ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ
ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ООО
«БАРКИНВУД»
3.1. Внедрение информационной системы FarSEER согласно бизнес-
процессам для повышения эффективности управления
В отделе маркетинга путём внедрения информационных технологий
планируется внести изменения во все процессы обработки и ведения данных.
После внедрения ИС предполагается, что Менеджеры будут получать
информацию о поступающих заказов со всех источников в единую систему,
которая позволит контролировать сопровождение каждого этапа. Подобная
система будет контролировать выполнение заказа и сообщать менеджерам о
требовании дальнейших действий для перехода заказа на следующий этап.
Таким образом, планируется сократить количество ошибок и не завершённых
заказов, а так же ускорит время обработки заказа Менеджером. Это в свою
очередь повысит лояльность клиентов. В том числе планируется, что все данные
о стоимости и наличию товаров на собственных складах и на складах
поставщиков будут интегрироваться в едином месте, это актуализирует данные
для потенциальных клиентов. Предполагается, что информация по каждой
единице товара будь то название, описание или фотография, будет оперативно
обрабатываться менеджерами в автоматическом режиме. Мы ожидаем получить
повышение лояльности потенциальных клиентов.
Решение реализации внедрения информационной системы в процесс
работы организации будет заключаться в подготовке технической части и
обучении сотрудников.
Техническая часть заключается в сборе и обследовании информации о
текущей ситуации на предприятии, анализа всех данных и выбора наиболее
подходящей Информационной системы с дальнейшим внедрением выбранной
системы.
Обучение сотрудников будет разделено на несколько этапов:
1. Составления графика обучения и согласования его с руководителем
компании.
2. Составление плана обучения.
3. Обучение.
4. Корректировка плана обучения по результатам обучения.
5. Окончание обучения и тестирование сотрудников.
6. Подведение итогов обучения и предоставления отчёта руководителю
компании.
Подведение итогов обучения и предоставления отчёта руководителю
компании является логичным завершением формирования решения по
внедрению информационной системы.
Объектом поставленной задачи являются сотрудники компании. В
качестве оптимизации их работы и работы предприятия выбран путь внедрения
системы автоматизированного управления, которая должна включать в себя ряд
подсистем, таких как: система управления взаимоотношениями с клиентами
(CRM
9
), система управления ресурсами предприятия (ERPII
10
), система
складского учёта, система автоматизированного заполнения контента, система
мониторинга цен конкурентов и т.п..
Основываясь на том, что финансовая прибыль интернет-магазина зависит
от количества завершённых сделок купли-продажи на которые влияют
наполненность контентом, точность описания товаров, оперативность работы
менеджеров. Можно сделать заключение, что поставленная задача экономически
оправдана.
9
CRM — система управления взаимоотношениями с клиентами
https://ru.wikipedia.org/wiki/Система_управления_взаимоотношениями_с_клиентами
10
ERP— система планирование ресурсов предприятия
Предоставленные статистические данные для решения задачи взяты
непосредственно из баз данных интернет-магазина. А так же для составления
сравнительных таблиц собраны данные из общедоступных источников в сети
Интернет (сервисов сбора статистики о посещаемости). Формализованное
описание входных показателей отображено в таблице 8.
Таблица 8
Формализованное описание входных показателей
№
п/п
Наименование входного
показателя
Идентификатор
входного
показателя
Количественная
оценка и расчёт
1
Количество уникальных
посетителей в день
PD
144
2
Общее количество заказов в
день
KZ
14
3
Количество исполняемых
заказов в день
KIZ
10
4
Количество не завершённых
заказов в день
KNZ
4
5
Дневная сумма выполненных
заказов
SVZ
305442
6
Дневная потеря от
невыполненных заказов
SNVZ
102469
Примечание – собственная разработка наименования показателей.
Так как справедливо считать, что клиенты делают заказ по более
привлекательным товарным предложениям и все потенциальные клиенты
интернет-магазинов находятся в состоянии поиска требуемого товара,
привлекательные товарные предложения будут является потенциально
доходными. Исходя из полученных данных количества возможных заказов, а так
же количества выполненных и невыполненных заказов. Появляется возможность
рассчитать потенциально возможный доход предприятия. На основании расчета
потенциально возможного количества завершённых сделок купли-продажи
получается сумма недополученного дохода, который оправдывает расходы на
внедрение ИС на предприятии. Формализованное описание результатных
показателей представлено в таблице 9.
