22
Цель: оптимизация использования номерного фонда гостиницы.
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: менеджеры гостиницы, работающие с клиентами.
Источники и способы поступления данных: информация о проживании
клиентов, поступившей оплате, сдаче номера.
Потребители информации: менеджеры гостиницы, клиенты.
Информационная связь с другими задачами: учет гостиничных номеров,
учет клиентов.
7.Подготовка сводной отчетности
Цель: оптимизация формирования сводной отчетной информации
Периодичность решения задачи: постоянно.
Пользователи системы: специалисты по бухгалтерскому учету,
экономисты, руководство.
Источники и способы поступления данных: информация о загрузке
номерного фонда, поступившей оплате. Способы поступления: данные
информационной базы автоматизированной системы.
Потребители информации: руководство, экономисты.
Информационная связь с другими задачами: ведение реестра клиентов,
учет оплаты от клиентов, учет оборота гостиничных номеров.
Сформулируем бизнес-правила в рамках выбранной предметной области:
- идентификаторы документов должны быть уникальными в течение
каждого календарного года;
- количество заселяющихся в гостиничный номер не должно превышать
предельно установленное для данного номера число;
- бронирование номера прекращается за сутки до предполагаемого
заселения;
- в забронированный номер возможно заселение гостей только в случае
отказа от брони предварительно забронировавших номер клиентов;
- Количество суток проживания в номере не может быть меньше 1;
23
- данные о заселениях клиентов в отеле хранятся в базе данных 5 лет, а
затем передаются в электронный архив.
К информационным потребностям пользователей относятся следующие:
- данные о забронированных номерах на указанную дату;
- данные о свободных и не забронированных номерах на текущий
момент;
- сведения о проценте занятости номеров за период;
- сведения о клиентах, пользующихся услугами отеля постоянно (более
одного раза в течение календарного года);
- сведения о номерном фонде (количество номеров по классам);
- полная информация о гостиничных номерах;
- полная информация о клиентах, заселившихся в отель;
- график уборки в номерах;
- расчет стоимости заселения в номер;
- сводная информация о выручке от оказанных услуг.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе
гостиницы показана на рисунке 1.9.
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая
технология связана со смежными задачами:
- учетом клиентов;
- учетом платежей;
- кадровым учетом;
- бухгалтерским учетом.
24
Работа
менеджера
гостиницы
Учет платежей
Бухгалтерский
учёт
Учет клиентов
Кадровый учет
Рисунок 1.9 - Диаграмма места проектируемой задачи в
информационной системе гостиницы «Россия»
Ключевой принцип архитектуры информационных систем предполагает
наличие комплексности и единого информационного пространства. Данный
подход позволяет обеспечить непрерывность технологического цикла
компании, избежать дублирования входной информации, а также ее передачи
на бумажных носителях между подразделениями.
Таким образом, типовая информационная система менеджера гостиницы
включает в себя решение следующих задач:
- ведение реестра клиентов;
- ведение картотеки оказываемых услуг;
- учет бронирований и заселений;
- формирование отчётности в рамках работы менеджера гостиницы.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы менеджера
гостиницы возникает необходимость формирования отчетных форм, а также
25
выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной
базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.2.
В таблице 6 показано, что использование информационной системы
позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить
трудозатраты на выполнение основных технологических операций.
Таблица 1.2
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формирова
ния без
применени
я
автоматиза
ции
Время
формирова
ния с
применение
м
автоматиза
ции
Частота
формировани
я, раз в год
1
Бронирование номеров
15 мин.
0,5 мин
6000
2
Оформление заселения
клиентов
15 мин.
0,5 мин.
4000
3
Прием платежей за услуги
гостиницы
15 мин.
0,5 мин.
4000
4
Расчет стоимости услуг
15 мин.
0,5 мин.
6000
5
Формирование сводного отчета
15 мин.
1 мин.
7000
6
Формирование аналитического
отчета о динамике оказанных
услуг
15 мин.
1 мин.
6000
7
Учет услуг для корпоративных
клиентов
2 ч.
1 мин.
12
8
Формирование отчета по
услугам для корпоративным
клиентам
1 ч.
