12
TCP/IP
MS Windows Server
2008
Сервер
Kaspersky
Security
Center
1С: Бухгалтерия
8
MS Office 2007
Учет клиентов
Прайс-лист
АРМ Менеджера
1С: Предприятие
8 УСН
Spu_orb,
Налогоплательщ
ик
ESET NOD32
Smart Security 4.2
СБИС++
Маршрутизатор
АРМ Экономиста
Учет оргтехники
MS Office 2007
Средства
администрирова
ния
1С:Конфигуратор
АРМ ИТ-специалиста
Windows 7
1С: Бухгалтерия
8
MS Office 2007
1С:
Делопроизводств
о
1С:
Управленческий
Учет
АРМ Генерального директора
Windows 7
Windows 7 Professional Edition
1С:
Делопроизводств
о
1C:Зарплата и
Управление
Персоналом
1С: Аттестация
сотрудников
Биллинговая
система
Сервер Приложений
1С:Зарплата и
Управление
персоналом
СУБД 1С
MS SQL
Server
Рисунок 1.3 - Схема программной архитектуры
ИТ-специалисты используют прикладное ПО: «Учет оргтехники» для
ведения учета имеющейся в гостинице «Россия»техники, которое позволяет
вести учет техники, установленной у специалистов, ее параметров, учет
проведенных работ по ремонту и техобслуживанию, формирование актов и
сводной отчетности. Также учитываются точки доступа к сетям Wi-Fi, которые
установлены на каждом этаже гостиницы.
13
Также ИТ-специалисты в рамках администрирования баз данных и
разработки приложений для 1С используют режим «1С-Конфигуратор».
В работе специалиста по кадрам используется режим кадровика в «1С:
Зарплата и управление персоналом», а также специально разработанный
модуль «Аттестация сотрудников», позволяющий вести учет пройденных
сотрудником аттестаций, их результатов и формировать сопроводительные и
отчетные документы. Также в технологии работы специалиста по кадрам и
руководителя используется модель «1С: Делопроизводство», позволяющий
вести учет входящей и исходящей документации, мониторинг выполнения
требований руководящих документов.
Кроме того, в работе специалистовиспользуется правовая справочно-
поисковая система «Гарант», ресурсы которой расположены на файловом
сервере, доступ пользователей к базе осуществлен средствами программы.
Для обеспечения организации защиты информации в гостинице «Россия»
разработаны регламентные документы, обязательные к исполнению всеми
сотрудниками организации.
1.2Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Проведем анализ бизнес-процессов в технологии работы менеджеров
гостиничного бизнеса в методологии IDEF0, определим задачи автоматизации.
Контекстная диаграмма приведена на рис. 1.4.
Как показано на рисунке 1.4, входящими потоками технологии работы
менеджера гостиницы являются:
- заявки на бронирование номеров;
- заявки на заселение;
14
- оплата за проживание;
- запросы отчетности.
Рисунок 1.4 - Контекстная диаграмма
Выходные потоки:
- забронированные номера;
- заселение клиентов;
- оформленные документы;
- отчетность.
В своей деятельности менеджеры гостиницы руководствуются
законодательством РФ, внутриорганизационными регламентами, к которым
относятся: устав гостиницы, должностные инструкции специалистов, приказы
руководителя и другие локальные нормативные акты.
Диаграмма декомпозиции нулевого уровня деятельности менеджера
гостиницы приведена на рис.1.5.
15
Рисунок1.5 - Диаграмма декомпозиции нулевого уровня
Как показано на рис.1.5, основными процессами технологии работы
менеджера гостиницы «Россия» являются:
- бронирование номеров;
- работа с клиентами (включая заселение, сопровождение проживания,
выселение);
- оформление документов;
- подготовка отчетности.
Контекстная диаграмма первого уровня приведена на рис.1.6.
16
Рисунок 1.6–Диаграмма декомпозиции процесса
бронирования номеров
Как показано на рис.1.6, технология бронирования гостиничных номеров
содержит следующие этапы:
- регистрация бронирования;
- подбор гостиничного номера согласно заявке клиента и сроков
проживания;
- согласование с клиентом параметров бронирования;
- передача информации о забронированном номере.
Диаграмма декомпозиции второго уровня приведена на рисунке 1.7,
третьего уровня – на рисунке 1.8.
17
Рисунок 1.7 - Диаграмма декомпозиции процесса работы с
клиентами
Рисунок 1.8 - Диаграмма декомпозиции процесса оформления
документов
18
В условиях гостиницы «Россия» отмечены следующие недостатки
технологии работы менеджеров:
- отсутствие оперативности передачи данных о бронировании
гостиничных номеров;
- ошибки при заполнении реквизитов;
- невозможность получения отчётности информации о процессе
обработки клиентских заявок на бронирование гостиничных номеров;
- временные задержки при заполнении документов (карта гостя, чек,
документы для оформления командировок).
