35
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Можно выделить три основных возможных направления решения задачи
автоматизации планирования, связанных с тем, в какой системе решать данные
задачи. Во-первых, решение задач планирования может осуществляться в той же
системе, в которой осуществляется планирование и бюджетирование –
внутренняя подсистема. Во-вторых, планирование и бюджетирование может
осуществляться во внешнем, по отношению к основной учетной системе,
специализированном программном обеспечении. В-третьих, планирование и
бюджетирование может осуществляться во внешнем, по отношению к учетной
информационной системе, универсальном программном продукте общего
назначения, таком как MS Excel или OpenOffice Calc [12, с. 64-65]. Каждый из
перечисленных вариантов имеет свои достоинства и недостатки.
Основным достоинством планирования внутри основной учетной
информационной системы является непосредственный доступ системы
планирования ко всем данным, имеющимся в учетной системе. Кроме этого, сами
планы и вытекающие из них нормативы, лимиты могут непосредственно влиять
на функционирование системы и работу пользователей в ней. При этом надо
учитывать степень готовности существующей системы к модификации,
возможности и целесообразности её до-настройки и последующего
сопровождения.
Использование внешнего по отношению к существующей учетной
информационной системе программного продукта для целей планирования и
бюджетирования целесообразно, если в существующей информационной системе
не реально или не целесообразно осуществлять планирование. Здесь
определяющим фактором может являться значительное превосходство внешнего
по отношению к используемой учетной системе программного продукта в части
наличия, качественно проработанной и подходящей предприятию модели
36
планирования и бюджетирования. Превосходство внешней системы должно
перевешивать недостаток такой системы, состоящий в более сложном доступе к
данным, по сравнению с внутренней информационной системой.
Также возможна ситуация, когда возможности как существующей учетной
информационной системы, так и существующих на рынке специализированных
решений для планирования и бюджетирования плохо подходят для
осуществления планирования деятельности предприятия. В этом случае наиболее
целесообразным может оказаться планирование в универсальном программном
продукте, таком как MS Excel или OpenOffice Calc. Моделирование в таком
продукте исходя из особенностей предприятия может позволить выработать
ключевые требования, которые позволят впоследствии определить требования к
информационной системе.
Для оценки возможностей планирования во внутренней системе учета
следует рассмотреть функции планирования, заложенные в 1С:УПП, на базе
которой осуществляется учет продаж, закупок, производства. Также, в качестве
продукта, на который предприятие в ближайшей перспективе может перевести
учетные функции, является продукт 1С:ERP. Соответственно, также имеет смысл
процессы планирования рассмотреть в этой системе. Кроме этого, следует
рассмотреть альтернативные, внешние, по отношению к учетной системе
специализированные продукты, такие как Anaplan, Prophix.
Системы Anaplan и Prophix являются современными облачными
решениями [13] для организации процесса бюджетирования в компании. Решение
Prophix сфокусировано на оперативном вводе информации и гибкой
корректировке результатов, позволяющей корректировать данные в любом
масштабе времени, с использованием различных вариантов распределения, в том
числе, базирующихся на статистике [14]. Решение позволяет разграничить доступ
к информации и организовать совместную работу с продуктом включая
согласование введенных данных, постановку и контроль исполнения задач.
Prophix также позволяет проводить план-фактный анализ, и формировать
отчетность рассылаемую в форматах pdf или excel. Система Prophix разделяет
плановый и фактический период, не позволяя при планировании вносить
изменения в фактический период. Для использования Prophix требуется
37
подготовить и загрузить в систему прайс-листы на продукцию, что позволяет
одномоментно планировать продажи как в натуральном выражении, так и в
суммовом выражении. Prophix также позволяет настроить статьи затрат и
планировать затраты как в общих суммах на период, так и с указанием
детализации по каждой цифре. Из кадровых систем учета и расчета заработной
платы можно настроить импортирование фактических данных в Prophix, и вводя
корректировку в будущих периодах планировать изменения. В систему Prophix
также встроена возможность анализировать планируемые и фактические
показатели спускаясь от общих цифр, к первичным данным. Система
спроектирована так, чтобы организовать работу в компании с единой версией
правды, но не исключает проработку и моделирование различных сценариев.
Система Anaplan построена, в первую очередь как система, не
ограничивающая в выборе модели [15]. В этой системе можно построить
множество различных моделей, гибко настраивать их, делиться моделями.