1 мин.
100
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Схема документооборота для процесса «Бронирование гостиничных
номеров» приведена на рисунке1.10.
Исполнитель
Специалист по
работе с
клиентами
Менеджер
Экономист
Действие
1. Оформление
услуги
Ввод заявки
26
2. Оказание
услуги
Выбор сроков
бронирования
Оформление
брони
3.
Аналитический
отчет
Формирование
аналитического
отчета
Рисунок 1.10 - Схема документооборота для процесса
«Бронирование гостиничных номеров»
Как показано на рисунке 1.10, документооборот в рамках работы
менеджера гостиницы включает в себя: ввод заявки на бронирование,
дальнейшее направление ее специалистов, оформление брони с дальнейшим
формированием аналитического отчета.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В условиях гостиницы «Россия» предусмотрено использование
технологий информационной безопасности в соответствии с действующим
законодательством и регламентирующими внутренними документами.
Специфика организации такова, что материалы, с которыми работают
сотрудники гостиницы, могут относиться к категории защищаемой
информации и персональных данных, что требует принятия необходимых мер
по обеспечению их защищенности.
Основными направлениями в обеспечении защиты информации
Гостиницы «Россия» являются:
- обеспечение физической защиты помещений (использование охранной и
пожарной сигнализации, система видеонаблюдения, наличие договора с
охранным предприятием);
- организационная защита информации (разработка внутренних
регламентирующих документов, ознакомление сотрудников с ними под
27
роспись, доведение ответственности за нарушение требований защиты
информации, определение перечня видов конфиденциальной информации, с
которой работают сотрудники и порядка работы с ней);
- программная защита информации (защита информационной системы,
что включает использование антивирусной защиты, средств защиты от сетевых
угроз, криптографические системы).
Защита информации Гостиницы «Россия» осуществляется со стандартами
по классу К3.
В условиях информационной системы Гостиницы «Россия» используются
программные продукты в области информационной безопасности:
- Антивирусное решение DrWebSecuritySpace 11.0;
- управление видеосистемой на базе «Орион»;
- Криптографические системы на базе «Крипто-Про».
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Далее проведем анализ специфики использованияCRM-систем в
гостиничном бизнесе. Специфика данного вида деятельности предполагает
широкие возможности использование систем данного класса.
Так, в гостиничном бизнесе основными областями применения CRM-
систем являются:
- ведение учета прибывающих клиентов;
- формирование классификации клиентов по категориям;
- формирование маркетинговой политики в части расчета скидок и
дисконтных карт;
- предоставление клиентам дополнительных гостиничных услуг и анализ
потребности в них;
28
- формирование корпоративных программ по взаимодействию гостиницы
с крупными организациями в части организации командировок и проведения
семинаров.
Далее проведем анализ специфики гостиницы "Россия", анализ бизнес-
процессов обслуживания клиентов и определим задачи автоматизации процесса
взаимоотношений с клиентами.
В данном разделе рассмотрим функционал существующих решений в
области автоматизации гостиничного бизнеса.
1.ПО «Корс-Отель»
Основные функции программы [2]:
- автоматизация технологии предприятий гостиничного бизнеса в части
учета заселений, формирования сопроводительных документов, учета времени
проживания;
- учет внесенных оплат;
- учет питания;
- учет дополнительных услуг;
- печать чеков, квитанций, договоров;
- формирование прайс-листов;
- расчет полной стоимости проживания с учетом комплекса оказанных
услуг и предоставленных скидок;
- наличие системы разграничения доступа;
- формирование статистической отчетности.
2. ПО «Гостиница»
Программа для гостиницы - автоматизация работы администратора в плане
учета заселения и оплаты проживания. Размещение клиентов, бронирование
мест в гостинице, санатории, пансионате и гостинице. Номерной фонд отеля и
анкеты гостей разворачиваются на шахматке Номера/Календарь. Отдельный
набор услуг для каждого номера, разделение стоимости услуг по датам, скидки
в зависимости от заселенности номера (наполнения койко-мест).