Минимизировать влияние указанных факторов возможно путем
разработки информационной системы, к задачам которой относятся
мониторинга заказов и классификаторов, а также работы с оперативной
информацией в рамках процесса работы менеджеров.
Автоматизация технологии работы гостиничного бизнеса заключается в
повышении эффективности системы документооборота между
подразделениями гостиницы, оптимизации управленческого учета и контроля
её финансового состояния.
Проведем оценку целесообразности внедрения информационной системы
гостиницы.
Основные проблемы, возникающие в технологии работы менеджеров при
отсутствии автоматизации:
- большие временные затраты на поиск необходимой информации (о
бронировании номеров, заселении клиентов, стоимости основных и
дополнительных услуг);
- большие временные затраты на оформление первичных документов
(заполнение документов при заселении);
- высокая вероятность ошибки вследствие влияния человеческого фактора;
- невозможность получения сводных аналитических отчетов, либо большие
трудозатраты на их построение.
19
Таким образом, внедрение автоматизированной информационной системы
менеджера гостиницы позволит повысить эффективность работы гостиницы
«Россия» в целом, сократив временные затраты на выполнение основных
технологических операций.
Критериями эффективности информационной системы менеджеров
гостиницы являются параметры временных затрат до и после внедрения
информационной системы по критериям:
- поиск информации по клиентам, наличию свободных номеров, стоимости
проживания;
- время заполнения документов при заселении;
- время обслуживания клиента при заселении и бронировании номеров;
- количество обслуживаемых клиентов одним специалистом в единицу
времени;
- время на построение сводного отчета по специалистам, сводного отчета
по видам гостиничных услуг.
Этапами проектирования информационной системы менеджера
гостиницы являются:
- анализ бизнес-процессов технологии работы менеджера гостиницы;
- определение задач автоматизации;
- построение логической модели;
- построение физической модели данных;
- проектирование приложения для функционирования информационной
системы гостиницы средствами СУБД, либо с использованием сред
программирования.
Таким образом, проанализировав основные функции технологии работы
менеджера гостиницы, определим основные задачи автоматизации технологии
его работы:
- ведение реестра клиентов;
- ведение учета оплаты от клиентов;
- ведение картотеки номерного фонда;
20
- печать выходных документов;
- учет бронирования;
- учет оборота гостиничных номеров (мониторинг заселения, выезда);
- подготовка сводной отчетности.
Проведем детализацию основных задач автоматизации технологии
работы менеджера гостиницы «Россия».
1.Ведение реестра клиентов.
Цель: оптимизация работы с клиентами, поиска информации о клиенте
для печати необходимых реквизитов в выходных документах, картотека для
предоставления скидок.
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами.
Источники и способы поступления данных: документы от клиентов, в
электронной форме, либо в подлинниках.
Потребители информации: менеджеры гостиницы.
Информационная связь с другими задачами: реквизиты клиентов
необходимы для печати выходных документов.
2. Ведение учета оплаты от клиентов.
Цель: оптимизация учета поступающих денежных средств.
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами,
специалисты по бухгалтерскому учету, экономисты.
Источники и способы поступления данных: данные о проведении оплаты
от менеджеров гостиницы.
Потребители информации: специалисты по бухгалтерскому учету
гостиницы, экономисты.
Информационная связь с другими задачами: реквизиты оплаты
необходимы для оформления выходных документов.
3.Ведение картотеки номерного фонда
21
Цель: оптимизация работы по учету и обороту номерного фонда
гостиницы.
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы.
Источники и способы поступления данных: информация от менеджеров о
состоянии номеров, стоимости проживания. Способ получения: данные
информационной базы.
Потребители информации: менеджеры гостиницы.
Информационная связь с другими задачами: учет оборота номеров, учет
бронирования.
4.Печать выходных документов
Цель: оптимизация формирования выходных документов
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами.
Источники и способы поступления данных: информация о проживании
клиентов, поступившей оплате, сдаче номера.
Потребители информации: менеджеры гостиницы, клиенты.
Информационная связь с другими задачами: ведение реестра клиентов,
учет оплаты от клиентов, учет оборота гостиничных номеров.
5.Учет бронирования
Цель: оптимизация технологии бронирования гостиничных номеров
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами.
Источники и способы поступления данных: заявки от клиентов на
бронирование гостиничных номеров. Способы поступления информации:
заявки от клиентов, поступающие по каналам связи, а также лично.
Потребители информации: менеджеры гостиницы.
Информационная связь с другими задачами: учет оборота гостиничных
номеров.
6. Учет оборота гостиничных номеров