Фактически, эта система предназначена в первую очередь для бизнес-аналитиков,
рассматривающих и моделирующих различные сценарии, которые система
позволяет гибко и на лету настраивать. При этом возможности задания формул и
вычислительной логики очень близки к возможностям MS Excel, формулы легко
читать и писать, импорт данных может быть осуществлён без привлечения
специалистов по Информационным Технологиям (ИТ). Кроме этого, Anaplan
позволяет более гибко назначать доступы к данным на просмотр и
редактирование. В отличие от Excel, Anaplan позволяет вносить корректировки в
данные сверху-вниз (то есть корректировать агрегированные плановые данные
меняя при этом детализирующие записи). Anaplan изначально сформирована как
многомерная аналитическая система, позволяющая рассчитывать зависимые один
от другого показатели, что позволяет избежать ошибок в отдельных формулах при
использовании Excel. Многомерность, заложенная в Anaplan позволяет проще
модифицировать структуру исходных измерений, перестраивать иерархию, что, в
отличие от Excel, сразу находит отражение во всех отчетах. Большая гибкость
системы Anaplan позволяет эффективно использовать для гибкого моделирования
различных сценариев, но эта гибкость также может быть и недостатком при
38
организации относительно маломеняющегося, стабильного, необходимого
организации процесса бюджетирования.
Подсистема планирования в 1С:УПП позволяет в качестве плановых
данных использовать фактические данные за выбранный период с пересчетом на
коэффициент. При этом для планов продаж предусмотрена детализация до
контрагента и договора. Система позволяет вводить разные сценарии,
моделировать с учетом возможных изменений курса валют, задавать разную
периодичность планирования [16]. Система планов продаж 1С:УПП позволяет
рассчитывать планы производства и закупок. Таким образом, позволяет
осуществлять планирование, но первично заложенная детализация не слишком
хорошо подходит для нужд ЗАО «НПО Союзнихром». И она также проигрывает
по отношению системе Prophix в том, что касается динамического пересчета
планов и организации взаимодействия персонала в формировании планов.
Система планирования в 1С:ERP позволяет вводить планы продаж по
категориям и по номенклатурам, планировать процессы сборки-разборки,
производства, закупки на основании данных имеющихся в системе и широкого
набора предустановленных источников данных планирования [12].
Система также позволяет организовать совместную работу по подготовке
и сбору данных от подразделений. Система позволяет настраивать произвольные
представления, оформление, детализацию как для ввода, так и вывода плановых
данных. При составлении бюджетов на будущий период система также может
сама просчитывать начальные остатки будущего периода на основании текущих
остатков и плановых оборотов до указанной даты. Система планирования,
заложенная в 1C:ERP, также позволяет реализовать скользящее планирование, что
позволяет организовать в компании частый пересмотр и актуализацию планов, а
значит и быстро реагировать на изменение рыночной ситуации. Гибкие настройки
видов бюджета позволяют подготовить различные представления,
соответствующие принятым в компании формам.
Таким образом, из перечисленных систем наиболее интересными и
перспективными с точки зрения применения для организации задач планирования
и бюджетирования на предприятии решениями являются Prophix и 1C:ERP.
Достоинством первой является простота настройки и начала работы с плановой
39
информацией, и также возможности гибкой настройки отчетов. Достоинством
второй – возможность осуществления планирования и бюджетирования в единой
информационной системе с учетными данными. Сравнение ключевых параметров
информационных систем планирования продаж приведено в Таблице 4.
Таблица 4. Сравнение основных возможностей
информационных систем
Система
Описание функции
Оценка полезности
Prophix
Механизмы внесения
корректировок в планы
сверху-вниз и снизу-вверх.
Возможность гибкого
распределения ускоряет
планирование.
Возможность произвольной
детализации вносимых
вручную плановых значений.
Полезно для последующего
план-фактного анализа
при устранении ошибок.
Возможность разграничения
доступа к внесению плановых
значений.
Полезно для организации
сбора планов для
территориально-
разделенной организации.
Возможность настройки
вычислений между
зависимыми элементами
Полезно для отражения
бизнес особенностей
компании.
Возможность настройки
справочников независимо от
основной информационной
системы.
Достоинство – повышает
гибкость моделирования.
Недостаток -
Произвольный выбор
периодов планирования.
