32
аппаратных и программных средств, а также персонала, предназначенный для
управления различными процессами в рамках технологического процесса,
производства, предприятия. Термин «автоматизированная», в отличие от
термина «автоматическая», подчёркивает сохранение за человеком-оператором
некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо
не поддающихся автоматизации.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – программно-технический
комплекс АС, предназначенный для автоматизации деятельности определенного
вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие
взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода
информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод
на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики
или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ.
Рассмотрим существующие на рынке программные продукты, наиболее
подходящие для автоматизации поставленной задачи в ГАУ АО «МФЦ по г.
Благовещенску».
Программный комплекс «РКЦ: Паспортный стол 8.0» предназначен для
автоматизации работы паспортного столов, организаций и учреждений,
имеющих жилищный фонд. Программа позволяет вести учет адресов, жителей,
документов удостоверяющих личность, а также производить выдачу различных
списков и справок.
С помощью данной программы можно повысить производительность
труда специалистов за счет повышения скорости выдачи справок, а рост
производительности труда приводит к сокращению затрат на содержание
сотрудников.
Данное программное решение создает следующие формы:
– форма № 1 – заявление о регистрации по месту пребывания;
– форма № 1П – заявление о выдаче (замене) паспорта;
– форма № 2 – адресный листок прибытия;
– форма № 3 – свидетельство о регистрации по месту пребывания;
– форма № 6 – заявление о регистрации по месту жительства;
– форма № 7 – адресный листок убытия;
33
– форма № 8 – свидетельство о регистрации по месту жительства;
– форма № 9 – карточка регистрации;
– форма № 10 – поквартирная карточка;
– форма № 11 – выписка из домовой книги;
– форма № 12П – листок статистического учета прибытия;
– форма № 12В – листок статистического учета выбытия;
– форма № 9 – заявление о регистрации по месту жительства;
– приложение № 3 к инструкции (п. 6);
– направление для постановки на воинский учет;
– приложение N 3 к приказу ФНС России;
– сведения о регистрации гражданина РФ по месту жительства.
Программный комплекс «РегУчёт» также предназначен для
автоматизации работы организаций и учреждений, работающих с жилищным
фондом. Благодаря электронной обработке информации сокращается время
выполнения основных операций по оформлению документов, что позволяет
значительно сократить время обслуживания населения и избавиться от очереди
из граждан, пришедших за справками и выписками.
«РегУчёт» позволяет создавать весь спектр форм, как и решение «РКЦ:
Паспортный стол 8.0».
Недостатками перечисленных разработок является достаточно высокая
стоимость, а также их избыточность – при внедрении любой из описанных выше
программ большое количество функций не будет использоваться.
Различия между существующими решениями и планируемой разработкой
под названием приведены в таблице 11.
34
Таблица 11
Сравнение программных решений
Действие
«Регучёт»
РКЦ: Паспортный стол 8.0
ПО КРУГ
Клиент-сервер
Да, толстый
клиент
Да, толстый клиент
Да, тонкий
клиент
Версия
системы
управления
базой данных
(СУБД)
Firebird
Microsoft SQL Server 2005
PostgreSQL
Оформление
справок
Да
Да
Да
Создание
отчетности
Да
Да
Да
Стоимость,
рублей
265 000
248 000
80 460
В рассматриваемом нами случае необходимо разработать небольшую
АИС по оформлению справок, то есть выполнить автоматизацию небольшого
участка деятельности предприятия, поэтому приобретение готового решения
может привести к значительным финансовым потерям. Как следствие,
руководителем учреждения принято решение о самостоятельной разработке.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.
При планировании задачи можно выделить несколько этапов. На первом
этапе необходимо выполнить анализ стратегии развития оказываемой услуги.
Для того, чтобы идти в ногу со временем и не выглядеть архаично,
необходимо внедрять новейшие разработки в области информационных
технологий. Можно выполнить поиск различных поставщиков информационных
услуг и технологий, которые обеспечат наилучшее соответствие той или иной
задаче ИС управления. Однако в связи с курсом на централизацию всех
муниципальных МФЦ под управление уполномоченного МФЦ, такой подход
сложно реализуем в связи с унификацией.
Альтернативой данному подходу является покупка готовых комплексных
решений и их использование со своим программным обеспечением. В свою
очередь результатом данного подхода является то, что разработчики АИС
разрабатывают базовую систему, которая конфигурируется под специфику
35
учреждения. Организация будет динамично развиваться при правильно
слаженной работе всех отделов.
На очередном этапе необходимо выполнить поиск и обработку всех
аналитических данных, полученных из всех возможных источников
информации.
Затем анализируется выбранный подход к решению поставленной задачи,
и результаты передаются руководителю учреждения. Важно отметить, что
данный этап позволяет внести корректировку в ход выполняемой работы.
Программный продукт должен быть удобен для использования и
выполнять следующие функции: получение, обработка, анализ, сохранение и
печать данных.