29
Сохранение истории заселения для каждого посетителя. Печать счета на
оплату по форме 3-Г (Утверждена приказом Министерства финансов РФ от
13.12.1993 № 121, по желанию заказчика может быть изменена).
3. 1C: Предприятие 8. Отель
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Отель» предназначен
для автоматизации гостиниц, пансионатов, домов отдыха.
Программа автоматизирует рабочие места [3]:
портье (администратора),
менеджера отдела бронирования,
супервайзера службы номерного фонда,
менеджера службы бронирования конференц-залов,
сотрудника планово-экономической службы.
Реализована возможность интеграции «1С:Предприятие 8. Отель» с «1С:
Бухгалтерией», системами управления рестораном, системами тарификации,
интегрированными с АТС, установленными в гостиницах, существует
возможность учета Интернет-трафика, платного телевидения, таким образом,
реализована интегрированная система учета оказываемых услуг.
В «1С:Отель 8» включены интерфейсы с оборудованием [3]:
контрольно-кассовыми машинами (ККМ),
электронными замками,
платежными системами для авторизации кредитных карт.
В программе реализована возможность формирования отчетности:
оперативной, аналитической и регламентированной.
К основным функциональным возможностям программы относятся [3]:
Учет загрузки номерного фонда;
Система индивидуального и группового бронирования;
Учет взаиморасчетов с контрагентами;
Учет взаиморасчетов с гостями;
30
Работа с группами;
Бронирование ресурсов – конференц-залы, сауны;
Планирование мероприятий и банкетов;
Учет размещения гостей;
Ведение журнала регистрации иностранных граждан;
Управление тарифами по дням недели, по сезонам;
Управление скидками. Накопительные скидки;
Управление квотами номеров;
Управление службой номерного фонда. Формирование заданий
на уборку, планирование и контроль над выполнением работ
в номерах;
Модуль онлайн Интернет бронирования;
Работа с кредитными картами через банковские терминалы;
Учет в одной базе данных любого количества гостиниц и корпусов;
Многоязычный интерфейс пользователя (русский/английский);
Печать документов из программы на разных языках;
Учет от имени нескольких юридических лиц;
Возможность работы с разными валютами;
Подробный аудит действий пользователей системы.
Возможность построения распределенной мультигостиничной базы
средствами управления распределенными информационными базами,
включенными в платформу «1С:Предприятие 8».
Таблица 1.3
Сравнительная характеристика программных продуктов
гостиничного бизнеса
Функциональные
возможности
ПО «Корс-
Отель»
ПО
«Гостиница»
1С:Отель 8
Учет заселений
+
+
+
Ведение картотеки клиентов
+
+
+
Бронирование номеров
+
+
+
Передача данных в систему
-
-
+
31
бухучета
Интеграция с системой
учета питания
-
-
+
Учет дополнительных услуг
+
+
+
Повременная система
+
-
+
Формирование истории
заселений
-
+
+
Интеграция с системой
тарификации
-
-
+
Формирование
аналитической финансовой
отчетности
+
-
+
Интеграция с ККМ
+
-
+
Документ с юридическими
лицами
+
-
+
Учет скидок
+
+
+
Рассмотрев функционал программного обеспечения для автоматизации
гостиничного бизнеса, можно сделать выводы:
1. ПО «Корс-Отель» позволяет автоматизировать документооборот в
технологии гостиничного бизнеса, при этом отсутствует интеграция с системой
бухгалтерского учета, отсутствует возможность конфигурирования выходной
информации под специфику пользователя.
2. ПО «Гостиница» имеет частично реализованный функционал работы
гостиничного бизнеса (отсутствует документооборот с юридическими лицами,
интеграция с ККМ). Также отсутствует интеграция с системой бухгалтерского
учета и учета оказанных услуг питания.
3. В «1С: Предприятие 8. Отель» реализован весь необходимый
функционал для работы менеджера гостиницы: реализованы возможности
документооборота от бронирования гостиничного номера и заселения клиента
до формирования аналитической отчетности. К недостаткам использования
«1С: Предприятие 8. Отель» можно отнести наличие лишнего функционала, не
используемого в технологии работы гостиницы. Также в данной конфигурации
закрыты возможности настройки финансовой отчетности под специфику