6
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................. 7
Глава 1. Теоретические аспекты процесса внедрения информационных
технологий на предприятии .............................................................................. 11
1.1. Роль информационных технологий в развитии
современных предприятий ............................................................................ 11
1.2. Особенности проектов внедрения информационных
технологий ........................................................................................................ 19
Глава 2. Характеристика информационных технологий, применяемых в
ООО «Аувикс» ..................................................................................................... 31
2.1. Анализ бизнес-процессов предприятия ................................. 31
2.2. Разработка модели «как должно быть» ................................ 44
2.3. Адаптация информационной модели к деятельности
организации ...................................................................................................... 52
Глава 3. Проект внедрения информационных технологий в деятельность
ООО «Аувикс» ..................................................................................................... 56
3.1. Резюме и сетевой график проекта .......................................... 56
3.2. Планирование ресурсов проекта ............................................ 59
3.3. Оценка эффективности проекта ............................................. 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................... 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ....................................... 73
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .................................................................................................. 76
7
ВВЕДЕНИЕ
Внедрение информационных технологий в деятельность любого
предприятия направлено на повышение производительности труда,
улучшение качества продукта и оптимизацию управления компанией.
Автоматизация бизнес-процессов предприятия является одним из
главных условий успеха, вне зависимости от его структуры, масштабов и
сферы деятельности
1
. Автоматизация бизнес-процессов предприятия
предполагает применение информационных технологий и средств
вычислительной техники. Автоматизация бизнес-процессов представляет
собой частичный или полный перевод рутинных операций и бизнес-задач под
контроль специализированной информационной системы, или программно-
аппаратного комплекса. В результате происходит высвобождение
человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности
труда и эффективности стратегического управления.
Существуют следующие направления автоматизации бизнес-
процессов
2
:
1. Автоматизация основных бизнес-процессов, к которым относятся
управление продажами или работа с клиентами. При этом автоматизация
направлена на увеличение объема продаж, количества выпускаемой
продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как
бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Этот вид автоматизации
не влияет напрямую на увеличение доходов, однако, помогает сократить
время и издержки на ведение рутинной работы.
Основными задачами автоматизации бизнес-процессов являются
3
:
1
Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: Учебник и
практикум для бакалавриата и магистратуры / Б.Е. Одинцов. - Люберцы: Юрайт, 2016. – С. 26.
2
Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. - Ростов н.Д: Феникс, 2014. –С.
87.
3
Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов высших учебных
заведений / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2015. – С. 88.
8
эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия;
организация учета и контроля;
формирование документооборота;
подготовка отчетов;
оптимизация затрат с помощью освобождения сотрудников от
рутинной работы;
минимизация негативного влияния «человеческого фактора»;
безопасное хранение информации;
повышение качества обслуживания клиентов.
Автоматизация основных и поддерживающих бизнес-процессов
возможна с помощью применения разных видов информационных систем:
CRM, MRP, ERP и т.д. Для того чтобы автоматизировать бизнес-процессы
предприятия комплексно, применяют корпоративные информационные
системы.
Внедрение информационных систем может существенно повысить
качество управления предприятием и качество ее продукта. Для предприятия
в целом она дает ряд существенных преимуществ, к которым относятся:
1. Увеличение скорости обработки информации и решения
повторяющихся задач.
2. Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
3. Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
4. Возможность контроля больших объемов информации.
5. Автоматизация ручного труда.
6. Уменьшение количества ошибок и повышение точности
управления.
7. Параллельное решение нескольких задач.
8. Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате применения ИС руководитель предприятия получает
больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных
9
аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять
компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Поскольку автоматизация деятельности предприятия требует
комплексного, системного подхода к решению задач, после принятия
решения о внедрении информационной системы необходимо, прежде всего,
уделить внимание профессионализму команды внедрения. Команда проекта
внедрения информационной системы должна обладать большим опытом в
следующих сферах:
1. Проведение работ по внедрению систем автоматизации.
2. Реорганизации бизнес-процессов.
3. Оптимизации ИТ - инфраструктуры предприятия.
Индивидуальная разработка программного обеспечения, как
показывает практика, является дорогостоящей и трудоемкой задачей.
Поэтому в организациях внедряют готовые информационные системы,
которые дорабатываются под нужды организации.
Внедрение информационных систем, автоматизирующих деятельность
предприятия, делится на ряд этапов:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучается
специфика работы предприятия, документация, основные бизнес-процессы,
техническое обеспечение предприятия и проводится интервью с персоналом.
2. Формирование технического задания, которое включает в себя
основные этапы и сроки внедрения системы, состав работ, их стоимость, а
также предполагаемые результаты работы предприятия после внедрения
системы автоматизации деятельности.