Возможны два пути автоматизации: оптимизация существующего
программного обеспечения под задачи предприятия либо реорганизация бизнес-
процессов и последующая автоматизация оптимизированной структуры.
Решение по автоматизации зависит от долгосрочности перспектив развития
заказчика и его экономических возможностей.
Возможные стратегии автоматизации приведены в таблице 12.
Таблица 12
Варианты стратегий автоматизации
№
Стратегия
Описание
1
Хаотичная
Состоит из набора автоматизированных участков, не
связанных друг с другом. Такая автоматизация
определяется оперативными задачами и обычно не
отражается в стратегических планах компании
2
По участкам
Представляет собой процесс автоматизации отдельных
функциональных участков
3
По направлениям
Отличается от автоматизации по участкам тем, что
предполагает участие всех функциональных
подразделений, деятельность которых связана с
направлением автоматизации
4
Полная
Предполагает автоматизацию абсолютно всех бизнес-
процессов компании
К преимуществам хаотичной стратегии можно отнести экономию времени
и средств на развертывание системы. Однако недостатками являются сложность
36
будущей модернизации, при которой будет выполняться полная автоматизация и
использование системы может стать экономически невыгодным.
Преимуществами автоматизации по участкам является возможность
автоматизировать те задачи, которые приносят наибольший экономический
эффект. Данный вариант применяется на производственных участках.
Несомненным плюсом автоматизации по направлениям является
возможность пошагового выполнения работ в подразделениях и в итоге полная
автоматизация предприятия.
Преимущество полной автоматизации – выполнение работ на всем
предприятии, возможность полной унификации. Недостаток данного способа –
потребность в значительных финансовых и временных ресурсах, а также очень
точная стратегия.
На основе вышеизложенной информации было принято решение об
автоматизации по направлению как наиболее оптимальное для нашего
учреждения.
Разработка и внедрение системы автоматизации какого-либо отдела
предприятия должна осуществляться следующим образом:
– предпроектный аудит;
– выбор оптимального решения;
– разработка технического задания;
– кодирование;
– тестирование;
– сдача проекта. [21. с. 654-657]
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Существует четыре основных способа приобретения ИС, описание
которых приведено в таблице 13.
37
Таблица 13
Способы приобретения ИС
№
Вариант
Описание
1
Разработка
(самостоятельная
и заказная)
Позволяет создать гибкую систему управления,
которую возможно масштабировать и изменять систему
в любой момент времени. Требует внушительных затрат
на разработку и поддержку.
2
Покупка
Необходимо выбрать решение, полностью
соответствующее модели бизнеса. Это достаточно
сложно, так как разработчики ИС пытаются угодить
всем потенциальным покупателям и как следствие –
системы получаются перегруженными лишним
функционалом, за который приходится платить.
3
Покупка с
последующей
доработкой
Оптимальный вариант, если требуется небольшой
объем доработки.
4
Аренда
Возможность использования инновационных
разработок лидеров рынка, имеющих передовые
технологии. Обеспечивает гибкость компании в случае
изменения ситуации на рынке.
Таким образом, разработка ИС будет выполняться собственными силами.
Квалификации и навыков сотрудников учреждения хватит как для разработки,
так и внедрения данной информационной системы. Автоматизации подвергнется
одно небольшое направление деятельности ГАУ АО «МФЦ по г.
Благовещенску», у имеющихся сотрудников не вызовет проблем провести весь
комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению программного
продукта.
В разрабатываемом программном комплексе будут учтены все
особенности работы и пожелания специалистов по работе с населением
учреждения. В нем будет необходимый функционал, а так же реализована
возможность быстро изменить функциональность в соответствии с требованием
заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент
информационной системы, который сочетает в себе единую систему
38
классификации и кодирования информации, унифицированные системы
документации, схемы информационных потоков в организации, а также
методику построения базы данных.
ИО состоит из двух компонент: внемашинная составляющая ИО
(входящая и выходящая документация, поступление запросов заявителей,
внутренние приказы учреждения, заключенные договоры с управляющими
компаниями) и внутримашинная составляющая ИО (шаблоны и экранные формы
для ввода данных в АРМ или вывода итоговой информации, входные и
выходные файлы, базы данных).
Чтобы адаптировать информацию для эффективной обработки и, ее
необходимо представить в цифровом виде. Для этого требуется сначала
упорядочить данные (классифицировать), а затем формализовать (закодировать)
с использованием классификатора.
Классификатор – систематизированный перечень наименованных
объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код.[23]
Существуют следующие виды классификаторов:
– международные;
– межгосударственные;
– межотраслевые;
– отраслевые;
– региональные;
– системные.