Подходит для разных
горизонтов планирования.
Запрет редактирования
планов в фактически
исполненном периоде.
Соответствие
естественному ходу
процесса.
Работа сотрудников разного с
одними и теми же исходными
данными.
Единая версия правды для
всей компании – улучшает
эффективность
взаимодействия
Отдельная система
планирования.
Достоинство – гибкость
настройки, недостаток –
возможность расхождения
данных с основной учетной
системой.
Anaplan
Гибкая возможность
моделировать практически
любые процессы
Полезна для специалистов
по анализу данных.
Возможность настраивать
произвольные взаимосвязи и
механизмы пересчета между
элементами
Полезно для
моделирования
произвольных процессов.
Возможность создавать
модели, сохранять их,
делиться ими, возможность
Полезно совместной
работы группы
40
отслеживания истории версий
моделей
специалистов по анализу
данных.
Возможность одновременного
множественного
существования разных
версий планов.
Полезно для
экспериментирования, но
затрудняет организацию
работы группы людей в
относительно
фиксированном процессе.
Произвольный выбор
периодов планирования.
Подходит для разных
горизонтов планирования.
1C:ERP
Взаимоувязанная система
планов и система
бюджетирования.
Возможность
использования результатов
планирования продаж в
других подсистемах
планирования.
Возможность настраивать
различное представление
отображения и ввода данных
Полезно при организации
регулярного процесса
планирования с участием
сотрудников разной
компетенции
Возможность использовать
сценарии при планировании.
Полезно для формирования
оптимистичных и
консервативных планов.
Возможность настраивать
источники данных
непосредственно внутри
системы
Полезно для
задействования всей
имеющейся информации
(но только после
внедрения учета на базе
данной системы)
Возможность формирования
заданий, размещения заказов
непосредственно на основе
планов
Полезно для плотной
интеграции планирования
в работу компании (но
только после внедрения
учета)
Произвольный выбор
периодов планирования.
Подходит для разных
горизонтов планирования.
1С:УПП
(доработанная,
оперативный
учет)
Наличие всех оперативных
данных.
Полезно для быстрого
внедрения
Привычная пользователям
среда работы.
Полезно для быстрого
внедрения
Существует стандартная
система планирования.
Плохо соответствует
доработанному
функционалу.
Несмотря на то, что 1С:УПП имеет малое количество полезных
присутствующих изначально особенностей именно по вопросам планирования,
эта система, тем не менее является оновной для предприятия и именно на базе
этого решения можно быстро реализовать модуль, помогающий планировать
продажи. Такое решение изначально будет учитывать особенности предпрятия и
41
не будет требовать дополнительных трудозатрат на сопровождение системы,
поддержание работоспособности обменов между системами и соответствия
систем. Количественное сравнение систем и оценка на основании которой
сделаны выводы приведено в Таблице 5.
Таблица 5. Сравнение систем на применимость
Система
Задача, ценность
1С:ERP
1С:УПП
Anaplan
Prophix
Простой интерфейс
пользователя
1
9
8
8
10
Минимальные
дополнительные затраты
на сопровождение
системы
1
8
8
6
6
Адаптированный под
нужды предприятия
функционал
2
2
10
0
3
Минимальные затраты
на адаптацию системы
1
3
7
4
7
Гибкость возможностей
планирования
1
9
3
10
10
Простота доработки,
донастройки решения
2
8
10
8
10
Интегрированность
систем планирования и
бюджетирования
1
10
2
0
9
Отсутствие затрат на
приобретение системы
1
10
10
0
0
Итог
69
78
36
58
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Если рассматривать отдельно задачу планирования продаж, то наиболее
подходящим для предприятия решением является доработка существующей
информационной системы, поскольку в ней содержатся все необходимые для
этого данные (включая статистику за пять лет). Кроме того, эта система позволяет
вносить в неё модификации (в результате чего она была сильно модифицирована
по сравнению с базовой поставкой). Но если смотреть на задачу несколько шире,
с учетом планирования производства, а тем более с учетом задачи
бюджетирования, то становится понятно, что единой системы, в которой была бы
собрана вся первичная информация для решения данной задачи на предприятии
42
на данный момент не существует, а значит любая система планирования и
бюджетирования будет внешней по отношению, хотя бы к одной из систем
(рисунок 17).
