51
Продолжение таблицы 4
Действия
Требуемые ресурсы
Стоимость ресурсов
Риски и допущения
1. Составление требований к
внедряемому продукту
2. Выбор информационной
системы
3. Приобретение требуемого
для продукта оборудования
4. Установка и настройка
программного обеспечения
5. Тестирование системы
6. Миграция данных
7. Обучение пользователей:
разработка инструкций,
проведение тренингов и
курсов
1. Лицензии на ПО
2. Оборудование
3. Персонал: команда проекта,
участники со стороны компании
1. Лицензии на ПО: 150 000
рублей
2. Оборудование: 40 360
рублей
3. Персонал: 844 961 рубль
4. Прочие расходы: 25 000
рублей
1. Четкое представление о
текущих процессах
компании
2. Текущие бизнес-процессы
компании описаны и
задокументированы
3. Появление новых
пользователей продукта
4. Изменение состава
команды проекта
5. Недостаток финансов
52
Следующим этапом логико-структурного подхода является
составление календарного плана проекта, отражающего все запланированные
работы с указанием дат их начала, длительности и требуемых ресурсов.
Наиболее компактно и информативно календарный план проекта
описывается в виде диаграммы Гантта, позволяющей представить задачи
проекта в виде отрезков на оси времени, где длина отрезка отражает
длительность выполнения задачи, а края – даты начала и окончания работ.
Связь задач между собой изображается на диаграмме различными стрелками,
характеризующими тип этой связи.
Календарный план проекта в виде диаграммы Гантта представлен на
рисунке 11.
На период выполнения проекта создается команда проекта –
совокупность специалистов, задача которых состоит в обеспечении
достижения целей проекта. Состав и обязанности команды проекта
представлены в таблице 5.
Таблица 5
Команда проекта
Должность
Кол-во
Обязанности
Период
работы,
дней
Руководитель
проекта
1
Принятие стратегических решений
Координация и организация работы
команды проекта;
Соблюдение сроков и объемов работ;
Управление бюджетом проекта
24
Бизнес-
аналитик
1
Сбор, анализ и формализация требований
к внедряемой системе;
Выбор информационной системы;
Подготовка технического задания
16
Инженер по
внедрению
2
Настройка оборудования;
Установка, настройка и отладка
информационной системы;
Миграция данных
27
Технический
писатель
1
Разработка пользовательской и
эксплуатационной документации
5
Тестировщик
1
Тестирование и оценка функциональности
информационной системы по заданных
критериям
5
Консультант
1
Обучение ключевых пользователей работе
в информационной системе
35
53
Рисунок 11 – Диаграмма Гантта
54
Сложность проекта внедрения информационной системы на
предприятие ООО «Технологии результата» на основании перечня
показателей, представленного в подразделе 1.2:
Функциональный объем проекта. Разрабатываемый проект
автоматизирует один бизнес-процесс – комплекс задач специалиста
финансового отдела компании.
Организационный объем проекта. Количество обособленных
организационных единиц, в которых будет осуществлено внедрение и
распространение информационной системе равно 1.
Интеграционный объем проекта. При внедрении информационной
системы, разработанной фирмой «1С» или их сетью компаний,
занимающихся внедрением программных продуктов на базе
платформы «1С:Предприятие», данный показатель минимален.
Методологический объем проекта. Как видно из диаграммы Гантта,
при внедрении информационной системы на предприятие необходима
разработка пользовательских инструкций, что было запланировано при
разработке проекта.
Стандартизация и перенос данных. Так как автоматизации, проводимая
в организации ООО «Технологии результата», не является первичной,
необходима организация переноса данных из наследуемой системы во
внедряемую, что также было запланировано при разработке проекта.
Обеспечение информационной безопасности. Так как организационно-
правовой формой предприятия ООО «Технологии результата» является
«Общество с ограниченной ответственностью», необходимо при
выборе информационной системы учесть информационную
безопасность, гарантируемую той или иной системой.
Таким образом, по сложности проект внедрения информационной
системы на предприятие ООО «Технологии результата» является простым.
В результате обследования предприятия принято решение о внедрении
на ООО «Технологии результата» информационной системы
55
«БИТ.ФИНАНС.ПРОФ», предназначенная для управления финансами,
автоматизации бюджетирования и формирования управленческой отчетности
на базе 1С:Предприятие 8.
