ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ...................................................................................................................................... 9
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ................................................................................................... 11
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» .......................................................................................... 11
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности .................................................. 11
1.1.2. Организационная структура управления предприятием....................................... 12
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................................. 13
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................................................ 15
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ........................................................................................................................... 15
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание . 21
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи .............................................................................................................................. 28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .................................................................................................................................... 31
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ».......................................................................................................................... 34
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи........................... 34
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................................... 47
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи . 48
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................................. 50
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ........... 50
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению .................. 51
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.................... 63
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ .............................................................................................................. 66
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................................... 66
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ..................................................... 66
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .............................. 68
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации ...................................................... 69
2.2. Информационное обеспечение задачи ............................................................................. 74
2.2.1. Информационная модель и её описание ....................................................................... 74
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
........................................................................................................................................................... 77
2.2.3. Характеристика результатной информации................................................................. 78
2.3. Программное обеспечение задачи ..................................................................................... 79
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ....................................... 79
2.3.2. Характеристика базы данных .......................................................................................... 80
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ...................... 86
2.3.4. Описание программных модулей ................................................................................... 88
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ......................................... 89
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ................ 96
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ............... 96
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта………………………99
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...........................................................................................................................109
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ...............................................................110
ПРИЛОЖЕНИЕ .................................................................................................................................
ВВЕДЕНИЕ
Одной из главных целей современных организаций является развитие ИТ-
инфраструктуры и, в частности, увеличение количества автоматизированных на базе
данного предприятия процессов.
Великое множество экспертов и организаций еще со временем применения
первых ЭВМ и компьютеризированных инструментов стремится к совершенствованию
типовых автоматизированных процессов и лучших практик (собраний этих процессов
по предметной области или в целом) автоматизации процессов предприятий самого
разного толка и направленности.
Одним из самых важных и трудозатратных процессов в современных
организациях различных типов является процесс организации документооборота (как
организационного, так и технологического).
Основной задачей автоматизации документационных процессов является
переход на безбумажный документооборот. Выполнение данного перехода приносит
организациям несомненные выгоды, например, такие как:
снижение материальных и временных затрат,
повышение эффективности процессов предприятия,
понижение трудозатрат,
упрощение учета и возможность безболезненной документационной
интеграции внутренних подразделений и контрагентов.
оптимизация процессов согласования и утверждения документов
Объект дипломной работы – документооборот Государственного Бюджетного
Учреждения «Жилищник района Марфино».
Предмет дипломной работы – это процесс разработки автоматизированной
системы для автоматизации документооборота.
Цель дипломной работы - на основании проведенного исследования бизнес-
процессов и особенностей сферы деятельности учреждения, а также анализа
существующей системы документооборота, выявить необходимость автоматизации и
разработать информационную систему документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
1. Проанализировать деятельность предприятия;
2. Описать проблемы документооборота;
3. Выделить комплекс задач автоматизации;
4. Выбрать и обосновать стратегию автоматизации и способ приобретения ИС;
5. Обосновать выбор информационного, программного и технического
обеспечения;
6. Разработать программное обеспечение;
7. Рассчитать экономическую эффективность проекта.
Дипломный проект состоит из трех глав, введения, заключения и приложений. В
первой главе анализируется состояние документооборота предприятия на
сегодняшний день. Во второй главе рассматривается процесс разработки проекта
автоматизации, программное обеспечение задачи и описание программных модулей. В
третьей части дипломной работы выбрана методика расчета экономической
эффективности системы и рассчитаны показатели в соответствии с выбранно й
методикой.
В процессе дипломного проектирования планируется использовать современные
методологии проектирования ПО. В аналитической части для моделирования
предметной области и анализа существующих бизнес-процессов будет использоваться
методология IDEF0. В проектной части необходимо рассмотреть вопрос выбора
методологии, описывающей жизненный цикл ПО, в соответствии с которой составить
план разработки и внедрения системы.
Новизна представляемого исследования состоит в практической реализации
web-интерфейса для системы управления документами.
Практическая значимость работы заключается в возможности применения
разработанной системы в конкретном учреждении.
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Жилищник района
Марфино» осуществляет свою деятельность по управлению многоквартирным и
домами в районе Марфино СВАО города Москвы. В статусе управляющей компании
ГБУ «Жилищник района Марфино» существует с 11.11.2014г.
Главная задача деятельности управляющей компании – это обеспечение
комфортного проживания населения района.
Люди должны комфортно жить в своих квартирах – теплых и светлых, выходить
из аккуратных подъездов в ухоженные дворы, не думая о том, каким образом все это
достигается, ведь о бесперебойной работе комплекса жилищно-коммунального
хозяйства уже позаботилась управляющая компания.
Основные задачи, стоящие перед компанией:
грамотная эксплуатация жилищного фонда,
поддержание общего имущества домов в работоспособном, исправном
состоянии,
снижение аварийности систем,
бесперебойное снабжение коммунальными ресурсами;
управление многоквартирными домами в соответствии с договорами
управления многоквартирными домами;
управление нежилыми зданиями и сооружениями;
выполнение работ и оказание услуг юридическим и физическим лицам по
содержанию и ремонту зданий и сооружений жилых и нежилых помещений
зданий и сооружений;
мониторинг технического состояния дорожных знаков, информацио нных
щитов и опор;
организация сбора и вывоз твердых бытовых отходов и крупногабаритного
мусора;
осуществление контроля за соблюдением собственниками и иными
пользователями жилых/нежилых помещений правил и норм технической
эксплуатации жилищного фонда;
оказание содействия в страховании собственниками общего имущества
многоквартирных домов.
