41
сотрудникам, срывы сроков оплаты поставок по договорам, просрочки
платежей по кредитам и займам, что, в свою очередь, приводит к начислению
пеней, штрафов, неустоек, потере деловой репутации, ухудшению кредитной
истории, дополнительным издержкам для устранения нежелательных
последствий. С другой стороны, большой объем свободных денежных
средств на расчетных счетах означает, что предприятие терпит убытки, так
как могло бы получить дополнительную прибыль от вложения денежных
средств.
Сбор, анализ и обработка данных налогового, бухгалтерского и
управленческого учета из различных источников занимают много трудового
времени специалиста финансового отдела, и, следовательно, снижают
оперативность получения информации о финансовом состоянии компании.
В связи с этим выявлены задачи, выполняемые специалистом
финансового отдела, которые подлежат автоматизации:
1. учет заявок на расходование денежных средств;
2. резервирование денежных средств под заявку;
3. определение приоритета заявок;
4. контроль наличия денежных средств на расчетных счетах и в кассах
предприятия;
5. контроль сроков выполнения заявки по платежному календарю;
6. контроль наличия денежных средств по статье бюджета на
удовлетворение заявки;
7. планирование сроков выполнения заявки;
8. формирование реестра платежей;
9. формирование платежного календаря на планируемый платежный
период;
10.анализ движения денежных средств.
Информационная поддержка специалиста и автоматизация комплекса
его деятельности не только поспособствуют устранению мелких ошибок при
42
формировании документов, так и в целом существенно увеличат
платежеспособность и ликвидность организации за счет:
выявления кассовых разрывов до момента их появления (за счет
резервирования денежных средств);
дополнительных потенциальных доходов, связанных с размещением
свободных денежных средств;
экономии на выплатах по штрафным санкциям, связанным с
несвоевременной оплатой компанией своих обязательств (за счет
наличия приоритета у заявки);
экономии на процентных выплатах по привлеченным средствам (за
счет наличия приоритета у заявки);
экономии на резервах, связанной с повышением качества
планирования.
Схема бизнес-процесса задач специалиста финансового отдела после
автоматизации (as to be) представлена на рисунке 7. Декомпозиция бизнес-
процесса представлена на рисунке 8.
43
Рисунок 7 – Схема бизнес-процесса специалиста финансового отдела по управлению денежными
средствами после автоматизации
44
45
Рисунок 8 – Декомпозиция бизнес-процесса специалиста финансового отдела по управлению
денежными средствами после автоматизации
46
Для управления проектом внедрения информационных технологий на
предприятие ООО «Технологии результата» применим логико-структурный
подход. Логико-структурный подход (ЛСП) является инструментом
управления, используемом в основном при разработке, мониторинге и оценке
разнообразных проектов.
Основные этапы ЛСП:
1. анализ заинтересованных сторон,
2. анализ проблем,
3. анализ целей,
4. формулировка основных предположений и факторов риска,
5. определение показателей прогресса реализации и степени достижения
целей проекта,
6. составление логико-структурной схемы проекта,
7. дальнейшая разработка проекта,
8. система управления проектом,
9. мониторинг, отчетность, оценка проекта.
Ввиду тесной взаимосвязи пунктов 4, 5 и 6 вышеприведенного списка
между собой следует данные пункты рассматривать не раздельно (как это
указано в списке), а обобщенно.
Анализ заинтересованных сторон проекта представлен в таблице 3.
Далее построим дерево проблем. При его построении следует
руководствоваться следующей структурой: в центре помещаются основные
проблемы (ствол дерева), выше записываются следствия этих проблем (крона
дерева), а ниже – причины проблем (корни дерева).
Дерево проблем представлено на рисунке 9.
