26
Перевод всех сотрудников организации для работы с новой
информационной системы.
Таким образом можно разработать рекомендации по внедрению
программного обеспечения:
необходимость четкого представления целей и преимуществ,
ожидаемых от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы
должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет
участвовать в ее эксплуатации;
планирование внедрения информационных систем необходимо
начать с временных ограничений, затем добавить стоимостные и только
после этого переходить к ресурсному планированию;
проведение последовательного внедрения системы, начиная с
небольших проектов и отделов организации, поскольку в каждой
организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых
систем автоматизации и способные их освоить.
Разные эксперты по управлению внедренческими проектами по-
разному определяют количество этапов внедрения и их содержание. В
действительности проект внедрения информационных технологий включает
в себя определенную последовательность действий, целесообразность
которых неоднократно проверена на практике. Перечень работ проекта
внедрения информационных технологий включает в себя:
1. Определение стратегических целей и тактического плана проекта.
2. Обследование и описание деятельности предприятия.
3. Обучение специалистов проектной группы.
4. Разработка будущей модели деятельности предприятия.
5. Разработка корпоративных стандартов.
6. Настройка и тестирование системы.
7. Обучение конечных пользователей.
8. Опытная эксплуатация.
9. Окончательное документирование.
27
10. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
Информационные ресурсы и знания в существующей экономической
ситуации являются одним из основных ресурсов организации
22
. Этот ресурс
может оказывать значительное влияние конкурентоспособность,
инвестиционную привлекательность и капитализацию организации.
Обеспечить решение управленческих задач может тесное
взаимодействие разных специалистов предприятия, включая специалистов по
информационным технологиям (ИТ). Основу управленческой деятельности
составляет оперативная информация. Оперативные данные специалисты
могут получать с помощью информационных ресурсов, которые
предоставляют информацию в удобной, сопоставимой форме в режиме
реального времени.
Поскольку большинство организаций жестко конкурируют на рынке,
использование информационных технологий и систем позволит повысить
свою конкурентоспособность. Отсутствие внешних и внутренних по
отношению к предприятию источников информации делает невозможным
осуществление управления организацией. Для устранения этого недостатка
были созданы корпоративные информационные системы (КИС).
КИС представляют собой системы, предназначенные для комплексной
автоматизации основных бизнес-процессов предприятия, а также всех видов
учета. КИС предназначены для обеспечения согласованной работы всех,
включенных в нее компонентов. Кроме КИС, организации используют ряд
автоматизированных информационных систем: информационно-поисковые,
справочные, экспертные и т.д.
Ранее информация о рынке сбыта и сегментах потребителей
организации представляла собой разрозненные данные, которые
использовалась локально. Сейчас, перед разработчиками программного
обеспечения стоит задача создания систем управления взаимоотношениями с
клиентами, потому что на основе этих данных формируется дальнейшая
22
Гаврилов М.В. Информатика и информационные технологии. - М.: Юрайт, 2017. – С. 78.
28
стратегия развития и управления предприятием. При этом управленческие
решения принимаются на основании систематизированных данных из баз
данных, хранилищ данных и КИС.
Поскольку производственный процесс сейчас тоже управляется с
помощью информационных технологий, для его оптимизации используют
системы управления производственным процессом (АСУП). Ввиду
непрерывно изменяющихся требований рынка и больших объемов научно-
технической, технологической и маркетинговой информации, персонал
предприятия, ответственный за стратегию и тактику развития организации,
должен обеспечивать быстрое и точное принятие решений, которые
направлены на максимизацию прибыли п снижение издержек.
Чтобы оптимизировать затраты и повысить объемы производства в
соответствии со все возрастающими требованиями потребителей в условиях
жесткой рыночной конкуренции необходимо принимать решения
основываясь не на умозрительных заключениях и интуиции, а на контроле
всех центров затрат на предприятии. При этом используются сложные
математические методы анализа, прогнозирования и планирования, в основе
которых лежит учете большого количества параметров и критериев в системе
сбора, накопления и обработки информации.
Достижение этих целей возможно с помощью максимальной
автоматизации производственных, финансовых, снабженческих и сбытовых
бизнес-процессов. Для этого также используются КИС.
