79
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для
решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах,
машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью
составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида
входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание
полей (реквизитов) входных документов.
К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих
циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного период а
времени.
Справочник «Типы документов», как и другие справочники, доступен для
редактирования только администратору системы. Этот справочник необходим для
того, чтобы пользователь при создании документа обязательно указывал его тип.
Решение вынести это поле в отдельный справочник было принято для обеспечения
масштабируемости решения.
Справочник «Отделы организации» необходим для того, чтобы пользователь
мог выбрать, к какому отделу относится тот или иной документ.
Справочник «Пользователи» необходим для контроля учетных записей
пользователей – в нём содержатся логины, пароли, имена и права доступа.
Теперь рассмотрим входную информацию. Наиболее интересным пунктом
является документ. При создании нового документа указывается его название,
номер, отдел, дата создания, тип документа, а также файл с документом. Файл
должен представлять из себя документ Microsoft Word формата Word 97-2003
(расширение .doc). Любой из указанных параметров можно изменить, однако
начальнику доступна история изменений, где для каждого документа отображаются
все внесённые в него изменения.
Ещё одним типом информации являются задания. Начальник может дать
задание сотруднику, которое следует выполнить на основании некоего документа.
80
Сотрудник по выполнении задания создаёт новый документ и указывает его в
качестве результата выполнения.
При регистрации нового пользователя указывается его имя, логин, пароль и
права доступа – административные или нет. После ввода этих данные пользователь
попадает в категорию заявок. Принятая заявка может быть только администратором
системы.
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатная информация будет отображаться на мониторе компьютера, а так
же при желании выводиться на печать. Результатная информация должна помочь
оптической группе в выполнении прямых обязанностей.
Вся результатная информация должна быть в понятном для пользователя виде
и проста для понимания. При дальнейшей модернизации возможно изменение уже
существующей или добавление новой результатной информации.
Также результатной информацией может являться любая информация,
содержащаяся в базе данных и которую возможно просмотреть. Данная информация
может помочь при ведении бизнес-процессов организации или анализа достигнутых
результатов.
В результате выполнения работы на экран выводится вся та информация,
которая введена в программу. К результативным данным относятся:
Список документов;
Результаты поиска документов;
История изменений документов;
Список заявок на регистрацию пользователей.
81
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
При разработке ИС, решающей задачи автоматизации документооборота,
важным этапом является описание иерархии функций управления и обработки
данных разрабатываемого программного продукта
Состав и классификация функций разрабатываемого программного продукта
представлены в виде дерева функций (рис. 2.3).
ФУНКЦИИ ИС
СЛУЖЕБНЫЕ
ОСНОВНЫЕ
ВЕДЕНИЕ
СПРАВОЧНИКОВ
ЗАПОЛНЕНИЕ
ВХОДНЫХ
ЭКРАННЫХ
ФОРМ
ОБРАБОТКА
ИНФОРМАЦИИ
ВЫДАЧА
РЕЗУЛЬТАТОВ
ПРОВЕРКА
ЛОГИНА И
ПАРОЛЯ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
ПОПОЛНЕНИЕ
КОРРЕКТИРОВКА
Рис. 2.3. Дерево функций ИС
В связи с тем, что при решении задачи используется технология обработки
информации в режиме диалога, взаимодействие пользователя с программой можно
представить в виде схемы диалога (рис.2.4).
При запуске системы открывается окно ввода логина и пароля. После
успешной авторизации система автоматически определяет права пользователя и
направляет его в то меню, которое ему доступно.
82
Авторизация
Проверка прав доступа
Регистрация
пользователя
Создание и
редактирование
документов
Поиск
документов
Регистрация
пользователя
Создание и
редактирование
документов
Поиск
документов
Создание
заданий
Регистрация
пользователя
Редактирования
справочников
Поиск
документов
Рядовой
сотрудник
Начальник Администратор
Рис. 2.4. Дерево сценариев диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
Основной информационной сущностью разрабатываемой системы является
документ. Данная сущность содержит следующие поля:
Номер документа в базе данных;
Название документа;
Тип документа;
Дата создания;
Дата последнего изменения;
Отдел предприятия;
83
Файл с документом.
Для полноценной работы с базой данных введём справочники:
Отделы;
Типы документов.
Кроме того, для отправки документом необходимы сущности «Адресат» и
«Задание на отправку». Поля сущности «Адресат»:
Уникальный номер;
Название адресата;
Адрес электронной почты;
Поля сущности «Задание на отправку»:
Код задания;
Адресат;
Документ;
Плановая дата отправки;
Фактическая дата отправки.
База данных защищается паролем, поэтому должна быть таблица, хранящая
сведения о пользователях. Её поля:
Уникальный код пользователя;
Логин;
Пароль;
ФИО;
Должность.
В таблицах 2.3 – 2.8 приведена физическая реализация базы данных.
Таблица 2.3
Типы документов
Поле
Идентификатор
Тип
Номер (PK)
id
Числовой
Название
name
Текст
Таблица 2.4
Документы
Поле
Идентификатор
Тип
84
Номер (PK)
id
Числовой
Название
name
Текст
Тип
m_type
Числовой
Дата создания
date_cr
Дата
Дата изменения
date_ch
Дата
Отдел
podrazd
Числовой
Файл
m_file
Текст
Таблица 2.5
Адресат
Поле
Идентификатор
Тип
Номер (PK)
id
Числовой
Название
name
Текст
Электронный адрес
adr
Текст
Таблица 2.6
Отделы
Поле
Идентификатор
Тип
Номер (PK)
id
Числовой
Название
name
Текст
Таблица 2.7
Задания на отправку
Поле
Идентификатор
Тип
Номер (PK)
id
Числовой
Документ
m_doc
Числовой
Адресат
m_addr
Числовой
Плановая дата отправки
m_date
Дата
Фактическая дата
m_date2
Дата
Таблица 2.8
Пользователи
Поле
Идентификатор
Тип
Номер (PK)
id
Числовой
Логин
login
Текст
Пароль
pass
Текст
ФИО
name
Текст
Должность
dolg
Текст
ER-модель базы данных представлена на рис.2.5.
85
Документы
PK id
name
m_type
date_cr
date_ch
podrazd
m_file
Типы документов
PK id
name
Адресат
PK id
name
adr
Отделы
PK id
name
Задания на отправку
PK id
m_doc
m_addr
m_date
m_date2
Пользователи
PK id
login
pass
name
dolg
Рис.2.5. ER-модель базы данных
Для создания базы данных сайта был использован PhpMyAdmin. Чтобы войти
в эту панель, нужно набрать http://localhost/tools/phpmyadmin/.
Для создания базы данных, выбираем Базы данных, Создать (рис.2.6).
Рисунок 2.6 – Создание базы данных
86
Следующий этап – добавление пользователя.
Рисунок 2.7 – Добавление пользователя
Рисунок 2.8 – Добавление привилегий пользователя
Данные, которые были введены на этапе создания базы данных, вводятся на
этапе конфигурации базы данных при создании приложения.
87
Рисунок 2.9 – Настройка конфигурации БД
После заполнения всех страниц программы, настройки шаблонов и модулей,
база данных имела вид (рис.2.10).
88
Рисунок 2.10 – Таблицы базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
На рисунке 2.11 представлено дерево программных модулей, отражающее
структурную схему пакета.