13
и штата компании. Основная задача положения об оплате труда – соблюде-
ние гарантий, установленных трудовым законодательством и отраслевыми
соглашениями. Структура положения об оплате труда может быть следую-
щей:
- общие положения;
- системы оплаты труда;
- порядок начисления заработной платы;
- порядок выплаты отпускных и пособий по временной нетрудоспособ-
ности;
- порядок оплаты труда в условиях, отклоняющихся от нормальных
(сверхурочная работа, работа в выходной день и в ночное время);
- порядок оплаты труда при выполнении дополнительных обязанностей
(выполнение обязанностей отсутствующего работника, совмещение должно-
стей, увеличение объема работ, расширение зоны обслуживания);
- порядок выплаты премий (если положение о премировании не выве-
дено в отдельный локальный нормативный акт);
- порядок начисления иных выплат, установленных работодателем ис-
ходя из своих финансовых возможностей и специфики организации (матери-
альная помощь, выдача подарков, северные надбавки, районные коэффици-
енты, доплаты за характер работы, за вахтовый метод работы, за работу во
вредных условиях и др.);
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы;
- порядок осуществления выплат в случае наступления срока в нерабо-
чий день;
- утверждение формы расчетного листка;
- индексация заработной платы;
- заключительные положения. [37]
Работодатель может дополнить положение об оплате труда: в него так-
же могут быть включены порядок и случаи удержаний из заработной платы,
14
оплаты времени простоя, сохранения среднего заработка, социальные гаран-
тии и компенсации и другие.
Таким образом, заработная плата — это вознаграждение за труд в зави-
симости от квалификации и сложности. Заработная плата бывает повремен-
ная, сдельная и смешанная, и не может быть ниже минимального размера
оплаты труда, утвержденного Федеральным законом от 19.06.2000 N 82-ФЗ и
региональными соглашениями. В организации работодатель сам выбирает
систему, которая больше ему подходит в зависимости от деятельности. Ос-
новным документом, регулирующим оплату труда, является ТК РФ. Допол-
нительно в организации разрабатывается Положение об оплате труда, кото-
рое определяет финансовые взаимоотношения работника и работодателя.
Положение указывает, сколько, когда и как получает сотрудник за свой труд.
Единой утверждённой формы Положения нет, и работодатель сам определя-
ет, какие особенности оплаты труда стоит учитывать в документе.
1.2 Понятие и виды расчетов с персоналом по прочим операциям
Организации в процессе своей деятельности часто по мимо выплат за-
работной платы, премий, отпускных и больничных, осуществляют и прочие
расчеты с работниками – выдают денежные средства под отчет, займы, вы-
плачивают материальную помощь или выплачивают компенсацию чего-либо
в интересах работника и многое другое.
Практически в любой организации есть сотрудники, которых направ-
ляют в командировку или сотрудники, которые приобретают товарно-
материальные ценности для нужд организации. В связи с чем им выдаются
денежные средства под отчет. Размер выданных средств законодательно не
регламентирован, но важно соблюдать лимит при расчетах наличных расче-
тах с поставщиками – не более 100 000-00 рублей по одному договору.
Подотчетными лицами могут выступать работники организации, полу-
чившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие адми-
нистративно-хозяйственные и операционные расходы. [23, с. 15]
15
Денежные средства под отчет выдаются по заявлению работника.
Прежде чем выдать деньги, необходимо убедиться, что работник отчитался
по предыдущему авансу и за ним не числится задолженность.
Срок, на который выдаются денежные средства, должен быть прописан
в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть
полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, ука-
занного в заявлении, или возвращения из командировки. Сроки выдачи
средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по пред-
приятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам
можно установить любой. К отчету нужно приложить все подтверждающие
затраты документы.
