Рис. 1.15. Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение
внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в
соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе
исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и информацио нных
потребностей пользователя, можно выделить следующие автоматизируемые функции:
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых
атрибутов и краткого содержания документа;
формирование отчета «Просроченные документы»;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих
исполнения и ответа» и отчетов;
вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.
В результате анализа были выявлены недостатки и потребность в модернизации
информационных связей между основными производственными подразделениям и
предприятия.
На основании данного факта, необходимо провести мероприятия по решению
данной проблемы, которые будут включать мероприятия по внедрению
информационной системы, которая позволит автоматизировать процессы движения
документов между подразделениями.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 1.16.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск
информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это
вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в
итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных операций
при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом
варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.4 и таблице
1.5.(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на
внесение записей и подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится
также и количество неверных записей.
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о
необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Исполнитель
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий
документ
Входящий
документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рис. 1.16. Схема документооборота
Таблица 1.4
Временные и стоимостные затраты при существующем варианте
Наименование операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по
конкретному документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затраты при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка, рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированно й
системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы
делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5
часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы
является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и
стоимостных ресурсов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Обеспечение информационной безопасности является одним из необходимых
аспектов ведения бизнеса в условиях агрессивной рыночной экономики.
Согласно ГОСТу 350922-96, защита информации (обеспечение
информационной безопасности) - это деятельность, направленная на предотвращение
утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных
воздействий на защищаемую информацию. Информационная безопасность актуальна
для любого предприятия предприятий. С целью всесторонней защиты
информационных ресурсов и создаются комплексные системы по защите данных.
Функционально в ИС организации можно выделить три основные категории:
1) 1С – Зарплата и кадры, Бухгалтерия;
2) Базы данных подразделений;
3) Файловые ресурсы.
Рассмотрим каждую категорию отдельно.
Обработка информации первой категории производится сотрудникам и
бухгалтерии. Объем данных порядка 500-1000 записей. Режим обработки данных –
многопользовательский, имеет место разграничение прав доступа. АРМ сотрудников,
которые обрабатывают информацию, находятся в общей компьютерной сети. Доступ
к необходимой информации производится через терминальный сервер. Сервер базы
данных расположен в отдельной подсети. К нему необходимо применение межсетевого
экрана не ниже 5 класса, так как требования к защищенности сервера баз данных
соответствуют требованиям, предъявляемым к пятому классу защищенности МЭ, а
именно: необходимость обеспечивать фильтрацию на сетевом уровне, возможность
проведения идентификации и аутентификации администратора МЭ, регистрации входа
(выхода) администратора МЭ.
Обработка информации в Базах данных осуществляется сотрудниками всех
подразделений компании. Режим обработки данных – многопользовательский, имеет
место разграничение прав доступа. АРМ сотрудников, которые обрабатывают
информацию, находятся в общей компьютерной сети. Доступ к необходимой
информации производится через терминальный сервер. Сервер базы данных
расположен в отдельной подсети. К нему необходимо применение межсетевого экрана
не ниже 4 класса, так как требования к защищенности сервера баз данных
соответствуют требованиям, предъявляемым к пятому классу защищенности МЭ:
возможность обеспечения фильтрации пакетов служебных протоколов, служащих для
диагностики и управления работой сетевых устройств, возможность обеспечения
регистрации и учёта фильтруемых пакетов данных.
В категории Хранение данных на файловых ресурсах обработка информации
производится работниками всех подразделений компании. Режим обработки
информации – многопользовательский, имеет место разграничение прав доступа. АРМ
сотрудников, которые обрабатывают информацию, находятся в общей компьютерной
сети.
Относительно действующих законодательных актов вышеупомянутые схемы
обработки информации имеет некоторые нарушения, а именно:
АРМ, на которых ведётся работа с защищаемой информацией, подключены к
общей сети отделения. При этом обрабатываемая информация не имеет защиты
на уровне рабочего места;
Доступ к информации имеют все сотрудники отделения, у которых есть
возможность работы с информационной системой. Кроме этого, не установлено
нормативными документами перечня лиц, имеющих право на обработку
персональных данных;
Надзор за резервными копиями баз данных, которые в том числе содержат и
персональные данные, производится без заполнения соответствующего журнала
учета. Так же не производится ознакомления персонала компании с фактами
копирования ими персональных данных;
Сервер, на котором производится хранение файловых ресурсов, расположен в
общей компьютерной сети компании;
Файлы, которые содержат персональные данные, хранятся на сервере в
незашифрованном виде.
Подводя итог анализа нарушений обработки информации, отмечу, что
имеющиеся нарушения информационной безопасности происходят, как правило, из-за
имеющейся архитектуры информационной системы общего назначения, в которой
«попутно» ведется обработка персональных данных.
Технические средства обеспечения информационной безопасности ИС
предприятия представлены активным сетевым оборудованием защиты, средствами
аутентификации и средствами защищённого соединения.
Выбор активного сетевого оборудования в процессе организации
информационной безопасности в ИС предприятия был осуществлен в соответствии
показателями рабочей системы. При этом учитывался ряд важных параметров, а
именно: объем передаваемого трафика, возможности расширения структуры сети,
качество совместной работы различного оборудования и так далее. Кроме этого в
обязательном порядке учитывается тип оборудования. Устройства отвечают жестким
требованиям по количеству интерфейсов, по их типу, по пропускным способностям и
так далее.