Преимущества информационной системы «БИТ.ФИНАНС.ПРОФ»:
гибкость: широкая линейка продуктов подходит для компаний любого
масштаба, с любыми особенностями финансового учета;
актуальность: эффективное управление финансами поможет пережить
кризис и даст импульс будущему росту;
универсальность: информационная система работает как финансовый
конструктор и обладает широкими возможностями настройки
бюджетов и отчетности в любых аналитических разрезах с учетом
особенностей финансового и управленческого учета любой компании
по любой модели учета;
удобная настройка: уникальные сервисные механизмы позволяют
быстро настраивать систему в интерактивном режиме;
опыт разработчика: система создана на основе многолетнего успешного
опыта реализации нескольких десятков проектов по автоматизации
российских компаний;
корректная методология: постановка, сопровождение, консалтинг
лучших финансовых консультантов, обладающих колоссальным
опытом постановки и внедрения финансового управленческого учета;
доступность: по соотношению цена-качество система не имеет
аналогов на рынке.
Зная состав и длительность запланированных работ проекта, можно
рассчитать расходы на его реализацию.
Стоимость внедрения информационной системы складывается из
следующих статей затрат:
расходы, связанные с покупкой лицензии на программное обеспечение;
расходы, связанные с покупкой необходимого оборудования;
56
заработная плата команды проекта с учетом отчислений во
внебюджетные фонды;
прочие расходы (офисное обеспечение, электроэнергия, канцелярские
расходы и т.п.).
Стоимость поставки данной информационной системы составляет
150 000 рублей. В комплект поставки включены: руководство пользователя,
дистрибутив CD, пользовательское лицензионное соглашение.
В результате анализа возможностей информационной системы
«БИТ.ФИНАНС.ПРОФ», было выявлено, что ее внедрение позволит
сократить количество специалистов финансового отдела с четырех до трех
человек. Следовательно, необходимо автоматизировать три рабочих места.
Оборудование, установленное на двух рабочих местах, удовлетворяет
требованиям, предъявляемым внедряемой информационной системой. Таким
образом, необходимо осуществить техническое обновление только одного
рабочего места. Для этого было решено приобрести офисный компьютер
MicroXperts, оснащенный процессором Intel Core i3, 4 ГБ оперативной
памяти, твердотельным накопителем (SSD) объемом 240 ГБ,
интегрированной видеокартой Intel HD Graphics и предустановленной
операционной системой MS Windows 10 Pro. Стоимость данного компьютера
составляет 40360 рублей. Периферийные устройства (клавиатура, мышь)
входят в комплект поставки.
Расходы на заработную плату команды проекта представлены в
таблице 6. В данную статью расходов также включены отчисления во
внебюджетные фонды, составляющие в сумме 30% от заработной платы
сотрудника (22% – в Пенсионный фонд Российской Федерации, 2,9% – в
Фонд социального страхования Российской Федерации, 5,1% – в
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования), оплачиваемые
предприятием сверх заработной платы сотрудника.
57
Таблица 6
Расходы на заработную плату команды проекта
Должность
Кол-во
Размер
заработной
платы,
руб./день
Период
работы,
дней
Заработная
плата за
проект,
руб.
Размер
отчислений,
руб.
Руководитель
проекта
1
7 300
24
175 200
52 560
Бизнес-
аналитик
1
5 830
16
95 280
27 984
Инженер по
внедрению
2
4 860
27
262 440
78 732
Технический
писатель
1
3 400
5
17 000
5 100
Тестировщик
1
3 400
5
17 000
5 100
Консультант
1
2 430
35
85 050
25 515
Итого:
649 970
194 991
Прочие расходы оцениваются в 25 000 рублей за весь проект.
Смета проекта представлена в таблице 7.
Таблица 7
Смета проекта внедрения информационной системы
Наименование статьи расходов
Сумма, руб.
1 Лицензия на программное обеспечение
150 000
2 Оборудование рабочего места
40 360
3 Затраты на персонал:
3.1 Заработная плата
3.2 Социальные отчисления
649 970
194 991
4 Прочие расходы
25 000
Таким образом, итоговая стоимость проекта составляет 1 060 321 руб.
Успех проекта внедрения информационной системы на предприятие
зависит от множества факторов, поэтому необходимо заранее учесть все
аспекты, связанные с его реализацией.
Риск проекта – это неопределенное событие или условие, наступление
которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта,
таких как содержание, расписание, стоимость и качество. Риск может быть
вызван одной или несколькими причинами и в случае возникновения может
оказать воздействие на один или несколько аспектов [13].
