
которые быстро заканчиваются на складе, поскольку их запасы не
стандартизированы. В то же время на складе имеется избыток
невостребованных и «купленных в резерве» товаров, срок годности которых
для многих из них уже выпущен.
Поэтому руководству оптового отдела ООО «SIFAT BIZNES SAVDO» и
бухгалтерии следует обратить внимание на контроль наличия, использования и
нормирования запасов, их оперативное управление и планирование объема
закупок. Здесь использование современных компьютерных технологий может
оказать существенную помощь.
Основной задачей системы управления запасами должен быть не только
учет запасов на складе, но и применение современных моделей и правил
66
пополнения запасов, планирование оптимальных объемов поставок с доступом
к финансовому контролю. финансовые и бюджетные ресурсы, выделенные на
приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование
запасов организации ООО «SIFAT BIZNES SAVDO».
Для планирования запасов ООО «SIFAT BIZNES SAVDO» необходимо
изучить динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов запасов.
Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая
продаж будет колебаться по сравнению со средней кривой.
Исследование предыдущей истории потребления (обращения) запасов
дает материал для «прогнозов» прогресса многочисленных шагов вперед. С
этого момента начинается процесс управления запасами.
Основной целью разработанной системы управления запасами является
повышение эффективности управления запасами в организации ООО «SIFAT
BIZNES SAVDO», обеспечение контроля над расходами, увеличение прибыли
бюджета предприятия за счет снижения затрат на управление. и
оптимизировать финансовые отношения с поставщиками сырья.
При использовании автоматизированной системы управления запасами
можно добиться следующих улучшений в работе ООО «SIFAT BIZNES
SAVDO»:
- рациональное использование материальных запасов;
- повысить ликвидность избыточных запасов материалов;
- ускорение оборота всех видов акций;
- обеспечение оптимальных затрат на приобретение акций;
- расчет оптимальной партии запасов;
- снижение складских расходов;
- обеспечение бесперебойной работы транспорта;
- выявление дефицитных позиций отдельных видов акций;
- выбор позиций тех фондов, для которых были сформированы
избыточные запасы, с целью их последующей продажи;
67
- определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения
необходимых поставок материалов в плановый период и т. д.
Основным недостатком прикладной программы «1С: Предприятие.
Управление торговлей» в ООО «SIFAT BIZNES SAVDO» является то, что
данная система не предназначена специально для специализированных
торговых предприятий, она не учитывает специфику их деятельности. Однако
на основании Из этой системы был создан ряд автоматизированных систем,
специально предназначенных для предприятий торговли, торгующих
компьютерной техникой.
Для решения проблемы автоматизации управления запасами, ООО
«SIFAT BIZNES SAVDO» будет использовать существующие в организации
электронные вычислительные устройства и периферийное оборудование.
Покупка дополнительного оборудования не требуется.
Рассмотрим количество и конфигурацию рабочих станций в
организации ООО «SIFAT BIZNES SAVDO», (табл. 15).
Таблица 15
Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест
в ООО «SIFAT BIZNES SAVDO»
Подразделение,
должность
Техническая
оснащенность АРМ
Конфигурация
технического средства
Бухгалтерия:
Главный бухгалтер
ЭВМ, принтер, сканер,
копир
PIII/256Mb/HDD60Gb/CD
Epson Stylus CX 3200
all-in-one
Бухгалтер-экономист
ЭВМ, принтер
PII/128Mb/HDD30Gb/CD
HP LaserJet 1010
Отдел закупок:
Руководитель отдела
закупок
ЭВМ, принтер, модем
PIII/512Mb/HDD60Gb/CD
HP LaserJet 1020
Заведующий складом
ЭВМ, принтер
PIII/512Mb/HDD60Gb/CD
HP LaserJet 1020
Источники: Собственная разработка на основе финансовых документов
ООО «SIFAT BIZNES SAVDO»
Организация должна использовать данные годовой финансовой
отчетности в качестве исходных данных для управления запасами - Формы № 1
68
Бухгалтерский баланс, № 2, 3, 4, 5; Счет регистрации 10, 15, 16; Главная книга,
журнал заказа № 6, бухгалтерские документы на товары и материалы.
Следующие типы операционных систем и пакетов прикладного
программного обеспечения требуются для автоматизации системы управления
запасами в ООО «SIFAT BIZNES SAVDO»:
- управление SAP / R3;
- Windows 9x / NT 4.0 / 2000 Server / XP;
- MS Excel 2000 (русская версия);
- MS Word 2000 (русская версия);
- MS Access 2000 (русская версия);
- Internet Explorer 6.0 (русская версия);
- 1С бухгалтерия 8.1.