Система документации, используемая в процессе управления – важнейшая
составляющая внемашинного информационного обеспечения. Документ (от
латинского documentum – «доказательство», «свидетельство») – это
материальный объект, являющийся носителем определенной информации и
предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.[13]
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
требований к их оформлению.[13]
Системы документации, используемые в неавтоматизированных ИС,
характеризуются:
39
– множеством различных форм документов;
– высоким объемом документов и их запутанностью;
– избыточностью и дублированием информации в документах;
– избыточность и дублирование работ по их обработке;
– низкая достоверность итоговых результатов.
Ручная обработка документов в таких системах может занимать
значительное количество рабочего времени сотрудников. Упрощение системы
документооборота достигается следующими действиями:
– стандартизация и унификация документов;
– переход к безбумажному документообороту, использующему
электронные документы и информационные технологий по их обработке.
Для поставленной задачи входные данные необходимо получать,
используя локальную вычислительную сеть (ЛВС), поэтому файлы должны
использовать заранее согласованную структуру и иметь заданную форму.
К внутримашинному ИО относится описание экранных форм. Создавая
структуру экранных форм для ввода данных с входящей информацией, лучше
всего построить макет, повторяющий расположение данных, используемых при
создании бумажного документа. Реализуя данный подход, можно добиться
сокращения трудоемкости операций по внесению информации в базу данных.
Разрабатывая экранные формы для документации с постоянной
информацией, необходимо учесть, что макеты также будут использоваться и для
актуализации записей информационной базы. Чтобы обеспечить удобство
выполнения операций, при проектировании оптимальным решением будет
являться использование анкетных форм расположения реквизитов.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной
надежности и достоверности выполнения этих операций.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения
является информационная база.
Информационная база (ИБ) – данные, отражающие состояние
определенной предметной области и используемые информационной системой.
40
[14]
Принято выделять два варианта организации информационной базы:
– совокупность локальных файлов, функционирование которой
обеспечивается функциональными пакетами прикладных программ;
– база данных, функционирование которой обеспечивается
использованием универсальных программных средств загрузки, хранения,
поиска и ведения данных, т.е. СУБД.
Хранение локальных файлов может привести к дублированию данных в
ИС, следовательно, неизбежны проблемы несогласованного использования
данных в разных операциях.
В рамках разработки данного проекта информационная база
спроектирована в виде интегрированного информационного хранилища. Данный
способ позволяет объединить различные источники информации.
Преимуществами использования базы данных для хранения информации
являются:
– актуальность данных по отношению к состоянию объекта;
– удобство и высокая скорость совместной обработки данных;
– обеспечение целостности данных.
База данных (БД) — поименованная совокупность взаимосвязанных
данных, управляемых специальной системой. [17, с. 13]
По технологии обработки данных выделяют следующие типы БД:
– централизованные – БД расположена в одном, отдельно взятом массиве
памяти;
– распределенные БД – состоят из нескольких, возможно пересекающихся
фрагментов, расположенных в различных массивах памяти.
Для обеспечения всестороннего снижения материальных и
нематериальных затрат на разработку ИБ и программного обеспечения системы,
а также обеспечения надежности хранения данных выбрана централизованная
организация БД.
Для того, чтобы определить логическую структуру БД, необходимо
рассмотреть логические модели данных для БД. На сегодняшний день
существует множество логических моделей, среди которых наиболее
41
используемыми являются:
– иерархическая;
– сетевая;
– реляционная.
В зависимости от модели, компонентами логической структуры могут
являться файлы или таблицы.
Иерархическая модель данных организованна в виде древовидной
структуры с вершинами-таблицами. Характеризуется наличием одного файла,
который является входом в структуру. Между файлами устанавливаются
отношения соподчиненности. У файла может быть одна исходная вершина и
несколько подчиненных. Несмотря на высокую эффективность для описания
многих процессов реального мира, существенным недостатком данной модели
является низкая эффективность операций с БД. Основным типом отношений в
данной модели является «один ко многим» (1:М).
Сетевая модель является эволюцией иерархической модели. Именно в
данной модели данных появляются такие фундаментальные понятия, как запись
и набор. Преимуществами сетевой модели является высокая производительность
поиска, однако существенным недостатком является недостаточная гибкость как
– очень часто изменения в БД приводят к изменению и в приложении. В сетевых
моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и связан с
произвольным числом других файлов отношениями типа «один к одному» (1:1),
«многие ко многим» (М:М) и 1:М.
Для устранения недостатков сетевой модели в Эдгаром Френсисом
Коддом были заложены основы реляционной модели. В данной модели
используются понятия отношений, атрибутов и доменов. Информация,
используемая в БД, отображается в виде таблиц и отношений. Реляционная
модель характеризуется наличием отношений 1:М и М:М. Наличие ключа у
каждого отношения позволяет однозначно идентифицировать его. Основные
преимущества – простота и удобство разработки, четкие и понятные правила
проектирования. К недостаткам модели относится наличие большого количества
связанных таблиц для отображения сложной предметной области.
Тем не менее, используемый в реляционной модели подход к организации