67
документообороте составляет от 15 до 45 % . Для расчета можно использовать
среднее значение. Если руководство экономит 30 % времени на формирование
документации, то можно эффективность использования электронного
документооборота посчитать как 30 % от заработной платы, так как
производительность труда растет, а оплата остается прежней. Расчет экономии в
месяц представлен в таблице 7.
Таблица 7
Сокращение денежных расходов за счет увеличения
производительности труда документации почтовой службой.
Затраты при
Затраты при
Должность
Количество
Заработная
бумажном
электронном
Экономия
сотрудника
сотрудников
плата,
руб
документооборот
е
,
руб
документообор
оте (E-invoicing)
,руб
,
руб
Директор
Супермаркета
178
50000
8900000
6230000
2670000
Бухгалтер по
расчетам с
поставщиками
2
25000
50000
35000
15000
Менеджер по
закупу
2
30000
60000
42000
18000
Главный
бухгалтер
1
70000
70000
49000
21000
Итого
183
9080000
6356000
2724000
Транспортные расходы включают в себя как зарплату курьера и затраты на
бензин, так и стоимость почтовой посылки. Курьер работает по графику 5/2, в
месяц 20 смен, за один день тратит ~ 800 рублей на бензин.
Документы из Красноярска в Ангарск и обратно отправляются 4 раза в
месяц, -услуга курьерской службы Почты России доставляет 1 кг документов за
437 р.
68
Расчет сокращения расходов на транспортировку документации
представлен в таблице 8.
Таблица 8
Сокращение расходов на транспортировку документов при
транспортировке
Способы транспортировки
Стоимость при бумажном
документообороте
Стоимость при
электронном
документообороте
Курьерская служба
включает:
36000
-
Зарплата курьера
20000
-
Расходы на ГСМ
800*20= 16000
Почтовая отправка
(Курьерская служба Почты
России)
(4+4) * 437 = 3496
-
Итого затрат:
39496
Согласно исследованиям ПАО Росбанк, стоимость процессинга одного
бумажного документа с учётом всех прямых и косвенных затрат составляет
порядка 50-110 рублей, а цена одной транзакции через E-invoicing - будет
составлять не более 9 рублей .
При этом один магазин в месяц оформляет и отправляет примерно 1500
документов, а 178 магазинов - 267000. Для расчета расходов используется
среднее значение затрат на процессинг при бумажном документообороте (80
рублей).
69
Виды штрафов за
несвоевременную подачу
документов
При бумажном
документообороте
При электронном
документообороте
Декларация по НДС
5 процентов от
предназначенного к
уплате налога за каждый
просроченный месяц -
полн й и и неполный
Росстат
0т 20000 до 70000
Справка 2-НДФЛ (Налог на
прибыль)
200 р б. за каждую
представленную с
опозданием справку
Расчет 6-НДФЛ
1 000 р б. за каждый
полный или неполный
месяц просрочки
Расчет по страховым
взносам
5% не уплаченных в срок
взносов, подлежащих
уплате по расчету за
последние три месяца, за
каждый полный или
неполный месяц
просрочки.
295 рублей в месяц за
возможность отправлять
отчетность в
государственные органы.
Сравнение затрат на процессинг документов представлен в таблице 10.
Помимо экономии ресурсов, электронный документооборот позволяет
экономить время.
Ускорение процессов оформления документов позволит оперативно
анализировать объемы продаж в каждой торговой точке и перебрасывать товар
туда, где он активнее продается. При бумажном документообороте с этим
возникают проблемы.
Хранение и поиск документов. Поиск документов осуществляется при
помощи строки поиска в электронном архиве, и вместо долгих часов сокращается
Таблица 9
Сравнение возможности риска потери документов
70
до минуты. Кроме того, обеспечивается их сохранность, так как бумажные копии
нередко теряются или портятся. Наконец, ведение документации в электронном
виде позволяет проще ее анализировать — соответствующие инструменты
включены в функционал E-invoicing .