Все вышеперечисленное программное обеспечение, за исключением
предлагаемой к приобретению программы SAP / R3 Store Management, уже
установлено на компьютере рабочей станции организации, и оно поэтому нет
необходимости покупать или устанавливать дополнительное программное
обеспечение.
При внедрении информационной системы управления запасами
преобразование и реинжиниринг организационной структуры учреждения не
потребуется. Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных
в таблицы информационных систем, расчет показателей, получение и анализ
фактической (выходной) информации будет осуществляться руководителями
объектов. на основании разработанных правил и должностных инструкций.
Подразделения и руководители, участвующие в создании и использовании
информационной системы, представлены на рисунке 7.
69
Рисунок 7 - Организационная модель управления закупочной
деятельностью в ООО «SIFAT BIZNES SAVDO»
Источники: Собственная разработка на основе финансовых документов
ООО «SIFAT BIZNES SAVDO»
Информация будет собрана путем ввода ее в таблицы данных пакета
управления магазином SAP / R3. Передача данных в систему будет
осуществляться с использованием коммуникационного оборудования.
Все ответственные лица, входящие в организационную модель
управления закупками в ООО «SIFAT BIZNES SAVDO», имеют высшее
образование, навыки работы на ПК на уровне пользователя. Информационная
модель SAP Management / Store Store включает в себя следующие блоки:
1. Справочная информация.
В качестве исходной информации для определения и расчета
оптимального среднего размера партии конкретного вида материальных
запасов будут оперативные данные учета и управления предприятием:
─ справочный инвентарь;
─ сумма эксплуатационных расходов на размещение заказов;
─ объем потребления материальных запасов в рассматриваемом
периоде;
средний объем одной партии материально-производственных
запасов;
средняя стоимость размещения одного заказа;
сумма эксплуатационных расходов, связанных с хранением запасов
на складе;
Генеральный
директор
Бухгалтерия
Отдел
закупок
Заведующий
складом
70
стоимость хранения единицы хранения в течение
рассматриваемого периода.
2. Результативная информация:
общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы
по транспортировке и приемке);
общая сумма затрат по хранению товаров на складе;
оптимальный средний размер партии поставки материальных
запасов;
оптимальный средний размер материальных запасов;
норматив запаса сырья и материалов на складе.
На основе исходных данных (справочник запасов, справочник
потребления материальных ресурсов за период, справочник размещения
запасов и затрат на хранение) с использованием математических инструментов
и приведенных выше моделей управления запасами, будут сгенерированы
следующие документы:
таблица средних оптимальных размеров складских лотов;
таблица оптимальных размеров среднего запаса на складе;
таблица показателей оборачиваемости акций;
таблица нормативов для запасов сырья на складе;
таблица дефицитных запасов;
излишки складских столов на складе.
В таблице 16 приведены сравнительные характеристики системы SAP
Management Store Store / R3 с конкурирующими системами.
Таблица 16
Сравнительная характеристика системы Store Management
SAP/R3 с другими автоматизированными системами управления
запасами
Показатель
Store Management SAP/R3
Традиционные системы
Объект
Сосредоточиться на самом важном
активе - инвентаре
Все аспекты бизнеса
компании
Функции
Система классов MCI, которая
управляет учетом,
прогнозированием спроса,
нормированием, оперативными
Процедуры учета и анализа
71
готовыми решениями, оценкой
производительности,
моделированием и оптимизацией
ассортимента. Существование
другой бухгалтерской программы
является необходимой
предпосылкой для
функционирования системы.
Методы
Использование математических,
статистических и аналитических
методов в области теории
управления запасами, а также ряда
запатентованных методов и
приемов.
Использование простейших
математических методов
обработки: сложение,
вычитание, умножение,
суммирование, группировка
и т. д.
Цель
В то же время происходит
значительное сокращение товарно-
материальных запасов, сокращение
транспортных расходов, сокращение
дефицита и, следовательно,
увеличение рентабельности
товарно-материальных запасов.
Обеспечение автоматизации
логистической работы и перехода
на более высокий уровень
управления - контроль по
параметрам
Надежная, полная,
актуальная информация о
фактах из экономической
жизни
Результаты
Разработка готовых ответов на
вопросы об управлении запасами:
что, в какое время, в каком
количестве заказать
Отчетность для налоговых и
управленческих целей
Параметры
Включая все факторы (причины),
определяющие оптимальный запас
материала
Не требует учета факторов,
влияющих на оптимальные
запасы.
