25
Рисунок 12 - Процесс планирования продаж
Перечисленные процессы могут обходиться без автоматизации или с
использованием простых универсальных программ. Но в этом случае, упускаются
26
возможности учета многих взаимосвязей, детальность и оперативность
планирования. На подготовительных этапах автоматизация может помочь
организовать взаимодействие внутри отделов продаж по сбору данных о планах
закупок клиентами и консолидации этих планов в единую форму отчета. В
Компании ЗАО «НПО Союзнихром» этот процесс уже существует и отлажен.
Сотрудники отделов продаж вносят планы в прогнозные сделки с клиентами и
заполняют согласованные с клиентами спецификации.
Дальнейшая работа по консолидации планов ложится на руководителей
продаж, и абсолютно необходимым уровнем автоматизации является наличие
необходимых отчетов по статистике и прогнозам продаж. Основным, наиболее
творческим этапом процесса планирования продаж является процесс сценарного
моделирования планов продаж. Поскольку этот элемент является творческим, то
он в наименьшей степени подвержен строгой автоматизации и традиционно
выполняется в табличных редакторах, допускающих произвольные
корректировки как данных, так и алгоритмов их пересчета. С другой стороны,
добавление ряда возможностей и параметризации вывода отчетов, которые
используются на начальных этапах планирования продаж, может в значительной
степени помочь в формировании планов продаж под разные сценарии (см.
рисунок 13).
27
Рисунок 13 - Сбор и преобразование данных при планировании
продаж
Формирование планов подразделений производства, закупки, бюджета,
движения денежных средств на основе плана продаж, взаимное влияние планов,
также является важной задачей для автоматизации. При этом, эта задача является
более сложной, чем подготовка непосредственно плана продаж, так как требует и
детальной проработки нормативно-справочной информации, для определения
взаимного влияния планов и бюджетов, и настройки источников данных для
наполнения планов и бюджетов, и проработки моделей функционирования
предприятия.
Процесс планирования продаж на предприятии включает в себя:
• ежемесячное планирование отгрузок и поступления денежных средств
от клиентов в текущем с следующем месяце;
• планирование продаж на квартал;
• планирование продаж и составление бюджетов на год;
• периодическое, осуществляемое раз в два-три года, стратегическое
планирование продаж.
В этом году при составлении бюджетов на 2019 год было введено
требование дополнительной детализации по группам номенклатуры, а также
28
поставлена задача собирать данные в аналогичной детализации раз в месяц на
скользящий год вперёд.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Задача стратегического планирования продаж относится к категории задач
планирования, которое, с одной стороны, опирается на известную статистику
прошлых периодов, а с другой – на предполагаемое развитие будущих периодов
и задач, которые необходимо решить для такого развития. Планирование будущих
периодов имеет смысл осуществлять на разные масштабы времени, в каждом из
которых имеет смысл решать различные задачи. С этой точки зрения
проектируемая задача относится к наиболее долгосрочному периоду
планирования – стратегическому, и должна способствовать выработке решений
по долгосрочному развитию компании – развитию продуктов, изменению или
удержанию позиции на рынке, выходу на новые рынки. С другой стороны, она
имеет много общего и с тактическим планированием, осуществляемым на более
короткий период, которое не менее важно для понимания способности компании
достигать долгосрочных планов. Различные виды планирования с точки зрения
масштабов по времени отражены на рисунке 14.
Рисунок 14 - Виды планирования по срокам и задачам
планирования
29
Как уже было упомянуто, планирование продаж также нельзя
рассматривать полностью обособленно от других видов планов, так как планы
продаж напрямую влияют на все остальные планы компании, и, в то же время,
испытывают на себе влияние других видов планов. Не запланировав продажи не
понятно, что и когда потребуется закупать, производить, запасы чего
поддерживать, и хватит ли на это денежных средств. В то же время, если
продукция не может быть своевременно и с нужным качеством произведена или
закуплена, не пройдена требуемая сертификация или производство, и закупки не
могут быть обеспечены своевременным финансированием, то нечего и будет
продавать. Основные взаимосвязи различных видов планов отражены на рисунке
15.
