28
Рисунок 1.11 - Декомпозиция процесса «Контроль выполнения
плана»
Данный процесс состоит из трех процессов:
1. Проверка плана.
2. Контроль выполнения.
3. Составление отчета.
Входные данные: план.
Выходные данные: отчет о выполнении плана.
Декомпозиция процесса «Формирование отчетности» представлена на
рисунке 1.12.
29
Рисунок 1.12 - Декомпозиция процесса «Формирование
отчетности»
Данный процесс состоит из трех процессов:
4. Составление отчета о выполненных работах исполнителями.
5. Составление отчета о выполнении заявки.
6. Составление отчета о платных услугах.
Входные данные: отчет о выполнении.
Выходные данные: выполненный заказ, выполненная заявка.
На данных диаграммах представлен поток информации от поступления
заявки в систему до конца ее обслуживания. Все данные хранятся в
соответствующих хранилищах. Как видно из диаграмм, организация хранения
данных на предприятии ООО «Группа Компаний «Вымпел» требует доработки.
Именно поэтому результатом выпускной квалификационной работы должен
стать модуль «Учет выполненных работ», в котором все необходимые
документы будут храниться в соответствующих журналах документов и
отображаться в регистрах, что значительно ускорит работу с программой, а
также увеличит ее качество.
30
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Из всего комплекса существующих задач в качестве предмета
автоматизации нами было выбрано рабочие место менеджера по работе с
клиентами.
Отдел по работе с кооперативными клиентами взаимодействует с
заказчиками на этапе заключения договора до момента окончания выполнения
работ, выявляя и фиксируя все потребности и пожелания клиента.
Моделирование бизнес-процессов будет выполнено при помощи
инструментального средства CA ERWin Process Modeler и методологии IDEF0.
AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) – CASE-средство, разработанное
специально для проектирования и документирования БД, позволяющее
документировать, сопровождать, а также создавать базы, витрины и хранилища
данных
5
. Модeли данных помогают нам изобразить структуру данных,
гарантируя эффективный процесс организации, управлению и
администрированию данных аспектов деятельности предприятия, к которым
относится уровень сложности используемых данных, определённой среды
развертывания и используемой технологии баз данных
6
.
Перечислим основные возможности данного программного продукта:
– в данном продукте используется развитая методология
функционального моделирования на основе IDEF0;
– используется мощный редактор для описания бизнес-процессов, связей
и вычисления затрат на выполнение работ;
– используется средства для построения иерархической структуры
диаграмм взаимодействия, которые облегчают последовательное уточнение
элементов модели;
5
Вендров А.М. CASE технологии. Современные методы и средства проектирования информационных
систем М.: Финансы и статистика, 2012. – 176 с.
6
Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. – 6-е издание. – К.: Диалектика; 2012. – 360 c.
31
– используются специальные контекстные диаграммы, позволяющие
описывать необходимые границы исследуемой системы, области действия,
назначения объектов; – используются диаграммы для описания выделенных
бизнес-процессов автоматизации задачи;
– используется поддержка визуальной методологии IDEF3
моделирования бизнес-процессов;
– наличие возможностей экспорта моделей в средства имитационного
моделирования;
– интеграция и связь со средством проектирования физической баз
данных ERwin;
– поддержка ключевых свойств, которые были определены пользователем
процесса;
– интеграция с ModelMart, поддерживающим набор инструментальных
программных средств, которые обеспечивают совместное проектирование и
разработку программных систем;
– автоматическая поддержка изменения размеров. BPwin поддерживает
автоматическую настройку размеров диаграмм и возможность изменения
масштабов изображения моделей
7
.
Автоматизация работы менеджера по работе с корпоративными
клиентами предполагает анализ основных бизнес-процессов, которые
выполняются в процессе выполнения профессиональной деятельности
специалистов отдела продаж ООО «Группа Компаний «Вымпел».
В процессе выполнения своей деятельности менеджеры по продажам
предприятия ООО «Группа Компаний «Вымпел» руководствуется уставом
компании и использует внутрифирменные шаблоны документов для
выполнения своих профессиональных обязанностей. Управление
деятельностью осуществляется персоналом и информационной системой.