3. Внедрение программного продукта, которое осуществляется в
соответствии с техническим заданием. В процессе внедрения осуществляется
установка программных компонентов, настройка взаимодействия со
смежными системами, настройка интерфейса внедренной системы, а также
обучение персонала.
10
В работе был использован ряд методов, которые включают в себя:
синтез теоретической информации, анализ проектов внедрения
информационных технологий, наблюдение за практическим осуществлением
процессов предприятия, моделирование бизнес-процессов, сравнение
трудовых и стоимостных затрат до внедрения проекта и после него.
Актуальность работы заключается в применении информационных
технологий для повышения производительности предприятия.
Объектом исследования является ООО «Аувикс».
Предметом исследования является процесс внедрения
информационных технологий.
Целью работы является разработка проекта внедрения
информационных технологий в деятельность ООО «Аувикс».
Для достижения поставленной цели сформулированы и решены
следующие задачи:
1. Выявить роль информационных технологий в развитии
предприятий.
2. Исследовать особенности проектов внедрения информационных
технологий.
3. Провести анализ бизнес-процессов предприятия.
4. Разработать модель бизнес-процессов «как должно быть».
5. Адаптировать информационную модель к деятельности
организации.
6. Составить резюме и сетевой график проекта.
7. Осуществить планирование ресурсов проекта.
8. Провести оценку экономической эффективности проекта.
11
Глава 1. Теоретические аспекты процесса внедрения
информационных технологий на предприятии
1.1. Роль информационных технологий в развитии современных
предприятий
Бизнес является необходимым элементом рыночной экономики,
который позволяет решать ряд важных социально-экономических задач. В
настоящее время одна из наиболее прогрессивных стратегий ведения бизнеса
– это управление проектами
4
. Проекты и программы имеют большое
значение как для коммерческих, так и для государственных организаций.
Проекты играют большую роль в процессе создания концепции продукта, его
разработки и вывода на рынок. В сфере управления такие проекты, как
реструктуризация и реорганизация, снижение затрат и себестоимости,
создание новых подразделений, и другие, необходимы для развития и
успешной работы предприятий. А специалисты в области современного
бизнеса утверждают, что сейчас наступил век проектного менеджмента.
Современное проектное управление представляет собой вид
управленческой деятельности, который основан на предварительной
коллективной разработке комплексно-системной модели действий по
достижению поставленных целей и направленный на реализацию этой
модели. Управление проектами может быть применено к управлению
любыми объектами.
Применение систем управления проектами насчитывает несколько
веков, но систематически их применять стали в начале двадцатого века.
Развитие систем управления проектами можно разделить на три этапа
5
:
1. Появление диаграмм Ганта в начале двадцатого века. Диаграмма
Ганта является удобным инструментом для организации, планирования и
управления ходом выполнения самых разнообразных процессов.
4
Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для СПО / А.И. Балашов, Е.М.
Рогова, М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт, 2016. – С. 13.
5
Бараненко, С.П. Управление проектами: Учебно-методический комплекс / С.П. Бараненко. - М.:
АП Наука и образование, 2014. – С. 44.
12
2. Появление методов сетевого планирования и управления в конце
1950-х годов: метода критического пути CPM (Critical Path Method) и метода
анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique).
3. Применение программного обеспечения и персональных
компьютеров для усовершенствования существующих методов управления
проектами.
Современные системы управления проектами не требуют от
пользователей специальной подготовки
6
. Они предназначены для легкого и
быстрого использования системы для решения самых разнообразных
практических задач.
Системы управления проектами основаны на разных подходах к
определю управления проектом. Например, Г. Керцнер под управлением
проектами понимает методологию организации, планирования, руководства,
координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на
протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его
целей путем применения современных методов, техники и технологии
управления для достижения определенных в проекте результатов по составу
и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников
проекта
7
.
Т.С. Иллиарионова определяет управление проектами как
относительно новую научную дисциплину, раздел теории управления
социально-экономическими системами, в котором изучаются методы, формы
и средства наиболее эффективного и рационального управления
изменениями
8
. Управление проектами - это искусство руководства и
координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного
цикла проекта путем применения современных методов управления и
6
Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: ИЦ Академия, 2017. – С. 28.
7
Керцнер, Г. Стратегическое управление в компании. Модель зрелого управления проектами. / Г.
Керцнер. - М.: ДМК, 2014. – С. 32.
8
Иларионова, Т. С. Информационное обеспечение управления персоналом. Материалы к лекции-
презентации / Т.С. Иларионова. - М.: РАГС, 2016. – С. 68.
13
информационных технологий для достижения определенных в проекте
результатов по составу и объему работ, их стоимости, срокам и качеству.
С.П. Коваленко дает следующие определения термину «управление
проектами»
9
:
«Проект – это комплекс усилий, предпринимаемых с целью
получения конкретных уникальных результатов в рамках определенного
времени и пределах утвержденного бюджета, который выделяется на оплату
ресурсов, используемых или потребляемых в ходе проекта».
