42
При использовании параллельной стратегии внедрения проекта
одновременно работают старая и новая системы, их результаты и
выходные документы сравниваются. Если они согласуются длительное
время, можно переходить на новую систему. При замене одной части
программного обеспечения другой дублирование операций при внедрении
сисемы не будет иметь принципиального значения для выбора способа
внедрения. Гораздо более значимым критерием при этом необходимо
считать снижение риска, сведение его практически к нулю. В этой связи
наиболее приемлемой представляется стратегия параллельного
внедрения.
9. Эксплуатация и сопровождение
На этой стадии решается вопрос о том, чьими силами будут
осуществляться эксплуатация и сопровождение проекта. При решении
поставленной задачи автоматизации разработка проекта производится с
помощью привлечения посторонних сил. Поэтому сопровождение проекта
и его эксплуатация будут осуществляться теми специалистами-
разработчиками проекта.
В процессе выполнения этапа «Эксплуатация проекта»
осуществляются следующие работы:
исправления в работе всех частей системы при возникновении
сбоев,
регистрация этих случаев в журналах,
отслеживание технико-экономических характеристик работы
системы,
накопление статистики о качестве работы всех компонентов
системы.
На этапе «Сопровождение и модернизация проекта» выполняются
следующие работы:
анализ собранного статистического материала,
43
анализ соответствия параметров работы системы требованиям
окружающей среды.
Анализ осуществляется создаваемой для этих целей комиссией,
состоящей из представителей руководства, специалистов паспортно-
визовго отдела, а также IT-службы.
Результаты анализа позволяют:
сделать заключение о необходимости модернизации всего
проекта или отдельных его компонентов,
определить объемы доработок, сроки и стоимость выполнения.
В случае выявления факта морального старения проекта комиссией
принимается решение о целесообразности проведения его утилизации или
разработки нового проекта для данного объекта управления.
Основные задачи этапа эксплуатации и сопровождения:
· обеспечение устойчивости работы системы и сохранности
информации - администрирование;
· своевременная модернизация и ремонт отдельных элементов -
техническая поддержка;
· адаптация возможностей эксплуатируемой системы к текущим
потребностям бизнеса - развитие системы.
Этап анализа имеет продолжительность 26 дней и включает в себя такие
задачи как:
1. Опрос специалистов, анкетирование – сбор информации, с целью
дальнейшего анализа и принятие решений.
2. Изучение бизнес-процессов – изучение всех функций и процессов
отдела для выявления областей автоматизации.
3. Изучение документооборота – анализ движения документов внутри
отдела.
4. Выявление функций системы – определение возможностей системы,
ее функциональной части.
44
5. Определение затрат и рисков – анализ и учет возможных рисков при
внедрении системы на предприятие (например, простои техники).
6. Выбор оптимальной стратегии – выбор стратегии внедрения АРМ.
Выбор обусловлен множеством факторов, определенных на более
ранних этапах.
Этап проектирования – 10 дней.
В него входит:
1. Проектирование экранных форм для ввода информации в АРМ.
2. Проектировка интерфейса, меню, диалогов – проектировка
параметров АРМ, главное требование – понятность,
общедоступность.
3. Подготовка к разработке – подготовка необходимой документации
для перехода на следующий этап.
Этап разработки – продолжительность 48 дней.
Делится на следующие задачи:
1. Разработка ядра системы – создание главного программного модуля,
который будет обеспечивать работоспособность всей системы.
2. Настройка СУБД – выбор СУБД из имеющихся решений и
настройка в соответствии со спецификой данной системы.
3. Создание модуля для паспортно-визового отдела – создание
программной части для работы паспортно-визового отдела.
4. Организация работы сети – настройка/написание необходимых
модулей для работы сети.
5. Отладка и тестирование готовой системы, а также их устранение.
Это один из самых важных процессов.
6. Подготовка документации – создание понятной конечному
пользователю документации.
