36
Рисунок 0.7 Деятельность библиотекаря отдела обслуживания читателей
Таким образом, основными функциями библиотекаря –являются
следующие:
организация процесса ведения учета поступления и выбытия книг
из библиотечного фонда;
формирование статистической информации,
обслуживание читателей и оформление абонементных формуляров.
Именно данные функции необходимо автоматизировать.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Основным документом в деятельности библиотекаря является карточка
читателя. Схема документооборота карточки представлена на рисунке 1.8.
37
Карточка
читателя
Карточка
читателя
Карточка
читателя
Действие
Библиотекарь
Регистрация
Ведение
Исполнитель
Читатель
Редактирование
Перевыпуск
Карточка
читателя
Архив
Карточка
читателя
Рисунок 0.8 Схема документооборота
Автоматизацию процесса деятельности библиотекаря необходимо
выполнить в виде разработки автоматизированного рабочего места.
При существующей технологии работы библиотекаря значительное время
занимает выполнение рутинных, однообразных и часто повторяющихся
операций, что занимает достаточно много времени, что не может не отражаться
на общей производительности труда библиотекаря. При внедрении АРМ эти
процессы осуществляются в автоматическом режиме, без вмешательства
сотрудников, в том числе автоматически статистическая отчетность.
Проведем расчет возможной экономии временных ресурсов от внедрения
средств автоматизации (таблица 1.6).
38
Таблица 0.6
Расчет возможной экономии временных ресурсов
Действие
Время,
затрачиваемое при
базовой технологии/
мин.
Время,
затрачиваемое
по
предлагаемому
варианту/ мин.
Возможная
экономия/ мин.
Оформлен
ие
абонемента
35
-
35
Учет
выдачи книг
15
-
15
Формиров
ание
отчетности
15
5
10
Итого
65
5
60
Как видно из приведенных расчетов, экономия времени библиотекаря
может составить около часа для выполнения каждой операции, следовательно,
внедрение АРМ представляется выгодным с точки зрения оптимизации
расходов трудовых ресурсов сотрудников, и сотрудников отдела обслуживания
читателей.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы и обрабатываемой информации в
рассматриваемой библиотеке достигается путем строгого соблюдения
разработанной политики безопасности, в которой описаны организационные,
технические и программные методы защиты информации.
39
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом, которая выражается в
парольной защите персональных компьютеров и нахождении серверного и
сетевого оборудования в отдельно закрываемой комнате.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
• в системе назначен администратор безопасности (ИТ-сотрудник);
• за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
• системный блок каждого компьютера опечатан и не подлежит
вскрытию без присутствия ИТ-сотрудника;
• так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов,
они сняты с компьютеров;
• для разграничения доступа сотрудников используется парольная
защита. Пароли генерируются администратором безопасности, выдаются
пользователю под роспись и хранятся им также как и другая конфиденциальная
информация;
• запрещено использование неучтенных носителей информации:
дискет, флешек, внешних жестких дисков;
• запрещен выход в интернет с использованием сторонних каналов
(GPRS, Wi-Fi, Yota).
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Область автоматизации, рассматриваемая в нашем случае, является одной
из старейших областей, в которых программное обеспечение в целом
внедрялось.
АРМ библиотекаря является важным компонентом среди
автоматизированных библиотечно-информационных систем. Рассмотрим
основные:
• АБИС "Колибри"
40
• ИРБИС
• " АС-Библитека-3"
• OPAC-Global
Система ИРБИС является характерным решением, которое интегрировано
в области автоматизации библиотечных технологий. Её главным назначением
является использование в библиотеках любого типа и профиля. Данная система
отвечает всем международным требованиям. Она поддерживает все
библиографические форматы и стандарты. Данная система даёт возможность
выполнить описание всех типов публикаций. Интерфейс осень удобен и
удовлетворяет всем необходимым требованиям.
ИРБИС успешно работает в библиотеках России, Казахстана, Киргизии,
Беларуси, Украины, Узбекистана, Америки, Таджикистана.