Таблица 9
Формализованное описание результатных показателей
№
п/п
Наименование
результатного
показателя
Идентифик
атор
результатн
ого
показателя
Алгоритм расчёта
Количестве
нная
оценка и
расчёт
показателя
1
Средний доход от
выполненного
заказа
SDVZ
SDVZ = SVZ/ KIZ
305442/10=
30544,20
2
Средний
упущенный доход
от не завершённого
заказа
SUDVZ
SUDVZ= SNVZ / KNZ
102469/4=2
5617,25
3
Средний
возможный доход
от одного заказа
SDOZ
SDOZ=(SVZ+SNVZ)/K
Z
(305442+
102469)/14=
29136,50
4
Сумма возможного
максимального
дневного дохода
SVD
SVD=SVZ*PD
29136,5*144
0=144=4195
656.00
Примечание – собственная разработка формул расчёта результатов
показателей.
На основании этих данных можно полагать, что максимально возможный
дневной доход на много ниже реального дохода, и на потенциальную прибыль
предприятия влияет как грамотная работа менеджеров, так и актуальность, и
привлекательность товара для потенциальных клиентов. Следовательно,
желаемого результата можно добиться только путём внедрения комплекса
информационных технологий которые будут направлены как на взаимодействие
менеджеров с клиентами так и на поддержание информации о товаре в наиболее
полном и актуальном состоянии.
На совещании с генеральным директором было принято решение что
внедрение информационной системы будет проходить без остановки текущих
процессов работы на предприятии. Само внедрение планируется поэтапное.
Такое решение принято потому, что работа магазина не может быть
остановлена, любые задержки будут приводить к финансовым потерям. По плану
внедрения вся основанная работа будет выполняться компанией «FarSEER».
Ранее разработанные блок схемы будут переданы разработчику для постановки
требований к итоговому результату.
Первым этапом было: запрос коммерческого предложения от компании
«FarSEER» для компании «Баркинвуд». С менеджером системы мы обговорили
необходимый функционал, бюджет и ежемесячный тариф. Далее по нашим
договорённостям был составлен договор о сотрудничестве.
Далее, получив конечный вариант договора, было проведено собрание с
директором компании «Баркинвуд», просчитаны все расходы по внедрению
системы, оговорены возможные риски. После чего, было получено письменное
согласие директора на проведение работ по внедрению CRM системы на
площадку интернет-магазина.
После всех согласований с генеральным директором, я связалась с
менеджером компании FarSEER для подписания договора, передачи ранее
собранных данных, передачи блок схем и начала работы.
Для внедрения достаточно сложной системы, мне необходима была
консультация и помощь директора по IT-технологиям, с ним был разработан
план внедрения, прописано техническое задание и сроки работы, оговорены все
пункты, и индивидуальные пожеланию по работе системы и её функционалу.
Директором по IT-технологиям было произведено резервное копирование
всей базы данных, далее был разработан программный комплекс (скрипт),
который использовал первичные данные из старой таблицы базы данных, и по
предоставленной спецификации FarSEER модифицировал их и перенос данные
в базу данных FarSEER. Дальше был написан программный комплекс (скрипт),
который прошёл по обеим базам данных для контроля целостности данных. Было
завершено «встраивание» системы на площадку интернет-магазинов без
приостановки их работы и в оговорённые сроки по ТЗ.
Менеджер компании FarSEER выстроил работу системы под
перечисленные алгоритмы работы всех сотрудников отдела маркетинга
(согласно предоставленным блок-схемам).
Связующим звеном во внедрении информационной системы на
платформу работающего интернет-магазина является обучение сотрудников
компании.
Для подготовки этого этапа был составлен план-график обучения, не
затрагивая рабочий процесс. График формировался непосредственно по
согласованию с генеральным директором и заместителем генерального
директора. А так же с учётом пожелания сотрудников.
