26
основных проектных методологий и умение эффективно использовать их, в
том числе в виде определенных сочетаний при ведении практической
деятельности по управлению IT проектами. Также положительным
моментом является наличие хотя бы некоторых технических навыков у
заказчика – это позволяет в значительной мере упростить процесс
составления технического задания на проект. Кроме того, как отмечалось
выше, большинство проектов в области IT подразумевают значительный
бюджет на их осуществление, соответственно для людей, инвестирующих
свои деньги в проект, очень важным моментом является возможность
осуществления контроля за эффективностью таких проектов. для
осуществления такого контроля необходимы специализированные
инструменты, в частности, на предприятии должна быть изначально
сформулирована IT-стратегия и представлены механизмы ее реализации.
27
Глава 2. Характеристика деятельности ЗАО "Рускан"
ЗАО «Рускан» — российско-французское предприятие,
представляющее на территории РФ всемирно известный бренд готовых
кормов «Роял Канин». Официальный сайт ЗАО «Рускан»: royal-canin.ru.
Основной объём продукции ЗАО «Рускан» относится к бренду «Роял
Канин». Ассортимент Royal Canin, пожалуй, один из самых широких в
отрасли кормов для домашних животных.
В 2004 году в Подмосковье был открыт одноименный
производственный комплекс, который, согласно заявлению на официальном
сайте, воплотил в себе новейшие научные разработки, и является самой
технически продвинутой производственной площадкой из всех заводов Royal
Canin. В настоящее время завод выпускает более 500 наименований
продукции для животных.
ЗАО «Рускан» является промышленно-торговой компанией с более чем
20 филиалами по всей стране и в Республике Беларусь. Его бизнес процессы
включают в себя:
- производственный процесс;
- процессы логистики до филиала;
- процессы продаж и маркетинга;
- процессы закупки сырья и работы с поставщиками;
- процессы логистики до клиента и работы с клиентом;
- бизнес процессы внутренних подразделений компании;
2.1 Анализ бизнес-процессов в ЗАО "Рускан"
Анализ бизнес-процессов выполнялся в компании ЗАО «Рускан»
силами департамента внутреннего аудита.
Таблица 1. Итоги анализа бизнес процессов управления Item Master
Data
Рамки аудита
Рамки аудита включали в себя следующие бизнес процессы
a) Управление товарами в следующих процессах:
- Создание, изменение Item Master Data
Ключевые
На основании проведенного аудита бизнес процессов были
28
замечания
сформулированы следующие замечания:
1. Доступ пользователей Item Master Data не
контролируется.
2. Изменение Item Master Data происходит
бесконтрольно и не утверждается
3. Использование обезличенных учетных записей в
Navision.
4. Отсутствие регламентирующих процедур,
спецификации на ввод Item Master Data, инструкций
по модификации.
5. Отсутствие владельца Item Master Data в компании и
единого плана развития данного направления.
6. Отсутствие ответственных за хранение, модификацию
Item Master Data в департаментах.
Замечание #1
Доступ пользователей
Item
Master
Data
не
контролируется
В соответствии со структурой внутренних контролей
доступ к основным номенклатурным данным должен быть
надлежащим образом ограничен уполномоченным
персоналом. Доступ должен контролироваться
ежеквартально, а несоответствующий доступ должен быть
своевременно удален.
Мы определили, что в настоящее время доступ
пользователей к основным номенклатурным данным не
ограничен соответствующими лицами, ответственными за
их управление. Мы определили, что 40 сотрудников,
включая лиц, которые изменили свои роли или были
уволены из компании, продолжают иметь доступ к
основным номенклатурным данным.
Бизнес-процесс удаления пользовательских ролей и
авторизаций, когда сотрудники изменяют роли в модуле,
отсутствует.
Риск
1) Без надлежащего контроля за доступом существует риск,
что в файлы основных номенклатурных данных могут быть
записаны несоответствующие транзакции.
