35
- анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в
виде сравнительной диаграммы, отражающей доходы, расходы, прибыль и
убыль компании, доли ее акционеров;
- характеристику основных средств компании, данная в так же в
графической форме;
- отчет об участии компании в социальных программах,
специализированных конкурсах, выставках;
- характеристику расходов на аппарат, заработную плату и прочие
издержки, связанные с содержанием сотрудников и управленческого аппарата,
является важной частью подобного отчета;
- вопросы управления. В этой части, как правило, обсуждаются наиболее
важные вопросы действий менеджмента, положительный и отрицательный опыт
в этой области;
- информацию о кадровом составе предприятия. Это очень важная для
коллектива тема, в которой подчеркивается важность тех сотрудников, которые
работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу
условий и результатов работы в компании, фотографии сотрудников на рабочих
местах и т.д.
Сотрудники всегда ценят признание их способностей со стороны руководства,
поэтому подобные отчеты имеют большое значение для психологического
климата в коллективе.
II. Технологические средства внутрифирменных коммуникаций
С бурным развитием информационных технологий внутрифирменные
коммуникации дополняются новыми инструментами. Некоторые из них, такие
как, видеоконференц-связи, высоко затратны в финансовом плане, но из-за
развития информационных технологий их стоимость со временем уменьшается.
Среди наиболее распространенных и экономичных технологических средств
внутрифирменных коммуникаций можно выделить:
- электронные письма;
36
- видеоконференц-связи, электронные совещания и др.
1. Электронные письма.
Электронные письма предоставляют руководителям возможность
общаться с сотрудниками в неформальной манере общения, таким образом
расширяя неформальный канал внутрифирменной коммуникации. Среди
преимуществ использования писем – это экономия материальных и временных
затрат, прямой и персональный подход. Письма осуществляют прямолинейную
коммуникацию, демонстрируя, что именно важно в делах компании в огромном
потоке информации и новостей, увеличивая ценность прямолинейного общения.
Подобный пример формального канала внутрифирменной коммуникации
чрезвычайно важен, особенно в крупных организациях.
В западных странах важная информация о каждом из сотрудников
вводится в базу данных компании, а программа следит за рассылкой
поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев. По
праздникам производится автоматическая рассылка поздравлений всем
партнерам компании. Еще более важной, чем периодические письма, является
корреспонденция организации. Ежедневный поток писем и записок составляет
серьезное и влиятельное средство коммуникации. Данная практика все активнее
проникает и в отечественные предприятия.
С помощью электронной почты проводится информирование,
социологические опросы, а также сбор мнений методом мозгового штурма, а
также профессиональная подготовка. Такие электронные каналы
информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов
организации заменяют многие очные собрания сотрудников, обеспечивают
предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. По
электронной почте также может рассылаться информационный бюллетень.
Однако почтовая рассылка должна сообщать актуальные и важные
новости, а не рассылаться по любому случаю. Иначе сотрудники не будут
37
обращать внимание на подобного рода сообщения, в крайнем случае – будут
удалять её или просто оставлять без внимания.
2. Видеоконференц-связи, электронные совещания.
Данный способ внутрифирменной коммуникации используется для
организации выступлений, совещаний, если докладчики не имеют физической
возможности собраться вместе (в случае транснациональной компании). Тогда
выступление транслируются по видеоконференц-связи. Такой способ
коммуникации довольно затратный в финансовом плане. С другой стороны,
подобные встречи могут быть намного экономичнее, чем очные, что
проявляется в экономии времени, стоимости организации встречи и размещении
участников.
Мы рассмотрели возможные каналы формальных коммуникаций. Кроме
этого канала, существует еще один не менее важный, - неформальный. В
отличие от формального канала внутрифирменной коммуникации,
неформальная коммуникация основана на нерегламентированных,
неофициальных отношениях между людьми. Ее особенностями являются
высокая скорость распространения, большой объем аудитории и достаточно
низкая достоверность сообщений. Неформальные каналы отражают выражение
человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные
коммуникации. Наиболее распространенной формой неформальной
коммуникации являются слухи, представляющие собой известия, достоверность
которых не установлена.
Слух является примером неформального канала внутрифирменной
коммуникации. Он несет в себе информацию, крайне интересующую коллектив
предприятия. Слухи возникают в том случае, когда отсутствует четкая и честная
информация по какому-либо волнующему вопросу. Если слух совпадает с
ожиданиями той группы, в которую он попадает, его очень сложно
предотвратить или опровергнуть. В психологии существует эффект «стремления
к подтверждению слухов», т.е. сотрудники ищут подтверждение возникшим
38
слухам в происходящих событиях и, сами того не ожидая, провоцируют
реализацию слухов. Это – пример неявной функции, о котором писал
американский ученый Р. Мертон.
При появлении слухов, руководство предприятия должно корректировать
слухи, реагировать на них незамедлительно. Поскольку они появляются при
отсутствии информации, то наиболее эффективным методом их устранения
является удаление информационной пустоты, обеспечение доступа к
необходимым сведениям.