Основные показатели:
• Работа без ограничения количества пользователей в глобальных и
локальных компьютерных сетях;
• Полная интегрированность корпоративных библиотечных систем и
технологий, на основе:
• Полной совместимости с международными форматами UNIMARC,
MARC21 и российским коммуникативным форматом RUSMARC;
• Средства поддержки веб-технологий и протокола Z39.50.
"АС-Библитека-3" имеет назначение для интеграции в единое
информационное пространство информационных библиографических ресурсов и
их управления. Также она предназначена для обеспечения полного доступа
пользователей к этим данным. " АС-Библитека-3" имеет современные средства
автоматизации самых основных видов деятельности библиотек, в их числе:
• инвентаризация библиотечного фонда (индивидуальный и общий учет);
• набор библиотечного фонда, включая подписки на периодические
издания и серийные;
• организация функционирования биржевого фонда;
• предоставление возможности создания документов по традицинной
технологии: печать листов заказов, инвентарных и сводных книг, всех типов
41
каталожных карточек, всех видов актов, списков новых пополнений, указателей,
произвольных списков по запросу пользователя;
организации работы с библиотечным фондом:
o контроля за движением библиотечного фонда,
o учета и обеспечения сохранности библиотечного фонда,
o списание из библиотечного фонда;
обработки поступающих изданий и оформление электронных
каталогов;
создания и обеспечения функционирования электронной
библиотеки (собрания полнотекстовых электронных ресурсов);
обслуживания пользователей:
o регистрация читателей,
o организации доступа к электронным информационным ресурсам, в
том числе и удаленно с использованием специализированного ресурса для
публикации в сети Интернет,
o организации заказа, выдачи и возврата изданий из фонда
библиотеки в электронном режиме, в том числе и удаленно,
o контроля за использованием фонда;
o сбора библиотечной статистики:
по библиотечному обслуживанию,
по использованию электронных ресурсов,
по составу электронного каталога библиотеки,
по структуре и составу библиотечного фонда,
по количественному и качественному составу пользователей.
OPAC-Global — технология, в которой можно построить библиотечные
сети на основе форматов RUSMARC. OPAC-Global является инструментом
создания «Электронных библиотек без границ» в режиме реального времени с
использованием стандартных браузеров без ограничения числа интернет-
участников на основании корпоративной работы.
Все функции системы выполняются с помощью стандартных Веб-
клиентов. В них входят:
42
1. Формирование отчетов по системе.
2. Регистрация читателей и регистрации удаленных пользователей.
3. Каталогизация в формате RUSMARC или других различных
форматов MARC.
4. Импорт/экспорт библиографических и авторитетных файлов в
пакетном режиме в формате RUSMARC.
5. Реферирование документов в режиме реального времени.
6. Настройку системы на запросы пользователя (конкретной
библиотеки или целой библиотечной сети).
7. Осуществление поиска и заказа документов.
8. Использование авторитетных файлов в ходе каталогизации и поиска
информации.
9. Администрирование системы в локальном и удаленном режимах.
10. Формирование персональных финансовых расчетов для платных
информационных услуг.
11. Циркуляцию (регистрация движения документов).
12. Добавление к библиографическим записям полно содержательных
цифровых объектов (документов) с предоставлением возможности поиска их по
свободному тексту.
АБИС «Колибри» даёт возможность автоматизировать самые основные
библиотечные процессы: обслуживание читателей, обработка и каталогизация
изданий, статистический учет , комплектование фондов. АБИС «Колибри» - это:
альтернативные технологические линии и маршруты выполнения
библиотечных процессов;
адаптивность системы к переконфигурации при изменении
функциональной и организационной структуры;
возможность объединения нескольких АРМов на 1 рабочем месте
(при этом каждый из АРМов имеет возможность работать как в сети, так и
автономно);
43
возможности модернизации системы и перевода ее в новую
операционную среду, сохраняя накопленные базы данных путем их
конвертации.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Можно выделить ряд этапов в существующей схеме планирования задач.