Рисунок 17 - Распределения данных для планирования по
системам предприятия
Сбор планов продаж и формирование бюджета в компании осуществляется
с использованием универсального офисного программного обеспечения (ПО) для
работы с электронными таблицами. В этом году, в сравнении с предыдущим, при
составлении планов и бюджетов добавилась детализация до товарных групп и
упрощенная производственная модель, позволяющая получать плановую
себестоимость и декомпозировать до базовых материалов. Поскольку модель в
значительной мере уже проработана с учетом особенностей компании, можно
рекомендовать зафиксировать основные достигнутые с её помощью результаты,
настроив аналогичную модель во внешней специализированной учетной системе.
Существующая схема информационных систем компании имеет не только
тот недостаток, что среди них нельзя выделить одну, в которой имеет смысл
осуществлять все задачи планирования. Недостатком также является то, что в
43
раздельных системах неизбежно появляются, накапливаются (либо требует
значительных трудозатрат на устранение) расхождения, мешающие однозначно
интерпретировать данные. Соответственно, рекомендуется провести полную
автоматизацию и перейти от существующей схемы к единой информационной
системе, в которой осуществляется учет всех процессов, а противоречий не
возникает.
Исходя из текущей ситуации на предприятии, предлагается рассмотреть
подход к решению задачи автоматизации бюджетирования, включающий в себя
четыре этапа, перечисленные в Таблице 6.
Таблица 6. Стратегия автоматизации задачи
Этап, масштаб
времени
Задача
Обоснование
1. Планирование
продаж в
существующей
системе (доработка
под текущие
потребности). 1
месяц
Подготовка рабочего места
для планирования продаж
в существующей
информационной системе,
реализовав простую, но
учитывающую
особенности предприятия
модель сценарного
планирования.
В существующей
информационной
системе имеется вся
необходимая для
планирования продаж
статистика, она
дорабатываема и
результат можно
получить в короткие
сроки.
2. Бюджетирование
во внешней
специализированной
системе. 3 месяца
Создание модельного
примера и
воспроизведение его в
специализированной
системе планирования и
бюджетирования.
Осуществление
бюджетирования в данной
системе
Позволит закрепить и
ввести в систему
процессы,
промоделированные в
MS Excel.
3. Перевод всех
контуров учета и
планирования в
единую систему. 6
месяцев
На базе единого
программного продукта,
единой информационной
системы, реализовать все
учетные функции.
Создаст возможности
для будущего
интегрированного
ведения учета и
бюджетирования в
единой системе
4. Реализация
бюджетирования,
интегрированного с
учетной системой. 3
месяца.
На базе системы,
включающей все учетные
функции реализовать
процессы планирования и
бюджетирования.
Позволит повысить
оперативность и
применимость
результатов
бюджетирования.
44
Таким образом, предагается начать с использования 1С:УПП и в
перспективе предлагается перейти на использование 1С:ERP для планирования и
бюджетирования после введения учета в этой системе.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способом приобритения программного модуля для плланирования
является использование труда штатного разработчика на базе 1С предприятия.
Стоимость приобретения определятеся трудозатратами на реализацию. Для
небольшой задачи реализуемой на базе используемой информационной системы,
это решение является наиболее целесообразным и имеющим минимальные
затраты.
С учетом того, что конфигурации систем 1С:УПП и 1С:ERP уже
приобретены компанией, вместе с необходимым количеством пользовательских
лицензий для организации оперативного учета, дополнительных затрат на
приобретение программных продуктов не потребуется.
Облачные решения, такие как Prophix и Anaplan, являются
представителями решений «Программное обеспечение как сервис» [17],
стоимость которого зависит от степени использования. Если рассматривать
решения этой категории, то рекомендуется определить ограниченный перечень
пользователей, которые будут проводить тестирование системы, четко
определить их задачи и приобрести подписку на соответствующее количество
лицензий. В последствии, если решение покажет свою целесообразность,
докупать необходимое количество решений.
В том, что касается проекта автоматизации процесса взаимного пересчета
планов и бюджетирования, то рекоменжуется воспользоваться облачными
системами для моделирования. Затем следует рассмотреть возможность покупки
и более массовое внедрение решения, которое позволит повысить оперативность
и уверенность планирования будущего и позволит отразить бюджетный процесс
с учетом особенностей компании. К этому моменту станут понятны как затраты