16
инструментов для разработки формального плана. К таким инструментам
относятся:
средства построения иерархической структуры работ;
средства представления данных (сетевые графики и диаграммы);
средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.
По мере выполнения проекта руководители постоянно контролируют
выполнение проектных работ. Контроль выполнения проекта включает в себя
сбор фактических данных о выполнении работ проекта с последующим
сравнением их с плановыми показателями. Для этого был разработан ряд
программных продуктов, которые делятся на два типа
14
:
1. Персональные информационные менеджеры (органайзеры),
которые используются для планирования рабочего времени, составления
расписаний, хранения контактов, организации и поиска самой разнообразной
информации. Примером такого программного обеспечения является
Microsoft Outlook.
2. Информационные менеджеры проектов (планировщики), которые
предназначены для планирования проектов, отслеживания этапов их
реализации, использования человеческих ресурсов, оборудования и
материалов.
Информационное обеспечение проекта представляет собой основу, на
которой строится вся проектная управленческая деятельность. Организация
информационного обеспечения проекта должна основываться на следующих
принципах
15
:
1. Взаимодействии.
2. Законности, которое заключается в исполнение проектной
командой действующего законодательства.
3. Паритетности (равноправия).
14
Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.:
Интернет-университет информационных технологий, Бином. Лаборатория знаний, 2017. – С. 86.
15
Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности / Е.Е. Степанова,
Н.В. Хмелевская. - М.: Форум, 2016. – С. 92.
17
4. Конфиденциальности, которая включает неразглашение
коммерческой тайны.
5. Компенсационности.
6. Информационной стоимости.
Важность создания информационного обеспечения проектов
заключается в том, что без внедрения информационных технологий
невозможно обеспечить эффективное взаимодействие между
подразделениями. В процессе обработки больших массивов разнообразной
информации технические средства помогают обеспечить взаимодействие
персонала.
Кроме основных принципов, которым должно соответствовать
информационное обеспечение, существуют дополнительные принципы, к
которым относится
16
:
1. Развитие.
2. Динамизм.
3. Оперативность.
4. Интеграция.
Целью создания информационного обеспечения проектов является
информационно-аналитическая поддержка. Для этого необходимо
обеспечивать:
1. Разработку и внедрение программно-технических решений,
обеспечивающих автоматизацию процедур сбора, обработки и хранения
информации.
2. Создание современных экономико-математических методов
анализа, моделирования и оптимизации вырабатываемых предложений.
3. Создание и развитие защищенной информационно-
телекоммуникационной инфраструктуры.
16
Гольдгамер, Г.И. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г.И. Гольдгамер. -
М.: Советское радио, 2015. – С. 52.
18
В процессе создания и развития системы информационного
обеспечения проекта необходимо выполнять следующие требования:
1. Системность, которая заключается в рациональном разделении
системы на составные части, которые предоставляют возможность
автономной разработки и внедрения составных частей системы на основе
единой технической политики.
2. Открытость, которая заключается в возможности расширения
комплекса предоставляемых услуг, технологий и источников информации.
3. Стандартизация, которая подразумевает рациональное
применение типовых или стандартизированных проектных решений и
технологий.
Основными составляющими системы информационного обеспечения
являются
17
:
1. Технология организации сбора информации.
2. Технология обработки и хранения информации.
3. Аналитическая обработка информации о ходе проекта.
4. Предоставление информации о реализации проекта.
5. Обеспечение информационной безопасности.
В создании информационного обеспечения проектов участвуют также
информационные системы управления проектами. Их создание
осуществляется в следующих случаях
18
:
1. При отсутствии информационной системы. Когда сотрудники
получают информацию в виде бумажных документов, обрабатывают их и
создают новые документы, которые являются входными документами по
отношению к другим сотрудникам.
17
Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов,
Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2017. – С. 51.
18
Мельников, В. П. Информационное обеспечение систем управления / В.П. Мельников. - М.:
Академия, 2015. – С. 76.
19
2. Когда в организации внедрена автоматизированная система
управления и, кроме бумажных документов, часть информации вводится в
систему для обработки и получения сводной информации.
3. При использовании локальных средств автоматизации, когда
автоматизируются отдельно те или иные функции. В этих случаях качество
реализации повышаются, время обработки информации сокращается. Но она
представлена в виде тех же бумажных документов.
4. Создание единой информационной среды источников
потребления информации. Бумажный документ является носителем
юридического статуса, а файл, сохраненный в электронной системе, является
неотъемлемой частью системы и связан с объектом базы данных, на
основании которого он был получен. В этом случае создатели информации и
ее потребители работают с информацией напрямую.
