42
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Для внедрения CRM-системы Битрикс24 и разработки прототипа
программного обеспечения, позволяющего управлять сделками по покупке и
аренде недвижимости и ввести маркетинговую деятельность, рекомендуем ООО
«Пассаж» использовать проектные подходы, в основе которых находится
формирование Scrum-команды, включающей руководителя Scrum-мастера,
управляющего проектом автоматизации и команду по внедрению и разработке
прототипа.
К преимуществам проектного подхода относится то, что в данном случае
руководство получает возможность адаптации IT-проекта к выбранной
стратегии развития бизнеса и тем самым реализации выбранной стратегии
автоматизации задачи Enterprise Architecture. При этом сотрудники структурных
подразделений, участвуя во внедрении, выступают экспертами, учитывающими
специфику и масштабы деятельности ООО «Пассаж».
Рекомендуем ООО «Пассаж» этапы жизненного цикла проекта
автоматизации можно реализовать с применением методологии Scrum. В данном
случае, команда, реализующая проект является независимой и
самоорганизующейся и за каждый этап и за выпуск прототипа отвечает как
единое целое [23].
Организационная структура управления Scrum-команды для разработки
проекта автоматизации ООО «Пассаж» приведена на рисунке 2.1.
Рис. 2.1. Рекомендуемая организационная структура управления Scrum-команды
для разработки проекта автоматизации ООО «Пассаж»
Scrum-мастер
Программист
Менеджер
консультант
Менеджер по
рекламе
Специалист
компании
Первый бит
43
Как видно из рисунка 2.1, Scrum-команда проекта автоматизации будет
включать:
- Scrum-мастера или начальник IT-службы ООО «Пассаж»;
- команду проекта, состоящая из специалистов из IT-отделов и отдела
маркетинга, которые в процессе внедрения будут взаимодействовать между
собой и тем самым формировать дизайн прототипа программного обеспечения;
- партнер компании Битрикс24 ООО «Первый Бит», отвечающий за
администрирование системы.
Применение проектного управления на этапах автоматизации позволит
получить опыт применения гибких методологий и в дальнейшем их
использовать при разработке новых проектов автоматизации в ООО «Пассаж»
направленных на улучшение прототипа программного обеспечения.
Каждый член команды может выполнять как функции бизнес-аналитика,
так и разработчика. В данном случае команда также является
самоорганизующейся и каждый член команды не имеет формальных
компетенций и обязанностей. Например, при разработке моделей программисту
ООО «Пассаж» помогает менеджер-консультант или менеджер по рекламе, а при
создании дизайна партнер ООО «Первый Бит» может определять оптимизацию
функционала в зависимости от потребностей будущих пользователей.
В Scrum-команде кроме задач по внедрению CRM-системы и созданию
прототипа каждый специалист может выполнять две роли, в данном случае
Scrum-мастер будет организатором работ по внедрению CRM-системы
Битрикс24 и созданию прототипа. К его основным задачам будут относиться
проведение собраний для обсуждения функционала прототипа программного
обеспечения на каждом этапе его создания, устранения проблем, возникающих в
процессе работы над проектом, установление приоритетов в выполнении задач и
контроль статуса их выполнения [14].
Если Scrum-мастер успевает выполнять все поставленные перед ним
основные задачи, то он также может выполнять работу других членов команды.
При использовании методологии Scrum должен быть назначен Product Owner
или владелец прототипа программного обеспечения, который определяет
процесс внедрения платформы CRM Битрикс 24 для создания прототипа. В
44
качестве владельца продукта в данном случае будет выступать директор ООО
«Пассаж».
Основные этапы жизненного цикла при использовании гибкой
методологии Scrum необходимо представить в виде общего списка или бэклога
(хранилища задач) проекта. Хранилище задач необходимо сформировать до
начала реализации проекта, а затем в процессе его реализации обновлять. Для
определения приоритетов выполняемых задач командой производится оценка в
зависимости от времени на выполнение задачи и приоритетности её для
успешного завершения проекта [17].
