товаров происходит сверка сборки с информацией о заказе. При этом на каждом
этапе идёт отметка в системе контроля, для исключения вероятности не
правильного подбора товара.
Таким образом, был выстроен правильный бизнес-процесс работы
Менеджера компании по розничной торговле. Представленное схематические
течения процесса показали, что работа запущенная по данным алгоритмам,
улучшит управление действиями менеджера, сократит вариативность ошибок,
повысит скорость выполнения работы, а это в свою очередь отразиться на
эффективности управления.
Разработка бизнес процесса для Менеджера по оптовым продажам
На данный момент, менеджер оптового отдела выполняет много задач, не
входящих в его специализацию.
Обязанности менеджера по оптовым продажам будут ограниченны, и
теперь в его работу будет входить:
− приём входящих звонков;
− обработка заказов через отдельную электронную почту;
− поиск новых клиентов;
− составление списка отгрузочного списка товаров, для заказа у
поставщика;
− составление аукционных предложений.
Цикл работы менеджера оптового отдела:
− приём заказа от оптовых клиентов или интернет-магазинов;
− согласование способа оплаты (предоплата; постоплата; отгрузка по
платёжному поручению);
− согласование времени и способа доставки;
− подготовка отгрузочных документов.
Задачи менеджера по работе с оптовыми клиентами были разделена на
несколько не связанных процессов:
1. Процесса добавления контрагента
2. Процесса формирования заказа
3. Процесса сбора груза
Процесс добавления контрагента отображен в виде блок-схемы на
рисунке 17.
Начало процесса
добавление
контрагента
Завершение процесса
добавление контрагента
Запрос от
контагента
Контрагент есть ?
Добавление всех
данных о
контрагенте
Скидка
согласована?
Согласование
скидки с
Генеральным
директором
Согласование
скидки с
контрагентом
Нет
Да
Нет
Да
Рисунок 17. Блок-схема процесса добавления нового контрагента
Согласно данной блок-схеме менеджер по оптовым продажам должен
работать по следующему процессу.
Поступает запрос от контрагента. Через базу данных менеджер проверяет,
имеется ли данный клиент в базе. Если это новый контрагент – менеджер
заполняет его карточку, согласует для него скидки с генеральным директором,
согласует скидку с контрагентом – при успешных переговорах контрагент
заносится в базу и в дальнейшем получает авторассылку прайсов. Вся
информация сохраняется в карточке контрагента. На базе этих данных
формируется вся дальнейшая работа.
Процесс формирования заказа отображен в виде блок-схемы на рисунке
18.
Входящий заказ
Товары
подобраны?
Контрагент есть ?
Скидка
согласована?
База заказов
База товаров
Да
Да
Добавление
контрагента
Согласование
скидки
Нет
Нет
Подбор товаров
клиенту
Передача товара
в работу
Да
Завершение
работы
Нет
Рисунок 18. Блок-схема процесса формирования заказа
Работа с постоянными контрагентами согласно данной блок-схеме
менеджера по оптовым продажам должна происходить по следующему
процессу.
Алгоритм формирует работу таким образом, что всё происходит в
полуавтоматическом режиме. От контрагента поступает заказ. Менеджер по
оптовым продажам проверяет есть ли данный контрагент в базе клиентов. Если
клиент новый, менеджер работает по схеме согласно рисунку 12. Если клиент
уже добавлен в базу – происходит дальнейший шаг в работе. Благодаря базе
товаров происходит подбор по заявке и согласование выбора с контрагентом.
Цена на товар согласуется с генеральным директором и контрагентом, если
имеются расхождения по прайс-листу. Если товар не подобран или цена не
согласована, алгоритм повторяется до полного одобрения контрагентом. После
формирования и подтверждения заказа, информация о нём поступает в базу
заказов и сохраняется там. Информация из базы заказов используется при сборке
и доставке товара.
Процесс сборка груза является общим с сотрудниками в должности
менеджера.
Таким образом, был выстроен правильный бизнес-процесс работы
Менеджера по оптовым продажам.
Разработка бизнес процесса для заместителя директора
Заместитель директора полностью принимает все обязанности
генерального директора.
Он обязан выполнять:
− оплата счетов поставщиков;
− заказ товара у поставщиков;
− поиск новых товарных предложений;
− приобретение и оплата рекламных предложений;
− согласование акций;
− ведение документооборота;
− цикл работы заместителя директора;
− проверка прихода платежей и привязка их к выставленным счетам;
− заказ товара у поставщиков и оплата;
− мониторинг товарных предложений в сети интернет.
Задачи заместителя директора были разделены на несколько не
связанных процессов:
1. Процесс обновления прайсов.
2. Процесс обновления цен.
3. Процесс распределение обработки.
Процесс обновления прайсов и обновления цен были объединены в
единый процесс и представлены в виде процесса работы с поставщиками.
Данный процессы отображён в виде блок-схемы на рисунке 19.
Начало автоматизации
работы с поставщиками
Завершение
автоматизации работы с
поставщиками
База
поставщиков
Список не
обработанных
прайс-листов
Обработка
входящих прайс-
листов
Обработка
настроена?
Настройка
обработки прайс
листа
Обработка
прайс листа
Обновление
цен
Все прайс-листы
обработаны?
Нет
Да
Нет
Да
База товаров
Рисунок 19. Блок-схема процесса работы с поставщиками.