Для обеспечения идентификации пользователей на предприятии используются
электронный ключ, а так же идентификатор в виде USB-носителя.
Электронные ключи – является персональным средством аутентификации
пользовательских данных, которое технически поддерживает работу с цифровыми
сертификатами, а так же электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Средства защищенного соединения организовываются на основе доверенного
сеанса связи удалённых пользователей с сервисами доверенной распределенной
информационной системы через сеть Интернет.
Пользователи имеют так же возможность работать на не доверенных
компьютерах в двух режимах: обычный режим (без доступа к сервисам доверенной
распределенной информационной системы) и режим доверенного сеанса связи, в
рамках которого обеспечивается защищённая работа с сервисами распределенной
информационной системы. Выбор режима работы осуществляет пользователь.
Средства защиты имеют сертификаты ФСТЭК и ФСБ России.
Стоит отметить, что организованная на предприятии система информацио нно й
безопасности не в полной мере соответствует современным требованиям.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время существует большое количество систем электронного
управления документами (ЭУД), представляющих различную функциональность.
Ниже перечислены основные категории технологий или подходов ЭУД с
примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:
системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-Process
Electronic Document Management (EDM)): Documentum, FileNet (Panagon и
Watermark), Hummingbird (PC DOCS);
корпоративные ЭУД (Enterprise EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к
Novell GroupWise, OpentText (Livelink), Keyfile Corp., Oracle (Context);
системы управления контентом (Content Management): Alfresco, OpenDoc;
системы управления информацией (порталы) (Information Management): Oracle
Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station);
системы управления образами (Imaging);
системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus
(Domino/Notes и Domino Workflow), FileNet, Action Technologies, Staffware.
Рассмотрим более подробные определения и отличительные признаки каждой из
вышеперечисленных технологий.
Системы электронного управления документами, ориентированные на бизнес-
процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и
горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в
определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный
жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами,
управления записями и потоками работ, управление контентом и так далее.
Организация управления корпоративными данными при помощи управления
бизнес-процессов (Business Process Management (BPM)) является, по сути, одним из
применений этих универсальных систем, где документооборот рассматривается как
срез бизнес-процессов по участвующих в них документам. В системах такого типа
отсутствуют собственные хранилища документов, предполагая при этом подключение
к используемой в организации системы ЭУД [33].
Однако в последнее время данные системы представляют собой совокупность
двух направлений в управлении корпоративными данными: корпоративные системы
управления контентом (Enterprise Content Management) и системы управления бизнес-
процессами (Business Process Management). Два данных направления являются
абсолютно разными и имеют как технологические, так и методические отличия, но, тем
не менее, они тесно взаимосвязаны и для некоторых организаций управление
корпоративными данными тесно связано с протекающими бизнес-процессам и.
Сравнительная характеристика этих двух направлений представлена ниже в таблице
1.6.
Таблица 1.6
Сравнительная характеристика двух направлений в управлении корпоративными
данными [37]
Enterprise Content Management
Business Process Management
Беспроводные динамические маршруты
движения информации
Алгоритмизированные маршруты движения
информации
Неструктурированная информация
(произвольные документы)
Структурированная информация
(реквизиты, бизнес-объекты)
Собственный контент
Ссылки на данные во внешних системах,
базах, хранилищах
Патентованные алгоритмы, структуры
данных, интерфейсы
Системы, основанные на открытых
стандартах
Исходя из сравнительного анализа, приведенного в таблице, можно сделать
вывод о том, что ECM предоставляет возможность управления информационными
ресурсами предприятия, но без интеграции с бизнес-процессами данная система
становится статичной и служит всего лишь хранилищем информации. Реальный
выигрыш от использования системы ЭУД можно получить только при ее интеграции
основными бизнес-процессами предприятия, потому что главным назначением ECM в
данном подходе является активное включение неструктурированной информации в
бизнес-процессы.
Учитывая граничное положение технологий BMP, здесь несколько групп
лидеров. FileNet и Documentum двигались от ECM, развивая свои средства управления
потоками работ в целях управления документопотоками. Основными преимуществами
продуктов данных компаний являются:
объединение процессов управления контентом и бизнес-процессами;
легко настраиваемы и повторно используемые компоненты;
быстрый доступ к требуемой информации и документам;
разграничение прав доступа к данным.
На рисунке 1.17 представлены примеры систем по управлению документами,
ориентированные на бизнес-процессы, ведущих лидеров мира.
Кроме вышеуказанных лидеров на рынке систем, ориентированных на бизнес -
процессы, немаловажную роль в развитии систем данного типа играют компании
OpenText и Hummingbird, продукты которых объединяют в себе множество
технологий: управление документами, управление записями и веб-контентом,
управление почтой и жизненным циклом информационных ресурсов. Следует
отметить, что данные системы электронного управления документами
преимущественно направлены на решение конкретных бизнес-задач и имеют
достаточно ограниченную сферу использования. Поэтому они не получили широкого
распространения среди предприятий-потребителей.
Тем не менее, данный подход заслуживает внимания, так как он позволяет
управлять корпоративной информацией в тесной взаимосвязи с протекающими на
предприятии бизнес-процессами.
Корпоративные системы электронного управления документами обеспечивают
корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и
их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.