2) Несоответствующий доступ может привести к
неправильной товарной стоимости, что может повлиять как
на заказ продукции, так и на Производство.
Рекомендация
Мы рекомендуем:
1) Просмотрите текущий список пользователей, имеющих
доступ к основным данным инвентаризации, и удалите
несоответствующий доступ.
2) Необходимо формализовать процедуры,
обеспечивающие следующее:
- своевременное уведомление службы технической
29
поддержки об и
зменениях в работе в организации или об
увольнении сотрудника;
- регулярная проверка со стороны бизнес-единицы за
своевременным запрошенным изменением доступа и его
правомочностью.
3) Кроме того, необходимо убедиться, что бизнес-
подразделение проводит регулярные проверки доступа
пользователей не реже одного раза в год, чтобы
гарантировать, что доступ пользователей остается
соответствующим их позиции в компании.
Замечание #2
Изменение
Item
Master
Data
происходит
бесконтрольно и не утверждается
В соответствии с правилами внутреннего контроля
рассмотрение и утверждение изменений основных
номенклатурных данных должен выполнять сотрудник, не
имеющий доступа к файлу основных номенклатурных
данных. Проверка должна гарантировать, что все
сделанные изменения являются соответствующими.
Доказательства рассмотрения и одобрения изменений
должны быть сохранены.
Мы определили, что в настоящее время нет надлежащего
рассмотрения и утвержденного Бизнес-процесса по
изменению основных номенклатурных данных. Проверяя
изменения, мы отметили множественные исправления
некоторых критических основных параметров, таких как
метод учета затрат, себестоимость запасов, срок годности,
изменения которых напрямую влияют либо на стоимость
производства, либо на запасы.
Риск
1) Неправильны
е основные номенклатурные данные могут
привести к негативному влиянию на точность и
эффективность Производственного бизнес процесса.
2) Несанкционированные транзакции могут
регистрироваться и оставаться незамеченными.
3) Некорректное изменение основных номенклатурных
данных может привести к остановке продаж конечному
покупателю и остановке отгрузок с центральной платформы
в филиал.
Рекомендация
Мы рекомендуем:
1) Провести анализ причин / типов изменений основных
номенклатурных данных. Выделите фактор риска для
каждого типа изменений.
2) В случае изменений, которым присвоен рейтинг
высокого риска (например, исправления метода учета
затрат, себестоимости запасов, веса, срока годности и т.
Д.), Следует периодически проверять и утверждать
Ответственное лицо, которое не имеет прав доступа к
основным номенклатурным данным.
30
3) В идеале, бизнес
-
подразделению следует рассмотреть
возможность осуществления превентивного контроля, когда
изменение основных номенклатурных данных будет
неактивным, если оно не утверждено сотрудником с
соответствующими полномочиями. Мы понимаем, что в
настоящее время существуют системные ограничения
выполнения этого элемента управления в Navision; однако
мы рекомендуем чтобы этот критический элемент
управления, был включен в новую систему после ее
внедрения.
Замечание #3
Использование обезличенных учетных записей в
Navision.
В соответствии с политикой финансового руководства 2.530
«Безопасность и конфиденциальность информационных
технологий», роль управления подразделениями (через
старшего юриста S & F) заключается в внедрении методов и
процедур безопасности, в том числе в обеспечении
надлежащего доступа к приложениям и данным. Все
групповые и общие учетные данные запрещены, кроме тех,
которые проверены и одобрены Службой информационной
безопасности.
Мы определили, что общие идентификаторы являются
общими для некоторой группы пользователей в Navision.
Риск
1) Обезличенные учетные записи блокируют процедуру
контроля над операциями, совершенными в Navision.
Подотчетность и владение транзакциями, выполненными с
использованием учетной записи пользователя, не ясна.
2) Могут иметь место незаконные присвоения и
мошеннические действия, которые невозможно отследить
соответствующим лицам.
