Отдел кадров
Юридический отдел
Отделы по управлению
документооборотом
Отдел бухгалтерии
Прочие подразделения
Генеральный директор
Входящая и исходящая
корреспонденция
Отдел по общим
вопросам
Рис. 1.5. Схема документооборота
Как видно из рисунка, основной задачей данных отделов является не только
обработка входящей и исходящей корреспонденции, но и непосредственная работа с
другими подразделениями предприятия. В связи с этим, необходимо проанализировать
и оценить структуру документооборота в целом по предприятию и по его структурным
подразделениям, с целью выявлению наиболее тесных и слабо налаженных связей
между ними.
В результате анализа полученной информации о структуре документов по
признаку документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы,
внутренние) была составлена соответствующая сводная таблица 1.2, в которой
представлена информация по каждому из видов документов в динамике.
Кроме того, было рассчитано среднее количество документов, участвующих в
процессе документооборота в день и относительные темпы роста для каждого вида
документов, составляющих документационное обеспечение рассматриваемого
предприятия. В качестве анализируемого периода были взяты два последних года
производственной деятельности предприятия, а именно 2016 и 2017 года.
Таблица 1.2
Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения
Наименование
документа
Период
Абсолютное
изменение за 2016-
2017 года, шт.
Темп роста за
2016-2017 года,
%
2016
2017
Входящие
2 150
2 670
520
24,2
Исходящие
2 400
3 095
695
28,9
Приказы
2 445
2 590
145
5,9
Внутренние
3 670
3 205
-465
-12,6
Итого в год
10 665
11 550
895
8,4
В среднем за
день
40
43
3
7,5
Таким образом, проанализировав данные, приведенные в таблице, был сделан
вывод о том, что наибольшая доля документов за 2016 год, так и за 2017 год
приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в
течение года на 465 штук, что вызвано расширяющимся доступом в получении
необходимой информации за счет локальной сети.
Ниже в таблице 1.3 представлена группировка видов документов по основным
отделам и проводится анализ их динамики. Определив основные потоки информации,
станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать, так
как группировка документов предприятия по подразделениям позволяет определить:
какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот.
Критериями отнесения документов к тому или иному отделу следующее:
для входящих документов, в том числе приказов – то подразделение, которое
будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо
подразделения, которому адресован данный документ;
для исходящих и внутренних документов – то подразделение или должностное
лицо, которым составлен данный документ.
Таблица 1.3
Анализ структуры документооборота по подразделениям в соответствие с
организационной структурой
Подразделение
2016 год
2017 год
Количество,
шт.
%
Количество,
шт.
%
Бухгалтерия
865
22,57%
842
21,36%
Отдел по общим вопросам
720
18,78%
759
19,25%
Отдел эксплуатации
145
3,78%
159
4,03%
Отдел благоустройства
118
3,08%
174
4,41%
Отдел по работе с клиентами
811
21,16%
818
20,75%
Отдел кадров
399
10,41%
442
11,21%
Технический отдел
270
7,04%
220
5,58%
Юридический отдел
505
13,18%
528
13,39%
Итого
3 833
100
3 942
100
Графически таблица 1.3, отражающая группировку основных видов документов
предприятия по организационным подразделениям, может быть представлена в виде
круговой диаграммы, представленной на рисунке 1.6.
Как видно из рисунка 1.6, наибольшая доля документов приходится на отдел по
общим вопросам, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами и юридический отделы.
Очевидна высокая доля документов для отдела по общим вопросам, так как каждый
проект сопровождается большим набором необходимой документации и разного рода
рабочих планов, и для бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ,
а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания
финансово-материальных потоков предприятия.
Рис. 1.6. Круговая диаграмма группировки видов документов по основным
подразделениям
Сокращение документооборота бухгалтерии в основном вызвано
автоматизацией большой доли работы.
21,36%
19,25%
4,03%
4,41%
20,75%
11,21%
5,58%
13,39%
Бухгалтерия
Отдел по общим
вопросам
Отдел эксплуатации
Отдел благоустройства
Отдел по работе с
клиентами
Отдел кадров
Однако имеет место ряд отделов, автоматизация процессов документооборота
которых затруднена по тем или иным причинам: малое количество сотрудников,
затруднен процесс движения документов и его контроля, наличие достаточно
большого количества неструктурированной информации. Поэтому, важно выявить,
между какими подразделениями движение потоков информации больше всего
затруднено, и что послужило причинами и данный анализ можно провести, используя
сложившуюся на предприятии модель документооборота.
В настоящее время процесс документооборота осуществляется на предприятии
следующим образом.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
осуществляется специалистом отдела по общим вопросам.
Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и
определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в
регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база
данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов
создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия,
которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-
аналитических задач.
В настоящее время деятельность специалиста связана с большим объемом
обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится формировать
несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует
больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно,
существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по
обработке документации.
Исходя из модели движения документов между основными отделами
предприятия, можно сделать вывод о том, что ответственным лицом за реализацию
функций планирования и оперативного учета предприятии является заместитель
директора. Данное лицо получает результаты работы и все необходимые сведения от
подчиненных ему директоров по техническим вопросам, финансовым вопросам,
управлению персоналом, а доведение конечных планов до структурных подразделений
осуществляется непосредственно сотрудниками каждого из них.
Для того чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия между
подразделениями, участвующими в документообороте, была составлена карточка-
анкета связей всех подразделений для определения типа связей, а именно:
систематические налаженные;
периодические, слабо налаженные;
редкие, не налаженные.
Проанализировав ситуацию в учреждении, был сделан вывод о том, что связи
между генеральным директором и начальниками подразделений достаточно налажены
и движение потока документов не затруднено. Но есть трудности в обмене
документами между отделами.
Основными причинами наличия слабо налаженных связей между
подразделениями являются:
отсутствие налаженного маршрута движения документов между
подразделениями;
ежедневно растущий объем информации и достаточно высокая скорость ее
изменения;
территориальная распределенность предприятия;
отсутствие надежных механизмов по управлению движением документов.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов,
требующих исполнения и ответа представлена на рисунках 1.7-1.13.
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов,
исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов.
Рис. 1.7. Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Используются следующие активные объекты (механизмы)
ответственный за делопроизводство (получатель);
руководитель;
исполнители.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации
или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в
занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе.
Рис. 1.8. Функциональная диаграмма обработки документов
Рис. 1.9. Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших
документов»
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в
журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его
имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.
Рис. 1.10. Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение
документов»
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о
документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о получении
документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка
исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.11).
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности
отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.
Рис. 1.11. Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции
и докладе (отчете) об исполнении документа.
Рис. 1.12. Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»
Рис. 1.13. Занесение документа в реестр
Рис. 1.14. Исполнение документов