Схема жизненного цикла при использовании гибкой методологии Scrum
для проекта автоматизации ООО «Пассаж» приведена на рисунке 2.2.
Рис. 2.2. Схема жизненного цикла при использовании гибкой методологии Scrum
для проекта автоматизации ООО «Пассаж»
Как видно из рис. 2.2, после создания бэклога на следующем этапе Scrum-
команда будет производить реализацию спринта или планирование проекта
автоматизации ООО «Пассаж». Разработка прототипа – это первый спринт или
пилотный проект автоматизации. После его выполнения возможен второй
спринт, предусматривающий покупку коммерческой версии CRM Битрикс 24 и
ее внедрение для автоматизации процесса продаж.
Создание бэклога для
проекта автоматизации
Планирование задач (выбор
из бэклога приоритетных
для первого спринта задач)
Выполнение задач первого
спринта (пилотный проект
автоматизации)
Выпуск реализа прототипа
программного обеспечения
Обсуждение первого
спринта, обновление
бэклога
45
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их
описание
Для определения ожидаемых рисков на этапах жизненного цикла выделим
особенности проектных подходов и применения гибких методологий [5]:
- подходы проектирования, основанные на каскадной модели или
спиральной модели, реализуются внутри каждого спринта;
- процесс разработки проекта сводится к формированию бэклога и выбору
приоритетных задач с учетом масштабов и сроков реализации проекта;
- зависимость от профессионализма Scrum-мастера и ответственности
Scrum-команды;
- бюджет проекта определяется по срокам выполнения первого спринта, то
есть на каждом этапе улучшения программного обеспечения.
На основании выделенных особенностей проектных подходов
сформируем и опишем ожидаемые риски на этапах жизненного цикла с
помощью таблицы 2.1.
Таблица 2.1
Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла проекта автоматизации
Этапы
жизненного
цикла
Задачи
Ожидаемые риски
1
2
3
Создание бэклога
для проекта
автоматизации
Идентификация
пользовательских задач для
разрабатываемого прототипа
программного обеспечения
Ошибки в идентификации
пользовательских задач,
связанные с не пониманием
требований пользователя
Оценка других прототипов
программного обеспечения для
автоматизации процесса продаж
и аренды недвижимости
Проблемы, связанные с тем,
что другие прототипы ПО
не учитывают возможности
CRM Битрикс 24
Разработка интеллект-карты
прототипа программного
обеспечения
Не достаточно
профессионализма для
создания полноценной
интеллект-карты
Формирование требований к
прототипу программного
обеспечения
Недостаточный опыт по
использованию облачных
технологий
Формирование списка задач для
бэклога
Большой список задач и
сложно определить
приоритеты
46
Продолжение таблицы 2.1
1
2
3
Формирование критериев со
стороны владельца для
определения приоритета задач
Владелец продукта
приоритет отдает не
проекту, а бюджету на его
реализацию
Планирование
задач (выбор из
бэклога
приоритетных
для первого
спринта задач)
Выбор приоритетных задач в
зависимости от пользовательских
задач
Большой список задач и
сложно определить
приоритеты
Выбор приоритетных задач в
зависимости от преимуществ
других прототипов программного
обеспечения
Большой список задач и
сложно определить
приоритеты
Выбор приоритетных задач в
зависимости от важности их для
владельца
Большой список задач и
сложно определить
приоритеты
Оценка приоритетных задач
методом построения дерева
решений
Построение дерева
решений в ручную
занимает много времени
Формирование списка
приоритетных задач для
реализации первого спринта
Большой список задач и
сложно определить
приоритеты
Выполнение
задач первого
спринта
(пилотный проект
автоматизации)
Проведение собраний для
обсуждения выполнения задач
Низкая информативность о
реальном выполнении задач
Контроль выполнения задач
Недооценка
профессионализма
участников SCRUM-
команды
Оценка задач на SCRUM-
разработке
Не достаточно
профессионализма для
оценки задач по SCRUM-
разработке
Выпуск реализа
прототипа
программного
обеспечения
Оценка дизайна прототипа
программного обеспечения
Прототип
многофункциональный и
пользователю сложно сразу
освоить его возможности
Оценка функциональности
прототипа программного
обеспечения
Ошибки в оптимизации
функций прототипа
Оценка степени защиты
прототипа программного
обеспечения
Степень защиты зависит от
защиты облачной
платформы
Обсуждение
первого спринта,
обновление
бэклога
Презентация прототипа
программного обеспечения
Низкая информативность о
текущих возможностях
прототипа программного
обеспечения
Оценка причин не выполнения
приоритетных задач
Большой список не
выполненных задач и
сложно определить
причины
47
На основании выделенных ожидаемых рисках на этапах жизненного цикла
разработаем методы их нейтрализации и сведем в таблицу 2.2.