Возникают и ситуации, когда работник из собственных средств сначала
делает расходы в интересах организации, а спустя время получает от неё
компенсацию в соответствующем размере. Во всех случаях работнику нужно
отчитываться о тратах и предоставлять подтверждающие документы. [39]
Порядок выплаты денежных средств целесообразно закрепить в поло-
жении о расчетах с подотчетными лицами. Обязанность разрабатывать поло-
жение законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет устано-
вить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положе-
ние — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить прика-
зом руководителя.
В положение целесообразно включить:
- срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
- срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным
должностным лицом);
- предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно
установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств;
- срок для проверки авансового отчета бухгалтерией
(пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
16
- срок для утверждения авансового отчета руководителем
(пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
- срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме
(за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым
надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения
об особенностях направления работников в служебные командировки,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
- другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными
(например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на бухгалтерском счете
71 ∇Расчеты с подотчетными лицами∈ в аналитике по сотрудникам. По дебе-
ту счета отражают суммы, выданные под отчет. По кредиту — израсходован-
ные суммы, подтвержденные чеками, квитанциями и прочей документацией.
Если по дебету есть остаток, то подотчетному лицу необходимо вернуть ор-
ганизации оставшиеся средства. Когда по кредиту перерасход, то его размер
компания должна возместить подотчетному лицу.
Если у организации есть свободные денежные средства, она может вы-
делить их часть на предоставление займа другой организации, физическому
лицу или своему работнику. Материальная поддержка своих сотрудников яв-
ляется распространенной практикой и может иметь ряд преимуществ для
обеих сторон. Работник может получить заем на более выгодных условиях,
чем в банке, например, с более низкой процентной ставкой или гибкими
условиями погашения. В свою очередь, работодатель с помощью займов мо-
жет повысить лояльность персонала, что положительно скажется на деятель-
ности организации в целом, так как работникам предоставляется возмож-
ность получить финансовую помощь без обращения в кредитные организа-
ции. Это положительно отражается на мотивации сотрудников и повышения
эффективности работы. Возможность выдачи займа сотрудникам предусмот-
17
рена пунктом 1 статьей 807 Гражданского кодекса Российской Федерации
(далее ГК РФ).
Операции займа регулируются главой 42 ГК РФ. Передача в долг денег
оформляется договором займа в письменной форме. По соглашению сторон к
договору может быть приложен документ, который подтверждает передачу
займа (расписка, акт).
Договор вступает в силу с момента передачи денег ( п. 1 ст. 807 ГК
РФ).
В договоре займа нужно определить сумму, порядок и сроки возврата,
размер и порядок уплаты процентов. Особое внимание следует уделить про-
центной ставке. Если ваш договор является безвозмездным, обязательно про-
пишите это условие. При отсутствии данной информации договор по умол-
чанию считается процентным (ст. 809 ГК РФ).
Если в договоре не установлен размер процентов, его определяют ис-
ходя из ставки рефинансирования на день уплаты займа или его части ( п.
1 ст. 809 ГК РФ).
Сотруднику можно предоставить заем только в рублях (ст.
9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ ∇О валютном регулировании
и валютном контроле∈).
Если не определен срок возврата займа, сотрудник обязан вернуть его
по требованию организации в течение 30 дней ( п. 1 ст. 810 ГК РФ). Заем
можно вернуть досрочно, если это не противоречит условиям договора (п.
2 ст. 810 ГК РФ).
Займы можно выдавать сотрудникам в любом размере, так как законо-
дательство не ограничивает конкретную сумму. Но важно знать, что если
сумма займа равна или превышает 600 тысяч рублей, то такой заем подлежит
обязательному контролю со стороны банка. Это требование прописано в
подпункте 4 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ
∇О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных пре-
ступным путем, и финансированию терроризма∈.
18
При возврате займа у работника есть несколько вариантов. Он может
вернуть заем в кассу или на расчетный счет организации. Также по соглаше-
нию сторон можно рассмотреть вариант удержания суммы долга из заработ-
ной платы. Размер удержаний не может превышать 20 % от суммы зарплаты
( ст. 138 ТК РФ). Это ограничение действует с целью защиты сотрудников от
чрезмерных удержаний, чтобы не нарушать их права и не причинять им фи-
нансовые затруднения.