В отделе маркетинга работает 6 сотрудников. Была разработана схема
обучения персонала. Для начала работники компании были зарегистрированы в
системе и наделены определёнными статусами, дающим доступ в определённое
количество разделов системы. Отделы распределялись в соответствии с
рабочими полномочиями. Далее было показано обучающее видео,
предоставленное компанией FarSEER. После этого, лично мною, были показаны
схемы работы, объяснены основные моменты и нюансы системы. Далее под
моим контролем производилась повседневная работа менеджеров на новой
системе FarSEER. Система оказалась логически-правильно сконструирована, и
обучение работников заняло 3 дня, от начала знакомства с системой до полной
самостоятельной работы.
После проведения всех мероприятий был составлен и реализован план-
проект внедрения информационной системы FarSEER на базу интернет-магазина
«Баркинвуд», согласно бизнес-процессам для повышения эффективности
управления. Проведено обучения сотрудников отдела, по результатам которого
мы сделали вывод, что система проста в управлении и реализует все
поставленные задачи в области управления предприятием.
3.2. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
внедрения информационных технологий в управление
Экономическая эффективность работы позволяет дать оценку
целесообразности внедрению информационной системы для автоматизации
работы предприятия. Расчёт экономической эффективность основывается на
сопоставлении принятых решений в организации, по внедрению методов
автоматизации и состоянии данной организации до реализации предложенных
методов. Для такой оценки требуется провести расчёты и составить анализ
стоимостных затрат по всем этапам внедрения систем автоматизации на
предприятии для реализации целей данной выпускной квалификационной
работы. К тому же, для полной оценки эффективности требуются данные от
организации, которые собираются до и после внедрения информационных
технологий.
В особенностях данной работы, показателем экономической
эффективности будут служить два параметра: количество поступающих заказов
и частота завершения заказов. Анализ экономического эффекта от изменения
показателей по данным параметрам будет входить в основу оценки
целесообразности затрат по внедрению информационной системы.
Итоговая экономическая эффективность от внедрения информационных
технологий рассчитывается путём получения периода окупаемости за счёт
вычисления абсолютного размера прибыли при внедрении информационных
технологий и ее относительного размера (рентабельности).
Формула рентабельности продаж (2):
????
????
(2)
где Р
прод
– рентабельность продаж
П – Сумма прибыли с продаж
ОП – Объём продаж
Формула расчеты годовой экономической эффективности (Э
ф
) (3);
????
???? ????
????
(3)
где Э
ф
– Годовая экономическая эффективность
П
н
, П
б
– Прибыль по новому и базовому вариантам, руб
Срок окупаемости внедрения информационных технологий (T
OK
) (4):
(4)
где Т
ок
– период окупаемости ИС
К
о
– затраты на внедрение информационной системы
Э – экономический эффект от внедрение Информационной системы
Таким образом, используя данный набор формул, мы сможем рассчитать и
определить экономическую эффективность проделанной работы, если срок
окупаемости составит менее 2 лет.
3.3. Расчёт показателей экономической эффективности работы по
внедрению информационных технологий в управление ООО «Баркинвуд»
Для расчёта рентабельности в ходе проведения работ на предприятии
были собраны следующие данные показатели:
• Общее количество поступающих заказов в течение одного месяца
• Количество завершённых заказов
• Прибыль предприятия за месяц
• Затраты предприятия на закупку товара в течение месяца
Для внедрённой информационной системы определены единственные
накладные расходы в виде стоимость внедрения информационной системы на
предприятии.
Так как ценовая политика в компании в период внедрения
информационной системы и в период до внедрения таковой не менялась, то за
основу вычисления рентабельности продаж были выбранные данные в период
проведения исследований на предприятии. Данные по продажам представлены в
таблице 10
Таблица 10
Статистические данные по продажам в проведения исследований
на предприятии период 17.12.2019-16.01.2020 (руб.)