Затраты
Бумажный
документооборот
Электронный
документооборот E-
invoicing
Экономическая
эффективность
Финансовые
издержки:
Заработная плата
(повышение
производительности
)
9080000 рублей
6356000 рублей
2724000 рублей
Транспортировка
документов
39496 рублей
-
39496 рублей
Сокращение
стоимости
процессинга
документов
267000 * 80 =
21360000 рублей
267000 * 9 = 2403000
рублей
18957000
рублей
Архивное хранение
2000 рублей
400 рублей
1600 рублей
Тариф
«дополнительный»
для отправки
документов в
госорганы
295 рублей
Финансовые риски:
Потеря документов,
ведущая к штрафам
от госорганов
До 100000 рублей
-
Риски
взаимодействия с
контрагентами
Сокращение, за счет
возможности
проверить рейтинг
контрагента
Также можно добиться значительной экономии средств и ускорении
оплаты счетов, которые несет внедрение электронных счетов-фактур. Опыт
торговых партнеров, уже внедривших ЭСФ говорит о примерно 15% ускорении
Таблица 10
Экономия финансовых ресурсов при использовании сервиса
электронного документооборота E-invoicing
71
получения оплаты по выставленным ЭСФ в сравнении с бумажными счетами-
фактурами» .
Таким образом, можно отметить, что электронный документооборот
позволяет предприятию значительно сократить издержки, оптимизировать
работу, увеличить объемы продаж, сократить дебиторскую задолженность. А
также использование дополнительных сервисов и самого документооборота
позволяет руководителям заниматься развитием бизнеса, а не тратить время на
рутинную работу.
В рамках работы мы проанализировали три основных направления
улучшения позиций банка.
Электронный документооборот доя банка не просто позволяет увеличить
производительность труда, но и полностью сократить сотрудников.
Соответственно можно посчитать насколько сократились издержки на
оплату труда. 36523 * 25000= 913075000 рублей.
Не стоит забывать, что трудозатраты клиентских менеджеров также
сокращаются на 30 % за счет сокращения времени на поиск, анализ, обработку и
перевод документации с бумажной верши в электронную (сканирование).
Росбанк имеет 14 территориальных банков в каждом примерно 25 клиентских
менеджеров по работе с клиентами крупного и среднего бизнеса и 8 ассистентов
клиентских менеджеров.
Соответственно всего в ПАО Росбанк около 350 клиентских менеджеров и
112 ассистентов клиентских менеджеров. Средняя зарплата от 60 до 80 тысяч
рублей. Сокращая трудоемкость банк сможет сократить издержки на оплату
труда (350+112)* 60000*0,7= 8316000 рублей в месяц.
Так как главный затратный материал для банка при бумажном
документообороте — это бумага, то стоит посчитать и возможное сокращение
издержек при переводе клиентов на электронный документооборот. Затраты на
расходные материалы (бумага) определены по формуле Зб. = (К*С*С1) *Ч*Д, где
72
К - среднее количество листов бумаги формата А4 в день на одного человека; С -
стоимость одного листа бумаги формата А4; С1 - стоимость печати одного листа
бумаги формата А4; Ч - общая численность рабочих мест СЭД; Д -среднее число
рабочих дней в году; Зб. - показатель эффективности, определяющий сумму
снижения затрат на расходные материалы (бумага) в рублях [60].
К=20 листов*, С=0,5 руб., С 1=0,7 руб., Ч=200000 чел., Д=245 дней.
Экономия материальных затрат рассчитана в ценах 2017 г.
Зб.=20*0,5*0,7*200000*245= 7539036 (руб.), т.е. экономия составит
примерно 343 млн. руб. в год.
Показатели экономии финансовых ресурсов представлены в таблице 11.