Можно выделить несколько видов слухов. Для наглядности ниже
представлены виды слухов и их краткая характеристика.
Таблица 3
Характеристика слухов как неформального канала
внутрифирменной коммуникации
Виды слухов
Краткая характеристика
Позитивные
Отражают желания и надежды работников
компании, инициирующих слухи. Эти слухи
способствуют развитию творчества работников
«Беспокойные»
Возникают на почве страхов и опасений
работников, вызывая беспокойство в
коллективе, могут нанести ущерб
«Провокация»
Продиктованы агрессивностью, ненавистью;
является наиболее агрессивным типом.
Способны нанести урон как репутации
организации, так и отдельных работников
Обсуждение ожидаемого
нежелательного
последствия
Вызван предполагаемыми действиями в
будущем, длительное время ожидаемыми
сотрудниками
Стоит отметить, что неграмотные (или скрыто спланированные) действия
руководства сами дают поводы для рождения и/или распространения слухов.
Так, к примеру, страхи и опасения у работников потери рабочего места
39
возникают при нестабильной работе фирмы, ограничении выпуска продукции,
сокращении объема продаж и т.д.
Необходимо также отметить, что руководство организации по-разному
себя ведет, когда узнает о наличии слуха. Возможны следующие действия:
игнорирование, подпитка слухов (утечка информации) или остановка
распространения слуха. Очевидно, что эффективными методами борьбы со
слухами является распространение контрслухов или раскрытие реальной
информации руководителем организации для пресечения слухов. Так, к
примеру, слухи о сокращении штата, увольнениях необходимо останавливать
путем горизонтальных формальных каналов коммуникации, привлекая к работе
профсоюзную организацию, а в качестве средств коммуникации выбирать
компромиссы, альтернативы, круглый стол и т.п.
Несмотря на отрицательные стороны слухов, часто оказывающих пагубное
воздействие на процесс внутрифирменной коммуникации, их нельзя
рассматривать только как негативный элемент в коммуникации. Они просто
являются примером неформальных каналов внутрифирменной коммуникации.
Более того, они часто являются более быстрым каналом получения важной
информации по сравнению с формальными. К тому же при отсутствии четкой
официальной информации, слухам часто доверяют. Аппарату управления
организации стоит по-другому взглянуть на слухи, ведь им можно управлять,
извлекая при этом свою выгоду.
К положительным сторонам слухов можно отнести и то, что они служат
индикатором ошибки в системе внутрикорпоративных коммуникаций - по их
возникновению можно определять те вопросы, которые недостаточно освещены
другими средствами коммуникации.
Слух заполняет информационный вакуум, возникший при несовершенной
системе коммуникации. Неформальные, неконтролируемые каналы заполняют
те области, где отсутствуют формальные.
40
Возникновению слухов или их препятствию способствует другой вид
неформальных внутрифирменных коммуникаций – праздничные мероприятия.
Они призваны поддерживать командный дух в коллективе. Достоинствами
проведения в организациях праздничных мероприятий являются:
- высокая эмоциональная вовлеченность большинства сотрудников;
- сплачивание коллектива;
- усиление дружеских чувств.
Недостатками проведения праздничных мероприятий в организациях
являются:
- малая информационная значимость;
- сложность организации массового отдыха с выездом за пределы
компании.
Итак, нами рассмотрены формальные и неформальные виды
внутрифирменных коммуникаций. Внутрифирменные коммуникации имеют
различные модели в зависимости от характера предприятия. Однако несмотря на
большое множество моделей и видов коммуникации, можно с уверенностью
утверждать, что внутрифирменная коммуникация – это один из эффективных
инструментов аппарата управления любого предприятия. В современных
условиях режима работы, сопряжённого с частыми стрессами, конкуренцией
между коллегами, высоким уровнем персональной ответственности, очень
важным становится развитие внутрифирменных коммуникаций.
Внутрифирменные коммуникации являются эффективным инструментом в
управлении человеческими ресурсами, посредством которого достигается четкая
и отлаженная работа коллектива, а так же формируются корпоративная
культура, в частности традиции, символика предприятия.
В основу анализа практического опыта мы положим именно эту
классификацию и выясним, какие средства используют российские компании.
Анализ будет включать структурированную информацию по следующим
аспектам:
41
- краткие сведения об организации;
- задачи системы внутрифирменных коммуникаций (если упоминаются);
- категории внутренних клиентов;
- средства системы внутрикорпоративных коммуникаций (печатные,
технологические и персональные).
Данный материал послужил основой составления анкеты [Приложение],
как метода социологического исследования внутрифирменной коммуникации,
как элемента корпоративной культуры на ЗАОр «НП Конфил». Результаты
анкетирования и предложенные меры по совершенствованию внутрифирменной
коммуникации на предприятии рассмотрены в следующей главе.
