74
Для постоянного персонала следует установить не только сроки
дисфункционального периода адаптации, но и желаемые сроки стереотипного
периода, в ходе которого усваивается корпоративная культура, происходит
полная социально-психологическая адаптация, включение в коллектив
компании, а также освоение расширенного функционала должности. В связи с
этим для постоянных сотрудников рекомендуется целевой
дисфункциональный период адаптации 3-4 недели (для молодых сотрудников
5-6 недель). В отношении стереотипного периода адаптации следует
стремиться к его завершению за 6-7 месяцев (для новых сотрудников 8-9
месяцев).
Данные целевые сроки адаптации могут меняться в процессе
дальнейшего развития компании и ее возможностей по управлению
персоналом, на данный момент указанные сроки рекомендованы для
компании с учетом специфики ее работы и проектной ориентацией некоторых
подразделений.
Далее следует устанавливать измеримые задачи программы адаптации
персонала. Примером может служить следующая формулировка, отражающая
одну из задач программы адаптации на данный момент: «Обеспечить
минимизацию дисфункционального периода до трех недель у 90%
проходящих адаптацию проектных сотрудников». Иные задачи системы
адаптации были рассмотрены в ходе раскрытия структуры и содержания
предлагаемой программы адаптации. Их разработка и итоговая формулировка
должны осуществляться на предприятии.
Далее должна быть разработана смета для адаптации персонала.
Рекомендуемой суммой сметы является 3-4% от общей суммы управленческих
расходов, учитывая оплату дополнительных затрат времени специалистов и
кадровых сотрудников. В адаптационную смету входят также мероприятия по
оценке после испытательного срока при его наличии.
После этого должно быть определено место проведения адаптации по
программе для различных групп кадров. Учитывая, что ООО «МД»
75
представлено в разных городах и регионах, то следует организовывать
возможности адаптации сотрудников в территориальных подразделениях.
Особенно это относится к крупным центрам, в которых состоит более 200
сотрудников на постоянной основе (Москва, Санкт-Петербург, Владивосток).
Далее необходимо подготовить непосредственно адаптационный
материал. Для ООО «МД» рекомендуется разработать памятки
производственной и пожарной безопасности для инструктажа в ходе
первичной адаптации (в первый рабочий день), а также методички по
проведению инструктажа (для руководителей или ведущих сотрудников). Для
проведения в первый день инструктажа следует разработать план, который
позволит рассмотреть наиболее важные для сотрудников вопросы.
Необходимо подготовить материал по блокам адаптации:
- социально-психологический (оговорить возможность связи, имена
контактов на случай возникновения проблем, имена ведущих сотрудников, к
которым обращаться в процессе адаптации, неформальные правила поведения
в коллективе);
- экономический (объяснить систему вознаграждения и
дисциплинарных взысканий на предприятии);
- организационный (рассказать про структуру предприятия, ее историю,
основателей, отношения с партнерами и клиентами, установленном порядке
взаимодействия, субординационных и координационных связях);
- профессиональный (объяснить основные обязанности,
проинструктировать о порядке их выполнения, при необходимости,
разъяснить и показать на практике).
Методика проведения данных бесед и передаваемая информация
должны унифицироваться. Таким образом, должен осуществляться
полуструктурированный инструктаж нового сотрудника по основным
вопросам, а информация должна быть равномерно распределена на 2-3 недели.
Также должен быть разработан маршрут по организации или объекту для
ознакомления с ним нового сотрудника.
76
3.3. Предложения по организации процесса внедрения целевой
корпоративной программы
На основе разработанных материалов в ООО «МД» можно будет
осуществлять внедрение целевой корпоративной программы адаптации,
однако следует учесть, что введение программы необходимо осуществлять
постепенно, так как количество ее участников должно быть ограничено до
подтверждения ее работоспособности.
Следует проводить следующие мероприятия для внедрения целевой
корпоративной программы адаптации.
1. Выбор тестового подразделения для первого проведения программы
первичной адаптации. Следует выбрать одно из крупных подразделений,
располагающих достаточным количеством сотрудников для проведения
эксперимента и имеющих специалистов по управлению персоналом в
постоянном штате.