Входные и выходные потоки деятельности сервисного центра: информация о
7
Затонский А.В. Информационные технологии: разработка информационных моделей и систем: Учеб. пос. /
А.В.Затонский - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 344с
32
предоставляемых услугах, информация о отделах компании; первичные
документы; информация о выполненных работах; информация о выполненных
заявках; отчетная документация.
Предполагаемая модель, должна включать выполнение следующих
процессов:
1) сбор информации;
2) оформление заявки и заключение договора на предоставление услуг;
3) выполнение работ; анализ и обработку информации.
Таким образом, исследование бизнес-процесса ООО «Группа Компаний
«Вымпел» позволило определить необходимость использования
информационной системы поддержки процессов обработки управленческой
информации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В процессе учета приема техники клиентов участвуют следующие
документы: заявка клиента на ремонт или модернизацию компьютерной
техники.
Схема документооборота заявки представлена в таблице 1.4.
33
Таблица 1.4
Схема документооборота заявки клиента
Исполнитель
Действие
Клиент
Менеджер
отдела по
работе с
клиентами
Начальник
отдела по
работе с
клиентами
Архив
Оформление заявки
Проверка данных
заявки
Подписание заявки
Обработка
заявки, внесение
данных в книгу учета
Получение подписанной
заявки
В ходе реализации проекта предполагается устранить следующие,
существующие на текущий момент, недостатки деятельности ООО «Группа
Компаний «Вымпел»:
− простои оборудования;
− долгое оформление документов на ремонт или модернизацию
компьютерной техники;
− потери документов в результате неэффективного хранения;
− высокая трудоемкость обработки информации;
− слабая защита информации и документов;
− низкая оперативность, снижающая качество управления учетом
выполнения заявок;
− сложности при оценке эффективности работы сотрудников отдела по
работе с клиентами;
− сложности при оформлении отчетной документации по учету заявок
клиентов;
Заявка
Заявка
Заявка
Заявка
Заявка
Заявка
34
− несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи
результатов расчетов конечному пользователю.
Оценка трудоемкости оформления и обработки документов до внедрения
автоматизированной системы учета выполнения заявок представлена в таблице
1.56.
Таблица 1.5
Оценка трудоемкости оформления и обработки документов до
внедрения автоматизированной системы учета выполнения заявок
Действия
Частота
возникновения
за день
Временные
затраты в
минутах
Суммированные
временные
затраты в
минутах
Оформление заявки
клиента
От 15 до 20
От 10 до 20
От 150 до 400
Обработка заявки
клиента
От 10 до 15
От 15 до 25
От 150 до 375
Оформление план-
наряда
От 5 до 12
От 20 до 30
От 100 до 360
Обработка план-наряда
От 5 до 12
От 15 до 25
От 75 до 300
Регистрация выполнения
заявки
От 5 до 12
От 15 до 20
От 75 до 240
Оформление отчета по
учету заявок
1
От 40 до 60
От 40 до 60
Итог
От 115 до
180
От 590 до 1735
После внедрения автоматизированной системы учета выполнения заявок
предполагается снижение трудоемкости оформления и обработки документов
(табл. 1.6).
Таблица 1.6
Оценка трудоемкости оформления и обработки документов после
внедрения автоматизированной системы учета выполнения заявок
Действия
Частота
возникновения
за день
Временные
затраты в
минутах
Суммированные
временные
затраты в
минутах
Оформление заявки
клиента
От 15 до 20
От 5 до 10
От 75 до 200
Обработка заявки
клиента
От 10 до 15
От 3 до 5
От 30 до 75
Оформление план-
наряда
От 5 до 12
От 5 до 10
От 25 до 120
35
Обработка план-наряда
От 5 до 12
От 3 до 5
От 15 до 60
Регистрация
выполнения заявки
От 5 до 12
От 3 до 7
От 15 до 84
Оформление отчета по
учету заявок
1
От 10 до 20
От 10 до 20
Итог
От 29 до 57
От 170 до 559
Итоговая оценка снижения трудоемкости оформления и обработки
документов в результате внедрения автоматизированной системы учета
выполнения заявок представлена в таблице 1.7.