Виды расходов
Экономия затрат за 1 год
Оплата труда (сокращение сотрудников)
913075000* 12 = 10956900000
Заработная плата (повышение
производительности труда
8316000*12= 99792000
Расходные материалы (бумага)
343000000
Итого:
11399692000
Благодаря дистанционному банковскому обслуживанию и системе
электронного документооборота E-invoicing, ПАО «Росбанк» каждый год может
экономить на издержках около 11, 4 млрд рублей. И если сокращение
сотрудников будет увеличиваться, то и издержки будут уменьшаться.
Снижение рисков при работе с клиентами и улучшение имиджа банка,
несомненно, можно признать направлением улучшения позиций ПАО Росбанк.
При электронном документообороте клиенты будут отправлять отчетность
в банк и контрагентам в электронном виде, что позволит быстрее анализировать
отчетность, пополнять базы данных данными о возможных финансовых,
деловых, организационно-правовых рисках, связанных с компаниями.
Сервис проверки контрагентов будет служить не только инструментом для
Таблица 11
Экономическая эффективность внедрения электронного
документооборота для ПАО Росбанк.
73
привлечения в банк новых клиентов, но и позволит банку корректировать свои
деловые отношения с различными компаниями, анализируя риски. Чем больше
банк будет знать об организации с которой ведет деловые отношения, тем
эффективнее получается это делать. Снизятся риски в предоставлении
невозвратных кредитов, появится возможность предложить компании именно те
услуги, которые ей нужны.
Внедрение дополнительного сервиса «проверки контрагентов» позволит в
будущем получить дополнительный доход.
Сервис имеет два тарифа: «Основной» включает в себя документооборот
со Росбанком, дистанционный выпуск электронной подписи, получение
входящих электронных документов от любых контрагентов, сервис проверки
контрагентов. Оплата осуществляется в рамках ежемесячной стоимости
обслуживания расчетного счета.
Для дополнительной возможности получать и отправлять электронные
документы любому контрагенту, отправлять отчетность в государственные
органы: ФНС, Росстат, ПФР, ФСС нужно подключить «Дополнительный» тариф,
стоимость которого равна 295 рублей за один месяц.
На конец 2018 года пользователями сервиса E-invoicing являлись 56000
клиентов , что означает возможное получение дохода для банка равного 56000*
295*12= 198240000 рублей. Но стоит отметить, что вероятность отказа какой-то
части клиентов от «Дополнительного» тарифа будет означать снижение дохода.
Несмотря на это, даже если клиент отказался использовать «дополнительный
тариф» и пользуется сервисом бесплатно в рамках «Основного» тарифа, плата за
сервис включена в ежемесячную плату за обслуживание расчетного счета и
составляет порядка 10-15 % от стоимости.
В будущем дополнительным источником дохода может стать сервис
проверки контрагентов. Росбанк сделает сервис платным, когда спрос на него
вырастет, что позволит получить больший доход. Даке если сервис будет стоить
74
также, как и расширенная версия 295 рублей в месяц, то доход за один год
составит 198240 тысяч рублей.
Для расчета экономического эффекта от внедрения предложения был
использован рабочий инструмент ПАО Росбанк «Калькулятор расчета
экономического эффекта проектов Росбанка».
Определены как минимум 3 направления экономии:
1) Более короткий «time to market». За основу расчета экономического
эффекта было принято сокращение времени на подписание Договора /
дополнительного соглашения, и соответственно более раннего старта
обслуживания. Время, затрачиваемое на подписание договора, используется на
предоставление услуг. Собрана статистика за 2017 год и 1 квартал 2018 года —
среднее время подписания Договора составляло 3 рабочих дня.
После внедрения сервиса — не более одного дня. Высвобождение 2
рабочих дней.
За анализируемый период средний доход от кассово-инкассаторского
обслуживания одного клиента за один календарный день составляет 36000
(средний месячный доход) / 30 (количество дней в месяце) = 1200 рублей без
учета НДС. В среднем в месяц отделением заключается 34 договора /
дополнительных соглашения к договору, что в годовом базисе составляет 408 шт.