При комплексной автоматизации предприятий, которая предполагает
не только совмещение выполнения этапов проектных исследований, но и
участие всей команды проекта в процессе решения функциональных задач
каждого этапа
19
. В качестве программно-технической поддержки выступает
либо локальная сеть предприятия, либо интернет.
1.2. Особенности проектов внедрения информационных технологий
Для эффективного управления проектами применяются системы
управления проектами, а также управленческие технологии. Проект
внедрения информационной системы, включающий разработку и настройку
программного обеспечения, может быть, как успешным, так и неудачным
20
.
Неудачное завершение проекта связано с тем, что разработанное
программное обеспечение не будет эффективно применяться. Процесс
19
Полковников, А.В. Управление проектами / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. - М.: Эксмо,
2014. – С. 52.
20
Голицына О.Л. Информационные технологии: Учебник. - М.: Инфра-М, 2017. – С. 89.
20
планирования внедрения информационных систем направлен на успешное
внедрение информационных технологий.
Внедрение каждой информационной системы предполагает
автоматизацию функций предприятия. Система управления проектами
направлена на автоматизацию функций разработки календарей, сетевого
графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т.д.
Применение информационной системы для управления проектной
деятельностью включает в себя автоматизированное управление проектами
ввода в действие информационных систем и технологий.
Масштабы применения систем управления проектами варьируются в
зависимости от организации, осуществляющей проектную деятельность. Чем
больше масштабы деятельности организации, тем выше сложность задач по
внедрению информационных систем, тем выше необходимость
автоматизированного управления проектами.
Процессы управления проектами, и в частности процесс планирования
ресурсов проекта, могут иметь матричную структуру. Если организация
придерживается применения традиционных структур управления, то
вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно
невелика; внедрение сложных информационных систем требует от команд
внедрения большого количество ресурсов, а также необходимо ответить на
следующие вопросы
21
:
1. Какое место займет информационная система в организации?
2. Будет ли она внедряться на всех уровнях управления
предприятием?
3. Будет ли она использоваться только в высокоприоритетных
проектах?
Применение информационных систем, автоматизирующих процесс
управления проектами, могут заменить непосредственное взаимодействие с
21
Иларионова, Т. С. Информационное обеспечение управления персоналом. Материалы к лекции-
презентации / Т.С. Иларионова. - М.: РАГС, 2016. – С. 168.
21
командой проекта, а также способствуют передаче навыков и опыта внутри
участников команды. Однако системы, автоматизирующие управление
проектами, не должны использовать жесткие каналы коммуникаций.
Применение таких систем имеет меньше шансов на успех, если в
организации отсутствует понимание основных принципов управления
проектами.
Применение систем управления проектами в полном объеме может
предусматривать использование целого ряда новых технологий. Реализация
различных функций может влиять на работу разных структурных
подразделений и специалистов. Эти факторы могут повлиять на увеличение
сложности проекта и создать проблемы при стабилизации работы системы в
целом.
Применяя системы автоматизации управления проектами необходимо
четко представлять цели и выгоды, которые ожидаются от внедрения
информационных систем. Результаты внедрения системы должны быть
согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее
эксплуатации. Процесс внедрения должен осуществляться по принципу «от
простого к сложному», от решения локальных проблем к глобальным
задачам.
Большинство предприятий, которые сталкиваются с проектами
внедрения информационных систем, решают ряд вопросов:
1. Описание проблем, в которыми они могут столкнуться в ходе
внедрения информационных технологий.
2. Выявление ключевых факторов успеха проекта.
3. Определение этапов проекта и способов управления проектом.
Решение всех перечисленных вопросов необходимо для обеспечения
того, чтобы внедренная система отвечала поставленным перед нею задачам и
целям.
По разным оценкам, на крупных предприятиях успешными бывают
примерно 60% проектов; для предприятий среднего уровня этот показатель
22
существенно выше - более 80%. При этом доля полностью провалившихся
проектов оценивается в 10%.
Главным выводом из перечисленных показателей является то, что
покупка лицензии на программное обеспечение и заключение контракта на
внедрение программного обеспечения не являются гарантией успеха проекта
и отсутствия проблем. Проектам внедрения информационных технологий
всегда сопутствуют риски. Однако в силах организации минимизировать
риски. Правильное отношение к проекту и правильная его организация
практически устраняют риск провала и существенно снижают риск
неэффективности.
Необходимо учитывать особенности, которые присущи проектам
внедрения информационных технологий. Для этого руководитель проекта
должен ответить на ряд вопросов:
каковы особенности проектов внедрения информационных
систем;
каково значение целей внедрения системы для реализации
компанией своей стратегии;
каковы ключевые факторы успехов и неудач.