Заем, выданный сотруднику, может быть процентный и беспроцент-
ный. Если организация выдает заем по ставке 0%, то никаких доходов от
сделки она не получает. Поэтому и налоги платить ей не придется. А вот со-
трудник получает некоторую материальную выгоду — в сумме тех процен-
тов, которые он экономит, отдавая работодателю только тело долга (статья
212 Налогового кодекса РФ).
Материальная выгода возникает у сотрудника от экономии на процен-
тах в двух случаях:
1. Получен беспроцентный заем.
2. Ставка по займу ниже 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ (п. 2 ст.
212 НК РФ).
Сумма материальной выгоды является доходом сотрудника, и поэтому
облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Работодатель, выдавший заем со-
труднику, признается налоговым агентом и обязан удержать и перечислить
НДФЛ с материальной выгоды (п. 2 ст. 212 НК РФ). Налог удерживается из
заработной платы. Если удержать НДФЛ невозможно, организация должна
уведомить об этом налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Датой получения дохода в виде материальной выгоды от экономии на
процентах считается последний день каждого месяца в течение срока займа
(пп.7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, НДФЛ на материальную выгоду
начисляется ежемесячно.
Для резидентов РФ ставка НДФЛ в отношении материальной выгоды
равна 35 %, для нерезидентов — 30 % (п. 2, 3 ст. 224 НК РФ).
19
Если заем выдан сотруднику на приобретение жилого дома, квартиры,
комнаты или доли (долей) в них, земельных участков под строительство или
с жилыми домами, то материальная выгода не облагается НДФЛ (абз. 3 пп. 1
п. 1 ст. 212 НК РФ). Чтобы получить освобождение от налога, работник дол-
жен представить работодателю уведомление о праве на получение имуще-
ственного налогового вычета.
Организация может простить сумму долга сотруднику, подписав с ним
договор дарения или соглашение о прощении долга. Тогда у работника не
возникнет материальной выгоды, но будет доход, который облагается нало-
гом по ставке 13 % (письма Минфина РФ от 15.07.2014 № 03-04-06/34520, от
22.01.2010 № 03-04-06/6-3). [34]
Порядок выдачи и расчетов по займам рекомендуется закрепить в По-
ложении о выплате займов сотрудникам организации.
Структура положения может быть следующей:
- общие положения - указывается, что определяет Положение, цель и
механизм его действия;
- цели займа – указывается на какие цели выдается;
- право на заем – указывается критерии для определения сотрудников,
например, достигнутые им результаты, стаж работы, кредитная нагрузка и
прочее;
- размер беспроцентного займа – указывается сколько составляет его
размер в каждом конкретном случае;
- порядок предоставления займа - указывается какие документы следу-
ет приложить к заявлению о выдачи займа, бланк заявления на его предо-
ставление, кем согласуется и регистрируется заявление работника. В течение
какого времени должно быть рассмотрено это заявление;
- сроки погашения.
Для учета расчетов по выданному займу используется бухгалтерский
счет 73 ∇Расчеты с персоналом по прочим операциям∈ субсчет ∇Расчеты по
предоставленным займам∈ в аналитике по сотрудникам.
20
По дебету счета 73 субсчет ∇Расчеты по предоставленным займам∈ от-
ражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со
счетами 50, 51.
По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от ра-
ботника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счета-
ми 70, 50, 51.
Если заем процентный, его необходимо отразить на счете 58 ∇Финан-
совые вложения∈, субсчет ∇Предоставленные займы∈.
Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отража-
ется по дебету счета 73 и кредиту счета 91-1.
Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не
полностью), эта задолженность подлежит списанию. В этом случае в бухгал-
терском учете делается проводка: Дебет 91-2 Кредит 73.