Этап внедрения – продолжительность 9 дней. Делится на следующие
задачи:
45
1. Реорганизация работы – общие подготовительные работы по началу
внедрения системы.
2. Установка оборудования – установка оборудования предполагаемого
для работы системы (сервер, пользовательские места).
3. Установка ПО – установка всех необходимых программ для работы
АРМ.
4. Прокладка сетей – физическая проводка кабелей и установка
необходимого оборудования, а также настройка сетевых программ.
5. Обучение персонала.
После внедрения АРМ следует сдача проекта.
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
На всех этапах ЖЦ АРМ возникают различные риски, их
необходимо проанализировать и провести необходимые процедуры для
того, чтобы их устранить.
Рассмотрим все возможные риски для каждого этапа ЖЦ АРМ,
рассматриваемого в данной работе, с приведением факторов риска и
методов их предотвращения:
Анализ существующих процессов
1. Риск сотрудников:
Отсутствие у руководства единой стратегии в области внедрения
технологий и отсутствие понимания основных целей и задач
проекта.
Отсутствие мотивации и заинтересованности у задействованных в
проекте менеджеров различных подразделений.
Не налаженная система коммуникаций между участниками
рабочей группы.
Необдуманный план ведения работ.
46
В целях предотвращения возможного возникновения
вышеперечисленных рисков, следует произвести следующие
процедуры:
Активное участие в проекте ведущих специалистов, ответственных за
исполнение основных процессов (в проекте задействованы
лидирующие сотрудники - специалисты отдела, а так же лучшие
сотрудники IT-отдела, включая руководство этого отдела).
Четкая формулировка целей и критериев успеха проекта
автоматизации.
Подробная проработка общей стратегии автоматизации отдела.
Четкое разъяснение целей, материальное стимулирование, пропаганда
позитивного примера среди участников на время реализации проекта.
Организация рабочих мест и процедур взаимодействия таким образом,
чтобы члены проектной команды могли постоянно и беспрепятственно
общаться друг с другом.
2. Риск нарушения методологии ведения проекта:
Необдуманное описание и утверждение документов, содержащих
информацию о требованиях и состоянии проекта.
В целях предотвращения необходимо:
Документирование технических условий и их согласование со всеми
заинтересованными участниками проекта.
Обязательное утверждение любых изменений.
Проектирование АРМ:
1. Риск ведения проекта:
Неправильное определение рамок и масштабов проекта
Проектирование ошибочных функций и интерфейсов будущей
системы
Выбор неправильных технологий и методов решения поставленных
задач;
47
Методы предотвращения:
Качественное планирование работ.
Обеспечение проекта необходимыми ресурсами.
Обязательное утверждение и согласование по проектным решениям.
2. Риск неверного планирования:
Неэффективный организационный план разработки системы, то есть
план работы проектной команды с учетом обязанностей, необходимых
ресурсов и способов контроля результатов ее работы.
Срыв сроков выполнения работ по данному этапу в силу
некомпетентности персонала.
Методы предотвращения:
Укомплектование проектной команды наиболее талантливыми и
квалифицированными сотрудниками.
Документирование всех работ на этапе проектирования и обеспечение
доступности данных для всех участников проекта.
3. Стоимостной риск:
Ошибочное планирование окупаемости системы.
Ошибочное планирование общей стоимости проекта.
Методы предотвращения:
Детальная оценка стоимости проекта.
Составление поэтапного плана выплат и определение штрафных
санкций при задержках.
4. Форс – мажор:
Аварии или отказы в работе аппаратного или программного
обеспечения.
В целях предотвращения:
Работа только на надежном оборудовании, а также наличие
в штате квалифицированных технических специалистов,
48
которые способны в минимальные сроки устранить
неисправность.
Разработка АРМ:
1. Риск персонала и проектных коммуникаций:
Зависимость от ключевого персонала.
Неправильное понимание задач проекта программистами,
следовательно - неправильная реализация проекта.