Таблица 2.2
Методы нейтрализации ожидаемых рисков на этапах жизненного цикла
Этапы жизненного
цикла
Ожидаемые риски
Методы нейтрализации
рисков
1
2
3
Создание бэклога
для проекта
автоматизации
Ошибки в идентификации
пользовательских задач, связанные
с не пониманием требований
пользователя
Проведение опроса
пользователей с
формированием
динамического гайда
Проблемы, связанные с тем, что
другие прототипы ПО не
учитывают возможности CRM
Битрикс 24
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Не достаточно профессионализма
для создания полноценной
интеллект-карты
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Недостаточный опыт по
использованию облачных
технологий
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Большой список задач и сложно
определить приоритеты
Автоматизация процесса
принятия решений
Владелец продукта приоритет
отдает не проекту, а бюджету на
его реализацию
Автоматизация процесса
принятия решений
Планирование
задач (выбор из
бэклога
приоритетных для
первого спринта
задач)
Большой список задач и сложно
определить приоритеты
Автоматизация процесса
принятия решений
Большой список задач и сложно
определить приоритеты
Автоматизация процесса
принятия решений
Большой список задач и сложно
определить приоритеты
Автоматизация процесса
принятия решений
Построение дерева решений в
ручную занимает много времени
Автоматизация процесса
принятия решений
Большой список задач и сложно
определить приоритеты
Автоматизация процесса
принятия решений
Выполнение задач
первого спринта
(пилотный проект
автоматизации)
Низкая информативность о
реальном выполнении задач
Разработка открытой для всей
команды SCRUM-разработки
Недооценка профессионализма
участников SCRUM-команды
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Не достаточно профессионализма
для оценки задач по SCRUM-
разработке
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
48
Продолжение таблицы 2.2
1
2
3
Выпуск реализа
прототипа
программного
обеспечения
Прототип
многофункциональный и
пользователю сложно сразу
освоить его возможности
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Ошибки в оптимизации функций
прототипа
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Степень защиты зависит от
защиты облачной платформы
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Обсуждение
первого спринта,
обновление
бэклога
Низкая информативность о
текущих возможностях
прототипа программного
обеспечения
Проведение опроса
пользователей с
формированием
динамического гайда
Большой список не
выполненных задач и сложно
определить причины
Запись в онлайн-школу
компании CRM Битрикс 24
(курсы повышения
квалификации)
Таким образом, для нейтрализации существующих рисков на этапах
жизненного цикла проекта автоматизации ООО «Пассаж» необходимо провести
опрос пользователей с формированием динамического гайда (сценария для
опроса), пройти обучение в онлайн-школе компании CRM Битрикс 24, которая
позволит получить необходимые профессиональные навыки для успешного
выполнения проекта и автоматизировать процесс принятия решений.