Рисунок 15 - Взаимное влияние разных видов планов
С технологической точки зрения, планирование продаж имеет плотную
связь с многими системами. Информационная система, в которой осуществляется
планирование продаж получает данные от системы, в которой осуществляется
учет продаж и исполнения заказов, и системы учета маркетинговой информации.
Учетные системы, системы учета фактических операций, в том числе продаж,
закупок и производства являются наиболее строгими учетными системами,
имеющимися на каждом предприятии. Сама система планирования предоставляет
30
данные для планирования производства, закупок, и системы финансового
планирования, бюджетирования.
Процессы планирования и бюджетирования могут осуществляться вне
строгих информационных систем, но это справедливо для относительно простых
систем и планов. По мере усложнения задач и взаимосвязей, всё в большей
степени требуется информационная система, в которой может осуществляться
весь комплекс задач планирования (См. рисунок 16). А для целей регулярной
актуализации планов может потребоваться и интегрированная с системой учета
подсистема планирования.
Результатом планирования и бюджетирования должны выступать как сами
планы, показывающие возможное будущее состояние, так и решения и
вытекающие из них задачи и нормативы, которые позволят их обеспечить.
Принятие решений и постановка задач может происходить вне систем учета (по
крайней мере, вне информационных систем учета материально-финансовых
потоков). Но для того, чтобы продвижение к целям предприятия было достаточно
уверенным, также необходимо вырабатывать и добиваться исполнения
нормативов по разным сферам деятельности. А сами нормативы должны быть
встроены в учетные системы для того, чтобы не допускать (по крайней мере без
отдельного согласования) ситуаций, которые выходят за установленные рамки.
Рисунок 16 - Технологическая взаимосвязь планирования
продаж с другими задачами
31
Таким образом, в рамках данной работы должен быть спроектирован и
реализован механизм сценарного автоматизированного планирования продаж на
основе данных о статистике, прогнозных и подписанных с клиентом
спецификаций поставок, позволяющий отразить существующие и ожидаемые
тенденции и события, маркетинговые данные. Для подготовки данных под этот
механизм также должны быть реализованы необходимые отчеты. Полученные в
результате данные о продажах должны подходить для планирования
производства и закупок, а значит, должны содержать данные в разрезе
номенклатурных групп. Также следует спроектировать порядок применения
планов продаж для связанной с ними деятельности планирования,
бюджетирования, контроля.
В качестве входных данных будет использоваться статистика продаж и
прогнозные данные по продажам на основании подписанных с клиентами
спецификаций, имеющаяся в информационной системе, а также применяющаяся
на предприятии классификация клиентов и продукции по группам. В качестве
выходных данных будет выступать план продаж в виде ответов по планируемым
продажам в разной детализации, а также план-фактный анализ продаж.
Необходимой формой результатной информации является отчет оп планам
продаж в детализации до отдельных крупных клиентов и номенклатурных групп,
передаваемый в финансовый департамент. Пользователями системы будут
руководители отделов продаж. Проектирование системы формирования планов
производства и закупок и бюджетирование на базе плана продаж выходит за
рамки данной работы.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Решение перечисленных задач, требует работы с большими массивами
данных, обработка которых вручную практически невозможна (либо возможна,
но только в очень грубом приближении) [11]. Кроме того, исходные данные
32
изначально собираются и хранятся в информационных системах, и доступ к ним
осуществляется при помощи систем управления базами данных. Осуществление
доступа к таким данным невозможно без использования вычислительной техники.
Также немаловажный аспектом целесообразности использования
вычислительной техники для решения данных задач состоит в том, что её
использование позволяет организовать работу сотрудников по подготовке данной
и смежной информации, а также её дальнейшее использование в единой системе,
и с единой версией данных.