2. Проведение набора сотрудников для замещения постоянных
должностей. Следует ориентироваться на новый набор сотрудников,
например, на должности по работе с клиентами, так как организация имеет
большой опыт по подбору постоянно сменяющихся кадров, что позволит
оценить степень изменений после внедрения программы.
3. Утверждение списка мероприятий по адаптации для конкретной
тестируемой должности. В список должны быть включены мероприятия,
разработанные в данной работе. Кроме того, рекомендуется разработать
специфичные мероприятия с учетом должности адаптируемого сотрудника.
4. Определить ведущих сотрудников или руководителей адаптации,
которые будут выступать в роли неформальных наставников. Наиболее
важным критерием отбора представляется именно корпоративный стаж
работы, что позволяет сотрудникам наиболее эффективно передавать
организационные компетенции.
5. Подготовить необходимый материал на физических носителях.
77
В рамках разработанных мероприятий предлагалось создание брошюры-
памятки для нового сотрудника.
Рекомендуется предоставить «брошюру из 15-20 листов, с указанием
имен, контактов и должностей сотрудников, информации о правилах
трудового распорядка, организационной структуре предприятия, ответах на
часто задаваемые вопросы, основных тезисах нашей политики. Также в данной
брошюре приводится список задач, которые возлагаются на сотрудника во
время испытательного срока. Предоставляются электронные и печатные
брошюры»
57
.
6. Провести мероприятия в отношении 2-3 новых сотрудников в течение
3 недель после приема. Необходимо проводить базовые мероприятия
основной программы адаптации. Дальнейшая адаптация и развития
программы также должна быть осуществлена, однако следует провести оценку
дисфункционального этапа адаптации и скорости его прохождения.
7. Оценить рост производительности труда и освоения функционала
должности и сравнить их с целевым значением, а также с контрольным
значением.
8. Финальный учет финансовых и временных затрат на проведение
адаптации каждого сотрудника.
9. Анализ эффективности процесса адаптации сотрудников. Оценка
краткосрочного эффекта. На данном этапе необходимо оценить срок
адаптации, а также сокращение затрат на адаптацию за счет ускоренного роста
производительности труда.
«Затраты по адаптации могут быть оценены через сравнение потерь в
производительности нового сотрудника в сравнении с обычным уровнем
эффективности, принятом по отношению к рассматриваемой позиции. Как
правило, эффективность оценки денежной стоимости адаптации
57
Кузьмичева С. Адаптация персонала: программы, примеры, внедрение. URL:
https://hr-portal.ru/article/adaptaciya-personala-programma-primery-vnedrenie
78
осуществляется из потери эффективности и уровня себестоимости заработной
платы для предприятия».
58
10. Оценка сотрудника с позиции его ценности для организации. По
итогу адаптации сотрудника делается вывод о его пригодности к работе и
прохождении им испытательного срока (для сотрудников тестовой группы).
11. Учет долгосрочных эффектов адаптации сотрудников. Во-первых,
следует учитывать текучесть кадров в первый год работы, однако для этого с
начала тестового периода должно пройти более года. В связи с этим можно
предварительно оценить динамику адаптации сотрудников, проведя
разработанное в аналитической главе данной работы исследование
(приложение 2), которое позволит оценить желание сотрудников развиваться
и оставаться на предприятии в ближайшей перспективе.
12. Корректировка системы адаптации. Данный этап происходит на
основе получения обратной связи от сотрудников тестовой группы.
13. Внедрение программы адаптации для всех новых сотрудников
подразделения по итогу положительной оценки разработанной программы.
14. Контроль и мониторинг эффективности адаптации персонала.