Также на 73 счете, субсчете ∇Расчеты по возмещению материального
ущерба∈ ведутся расчеты по возмещению материального ущерба, причинен-
ного работником организации в результате недостач и хищений денежных и
товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других ви-
дов ущерба. При взыскании с сотрудника причиненного ущерба нужно учи-
тывать ТК РФ.
Если с работником не заключен договор о полной материальной ответ-
ственности, то с него можно взыскать лишь сумму, не превышающую его
средний месячный заработок, об этом гласит статья 241 ТК РФ. При этом не-
полученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подле-
жат.
Если же работник – материально ответственное лицо, и с ним заключен
договор о полной материальной ответственности, то сумма ущерба взыскива-
ется в полном размере.
Взыскание суммы ущерба осуществляется на основании приказа руко-
водителя, который должен быть издан в течение месяца с момента обнаруже-
ния причиненного ущерба.
21
Если же прошло уже более 30-ти дней, то взыскать ущерб с работника
можно уже только через суд.
В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный
ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими за-
писями:
Дебет 94 Кредит 01, 07, 10, 41, 43 – списывается фактическая себесто-
имость недостачи;
Дебет 94 Кредит 19 – списывается НДС от покупной стоимости недо-
стающих материальных ценностей;
Дебет 73 Кредит 94 – отнесена недостача по фактической себестоимо-
сти материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо – работника ор-
ганизации;
Дебет 50 Кредит 73 – внесена сумма недостачи виновным лицом в кас-
су;
Дебет 70 Кредит 73 – удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда
виновного лица.
Нередко работодатели оказывают работникам различную материаль-
ную помощь, на пример, по случаю рождения детей, в связи с болезнью
близкого или его смертью.
Материальная помощь выплачивается на основании приказа руководи-
теля и письменного заявления сотрудника. К документу необходимо прило-
жить подтверждающие документы: в связи с рождением ребенка – свиде-
тельство о рождении, в связи с бракосочетанием – свидетельство о регистра-
ции брака, в связи со смертью близкого родственника – свидетельство о
смерти и документы, на основании которых можно проследить родственную
связь (свидетельство о рождении, свидетельство о браке при смене фамилии).
Такие выплаты не являются обязанностью работодателя и в каждой ор-
ганизации регулируются локальными нормативными актами, коллективными
договорами или положениями, где может быть оговорена определенная сум-
ма компенсации для того или иного события. Но только этими документами
22
сумма выплаты не ограничивается, работник может самостоятельно обозна-
чить желаемую сумму в заявлении. При этом компания вправе заплатить
меньше или вовсе отказать.
Структура разделов Положения может выглядеть следующим образом:
- общие положения – указывается, что определяет Положение, цель и
механизм его действия;
- источник выплаты материальной помощи – указывается, за счет каких
средств будет оказана материальная помощь сотруднику предприятия;
- размер выплат материальной помощи и основания выплат – указыва-
ется, в каких случаях выплачивается материальная помощь. Сколько состав-
ляет ее размер в каждом конкретном случае. Каким категориям работников
может быть оказана материальная помощь;
- порядок предоставления материальной помощи – указывается какие
документы следует приложить к заявлению о материальной помощи, бланк
заявления на ее предоставление;
- порядок рассмотрения и согласования заявления – указывается кем
согласуется и регистрируется заявление работника о материальной помощи.
В течение какого времени должно быть рассмотрено это заявление;
- сроки предоставления материальной помощи и основания для отказа в
предоставлении – указывается, как долго ждать материальной помощи. На
основании чего может быть вынесен отказ в ее предоставлении.
Материальная помощь работникам может относиться к расходам теку-
щего года или быть выплачена за счет прибыли. В зависимости от этого ито-
говое решение о помощи и ее объеме остается за руководителем компании
или учредителем. Если же помощь оказывается руководителю компании, то
вне зависимости от источника выплаты он должен получить на это разреше-
ние от учредителей. В этом случае материальная помощь производится на
основании протокола собрания участников.
По общему правилу, материальная помощь облагается налогом в слу-
чае, если ее размер превышает 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).