Рекомендация
Мы рекомендуем, чтобы любой пользователь п
роходил
надлежащую аутентификацию (например, идентификатор
пользователя и пароль, идентификатор пользователя и код
токена и т. Д.) Особенно:
1) Не следует использовать общие идентификаторы для
выполнения бизнес-транзакций в Navision.
2) Существующие общие идентификаторы должны быть
проверены и деактивированы.
3) Любой новый запрос на общие идентификаторы должен
быть рассмотрен на предмет его соответствия и отклонен,
если будет сочтен недостаточно обоснованным или
официально задокументированным в случае его одобрения.
4) В исключительных случаях, когда использование
универсального идентификатора абсолютно необходимо,
все транзакции, выполняемые по таким идентификаторам,
должны проверяться индивидуально соответствующим
31
лицом.
Замечание #4
Отсутствие регламе
нтирующих процедур,
спецификации на ввод Item Master Data, инструкций
по модификации данных
В ходе аудита было выявлено отсутствие
регламентирующих процедур, спецификаций на заведение
основных номенклатурных данных, а также инструкций для
пользователя по модификации данных.
Риск
1)
Отсутствие регламентных процедур, спецификаций
на заведение данных и инструкций может привести к
нарушениям во время ввода, изменения данных, что
в свою очередь может оказать влияние на
производство и продажи продукции вплоть до полной
блокировки данных процессов.
2) Отсутствие инструкций может привести к тому, что
вновь принятые сотрудники не смогут выполнять
свои обязанности качественно.
Рекомендация
Мы рекомендуем:
1) Создать документ описывающий процесс управления
Item Master Data в целом.
2) В каждом подразделении, задействованном в
процессе управления Item Master Data должна быть
инструкция о том, как и каком порядке могут
вноситься изменения.
3) Внести изменения в действующие должностные
инструкции ответственных лиц.
4) Разработать процедуры по внесению, изменению,
удалению, одобрению данных Item Master Data.
5) Разработать систему актуализации документации.
Замечание #5
Отсутствие владельца
Item
Master
Data
в компании и
единого плана развития данного направления.
В ходе аудита было выявлено отсутствие единого
владельца процесса управления Item Master Data в
компании. Управление данными происходит в различных
отделах компании без осуществления общего контроля, что
дублирует информацию, или вносятся противоречивые
данные
Риск
1)
Отсутствие владельца процесса управления
Item
Master Data приводит к тому, что данные изменяются
в хаотичном порядке. Никто не проводит аудит на
целостность и корректность данных. Не осуществляет
контроль над изменениями и удалением данных.
Данный бесконтрольный процесс может оказать
влияние на производство и продажи продукции
вплоть до полной блокировки данных процессов.
Рекомендация
1)
Необходимо определить владельца данных, круг
32
его полномочий и зафиксировать данную
информацию в должностных инструкциях.
Замечание #6
Отсутствие ответственных за хранение,
модификацию Item Master Data в департаментах.
В ходе аудита было выявлено что в департаментах нет
выделенных ответственных лиц, отвечающих за изменения
Item Master Data.
Риск
1)
Ра
боту во внесению, модификации данных могут
выполнять необученные люди, что может привести к
нарушению целостности данных и окажет оказать
влияние на производство и продажи продукции
вплоть до полной блокировки данных процессов.
Рекомендация
1)
Необходимо
назначить в каждом департаменте
ответственных лиц за изменение Item Master Data.
Заключение.
На основании проведенного анализа бизнес процессов компании
можно дать рекомендацию обратить пристальное внимание на управление
своими основными данными по номенклатуре, клиентам, поставщикам.
Сформировать пакет регламентирующих документов, регулирующих данный
процесс. Наладить поступление единых, проверенных данных во все
информационные системы.
В качестве примера была составлена примерная схема бизнес
процесса создания/модификации основной номенклатурной карточки.
33
Рис. 1. Примерный бизнес-процесс создания/модификации основной
номенклатурной карточки.