Автоматизация деятельности организации способна сделать ее
деятельность успешной. Поэтому главным отличием ИС на высоком уровне
зрелости предприятия является не количество инвестиций в
информационную инфраструктуру, а добавленная стоимость. Следовательно,
окупаемость инвестиций в ИТ зависит от использования ими, а не от их
наличия. Ведь руководители принимают решения, основываясь на данных,
доступных в момент приятия решения, а персонал выполняет их с той или
иной степенью прилежания, как только им это решение станет оно известно.
29
Основной целью ИТ в экономике является повышение
производительности, экономия финансов, подготовка обоснованных
решений, что относится к способам достижения тактических, краткосрочных
преимуществ. Стратегической целью применения ИТ является содействие
управлению организации, реагированию на динамику рынка, создание,
поддержка и углубление конкурентных преимуществ.
На формирование стратегии внедрения ИТ влияют следующие
факторы
23
:
Сфера деятельности;
Тип предприятия;
Вид производственно-хозяйственной деятельности;
Модель управления;
Управленческие задачи;
Информационная инфраструктура и т.д.
На успех функционирования ИС оказывает прямое влияние качество
проектирования. При проектировании ИС перед разработчиков ставится цель
обеспечения эффективного функционирования разрабатываемого
программного обеспечения. Качественный процесс проектирования
способствует созданию такой ИС, которая будет функционировать в
условиях постоянного совершенствования всех компонентов ее обеспечения:
технического, программного, информационного.
Для этого необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести технико-экономическое обследование и анализ
деятельности организации.
2. Осуществить постановку задачи проектирования.
3. Определить предметную область.
4. Провести анализ входных и выходных данных.
5. Изучить документооборот.
23
Гвоздева В.А. Информатика и автоматизированные информационные системы. - М.: ИД Форум,
2018. – С. 54.
30
6. Разработать информационно-логическую модель.
7. Реализовать поставленную задачу.
Причиной недовольства заказчика при сдаче ИС в опытную
эксплуатацию может быть отсутствие четкой цели разработки и внедрения
ИС. В условиях отсутствия четкой цели сложно оценить результаты
внедрения.
Еще одной проблемой в области автоматизации деятельности
предприятия является защита информации. К обеспечению информационной
безопасности ИТ необходимо подходить системно т.е. необходимо
обеспечить регулярность этого процесса, при этом необходимо обеспечить
объединение всех средств, методов и мероприятий, используемых для
обеспечения информационной безопасности.
Также создание системы защиты информации нельзя ограничивать
только выбором средств защиты. Для создания таких систем на предприятии
специалисты должны иметь определенный базис знаний. Необходимо
учитывать, что существующая нормативно-методическая база не дает
полного представления о том, как организовать обеспечение
информационной безопасности, что увеличивает риски предприятий.
31
Глава 2. Характеристика информационных технологий,
применяемых в ООО «Аувикс»
2.1. Анализ бизнес-процессов предприятия
Объектом исследования является общество с ограниченной
ответственностью «Аувикс». Организация осуществляет деятельность с 1993
года. И на текущий момент ей удалось стать авторитетным лидером в сфере
инновационных AV-решений. Основное направление деятельности
организации – это продажа аудиовизуального оборудования для
профессионального и домашнего использования. Компания реализует
широкий спектр продукции - более 4500 наименований. Также она
предоставляет своим клиентам сервисное обслуживание и доставку товара.
ООО «Аувикс» осуществляет сотрудничество с организациями,
работающими в разных отраслях. Одним из успешных проектов организации
является создание системы «Digital Signage» в центре исполнения заказов
«Юлмарт Пулково». За реализацию этого проекта компания получила
награду «Проект года. Успех видеотехнологий». Также организация является
членом ассоциации «Infocomm International» - международной
профессиональной ассоциацией интеграторов и производителей AV-
индустрии.
Рассмотрим организационную структуру компании. В компании
организованы следующие отделы:
1. Финансовый отдел.
2. Отдел кадров.
3. ИТ-отдел.
4. Сервисный отдел.
5. Отдел маркетинга.
6. Склад.
Схема организационной структуры компании представлена на
рисунке 1.