Предлагается «создание информационного обеспечения адаптации,
подготовка, сбор и проведение оценки уровня и продолжительности
адаптационного срока. Объективные показатели дают возможность
охарактеризовать эффективность работы персонала, его активность в самых
разных средах. Кроме того, необходима технология руководства адаптацией
сотрудников, состоящая из организации семинаров, на которых будут
рассмотрены проблемы адаптационного периода. На них происходит
подготовка замены для кадров при их ротации, проведение индивидуальной
58
Кейта С. Адаптация нового персонала на предприятии // Научный журнал КубГАУ
- Scientific Journal of KubSAU. 2015. №105. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/adaptatsiya-
novogo-personala-na-predpriyatii (дата обращения: 19.05.2020).
79
беседы с новым работником, курсы для кураторов и руководителя, который
только вступает на свою должность».
59
Краткие выводы по главе
Таким образом, предлагается разделить сотрудников на четыре
адаптационные группы: ключевые сотрудники предприятия, постоянные
сотрудники, сотрудники по срочным договорам, обладающие полезными для
компании компетенции, прочий проектный персонал.
Структура и содержание адаптационной программы включают меры
социально-психологической, профессиональной, организационной и
экономической адаптации через работу с сотрудником в дисфункциональный
период адаптации. Действия по продолжению первичной адаптации,
направленные на развитие сотрудника и его закрепление в компании, следует
применять только к наиболее ценным с точки зрения компетенций
сотрудникам ООО «МД».
Внедрение системы адаптации рекомендуется осуществлять поэтапно.
Предлагается следующий алгоритм действий. В первую очередь, нужно
осуществить выбор тестового подразделения для первого проведения
программы первичной адаптации, а затем проведение набора сотрудников для
замещения постоянных должностей. Для конкретных должностей
комплектуемого подразделения нужно осуществить утверждение списка
мероприятий по адаптации для конкретной тестируемой должности,
определить ведущих сотрудников или руководителей адаптации, которые
будут выступать в роли неформальных наставников, а также подготовить
необходимый материал на физических носителях. Мероприятия в первый раз
следует провести в отношении 2-3 новых сотрудников в течение 3-4 недель
59
Особенности профессиональной и организационной адаптации персонала и ее
роль в развитии компании. URL: https://hr-portal.ru/article/osobennosti-professionalnoy-i-
organizacionnoy-adaptacii-personala-i-ee-rol-v-razvitii
80
после приема и оценить рост производительности труда и освоения
функционала должности, сравнив их с целевым значением, а также с
контрольным значением. Затем необходимо осуществить финальный учет
финансовых и временных затрат на проведение адаптации каждого
сотрудника и, на основе данных, провести анализ эффективности процесса
адаптации сотрудников. Далее, в конце испытательного срока, необходимо
оценить сотрудника с позиции его ценности для организации, принять
решение о прохождении каждым сотрудником испытательного срока.
Если общие результаты адаптации (рост производительности в первый
месяц) являются удовлетворительными, то следует начинать внедрение
программы адаптации для подразделений. Далее важно провести учет
долгосрочных эффектов адаптации сотрудников на примере первых
адаптированных сотрудников и корректировку системы адаптации. После
этого можно начинать глобальное внедрение программы адаптации для всех
новых сотрудников подразделения по итогу положительной оценки
разработанной программы и вести дальнейший контроль и мониторинг
эффективности адаптации персонала.
81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Поставленные в ходе работы задачи решены следующим образом.
Во-первых, определена сущность первичной адаптации, ее роль в
организации. Адаптация определена как процесс его приспособления к
различным условиям труда в новой организации и коллективе. Первичная
адаптация и вторичная отличаются между собой по объекту адаптации. В ходе
первичной адаптации происходит научение сотрудника необходимым
моделям поведения и функционалу после внешнего найма, а вторичная
адаптация осуществляется у сотрудников, перемещенных в должности внутри
компании.
Сущность первичной адаптации заключается в ее целях, среди которых
увеличение производительности и качества труда новых сотрудников,
снижение текучести новых кадров. Выделены также иные экономические и
социально-психологические цели.
Во-вторых, исследованы современные технологии управления
первичной адаптацией, разработки и внедрения ее программ.