Таким образом, экономический эффект
(ЭЭстарт) от более короткого старта обслуживания в годовом базисе для
Красноярского отделения №8646 составит:
ЭЭстарт = 408 (договоров) * 1200 (сред. доход) * 2 (кол-во доп. дней) = 979
200 руб.
Более того, данный эффект, помимо экономического, является для Банка и
определенным конкурентным преимуществом.
2) Экономический эффект от перехода на безбумажную технологию
подписания Договора. Классическая услуга инкассации включает в себя 2
75
обязательных к подписанию формы договоров: Договор на инкассацию
денежной наличности (перевозка) — на 21 листе бумаги, включая условия
(оферту) / приложения / формы; Договор на прием и зачисление / перечисление
денежной наличности (пересчет) — 28 листов бумаги со всеми приложениями. В
настоящий момент, по данным Управления делами Красноярского отделения
№8646 оптовая закупочная стоимость 1 пачки бумаги 250 листов составляет 256
рублей без учета НДС. Соответственно, стоимость 1 листа для Банка 1,024
рублей. Таким образом, экономический эффект (ЭЭбумага) от безбумажного
заключения Договора в годовом базисе для составит:
ЭЭбумага = 408 (договоров) * 1,024 (стоимость листа бумаги) * (21+28)
(кол-во подписываемых листов бумаги) * 2 (экземпляр Банка / Клиента) = 40
943,62 руб.
3) Экономия от нивелирования логистических издержек. Для подписания
Договора требуется, во-первых, его передача Клиенту для подписания, затем
возврат одного из подписанных обеими сторонами экземпляров. Согласно
опросу клиентских менеджеров только 20% клиентов приезжают в Банка за
оригиналами документов, остальные 80% желают получать их непосредственно
на месте ведения бизнеса. Для пересылки документов Банком используются
услуги ФГУП «Поста России» — направление заказного письма с уведомлением.
Стоимость одного отправления составляет (по данным официального сайта
ФГУП «Почта Росши») 98 рублей (без НДС). Таким образом, экономический
эффект (ЭЭпочта) от исключения затрат на пересылку документов в годовом
базисе для Росбанка составит:
ЭЭпочта = 408 (договоров) * 98 (стоимость одной корреспонденции) * (2)
(кол-во раз пересылки документов Клиенту) = 79 968 руб.
Более того, Клиенту также не требуется направлять экземпляры Договоров
в Банка, тем самым повышается лояльность услуги.
Подведем итог и посчитаем общий экономический эффект в годовом
76
базисе (ЭЭ):
ЭЭ = 979 200 руб. (ЭЭстарт) + 40 943,62 руб. (ЭЭбумага) + 79 968 руб.
(ЭЭпочта) = 1 100 111, 62 руб.
Помимо экономического эффекта дол Банка это, во-первых рост уровня
удовлетворенности и лояльности клиентов; конкурентное преимущество перед
сторонними перевозчиками; а также развитие функциональности сервиса «E-
invoicing».
Выводы по третьей главе:
В рамках исследования нами были разработаны рекомендации, которые
позволят совершенствовать банковские продукты для корпоративных клиентов в
рамках внедрения систем дистанционного банковского обслуживания:
1) внедрение сервиса проверки контрагентов в сервис электронного
документооборота E-invoicing;
2) внедрение чат-бота в мобильное приложение для корпоративных
клиентов.
В третьей главе осуществлены расчеты эффективности внедрения
предлагаемых продуктов.
Кроме того, в рамках исследования а предложена оптимизация процесса
предоставления инкассаторских услуг корпоративным клиентам на основе
внедрения электронного документооборота E-invoicing, рассчитан
экономический эффект для ПАО «Росбанк».
Определены как минимум 3 направления экономии:
1) Более короткий путь «time to market». За основу расчета
экономического эффекта было принято сокращение времени на подписание
Договора / дополнительного соглашения.
Более того, данный эффект, помимо экономического, является доя Банка и
определенным конкурентным преимуществом.