Таблица 2. Прагматические характеристики процесса
планирования
Сущность
Количество
Активные клиенты
2400 клиентов в год
Отрасли клиентов
20 отраслей
Поставляемые сплавы
90 различных сплавов
Виды продукции
20 различных видов продукции
Номенклатурных групп
180 различных групп (марка + вид)
Шаг планирования
1 месяц
Результатные формы
1 за цикл планирования
Периодичность планирования
12 раз в год (целевая)
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В целом на предприятии отсутствуют строго прописанные
организационно-распорядительные документы по вопросам информационной
безопасности. При приеме сотрудников знакомят с правилами компании в
отношении коммерческой тайны, но данные сведения не фиксируются в качестве
соглашения и не выдаются должностные инструкции, в которых затрагивались бы
вопросы информационной беопасности. Но в месте с тем, в компании действует
набор правил предоставления доступов, способов хранения информации и
технического обслуживания информационной инфраструктуры, в том числе
антивирусной защиты. Рекомендуется данные правила зафиксировать в виде
должностных инструкций, ознакомить с ними сотрудников компании под роспись
и включить их обязательное подписание в процесс приема новых сотрудников.
33
Также рекомендутся организовать провести аудит информационных систем
предприятия на предмет возможных уязвимостей, для чего ввести должность
администратора по информационной безопасности.
Технически, на предприятии обеспечение информационной безопасности
осуществляется:
1) путем разграничения сети на сегменты центрального офиса и удаленных
подразделений, и предоставления доступа отдельно в рамках этих
сегментов;
2) путем разграничения доступа к файловым ресурсам в соответствии с
тем, к какому подразделению относятся материалы и правилами,
устанавливаемыми руководителями данных подразделений и
руководством компании;
3) путем организации парольной защиты доступа к информационным
системам 1С и правилами, назначаемыми руководителями данных
подразделний, сферы их ответственности, правилами, диктуемыми
руководством компании;
4) использованием журналирования доступа в системы;
5) использованием антивирусного программного обеспечения.
Что касается процессов плнирования, автоматизируемых в рамках данной
работы, информация, собираемая и анализируемая в процессе планирования
продаж и связанных с этой задачей планирования производства, закупок и
формирования бюджетов, относится к категории коммерческой тайны и должна
быть соответствующим образом защищена. Доступ к информации по планам
продаж, бюджетам и сопутствующим данным должен быть предоставлен только
сотрудникам компании и только в той мере, в какой им эта информация
необходима для осуществления их основной деятельности либо в той части, за
которую они отвечают при подготовке данной информации. Таким образом,
описание доступов и функций пользователей системы неразрывно связаны между
собой. Роли, которые можно выделить в связи с этими задачами, их функции и
уровни доступа перечислены в Таблице 3.
Таблица 3. Роли и описание доступа
34
Роль
пользователя
Описание функции
Описание доступа
Специалист по
НСИ
Подготовка
номенклатурного
справочника, заполнение
необходимой
номенклатуры, отнесение
номенклатуры к
используемым в
планировании группам.
Доступ к номенклатурному
справочнику и
спецификациям клиентов в
той мере, в какой
необходимо для заполнения
справочника
Менеджер по
продажам
Работа с клиентами по
определению планов
поставок, заполнение
спецификаций будущих
отгрузок. Согласование и
фиксация в системе
условий оплат клиентов,
требуемых ими сроков
поставок, плановых цен
поставки.
Доступ к данным по
статистике продаж
клиентам, доступ на
внесение информации по
клиентам. Только по
закрепленным за данным
менеджером клиентам.
Ограниченная возможность
вывода данных в файлы.
Руководитель
отдела продаж
Анализ статистики и
спецификаций отгрузок
будущих периодов.
Доступ к данным по всем
клиентам подразделения.
Формирование и пересчет
планов продаж по клиентам.
Формирование отчетов по
план-фактным показателям.
Руководитель
производства
Формирование плана
производства на
основании плана продаж.
Формирование плановой
потребности в сырье и
комплектующих
Доступ на чтение к плану
продаж по номенклатурным
группам, без детализации по
клиентам. Доступ на
формирование плана
производства.
Руководитель
отдела закупок
Формирование планов
закупок и оплат
поставщикам на
основании планов продаж
и производства.
Доступ на чтение к плану
продаж и плану
производства по закупаемым
номенклатурным группам.
Доступ на формирование
плана закупок.
Руководители
ЦФО (центров
финансовой
ответственности)
Ввод плановых бюджетов
затрат на будущий
период.
Доступ к данным бюджета по
ЦФО.
Сотрудник
планово-
экономического
отдела
Формирование бюджета
движения денежных
средств. Контроль
взаимной увязки планов.
Формирование плана
привлечения заемных
денежных средств.