Целями и предметом деятельности предприятия являются: выполнение работ по
оказанию услуг для выполнения городских социально-экономических заказов,
удовлетворение общественных потребностей.
Основные технико-экономические показатели приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные технико-экономические показатели
№ п/п
Наименование показателя
Значение показателя на 30.03.2018
1
Количество домов в управлении (шт.)
123
2
Площадь домов (кв.м.)
481121,67
3
Штатная численность (чел.)
В том числе:
339
4
Административный персонал
50
5
Инженерный состав
10
6
Рабочие
279
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Руководителем является генеральный директор. В основной управленческий
аппарат входят: главный бухгалтер, коммерческий директор и технический директор
(рис.1.1). За финансово-хозяйственную деятельность отвечает бухгалтерия,
руководителем которой является главный бухгалтер. В рамках предприятия
функционирует локальная сеть, за работу которой отвечает IT-отдел учреждения.
Также данный отдел занимается решением проблем функционирования компьютерных
систем предприятия.
Генеральный директор
Главный
бухгалтер
Отдел по общим
вопросами
Коммерческий
директор
Отдел по
работе с
клиентами
Технический
директор
IT-Отдел
Бухгалтерия
Отдел
благоустройства
Отдел по
эксплутации домов
Диспетчера
Юридический
отдел
Отдел кадров
Рис. 1.1. Организационная структура ГБУ
Основными функциями генерального директора являются общий контроль за
деятельностью учреждения и подписание договоров с заказчиками.
В функции линейных руководителей входит контроль за работой подчинённых
им отделов и, в связи с небольшим размером компании, осуществление деятельности,
характерной для сотрудников подчинённого им отдела.
Предприятие имеет линейно-функциональную организационную структуру,
функциональные звенья не имеют права принятия решения и непосредственного
руководства нижестоящими подразделениями, принимают участие в постановке задач,
подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных
функций управления. Руководители функциональных служб через вышестоящего
линейного руководителя взаимодействуют с основными управленческими звеньями.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура учреждения базируется на серверах производства
компании HP и маршрутизаторах компании Cisco, выбор обусловлен гарантийным и
качествами продукции вендоров и необходимостью защиты каналов передачи данных
(рис.1.2)
Рис.1.2. Техническая архитектура
Аппаратные решение имеющихся серверов включают в себя следующие
компоненты:
4-х ядерный Core i5 650 3,2Ghz;
Chipset Intel 5000P;
8 Gb ddr-2 ECC Ram;
RAID1 SAS 2x1Tb 10.000rpm;
DVD-RW;
встроенная видеокарта.
Программная архитектура предприятия, отображенная на рисунке 1.3,
базируется на множестве информационных систем (ИС). Сюда входят: сервера
приложений, сервера баз данных (БД), терминальные сервера, сервера
инфраструктуры.
MS Office 2010
Windows 2010
Symantec
Explorer 11
ПК пользователя
Почтовый сервер Microsoft
Windows Server Exchange 2012
Сервер БД SQL 2008
DNS Сервер Windows Server
2012
Сервер печати
Windows Server 2012
Сервер Symantec
Windows Server 2012
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
Файловый сервер
Windows Server 2012
Active Directory
Прокси сервер
Windows Server 2012
Интернет
Терминальный сервер
Windows Server 2012
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
Рис. 1.3. Программная архитектура
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
С ростом размеров предприятия количество информации и возникающие при
управлении проблемы заметно увеличиваются, и становится весьма затруднительно
наиболее полно и четно оценить сложившуюся ситуацию.
Поэтому для того, чтобы выявить «проблемные» участки в управлении
информационными потоками предприятия и оптимизировать движение документов
согласно рациональной организации труда необходимо провести анализ
документооборота, который можно провести по следующему алгоритму (рис.1.4).
ЭТАП 1: АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ПРЕДПРИЯТИЯ
(ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП)
1. Исследование организационной структуры предприятия.
2. Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных
исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии.
3. Определение структуры подчиненности выделенных подразделений и
разграничение их функций по видам выполняемых работ.
4. Формирование существующей модели документооборота на предприятии.
ЭТАП 2: АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1. Группировка документов предприятия по признаку документационного
обеспечения (входящие, исходящие, приказы, внутренние) .
2. Группировка документов предприятия по подразделениям согласно
организационной структуры и их анализ.
3. Группировка документов предприятия помесячно для выявления сезонности и их
анализ.
ЭТАП 3:ОПТИМИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
СОГЛАСНО СУЩЕСТВУЮЩЕЙ МОДЕЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРЕДПРИЯТИИ
1. Исследование организационной структуры предприятия в разрезе движения
входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Составление и обработка карточки-анкеты всех подразделений, включенных в
каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий.
3. Анализ эффективности связей по каждому виду спроектированной
организационной структуры.
4. Итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их
реализации.
Рис. 1.4. Алгоритм анализа системы документооборота предприятия
Исходя из организационной структуры предприятия, можно сделать вывод о
том, что за процесс документооборота ответственность возложена на отдел кадров,
юридический отдел и отдел материально-технического снабжения, в обязанности
которых входит регистрация, обработка, учет и контроль за движением документов
(рисунок 1.5).