Источники: [32 c.245]
Внедрение автоматизированной системы поставок в ООО «SIFAT
BIZNES SAVDO» позволит избежать чрезмерного формирования сырьевых
ресурсов на складах. Независимо от того, насколько хорош вид на склад,
полный готовых к отправке товаров, всегда существует риск того, что цена
товара внезапно упадет после того, как компания создаст избыточный запас
этих товаров, l Бизнес автоматически теряет дополнительную прибыль,
которую он мог бы получить, если бы товары были куплены как можно ближе к
их продаже. Эти потери напрямую зависят от количества товаров и сроков их
хранения. Физическое и психическое старение и ухудшение при хранении
также приводят к потерям. Конструктивные изменения, потребительские
72
предпочтения в отношении других видов товаров, капризы моды могут
привести к мгновенному устареванию товаров. Нежелательные и слишком
низкие запасы. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов,
транспортировкой, хранением товаров, компания не может покупать товары до
момента получения заказа от потребителя. Поддержание определенного запаса
в соответствии с прогнозом продаж способствует стабильности и ритму
продаж.
У компании всегда должно быть достаточно товаров для немедленной
обработки заказов. Тем не менее, вы не должны вкладывать большие деньги в
создание чрезмерных запасов, которые становятся непригодными для
использования на складе. Оптимальный инвентарь - это нечто среднее между
«слишком высоким» и «слишком низким». Запасы не могут быть представлены
как единая товарная категория. Необходимо проверить каждое наименование
товара.
Самая низкая стоимость - это соблюдение бюджета при размещении
заказов в наиболее прибыльной системе. Стоимость заказа, получения и
хранения партий товаров снижается благодаря рекомендациям поставщиков по
оптимизации количества и условий заказа.
Максимальное удовлетворение спроса - достижение фиксированного
процента удовлетворения заказов в соответствии с номенклатурой. Ни один
поставщик не ожидает полного удовлетворения спроса из-за невозможности
хранить весь ассортимент товаров даже в складской системе. Уровень
удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень
устанавливается каждым поставщиком для его распределительной сети в
качестве параметра стратегии управления запасами, который влияет на объем
запасов и затраты на их обслуживание. [26 c.357]
Затраты на управление запасами играют важную роль при выборе
стратегии.
73
Управление запасами обычно подвергается различным ограничениям - в
зависимости от размещения заказа и графика исполнения, по экономическому
размеру лота и уровню запасов.
Рационирование и контроль запасов являются компонентами системы
управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или
затоваривания. Организация пополнения характеризуется определенными и
случайными параметрами. Интервалы между поставками, размерами партий и
спросом не являются постоянными значениями, так как на них влияют многие
факторы, которые необходимо учитывать при формировании запасов.
Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на
транспортировку следующей, также может потребоваться другое время для
обработки документов и т. д.
Нормирование, регулирование и контроль запасов обеспечивает
поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса,
которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при
удовлетворительном обеспечении клиентов и оптимальных затратах на
поддержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении как
оптимального уровня по определенному критерию, так и в условиях развития,
обеспечивающих поддержание запасов на этом уровне.
Норма запаса - количество товара для каждого товара, которое должно
храниться на складе для обеспечения бесперебойных продаж. Различают
максимальные, минимальные, средние нормы запасов, заказы, стандарты
страхового запаса. Точка заказа может быть определена на минимальном
уровне запаса, если этого запаса достаточно до прибытия новой партии товара.
Прежде чем решить, сколько именно данного товара должно быть на
складе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако спрос не
является единственным критерием для обоснования уровня запасов.
Руководство предприятия должно определить цель формирования запасов
определенных товаров и с учетом задач, поставленных перед рассмотрением
вопроса о потребностях.
74
Большинство компаний стремятся предоставить:
- постоянная доступность для отгрузки товара;
- минимальные вложения в денежные резервы;
- минимальный риск;
- легкость пополнения;
- постоянная и регулярная реализация.
Эти цели требуют поддержания запасов на оптимальном уровне, чем
чаще акции разворачиваются, тем меньше инвестиций в их образование, тем
меньше риск и тем больше денег высвобождается для покупки новых товаров,
для улучшения и расширения деятельности.
Сведение запасов к минимуму - один из способов увеличения прибыли.
Поэтому основная задача - найти оптимальный уровень запасов для каждого
товара. Независимо от других соображений, для бесперебойного снабжения
потребителей у вас всегда должно быть достаточное количество продуктов для
каждой позиции, и для этого вы должны знать статистику потребления каждого
продукта.
Высокоэффективная оптовая продажа возможна только в том случае,
если:
- систематический маркетинг;
- управление запасами на основе научных методов;
- организация управленческого учета;
- компьютеризация учета, статистики, анализа, прогнозов и обработки
информации.
Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить затраты на
хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить
обслуживание клиентов. [27 c.10]
Экономическая эффективность информационной системы управления
может быть установлена путем прямого сравнения затрат и результатов ее
внедрения, а также выражена в относительных величинах. Сравнивая
результаты до и после создания информационной системы, можно определить,