В конкурентной борьбе побеждают те предприятия, чьи бизнес-стратегии
сливаются со стратегиями в области информационных технологий. Таким
образом, реальной альтернативой выбора автоматизированной системы является
выбор конкретного набора пакетов от разных поставщиков, который бы
оптимально удовлетворял тот или иной из функций управления ИС (подход mix-
and-match). Такой подход ослабляет некоторые проблемы при внедрении и
связывании программного обеспечения, а ИТ становится очень близким к
функциям конкретной индивидуальности предметной области.
За последние годы большинство предприятий и организации покупают
готовые пакеты и технологии, а если им необходимо, то добавляют к ним
собственное ПО, так как развитие своей ИС и ИТ имеет высокие расходы и
обладает серьезными рисками. Это привело к изменению существующего пути к
рынку. Сейчас принято разрабатывать базовую систему, которую можно
адаптировать в соответствии с пожеланиями клиентов. Чтобы минимизировать
сроки внедрения систем пользователям предоставляются консультации. Это
помогает эффективнее использовать их и повышать квалификацию персонала.
Если работа всех подразделений будет хорошо организована и будет
хорошо функционировать, то бизнес будет совершенствоваться более
эффективно.
На следующем этапе необходимы поиск и обработка всех отчетных
данных, которые были получены через телекоммуникационные каналы
Далее выполняется конкретный подход к каждому заданию с целью
уменьшения нагрузки на работника. После этого результаты решения данных
задач направляются руководителю. На этом этапе можно вносить изменения в
работу.
44
Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы,
целью которых является выполнение следующие функции:
– получение информации;
– обработка, анализ, сохранение и печать данных.
Разработано 4 варианта стратегии автоматизации: кусочная
(беспорядочная либо хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам,
автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.
Под кусочной автоматизацией предприятие приобретает, без конкретного
стратегического плана, отдельные фрагменты информационной системы,
способные обеспечить реальное значение для предприятия в целом. Дальнейшее
развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам учитывает автоматизацию отдельных
производственных областей, связанных между собой по набору выполняемых
функций. Данный способ автоматизации применяется при условии
существования таких участков, где использование автоматизированных систем
дает значительный экономический эффект, к примеру за счет уменьшения
количества сотрудников.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия [2].
В данном случае выбор будет отдан стратегии автоматизации по участкам.
Благодаря этому предприятие сможет автоматизировать деятельность по работе
с клиентами, получая экономический эффект.
Для рассматриваемой организации разработка стратегии осуществления
проекта будет такой:
Разбор имеющихся разработок;
Рассмотрение сферы деятельности компании;
Организация бизнес-плана;
Установление стратегических свойств разрабатываемой системы ;
Определение функциональности системы;
Установление архитектуры;
45
Анализ стратегии последующего роста и развития компании;
Выбор стратегии автоматизации;
Выбор способа получения.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это следующие действия после поиска и
формализации решения о нужде в ИС до того момента пока ИС не будет введена
на предприятии. Имеются следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и на заказ);
закупка ИС (закупка российской или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или на заказ);
аренда.
Проанализируем подробно каждый из способов на предмет его
использования для автоматизации установленной задачи.
Непосредственно для совершения покупки готового решения необходимо
выбрать решение в котором схемы управления бизнесом будут полностью
соответствовать всем необходимым требованиям. Так как производители
системы автоматизации пытаются угодить всем своим клиентам это крайне не
просто, в связи с тем, что эти системы забиты большим количеством ненужных
функций, требующих неоправданных расходов финансовых и расходов ресурсов
персональных компьютеров. Или, возможно, данная система является скелетом
(заготовкой), для дальнейшего построения решений под каждого клиента. Для
решения поставленной задачи не подходят оба варианта, в связи с тем что
приобретение уже готовой ИС для автоматизации в районах не является
выгодным с точки зрения инвестирования в систему автоматизации.
Кроме того, закупаемая информационная система не годится из-за ряда
недочетов, а также недостатка функциональности, направление будущего
развития информационной системы хуже продумано, длительный период
адаптации к требованиям предприятий, а также часто нужно обращаться в
службу поддержки.