На основании аудиторского заключения были сформированы спецификации
на ввод основных номенклатурных карточек:
Спецификация ввода карточек рекламных материалов
При создании карточки товара в системе Navision рекламных
материалов, необходимо правильно выбрать шаблон, на основании которого
заполняется большая часть полей на форме. Информация о том, к какой
группе будет принадлежать товар должна поступать из отдела маркетинга в
графике прихода, в графе «Цели использования».
Для создания карточки товара необходимо удостовериться, что такой
номенклатурной единицы еще не было. Для этого последовательно выбираем
«Производство» - «Настройка» - «Неактивный (Скрыт в списках)» -
«Скрыть Список Товаров». По наименованию попытаться найти товар. Если
товар найден, то необходимо, передать данную информацию бухгалтеру для
проверки наличия исторических операций товародвижения. Если движения
не было, то данную карточку следует активировать и удалить. После этого
заводится новая карточка рекламной продукции. Если было движение по
34
данной номенклатуре, то бухгалтер должен принять решение использовать
ли в дальнейшем данную карточку товара либо заводить новую.
Таблица 2. Спецификация ввода карточек рекламных материалов
Назва
ние
Поля
Подпис
ь
Значе
ние по
умолч
анию
Обязате
льно
Примечание
Источник
данных
No.
Но.
Да
Присваивается
автоматически на
основании
настроенной
серии номеров для
рекламных
материалов.
Фин.
департамент в
момент
настройки
серии
номеров.
Descrip
tion
Описани
е
Да
Наименование
вводится в том
виде, в котором
предоставляет
отдел маркетинга.
Департа
мент
маркетинга.
Файл «График
прихода».
Обязательно
как будет в
приходной
накладной.
Base
Unit of
Measur
e
Баз.
Единица
Измерен
ия
ШТ
Да
Всегда, для всех
товаров шт.
Финансовый
департамент
на момент
создания
шаблона.
Invento
ry
Posting
Group
Товар
Учетная
Группа
Да
Заполняется
автоматически на
основании
выбранного
шаблона. Группа
начинается с
русской буквы М_.
Определяет фин
счет учета
прихода и
расхода.
Финансовый
департамент
на момент
создания
шаблона.
Costing
Method
Метод
Учета
Себестои
мости
FIFO
Да
Ф
инансовый
департамент
на момент
создания
шаблона.
Net
Weight
Чистый
Вес
Нет
Не заполняется
Центральный
офис на
момент
создания
шаблона.
Blocked
Блокиро
Да
Нет
Карточка
Отдел
IT
.
35
вка
номенклатуры
блокируется до
окончания
момента ввода
данных. После
этого данный
параметр должен
быть изменен
вручную. На
разблокировку
карточки
номенклатуры
должны быть
предоставлены
отельные права
доступа.
Условия
контроля СВК.
Gen.
Prod.
Posting
Group
Общая
Товарна
я Группа
Да
Заполняется
автоматически на
основании
выбранного
шаблона. Группа
начинается с
русской буквы М_.
Определяет фин
счет учета
прихода и
расхода.
Финансовый
департамент
на момент
создания
шаблона.
VAT
Prod.
Posting
Group
НДС
Товарна
я Группа
НДС_1
8
Да
Заполняется
автоматически на
основании
выбранного
шаблона.
Определяет фин
счет учета
прихода и
расхода.
Финансовый
департамент
на момент
создания
шаблона.
Reserv
e
Резерви
ровать
Нельзя
Да
Этот параметр
регулирует
возможность
резервирования
номенклатуры при
продаже.
Отдел
IT
–
особенность
передачи
товара в
филиал.
Global
Dimensi
on 2
Code
Глобал.
Измерен
ие 2 Код
70
Да
Заполняется
автоматически на
основании
выбранного
шаблона.
Центральный
офис на
момент
создания
шаблона. Все
номенклатурн
ые позиции,
которые не
относятся к
товару имеют
код 70.