каковы основные этапы проекта внедрения;
с какими трудностями может столкнуться предприятие,
реализующее подобный проект;
как правильно организовать внедрение.
Проекты внедрения информационных технологий имеют ряд
особенностей, отличающих их от других типов проектов. Они вытекают из
того, что любой такой проект представляет собой реорганизацию системы
управления предприятием. Реорганизация может выражаться как в
радикальных, так и в мягких вариантах, однако в любом случае проект
требует большого внимания, ответственности и тщательности проведения
отдельных работ.
23
Рассмотрим особенности проектов внедрения информационных
технологий:
1. Недостаточная ясность всего перечня работ, которые предстоит
выполнить в ходе проекта. Как показывает практика, существуют моменты,
которые не могут быть оценены и спланированы однозначным образом до
начала проекта.
2. Необходимость управления изменениями проекта, которая
обусловлена тем, что каждый последующий этап проекта в значительной
степени зависит от результатов предыдущего этапа. Результаты каждого
этапа должны оцениваться и анализироваться, а результаты анализа -
использоваться для корректировки плана последующих этапов.
3. Командный подход к реализации проекта. Основную роль в
реализации проекта играет проектная команда, однако необходимо
принимать во внимание конечных пользователей внедряемого программного
обеспечения. Необходимо осуществить подготовку конечных пользователей
к внедрению информационных технологий.
На основании вышеперечисленного можно сделать следующий вывод:
проект внедрения управленческой информационной системы является не
просто внедрением программного обеспечения, внедрением управленческой
концепции, реализация которой стала возможной благодаря вычислительной
технике и программному обеспечению, а главное - квалифицированному
персоналу.
Многие предприятия недостаточно четко представляют цели внедрения
информационных технологий. В связи с этим отсутствуют критерии
успешности проекта. Поэтому перед стартом проекта внедрения
информационных систем, необходимо сформулировать глобальные цели
организации и определить, куда предприятие хочет прийти как в самое
ближайшее время, так и в более далекой перспективе. Затем следует
определить цели на более детальном уровне, после чего станет возможным
начать планирование ресурсов, необходимых для достижения поставленных
24
целей. Далее нужно реально оценить текущее состояние предприятия.
Полезно также составить список ключевых параметров, характеризующих
достижение поставленных целей.
Процесс внедрения информационных систем управления проектами
включает следующие этапы:
подготовка функций управления проектами к вводу
информационной системы в действие. Проводятся работы по
организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении
функций;
подготовка персонала, которая включает в себя обучение
персонала и проверку его способности обеспечить функционирование
информационной системы управления проектами;
комплектация информационной системы программным
обеспечением и техническими средствами;
проведение опытной эксплуатации информационной системы и
ее доработку;
проведение приемочных испытаний.
Рассмотрим наиболее типичные проблемы процесса внедрения
информационных систем управления проектами:
Отсутствие данных о реальном ходе проектной деятельности,
которая может показать необходимость в большем количестве времени и
ресурсов для выполнения работ, чем при первоначальном планировании.
Отсутствие возможности применения программного обеспечения
для планирования, бюджетирования и принятия проектных решений.
Вследствие чего при управлении проектами применяются традиционные
методы, которые могут не давать представления о реальном положении дел.
В результате разрабатываются планы, которые оказываются
необоснованными и далекими от реальности;
25
Отсутствие понимания необходимости обучения. Однако
обучение персонала является важным компонентом успешного внедрения.
Применение распределенного программного обеспечения
управления проектами требует четко налаженной системы внутренних
коммуникаций команды проекта для обеспечения постоянного обмена
данными внутри команды;
Чем больше масштаб программного обеспечения, тем менее
оперативно осуществляется обработка информации;
Отсутствие внутренних регламентов управления проектами.
Следствием этого может являться плохо разработанная структура работ,
отсутствие возможности описания фаз жизненного цикла, нечеткого
понимания зависимостей между работами и т.п.;
Отсутствие навыков работы с системами управления проектами,
что может стать препятствием при внедрении информационных систем;
Область деятельности и организационная структура предприятия
могут не подходить для внедрения системы управления проектами;
Внедрение сложных информационных систем управления
проектами требует большего количества ресурсов;
На основании вышеперечисленного можно сформулировать ряд
наиболее часто встречающихся ошибок внедрения информационных систем,
которые являются причинами неудач освоения подобных систем:
Цели, внешние условия и ограничения проекта не были
определены заранее или не были раскрыты в полном объеме;
Внедрение информационной системы в полном объеме требует
использования комплекса новых технологий. Реализация различных функций
может влиять на работу разных подразделений и специалистов. Все это
может привести к значительному усложнению проекта и делает
проблематичным стабилизацию работы системы в целом;