В ходе решения данной задачи рассмотрены технологии управления
адаптацией, а также различия в их применении для новых сотрудников с
опытом работы и для молодых специалистов, что позволило сделать вывод о
продолжительности адаптации для различных групп работников. Наиболее
долгой является адаптация молодых работников. Как правило, немного проще
проходит адаптация сотрудников без опыта работы по профессии, но с опытом
трудовой деятельности. Наиболее оптимальна и связана с наименьшими
издержками для компаний адаптация сотрудников с профессиональным
стажем.
Что касается технологий, то большинство из них включают специальные
адаптационные методы и мероприятия. К адаптационным мероприятиям
могут относиться мероприятия, предназначенные для различных направлений
адаптации. Для социально-психологической адаптации используются
82
тренинги, как корпоративные, так и психологические, а также различные
корпоративные мероприятия. Деловые игры частично помогают в социально-
психологической адаптации, а также имеют функцию профессиональной
адаптации. Для профессиональной адаптации как правило применяют
семинары, лекции и различные технологии обучения на рабочем месте.
При этом существуют глобальные технологии адаптации,
затрагивающие все процессы обучения, принятия корпоративных норм и
культуры компании. Среди них наставничество, коучинг, менторство. Их
объединяет наличие ведущего адаптацию сотрудника.
В-третьих, дана общая характеристика объекта исследования ООО
«МД». Основным видом деятельности является управление недвижимым
имуществом. ООО «МД» работает в сфере фасилити менеджмента, то есть
управления и обеспечения работоспособности инфраструктуры здания.
Отмечается, что доходы и прибыль организации стабильно увеличиваются,
наблюдается устойчивое развитие компании.
В-четвертых, проанализированы потребности в адаптации персонала и
сложившаяся практика адаптации новых сотрудников.
В ходе анализа выявлена большая доля проектного персонала, что
отражается на специфике движения кадров, а также на работе систем найма и
адаптации сотрудников. Коэффициент текучести сотрудников значительно
превышает норму и составляет около 75% от среднесписочной численности
кадров за год. Это связано не только с завершением сроков трудовых
договоров с проектным персоналом, но и с выбытием из организации после
неудачной адаптации.
Далее проведено исследования и оценка практики адаптации на
предприятии. Выявлены такие проблемы адаптации, как использование
неформализованного сопровождения в качестве единственного метода
адаптации.
Проблемы адаптации подтверждаются данными опроса сотрудников.
Продолжительный период адаптации отмечают более половины опрошенных.
83
Исследование данного периода проводилось по двум критериям: освоение
базового функционала должности, то есть основных, рутинных функций, и
время сниженной производительности. Сотрудники отмечают
продолжительный период сильно сниженной производительности у новых
сотрудников. В ходе опроса 51 из 80 респондентов назвали срок освоения
базового функционала при первичной адаптации более месяца, а время
сильного снижения производительности более месяца отметили 49 из 80
респондентов.
Был также задан общий вопрос для оценки трудности адаптаций в
компании ООО «МД». Более половины опрошенных (52%) назвали адаптацию
в компании трудной, что говорит о проблемах в сфере первичной адаптации
сотрудников на предприятии.
Для выявления проблемных блоков адаптации также были
использованы первичные данные, полученные путем опроса. 50%
опрошенных отметили сложность психофизической и экономической
адаптации к условиям труда, еще 30% отметили сложность профессиональной
адаптации (к профессиональным обязанностям).
Сложность экономической адаптации связана, в том числе, с
непониманием принципов начисления вознаграждения, как основного, так и
премиального. Система понятна полностью 31% опрошенных. При этом 69%
либо понимают систему премирования и оплаты труда частично, либо не
понимают ее принципы совсем.
В-пятых, по сформулированным проблемам были разработаны
предложения по содержанию программы адаптации нового персонала в ООО
«МД».
Предложено разделить сотрудников на четыре адаптационные группы:
ключевые сотрудники предприятия, постоянные сотрудники, сотрудники по
срочным договорам, обладающие полезными для компании компетенции,
прочий проектный персонал. Наиболее общей целью программы адаптации
является сокращение адаптационного периода (дисфункционального).