«Проект – это временное предприятие, направленное на
получение нового (уникального) продукта или услуги, выполняемое в рамках
ограниченных ресурсов».
Согласно Э.У. Ларсену, проект - это совокупность взаимосвязанных
задач, направленных на достижение определенного результата
10
. Чтобы
выполнить какую-либо проектную задачу необходимо обеспечить наличие
необходимых ресурсов. Выделение какого-либо ресурса на задачу называется
назначением, при этом у каждой задачи может быть определенное число
назначений.
В понятие «проект» заложены разнообразные виды деятельности,
которые характеризуются набором характеристик, к которым относятся
11
:
направленность на достижение конкретных целей, определенных
результатов;
координированное выполнение многочисленных
взаимосвязанных действий;
ограниченная протяженность во времени, с определенным
началом и концом.
9
Коваленко, С.П. Управление проектами: Пректическое пособие / С.П. Коваленко. - Мн.: Тетралит,
2015. – С. 92.
10
Ларсон, Э.У. Управление проектами: Учебник / Э.У. Ларсон, К.Ф. Грей; Пер. с англ. В.В.
Дедюхин. - М.: ДиС, 2015. –С. 114.
11
Гонтарева, И.В. Управление проектами / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев, Д.А. Новиков. -
М.: КД Либроком, 2014. – С. 84.
14
В каждом процессе управления проектом все задачи и подпроцессы
делятся в три группы
12
:
1. Задачи планирования, которые определяют границы проекта с
точки зрения области его применения, качества работ, их сроков, стоимости,
организации ресурсов для выполнения проекта.
2. Контроль выполнения проекта выполняется одновременно с
исполняемыми задачами. Контроль осуществляется для того, чтобы
руководитель проекта мог убедиться в соответствии предпринимаемых
шагов целям проекта и в случае необходимости предпринять
корректирующие действия. Контроль проекта может иметь непрерывный
характер или выполнятся дискретно, по мере необходимости. Все процессы
управления проектами должны быть скоординированными с помощью
обмена информацией и синхронизации действий.
3. Задачи завершения проекта осуществляются при приемке проекта
и организации завершение проекта. Завершение проекта означает
достижение его удовлетворительных итогов и урегулирование всех
нерешенных проблем до передачи результатов проекта заказчику.
Такая организация предназначена для поддержки выполнения задач в
тех процессах проекта, которые непосредственно отвечают за создание
продуктов и услуг. Эти группы задач образуют модель жизненного цикла
проекта, которая может быть использована для организации проектных работ
фактически любого типа
13
.
Начало проекта включает в себя обсуждение идей заказчиками
проекта – инициацию проекта. Фазой проекта называется набор задач
проекта, которые являются логически взаимосвязанными, при завершении
которых достигается один из основных результатов проекта.
12
Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA / Эрик Верзух. - М.:
Вильямс, 2015. – С. 48.
13
Павлов, А.Н. Управление проектами на основе стандарта PMI PMBOK.Изложение
методотологии и опыт применения / А.Н. Павлов. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2015. – С. 28.
15
В течение всей инициации проекта происходит определение целей и
задачи проекта, оценка ключевых характеристик проекта, например, таких,
как риски и прибыль. Завершение инициации проекта сопровождается
принятием решения о целесообразности осуществления проекта. После этого
наступает концептуальная фаза, в ходе которой разрабатывается архитектура
концепции предметной стороны проекта, определяется комплекс задач,
которые надо выполнить в проекте, принимаются решения об исполнителях
работ, заключаются договоры и контракты. После оформления проектной
документации начинается фаза разработки проекта, в течение которой
разрабатывается техническая и рабочая части проекты, которые завершаются
вводом нового продукта или услуги в эксплуатацию. При подписании акта
сдачи-приемки начинается фаза завершения проекта, в ходе которой
проводится подведение итогов и анализ проекта. После этого формируются
выводы и составляются рекомендации для проведения будущих проектов
данного профиля и/или проектов в смежных областях. Завершение проекта
сопровождается составлением сводного отчета по проекту, который
передается в архив, обычно называемый реестром проектов предприятия.
Совокупность фаз проекта является жизненным циклом проекта.
Жизненный цикл проекта – это полный набор последовательных фаз проекта,
название и число которых определяется исходя из вида основного бизнеса,
технологии производства работ и потребностей контроля со стороны
организации или организаций, вовлеченных в проект.
В ходе планирования проекта перед руководителем возникает
необходимость в использовании информационных технологий.
Планирование проекта осуществляется в течении всего срока реализации
проекта. В ходе планирования проекта происходит определение ключевых
точек (вех проекта), формулировка задач проекта и выявление их
взаимосвязей. На этапе планирования применяются системы управления
проектами, которые предоставляют руководителям проекта набор