42
ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРИФИРМЕННОЙ
КОММУНИКАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ЗАОР «НП КОНФИЛ»
2.1.Характеристика организационно-хозяйственной деятельности
ЗАОр «НП Конфил»
ЗАОр «НП Конфил» был основан в 1887 г. Первое серьезное техническое
оснащение и реконструкция была начата в начале 50-х годов и уже к 52-му году
прошлого столетия был достигнут довоенный уровень производства
кондитерских изделий. Второй этап технического переоснащения, увеличения
объемов производства начался в 66-м г.XXв. и продолжается по настоящее
время. За годы своего развития ЗАОр «НП Конфил» превратился в
высокомеханизированное предприятие, специализирующееся на производстве
широкого ассортимента карамели, конфет, мармелада, зефира, шоколада и
вафель. 29 декабря 1992 г. кондитерская фабрика им. В.И. Ленина стала
акционерным обществом открытого типа АООТ «Фирма «КОНФИЛ», а 22
февраля 1999 г. АООТ «Фирма «КОНФИЛ» было преобразовано в Закрытое
акционерное общество работников«Народное предприятие «Конфил».
В настоящее время ЗАОр «НП Конфил» является крупнейшим в Нижнем
Поволжье кондитерским предприятием и входит в число двадцати крупнейших
кондитерских фабрик России. Объем реализации кондитерских изделий в 2016г.
составил меньше, чем два года назад (10438,813 тн).Реализация продукции
общества на территории Волгоградской области составила 41 % от общего
объема реализации продукции. По другим регионам РФ - 46 %, на экспорт - 13
%. [43].
Приоритетными направлениями работы ЗАОр «НП Конфил» в сфере
производства являются:
1) повышение уровня качества выпускаемых кондитерских изделий
(над этим успешно работает отдел управления качеством продукции).
43
2) внедрение и использование современных технологий, а также
нетрадиционных для кондитерской отрасли видов сырья в производстве новых
видов продукции.
3) ежегодный выпуск новинок не менее 10% от общего объема
выпускаемой продукции.
Существенными преимуществами своей продукции на современном
кондитерском рынке ЗАОр «НП Конфил» видит в следующем:
– выпуск продукции только в соответствии с требованиями ГОСТа.
– использование в производстве только натурального сырья, без
применения консервантов и ГМО. Применение консервантов и других
химических добавок по продлению срока годности и интенсификации вкуса на
производстве ЗАОр «НП Конфил» исключено.
– первичная переработка какао-бобов и всех видов ореха, т.к. только
использование в производстве свежее обработанных орехов дает возможность
получить продукцию с ярко выраженным свежим ореховым вкусом.
– для обеспечения устойчивого качества продукции на предприятии
осуществляется лабораторный контроль, начиная от приемки сырья и
заканчивая готовой продукцией. Предприятие имеет собственную
микробиологическую лабораторию, которая до сегодняшнего дня не является
обязательным требованием для кондитерской промышленности.
ЗАОр «НП Конфил»принимает участие в ряде различных российских и
международных специализированных выставок. Результатом участия ЗАОр «НП
Конфил» в международном конкурсе в рамках выставки «Продэкспо-2008»
стала серебряная медаль, присужденная конфетам «Конфил-блюз» (молочное
ассорти с миндальным пралине), «Синтия» (ассорти с целым орехом), конфетам
с молочным корпусом «Отражение кокосик», шоколаду «Дон-Батюшка» 85%
какао-продуктов, зефиру с желейной начинкой.
Данная информация, несомненно, полезная для описаны картины
организационно-хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, дает
44
представление о наличии корпоративной культуры. Однако она не вполне
достаточная для определения моделей и каналов внутрифирменной
коммуникации предприятия. Ознакомление с отчетной документацией
предприятия позволило получить нам статистическую и иную необходимую для
выпускной квалификационной работы информацию, в числе которых аппарат
управления, кадровые и иные организационно-хозяйственные вопросы.
Организационная структура ЗАОр «НП Конфил»включает в себя
следующие компоненты:
– общее собрание акционеров;
– наблюдательный совет;
– генеральный директор.
Более 75% акций предприятия принадлежит его работникам, каждый из
которых не может владеет более 5% акций. Продажа акций народного
предприятия на сторону не допускается. Если же работник-акционер уходит с
предприятия, то он обязан продать свои акции предприятию. В свою очередь,
предприятие обязано их купить и разместить среди работающих, в том числе
среди тех из них, кто не является его акционерами. При этом количество
неакционеров не должно превышать 10% от общего числа занятых на
предприятии. Одной из главных управленческих особенностей народного
предприятия является принятие решений по большинству вопросов его
деятельности на основе демократического принципа— «один акционер— один
голос», а не «одна акция — один голос», как это имеет место в обычном
акционерном обществе
1
.
Организационная структура ЗАОр «НП Конфил» имеет линейно-
функциональный вид. В настоящее время численность сотрудников предприятия
1
В соответствии с Федеральным законом от 10.06.1998 г. “Об особенностях правового положения акционерных
обществ работников (народных предприятиях)” №115-ФЗ.