47
Таблица 3
Анализ заинтересованных сторон проекта
Наименование
стейкхолдера
Выгода от реализации
проекта
Форма поддержки
Механизм участия
Руководство
компании
Получение прибыли в
долгосрочной перспективе
Сокращение затрат на
персонал
Совершенствование бизнес-
процессов компании
Предоставление материальных
и человеческих ресурсов
Консультация по работе
компании
Мотивация сотрудников
Обеспечение денежными средствами
Предоставление необходимой информации
Участие в планировании проекта
Привлечение сотрудников к проекту
Пользователи
внедряемой
системы
(модуля)
Сокращение времени на
выполнение ряда задач
Получение опыта работы с
КИС
Консультации по требованиям
к системе
Консультации по текущим
процессам отдела
Обратная связь после
тестирования системы
Участие в проекте
Предоставление необходимой информации
по работе отдела и требованиям к системе
Участие в тестировании системы
Руководитель
проекта
Получение прибыли от
реализации проекта
Получение опыта
Управление проектом
Организация взаимодействия
пользователей системы с
командой проекта
Анализ процессов компании
Анализ требований к системе
Сбор информации о процессах компании
Планирование проекта
Предоставление команде проекта
необходимой информации
Предоставление информации о ходе
проекта заказчику
Команда
проекта
Получение прибыли от
реализации проекта
Получение опыта
Анализ требований к
информационной системе
Внедрение информационной
системы
Консультации по требованиям
к оборудованию компании
Обучение пользователей
Сбор требований к информационной
системе
Предоставление необходимой информации
руководителю проекта
Настройка информационной системы
Участие в тестировании системы
Разработка инструкций для пользователей
48
Рисунок 9 – Дерево проблем
49
На основании дерева проблем теперь можно построить дерево целей.
Для его построения необходимо на основании анализа дерева проблем
выделить стратегическую цель, достижение которой решит описанные
проблемы. Ниже следует поместить «под-цели», осуществление которых
приведет компанию к стратегической цели. Дальнейшая работа над деревом
целей заключается в дроблении «под-целей» на более мелкие цели до тех
пор, пока все цели не сведутся к реализации конкретных мелких задач,
выполняемых разово или находящихся в постоянном цикле.
Дерево целей представлено на рисунке 10.
Рисунок 10 – Дерево целей
Следующим этапом логико-структурного подхода является
составление логико-структурной матрицы проекта, представленной в таблице
4, на основании анализа заинтересованных сторон, дерева проблем и дерева
целей. Данная матрица отражает цели, которые ставит перед собой команда
проекта в ходе работы, идентификаторы достижения целей, средства
измерения этих идентификаторов, а также допущения и риски, которые
могут возникнуть в ходе реализации проекта.
50
Таблица 4
Логико-структурная матрица проекта
Уровни целей (логика
проекта)
Измеримые показатели
достижения целей
Источники и методы для
подтверждения
достижений
Допущения и риски
Общие цели
Эффективное управление
денежными потоками
1. Сокращение затрат,
связанных с просроченными
платежами
2. Получение прибыли от
использования свободных
денежных средств на счетах
компании
Отчетные бухгалтерские,
налоговые и
управленческие документы
Цели проекта
Внедрение информационной
системы (модуля)
1. Сокращение длительности
выполнения конкретных задач
специалистом финансового
отдела компании
2. Снижение количества
ошибок и кассовых разрывов
при составлении итоговых
документов
1. Хронометраж рабочего
времени специалиста
финансового отдела
2. Отчетные бухгалтерские,
налоговые и
управленческие документы
1. Внедрение существенно
повысит производительность
специалиста финансового
отдела и снизит количество
мелких ошибок в его работе
Результаты
1. Приобретено требуемое
для внедряемого продукта
оборудование
2. Программное обеспечение
установлено, настроено
взаимодействие с КИС
компании
3. Пользователи обучены
работе с информационной
системой
1. Оборудование доставлено и
настроено
2. Программное обеспечение
готово к работе
3. Результаты прохождения
итоговых тестов сотрудниками
компании
1. Наличие оборудования на
рабочих местах
2. Наличие исправно
работающего программного
обеспечения
3. Отчеты преподавателей и
тренеров о прохождении
обучения сотрудниками
компании
1. Внедряемое программное
обеспечение конфликтует с
КИС компании
2. Недостаток мотивации у
сотрудников компании