Анализ рисков представлен в таблице 8.
58
Таблица 8
Риски проекта
Риск
Возможные
последствия
Мероприятия по предотвращению
Мероприятия по
устранению
Некорректная постановка
задач и целей
Неверный
результат
проекта
Однозначная, четкая и полная
формулировка технического задания
Согласовать техническое
задание со всеми
заинтересованными сторонами
Выход за рамки бюджета
Финансовые
потери, отказ от
проекта
Контроль расходов бюджета на всех
этапах проекта
Оценить возможность
изменения бюджета проекта
Нарушение сроков проекта
Увеличение
стоимости
проекта
Мониторинг и промежуточный контроль
этапов проекта, планирование проекта с
учетом запасных дней на
непредвиденные случаи
Оценить возможность
изменения сроков проекта, а
также возможность изменения
или сокращения отдельных
этапов проекта
Недостаточное внимание
руководства предприятия к
проекту
Недостаточное
финансирование
проекта, срывы
сроков проекта
ввиду задержки
финансирования
Разъяснение руководителем проекта
руководству предприятия
необходимости реализации проекта, а
также всех получаемых при этом
конкурентных преимуществ, выбор в
качестве руководителя проекта
заинтересованного и авторитетного
лица
Наделение руководителей,
заинтересованных в успешной
реализации проекта
дополнительными
полномочиями
Слабая вовлеченность в
проект сотрудников
предприятия
Срывы сроков
проекта
Назначение в качестве руководителя
проекта лица, обладающего высоким
авторитетом и активно
поддерживающего реализацию проекта
Мотивация сотрудников,
разъяснение выгоды от
реализации проекта
Сложность освоения
внедряемой информационной
системы сотрудниками
Неиспользование
всех
преимуществ
внедряемой
системы
Разработка подробной пользовательской
документации, обеспечение технической
поддержки
Обучение персонала, наем
квалифицированных
сотрудников
59
3.2 Расчет показателей экономической эффективности
Эффективность проекта внедрения информационных технологий на
предприятие можно оценить, используя как инструменты количественного
анализа, позволяющие численно определить показатели экономической
эффективности, так и качественным анализом, показывающим
результативность проекта с точки зрения управления.
Трудность осуществления количественного анализа заключается в
невозможности точно определить финансовые показатели после внедрения
информационной системы, так как расходы, связанные с кассовыми
разрывами, выплатами штрафов, неустоек, пени и доходы от размещения
свободных денежных средств носят случайный характер и не могут быть
рассчитаны достоверно. Поэтому в данной работе рассчитаны
количественные показатели для пессимистичного сценария, когда компания
получит пользу от внедрения информационной системы только за счет
сокращения количества сотрудников. Для такой оценки используются
следующие показатели экономической эффективности:
простой срок окупаемости PP,
дисконтированный срок окупаемости DPP,
чистая приведенная стоимость проекта NPV,
внутренняя норма доходности IRR,
индекс прибыльности PI,
рентабельность инвестиций ROI.
Для расчета вышеприведенных показателей необходимо рассчитать
доходы, получаемые предприятием от реализации проекта внедрения.
Заработная плата специалиста финансового отдела составляет 50 000 рублей
в месяц. Отчисления с заработной платы сотрудника, уплачиваемые
компанией во внебюджетные фонды, составляют 15 000 рублей в месяц.
Таким образом, в месяц компания экономит 65 000 рублей, что соответствует
780 000 рублей в год.
60
Простой срок окупаемости проекта (PP) – это период времени,
необходимый для того, чтобы доходы от проекта покрыли затраты на его
реализацию. Рассчитывается данный показатель по формуле (1):
(1)
где – первоначальные инвестиционные вложения в проект;
– среднегодовой денежный поток от реализации проекта.
Таким образом, для возмещения всех убытков, связанных с
реализацией проекта, достаточно 17 месяцев. Однако данный показатель не
учитывает концепцию стоимости денег во времени, поэтому для более
точного определения точки безубыточности проекта следует использовать
дисконтированный срок окупаемости (DPP). Рассчитывается этот показатель
по формуле (2):
(2)
где – число периодов времени; – денежный поток за период (лет); –
ставка дисконтирования.
Для расчета данного показателя необходимо определить значение
ставки дисконтирования – процентной ставки, используемой для того, чтобы
переоценить будущую стоимость денежных средств на текущий момент. В
рамках данной работы ставка дисконтирования будет рассчитываться по
формуле (3):
(3)