Привлечение программистов без достаточного опыта работы с
системами подобного класса.
Методы предотвращения:
Тщательный отбор персонала, задействованного в данном проекте.
Четкое разделение обязанностей между задействованными
сотрудниками.
2. Технический и программный риск:
Частичная или полная приостановка этапа разработки из-за ошибок в
используемом программном обеспечении, вплоть до потери созданной
на данном этапе информации.
Документация по системе не включает в себя подробного описания
всего функционала системы, что в дальнейшем может привести к
возникновению трудностей не этапе эксплуатации.
Предотвращение:
Использование только проверенного лицензионного программного
обеспечения, а также регулярное резервное копирование данных на
альтернативные источники хранения информации.
Полная проверка документации перед внедрением АРМ.
Внедрение АРМ:
1. Риск персонала:
Увеличение нагрузки на персонал.
49
Трудности с обучением персонала из-за нежелания работать с новой
системой.
Неучастие руководителей высшего звена в проекте.
Нарушение информационной безопасности работы
Методы предотвращения:
Составление плана внедрения АРМ.
Доведение до персонала смысла внедрения АРМ.
Активное вовлечение высшего руководства на данной стадии
проекта.
Четкое планирование сроков проекта и момента прекращения
работы над проектом.
2. Технический риск:
Потеря данных при внедрении АРМ.
Возможный отказ технического оборудования.
Некорректная эксплуатация оборудования.
Приостановка деятельности третьего лица.
Несоответствие функциональных возможностей системы бизнес-
процессам в комплексе задач, вследствие реорганизационных
изменений.
Методы предотвращения:
Привлечение квалифицированных технических специалистов,
желательно, работавших ранее с проектами внедрения АРМ.
Использование поэтапного подхода к организации внедрения.
Документирование технических условий и их согласование со
всеми заинтересованными участниками проекта.
Обязательное утверждение любых изменений.
Максимальное соблюдение всех методологий предотвращения
возникновения рисков, позволит закончить работу в кратчайшие сроки без
возникновения критических ситуаций. Таким образом так же уменьшается
50
вероятность возникновения ошибок а так же трудностей использования на
стадии эксплуатации готовой АРМ.
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационное обеспечение АРМ включает два комплекса:
внемашинное информационное обеспечение и внутримашинное
информационное обеспечение. Информационное обеспечение АРМ можно
определить как совокупность единой системы классификации и
кодирования информации, унифицированной системы документации и
информационной базы.
К информационному обеспечению предъявляются следующие
требования:
данных должно быть достаточно для поддержания всех
автоматизируемых функций;
для кодирования информации должны использоваться
принятые у заказчика классификаторы;
для кодирования входной и выходной информации, которая
используется на высшем уровне управления, должны быть использованы
классификаторы этого уровня;
должна быть обеспечена совместимость с информационным
обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
формы документов должны отвечать требованиям
корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы
документации);
графики формирования и содержание информационных
сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть
общеприняты в предметной области и согласованы с заказчиком;
51
должны быть предусмотрены средства контроля входной и
выходной информации, обновления данных в информационных массивах,
контроля целостности информационной базы, защиты от
несанкционированного доступа.
Организация хранения файлов в информационной базе должна
отвечать следующим требованиям:
полнота хранимой информации для выполнения всех функций
управления и решения экономических задач;
целостность хранимой информации, т.е. обеспечение
непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
своевременность и одновременность обновления данных во
всех копиях данных;
гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся
информационным потребностям;
реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень
сложности структуры ИБ;
релевантность ИБ, под которой подразумевается способность
системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно
соответствующую запросам пользователей;
удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро
формулировать запрос к ИБ.
2.2.2. Описание используемых классификаторов и систем
кодирования
Классификатор — систематизированный свод наименований и кодов
классификационных группировок.
Разработаны три метода классификации объектов: иерархический,
фасетный, дескрипторный.