Дата
Кол-во
заказов
на сайте
Количество
завершённых
заказов
Процент целевых
заказов
Прибыль
17.12.2019
10
5
50,00%
108 110 ₽
18.12.2019
8
4
50,00%
86 488 ₽
19.12.2019
9
5
55,56%
108 145 ₽
20.12.2019
13
7
53,85%
151 389 ₽
21.12.2019
15
7
46,67%
151 319 ₽
Дата
Кол-во
заказов
на сайте
Количество
завершённых
заказов
Процент целевых
заказов
Прибыль
22.12.2019
14
5
35,71%
107 970 ₽
23.12.2019
10
5
50,00%
108 110 ₽
24.12.2019
8
5
62,50%
108 180 ₽
25.12.2019
14
8
57,14%
173 046 ₽
26.12.2019
20
11
55,00%
237 912 ₽
27.12.2019
14
8
57,14%
173 046 ₽
28.12.2019
10
6
60,00%
129 802 ₽
29.12.2019
15
8
53,33%
173 011 ₽
30.12.2019
14
9
64,29%
194 738 ₽
31.12.2019
-
-
-
-
01.01.2020
-
-
-
-
02.01.2020
-
-
-
-
03.01.2020
-
-
-
-
04.01.2020
-
-
-
-
05.01.2020
20
13
65,00%
281 296 ₽
06.01.2020
18
11
61,11%
237 982 ₽
07.01.2020
19
12
63,16%
259 639 ₽
08.01.2020
23
15
65,22%
324 575 ₽
09.01.2020
26
17
65,38%
367 854 ₽
10.01.2020
24
16
66,67%
346 232 ₽
11.01.2020
25
17
68,00%
367 889 ₽
12.01.2020
30
21
70,00%
454 482 ₽
13.01.2020
28
23
82,14%
497 936 ₽
14.01.2020
39
35
89,74%
757 855 ₽
15.01.2020
35
31
88,57%
671 227 ₽
16.01.2020
43
42
97,67%
909 559 ₽
Итого:
7 487 792₽
Источник: статистические данные ООО «Баркинвуд»
В результате общая прибыль в компании в течение месяца составила
7487792 рублей. На основании этих данных, а так же данных из бухгалтерии, о
том, что на закупку всех проданных товаров было затрачено 5481063 рубля,
можно вычислить рентабельность по формуле (2).
Таким образом, за рассматриваемый период процент рентабельности
составил 9,3%. Это даёт возможность полагать, что за такой же период годом
ранее процент рентабельности был аналогичным.
Для вычисления экономической эффективности потребовались данные
по продажам за такой же период, который представлен в таблице 8, но годом
ранее. Данные по продажам в этот период представлены в таблице 11.
Таблица 11
Статистические данные по продажам период 17.12.2018-16.01.2019
( руб.)
Дата
Кол-во
заказов
на сайте
Количество
завершённых
заказов
Процент целевых
заказов
Прибыль
17.12.2018
10
4
40,00%
86 418 ₽
18.12.2018
8
2
25,00%
43 104 ₽
19.12.2018
9
3
33,33%
64 761 ₽
20.12.2018
12
2
16,67%
42 964 ₽
21.12.2018
13
4
30,77%
86 313 ₽
22.12.2018
10
5
50,00%
108 110 ₽
23.12.2018
5
2
40,00%
43 209 ₽
24.12.2018
5
1
20,00%
21 517 ₽
25.12.2018
8
3
37,50%
64 796 ₽
26.12.2018
5
2
40,00%
43 209 ₽
27.12.2018
10
2
20,00%
43 034 ₽
28.12.2018
12
5
41,67%
108 040 ₽
29.12.2018
15
7
46,67%
151 319 ₽
30.12.2018
20
11
55,00%
237 912 ₽
31.12.2018
-
-
-
-
01.01.2019
-
-
-
-
02.01.2019
-
-
-
-
03.01.2019
-
-
-
-
04.01.2019
-
-
-
-
05.01.2019
3
1
33,33%
21 587 ₽
06.01.2019
2
2
100,00%
43 314 ₽
07.01.2019
5
2
40,00%
43 209 ₽
08.01.2019
10
3
30,00%
64 726 ₽
09.01.2019
8
2
25,00%
43 104 ₽
10.01.2019
9
3
33,33%
64 761 ₽
11.01.2019
7
3
42,86%
64 831 ₽
12.01.2019
9
3
33,33%
64 761 ₽