Таблица 1.7
Оценка снижения трудоемкости оформления и обработки
документов в результате внедрения автоматизированной системы
учета приема техники клиентов
Действия
Частота
возникновения
за день
Экономия
временных
затрат в
минутах
Суммирование
экономии
временных
затрат в
минутах
Оформление заявки
клиента
От 15 до 20
От 5 до 10
От 75 до 200
Обработка заявки клиента
От 10 до 15
От 12 до 20
От 120 до 300
Оформление план-наряда
От 5 до 12
От 15 до 20
От 75 до 240
Обработка план-наряда
От 5 до 12
От 12 до 20
От 60 до 240
Регистрация выполнения
заявки
От 5 до 12
От 12 до 13
От 60 до 156
Оформление отчета по
учету заявок
1
От 30 до 40
От 30 до 40
Итог
От 86 до 123
От 420 до 1176
Таким образом, общая экономия временных затрат на осуществление
учета приема техники клиентов в ООО «Группа Компаний «Вымпел» после
автоматизации составит от 420 до 1176 мин., что позволит организации
обрабатывать в день в 2-3 раза больше заявок.
В результате внедрения автоматизированной системы предполагается:
− снижение трудоемкости оформления и обработки заявок клиентов;
− повышение эффективности учета;
− повышение качества работы персонала компании;
− рост эффективности защиты информации и документов;
36
− возможность быстрого проведения оценки эффективности выполнения
заявок клиентов.
Таким образом, можно сделать вывод о целесообразности применения
вычислительной техники в целях решения задачи автоматизации учета приема
техники клиентов в ООО «Группа Компаний «Вымпел».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика информационной безопасности ООО «Группа Компаний
«Вымпел» представлена комплексом документов, позволяющих отразить
требования к обеспечению защиты данных и основные направления
предприятия по обеспечению безопасности
8
. При создании политики
безопасности можно выделить три основных уровня: верхний, средний и
нижний. Верхний уровень политики безопасности данных организации
позволяет
9
: сформулировать и демонстрировать отношение администрации
предприятия к системе защиты информации и отразить основные цели и задачи
в данной области; разработать индивидуальные политики безопасности,
инструкции и правила, с помощью которых регулируются отдельные вопросы;
информировать сотрудников организации про основные задачи и приоритеты в
области информационной безопасности.
Политика информационной безопасности среднего уровня служит для
отражения отношений и требований предприятия к: использованию
информационных систем; телекоммуникационных и информационных
технологий, методов и подходов к обработке информации; участникам
процессов обработки информации, от которых зависит обеспечение защиты
информации на предприятии.
8
Васильков А. В. Информационные системы и их безопасность / А. В. Васильков, А. А. Васильков, И. А.
Васильков - М.: Форум, 2010. - 525 с.
9
Варфоломеева Е.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / Е.В. Варфоломеева, Т.В.
Воропаева и др.; Под ред. Д.В. Чистова - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 234 с.
37
Нижний уровень политики безопасности служит для описания
определенных процедур и документов для обеспечения информационной
безопасности на предприятии.
Этапы разработки политики безопасности в организации включают:
- выполнение оценки личного отношения к угрозам безопасности со
стороны собственников и сотрудников предприятия;
- проведение анализа потенциально важных информационных активов
предприятия;
- выявление существующих угроз безопасности предприятия с
последующей оценкой рисков.
При создании политики безопасностей всех уровней нужно
придерживаться того, что разработанная политика безопасности на нижнем
уровне должна соответствовать политике безопасности, приведенной на
верхнем уровне. При этом в тексте политики безопасности должны быть
приведены правила, не имеющие двойной смысл, и он должен быть достаточно
понятным для сотрудников предприятия. Важное значение для защиты
информации в компании имеет политика безопасности, представленная в виде
логически и семантически связанных, формируемых и анализируемых структур
данных, используемых для защиты информации на всех уровнях
функционирования предприятия. Рассмотрим основные составляющие
политики информационной безопасности предприятия. Под защитой в данном
случае подразумевается использование приведенных в политике безопасности
предприятия организационных мероприятий защиты информации.
С помощью политики информационной безопасности на предприятиях
выполняют внешний и внутренний аудит защиты данных, результаты которого
используются для определения уровня эффективности, используемых методов
и средств защиты. В свою очередь улучшение выступает в виде подстройки