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные
средства обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В облачной CRM-системе «Битрикс 24» разграничение прав доступа
производится на уровне работы с локальным хранилищем с назначением:
- администратора, который может производить копирование, чтение,
удаление, изменение и сохранение данных и пользователей;
- рабочей группы с предоставлением прав доступа на копирование,
чтение, удаление, изменение и сохранение данных;
49
- внешних пользователей с предоставлением прав доступа на чтение
данных.
Для усиления защиты облачной CRM-системе «Битрикс 24» ООО
«Пассаж» необходимо включить функцию двухэтапной авторизации для
генерации одноразовых паролей. Процесс двухэтапной авторизации
предусматривает ввод логина и пароля, а также индивидуального кода
сформированного на мобильном телефоне [15].
Разграничение прав пользователей при работе с прототипом
программного обеспечения для автоматизации процессов продаж и аренды
недвижимости ООО «Пассаж» приведены в таблице 2.3.
Таблица 2.3
Разграничение прав пользователей при работе с прототипом программного
обеспечения для автоматизации процессов продаж и аренды недвижимости ООО
«Пассаж»
Модули
Группы пользователей
Заместитель генерального
директора по
коммерческим вопросам
Менеджеры
Администратор
CRM
чтение, редактирование
чтение,
редактирование
полный
Задачи и
проекты
чтение, редактирование
чтение,
редактирование
полный
Сайты
чтение
чтение
полный
Контакт-центр
чтение, редактирование
чтение,
редактирование
полный
Сотрудники
чтение, редактирование
чтение
полный
Диск
чтение, редактирование
чтение
полный
Календарь
чтение, редактирование
чтение
полный
Чат и звонки
чтение, редактирование
чтение,
редактирование
полный
Живая лента
чтение, редактирование
чтение
полный
Телефония
чтение
чтение
полный
Настройки
скрыто
скрыто
полный
Защиту от внешних угроз рекомендуем организовать с помощью средств
защиты ООО «Пассаж» представленных Secret NET Studio, vGate, антивирусом
Avast.
50
2.2 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель прототипа программного обеспечения ООО
«Пассаж» приведена на рисунке 2.3.
Рис. 2.3. Информационная модель прототипа программного обеспечения ООО
«Пассаж»
Как видно из рисунка 2.3, информационная модель прототипа
программного обеспечения ООО «Пассаж» включает в таблицы «Контакты»,
«Сделки», «События», «Участники», «Компании», «Опрос», «Сообщения»,
«Задачи», которые позволяют сформировать отчеты «Воронка продаж»,
«Динамика продаж», «Сравнение периодов» и «Новости живой ленты».
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Приведем характеристику нормативно-справочной, входной и
оперативной информации для прототипа программного обеспечения
51
автоматизации продаж и аренды недвижимости ООО «Пассаж» в CRM-системе
Битрикс24.
В качестве нормативно-справочной будет выступать форма Кабан-доска,
которая размещена на главной странице CRM-системы, вид которой приведен на
рисунке 2.4.
Рис. 2.4. Внешний вид Кабан-доски в прототипе программного обеспечения
CRM-системы Битрикс 24
Как видно из рисунка 2.4, Кабан-доска включает такие подразделы, как:
- «Новое» для добавления новых сделок;
- «Подготовка документов» для оценки затрат на подготовку документов
для совершения сделок;
- «Счёт на оплату» для оценки затрат на оплату сделки для запуска ее в
работу;
- «В работе» для оценки затрат выполнения сделки;
- «Финальный счёт» для оценки затрат для сдачи сделки заказчику.
Работа с Кабан-доской для оформления и выполнения сделок
сотрудниками ООО «Пассаж» должна выполняться в динамическом режиме, что
позволит повысить качество процесса продаж и сдачи объектов недвижимости и
увеличить доходы [16].
Для регистрации сделки на продажу или аренду недвижимости в
прототипе программного обеспечения CRM-системы Битрикс 24 предусмотрена
входная форма «Сделки», вид которой приведен на рисунке 2.5.