Ежедневно на электронную почту или по специальным ссылкам
загружаются свежие прайс-листы и остатки по всем складам поставщиков. Это
происходит автоматически. Загруженный прайс поступает в раздел макетов для
обработки. Если структура прайс загружается впервые, в полуавтоматическом
режиме нужно заполнить поля сопоставления. После заполнения всех полей
прайс автоматически распознаётся системой и данные о товарах обновляются.
Согласно данной блок-схеме заместитель директора должен работать по
следующему процессу.
После загрузки прайса в систему заместитель директора проверяет дату
поступления прайса в систему. При актуальности загрузки и пометки «настроен»
- дальнейшие действия от заместителя директора не требуются. Если дата
загрузки не актуальная, или прайс помечен как «не обработан» - зам.директора
перезагружает прайс в ручном режиме, и настраивает поля прайса с данным в
них (цена, название, артикул, количеств и т.д.) – после чего прайс
обрабатывается системой и в течении 5-ти минут вся информация по товарным
позициям прайса обновляется.
Для снижения нагрузки на заместителя директора и ускорения работы
предприятия процесс распределения обработки был перенесён в обязанности
автоматизированной системы. Таким образом, задача по обработке должна
поступать на менее загруженного работой менеджера автоматически.
Разработка бизнес процесса генерального директора
Задачи генерального директора в разделе маркетинга были разделены на
следующие процессы:
1. Процесс распределения заказов.
2. Процесс закупок.
3. Процесса обработки платежей.
Процесс распределения заказа отображен в виде блок-схемы на
рисунке 20.
Начало автоматизации
распределения заказов
Конец автоматизации
распределения заказов
База заказов
База
логистических
компаний
База адресов
Распределение
заказов
автоматизированной
системой
Все заказы
согласованны?
Внесение
корректировок в
заказы
Нет
Да
Рисунок 20. Блок-схема процесса распределения заказов
Согласно данной блок-схеме генеральный директор должен работать по
следующему процессу.
Ежедневно системой формируется маршрутный лист для водителей
компании, в зависимости от времени доставки, объёма груза, количества
работающих водителей. Генеральному директору остаётся лишь проверить
автоматически сформированные листы и раздать их водителям.
Если в маршрутных листах произошли изменения, генеральный директор
вносит корректирующую информацию в разделе заказов и перезапускает
процесс формирования маршрутных листов.
Информация подгружается из трёх баз данных: база заказов – вся
информация о клиенте, список заказанных товаров, способ доставки, способ
оплаты; база логистических компаний – информация о транспортных компаниях:
адреса, контакты, время работы, способ принятия груза, вид груза и прочее; база
адресов – все адреса Российской Федерации.
Процессы закупок и обработки платежей. Было принято решение
полностью автоматизировать эти процессы, оставив генеральному директору
функцию наблюдателя. Данные процессы отображены в виде блок схем 21 и 22.
Начало процесса
закупки
Конец процесса
закупки
База заказов
База товаров
База
поставщиков
Закупка не
достающих
товаров
Сбор списка
недостающих
товаров
Рисунок 21. Блок-схема процесса закупок
Согласно данной блок-схеме генеральный директор должен работать по
следующему процессу.
Проверка местонахождения заказанного товара. Используется три базы
данных: база заказов – что заказали покупатели и в каком количестве; база
товаров – наличие, цены, на каком складе находится товар, сроки перемещения
товара на наш склад; база поставщиков – адреса складов, время работы, способ
оплаты.
После сверки заказов и наличия товара происходит закупка товара у
поставщика.
Согласно данной блок-схеме генеральный директор должен работать по
следующему процессу.
Загрузка информации из банка-партнёра о поступивших денежных
средствах. Сопоставление платёжных документов с выставленными счетами или
оплаченными заказами. По результатам привязки – изменения статусов заказов.
Информация о
поступивших
платежах
Начало обработки
счетов
Конец обработки
счетов
База
контрагентов
База клиентов
База заказов
Сопоставление
счетов
Изменение
статусов заказов по
поступившим
платежам
Рисунок 22. Блок-схема обработки платежей
Информация о смене статуса заказа поступает в базу заказов для
дальнейшей работы заместителя директора и менеджеров. Автоматизированная
система контролирует все заказы и их статусы, и если какой то заказ на заданное
время не меняет статус, то менеджеры видят сигнал об этом непосредственно в
системе.
Благодаря предложенной схеме работы, генеральный директор передал
большую часть своих обязанностей заместителю генерального директора. Таким
образом, после предложенного делегирования обязанностей сотрудников
компании, генеральный директор сокращает временные затраты на контроль и
управление сотрудниками, что бы перенаправить своё рабочее время на
развитие компании.
Вывод
Во второй главе были раскрыты методы проектирования и внедрения
информационных технологий для повышения эффективности управления на
примере компании ООО «Баркинвуд». Я провел сбор данных и анализ текущих
процессов управления в отделе маркетинга ООО «Баркинвуд». Выявил
критические ошибки и предложила методы повышения эффективности
управления. Для применения методов решения поставленных вопросов была
проведена разработка бизнес-процессов управления по каждому из сотрудников
отдела маркетинга для внедрения Информационных технологий совместно с
генеральным директором компании и сотрудника системы FarSEER.
Сотрудником системы FarSEER был представлен технический план внедрения
Информационной системы FarSEER. Результат проведённых работ оправдал
возложенные ожидания по повышению эффективности управления на
предприятии.