Директор
Руководитель
финансового отдела
Руководитель отдела
кадров
Главный кладовщик
Финансовый отдел
Бухгалтер
Склад
Руководитель ИТ-
отдела
Руководитель
сервисного отдела
Сервисный отдел
Отдел кадров
Специалист отдела
кадров
Экономист
Кладовщик
ИТ-отдел
Инженер-
электроник
Системный
администратор
Сборщик
Контролер
качества
Электронщик
Отдел закупок
Специалист по
закупкам
Руководитель
отдела закупок
Рисунок 1. Организационная структура компании
Рассмотрим деятельности каждого отдела организации. Целью
финансового отдела является учет деятельности организации. В задачи
бухгалтера входят:
Учет финансово-хозяйственной деятельности компании.
Формирование документооборота.
Расчет себестоимости услуг компании.
Расчет показателей деятельности компании.
Формирование бухгалтерской, налоговой и финансовой
отчетности.
Целью отдела кадров является обеспечение компании
квалифицированными кадрами. В задачи специалистов отдела кадров
входят:
Подбор кадров в зависимости от потребности в кадрах.
Формирование кадрового резерва.
Проведение собеседований.
Проведение аудита кадров.
Адаптация персонала для работы в компании.
Расчет заработной платы сотрудников.
Целью ИТ-отдела является поддержка информационной
инфраструктуры организации. В задачи специалистов ИТ-отдела входит:
Установка и настройка программных продуктов, используемых
в компании.
Решение проблем в работе ПО.
Поддержка работоспособности сайта компании.
Целью сервисного отдела является осуществление ремонтных работ
и сервисного обслуживания клиентов предприятия. В задачи специалистов
производственного отдела входит:
Диагностика техники.
Проведение ремонтных работ.
34
34
Сборка техники согласно стандартам компании.
Целью отдела закупок является своевременное снабжение
организации необходимыми ресурсами. В задачи специалистов по
закупкам входят:
Поиск поставщиков.
Заключение сделок.
Отслеживание остатков ТМЦ на складе и внутри организации.
Целью склада является обеспечение оптимального хранения
готовой продукции на складе компании. В функциональные обязанности
специалистов склада входят:
Прием товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поступающих
на склад.
Ведение складского учета.
Размещение ТМЦ согласно принципам оптимизации.
Учет движения ТМЦ.
Опишем информационные технологии, используемые на
предприятии для автоматизации его бизнес-процессов. Основу для
функционирования программного обеспечения представляет операционная
система. На клиентских ПК и на сервере установлены разные
операционные системы. На ПК сотрудников организации установлена
операционная система Windows 10. На сервере организации установлена
операционная система Windows Server 2012, установленная на сервере
организации.
Деятельность компании автоматизирована с помощью
корпоративной информационной системы (КИС) «1С. Предприятие». КИС
охватывает деятельность следующих отделов:
1. Отдела кадров.
2. Финансового отдела.
3. Отдела закупок.
35
35
4. Склада.
Для сдачи бухгалтерской отчетности применяется осуществляется с
помощью программного сервиса «Контур-Экстерн», доступ к которому
осуществляется через веб-браузер. Для поддержки процесса сдачи
отчетности используется средство криптографической защиты
информации «КриптоПро».
Для обеспечения информационной безопасности используется
антивирусное программное обеспечение «Kaspersky Total Security 2018» со
встроенным брандмауэром, который обеспечивает контроль сетевого
трафика.
Кроме перечисленных программных средств в компании
используется пакет офисных программ MS Office и веб-браузер, входящий
в комплект стандартных программ операционной системы.
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на
аппаратном обеспечении организации. Совокупность технических средств
компании составляет ее техническую архитектуру. Опишем состав
технической архитектуры компании.
Сервер компании состоит из следующих элементов:
1. Процессор Intel Xeon E5345.
2. Оперативная память Kingstone 64GB Module - DDR4 2400MHz.
3. Дисковый массив - Dell PowerVault MD3800f.
Аппаратное обеспечение клиентского ПК включает:
1. Процессор Intel Core i5-7500.
2. Оперативная память SODIMM Goodram [GR2133S464L15S/8G]
8 ГБ.
3. Жесткий диск Seagate BarraCuda ST500DM009500 ГБ.
Представленные компоненты аппаратного обеспечения
поддерживают оптимальную работу программного обеспечения компании.