54
Своевременность: газета выходит нерегулярно. Выход газеты напрямую
зависит от загруженности сотрудников УпРП, занимающихся выпуском газеты,
и финансирования.
Достаточность и полнота информации: газета описывает основные со-
бытия из жизни завода, связанные с праздниками или юбилеями. Непосред-
ственно рабочая информация печатается редко.
Доступность канала: информация из газет не доходит, так как тираж ог-
раничен 50 экземплярами, большинство из которых оставляют пачками в каби-
нетах, для сторонних посетителей и на проходной. Таким образом, до редкого
рабочего доходит газета, учитывая, что на предприятии работает более 100 че-
ловек.
Работоспособность информационных досок оценена рабочими еще ниже,
чем газеты предприятия. Своевременность и обновляемость: информация на
досках обновляется редко, некоторые объявления висят более года, соответ-
ственно своевременность получения информации невозможна. Интересность,
полнота и достаточность: содержимое доски формируется стихийно, никто не
следит за тем, чтобы оно соответствовало интересам и потребностям рабочих в
информации.
Таким образом, информация о результатах работы, о целях руководства и
организационных изменениях не доходит до рабочих, так как те каналы комму-
никации, которые использует руководство для информирования рабочих, не яв-
ляются у них приоритетными.
Рабочие больше доверяют таким источникам информации, как начальник
и коллеги. Начальник не в состоянии уделить каждому работнику достаточно
времени, для разъяснения всех интересующих его вопросов. А коллеги не все-
гда являются надежным источником информации и возможно распространение
слухов.
Обратная связь является важным элементом процесса коммуникации и
позволяет оценить отправителю, насколько эффективным было его сообщение.
Обмен мнениями и наблюдениями о ходе работы, а также информация о ре-
55
зультатах деятельности работника является важным элементом в процессе вза-
имодействия руководителя и сотрудников.
Обратная связь дает понять руководителям, насколько план реализуется
(достигаем) и соответствует возможностям рабочих. Обеспечение постоянной
обратной связи с сотрудниками помогает узнать их мнение о топ-менеджменте,
политике организации и оценивать степень разделения ими стратегических це-
лей и задач компании.
В свою очередь работникам обратная связь позволяет донести до руко-
водства информацию об их удовлетворенности трудом, условиями работы, за-
работной платой, взаимоотношениями в коллективе - всем, что может снижать
производительность и выработку рабочих.
Если каналы коммуникации не работают и информация не доносится до
рабочих, это вызывает их недовольство и отношение к руководству ухудша-
ется. То же самое будет происходить, если каналы коммуникации и обратной
связи есть, но рабочие о них не знают. Не имея возможности донести до руко-
водство свои идеи или недовольство, рабочий предпочтет уйти в другую ком-
панию, где к нему будет проявлен больший интерес.
В ходе проведения анкетного опроса рабочих 72 % ответили, что на
предприятии не существует способов донесения их предложений и пожеланий
по работе до руководства. Причем, подавляющее большинство (88 %) хотели
бы иметь такую возможность (табл. 12).
Таблица 12
Мнение рабочих о возможностях обратной связи с руководством и
их потребность в ней
Вариант ответ
Вопрос
Да
Нет
Итого
Существуют ли способы донесения Ваших предло-
жений и пожеланий по работе до руководства?
28 %
72 %
100 %
Хотели бы Вы иметь такую возможность?
88 %
12 %
100 %
Также не знают о том, как можно донести до руководства информацию о
возможных проблемах и конфликтах 86 %, в то время как подавляющее боль-
шинство хотело бы иметь такую возможность (табл. 13).
56
Таблица 13
Мнение рабочих о возможностях обратной связи с руководством
и их потребность в ней
Вариант ответ
Вопрос
Да
Нет
Итого
Существуют ли способы донесения информации о воз-
можных проблемах и конфликтах напрямую до руко-
водства?
14%
86%
100%
Хотели бы Вы иметь такую возможность?
90%
10%
100%
По итогам анкетного опроса, 78 % рабочих недовольны взаимодействием
с руководством. Причиной этого является не только отсутствие обратной связи,
но и непосредственное отношение руководства к рабочим.
Во-первых, до рабочих доносится исключительно информация об их
непосредственном труде: сколько сделать, в какие сроки. Информации о целях,
миссии организации, каких-либо мероприятиях до них целенаправленно не до-
водится. Из всех опрошенных только 18 % получают информацию о проходя-
щих мероприятиях (конкурсы, поездки, награждения и т.д.). Информацию об
организационных изменениях или о стратегии и целях организации не получает
никто из участвовавших в анкетном опросе рабочих.
Исходя из внутренней статистики предприятия по дисциплинарным на-
рушениям, можно увидеть, что случаи опоздания на работу или прогулы не
редки.
В среднем в месяц за опоздание на работу получают выговоры 6-7 работ-
ников, что составляет 7 % от общего количества рабочих на предприятии. За
однодневные прогулы без объяснений причины получают выговор 2 рабочих,
за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения - 3.
За прогулы без объяснения причины и длительностью от двух дней до не-
скольких месяцев - 1. Это большая цифра для ООО «Эколайн», занимающегося
серийным производством и зависящим напрямую от выполнения каждым рабо-
чим своего этапа работ. Соответственно у сотрудников нет желания макси-
мально участвовать в общем рабочем процессе, трудиться на благо предприя-
тия и достигать высоких показателей труда. Таким образом, отношение работ-
57
ников к труду нельзя назвать положительным.
Отсутствие каналов обратной связи, возможности донесения своих пред-
ложений, и любой другой информации от сотрудников до руководства нет. По-
давляющее большинство рабочих недовольно взаимодействием с руководст-
вом, что негативно сказывается на их отношении к труду и провоцирует дисци-
плинарные нарушения.
Что касается коммуникации рабочих с управлениям по работе с персо-
налом, то наиболее часто рабочие взаимодействуют с отделом кадров через
представителя цеха (38 %) или руководителя (32 %), остальные 30 % взаи-
модействуют лично. Несмотря на то, что большинство рабочих чаще всего не
приходят лично в отдел кадров, взаимодействие с его сотрудниками у 98 %
опрошенных не вызывает затруднений. Однако 80 % не знают о часах работы
отдела, которые различны для подразделений.
Не редкими являются случаи, когда рабочие приходят к закрытым дверям
и могут прождать 20-30 минут, дожидаясь окончания обеденного перерыва. А
так как многие рабочие работают по сдельной системе оплате труда, то такие
потери времени оборачиваются потерями в выработке и зарплате, что может
негативно сказаться на эффективности их труда. К тому же коммуникация
между рабочими и сотрудниками отдела кадров затруднена из-за того, что от-
сутствуют какие-либо ориентиры или указатели на кабинетах. Поэтому рабочие
часто заходят в первый попавшийся кабинет, чтобы узнать, куда им нужно ид-
ти.
Из всех опрошенных только 10 % точно знают к кому можно обратиться,
чтобы получить необходимую информацию или документ. Еще 34 % не увере-
ны в том, к кому именно стоит идти (рис. 15).
58
Рисунок 15 - Информированность рабочих о функционале
сотрудников УпРП
Около половины (49 % опрошенных) работников посещают отдел кадров
для подписания трудовых договоров и соглашений, большинство из которых
находится в кабинете специалистов, занимающихся вопросами совмести-
тельства и дополнительных соглашений, а не в кабинете подбора, в котором
проводилось наблюдение.
Помимо договоров, работникам часто (44 %) нужны копии их трудовой
или справки о стаже, выдача которых ведется специалистом группы оформ-
ления льготных пенсий и ведения трудовых книжек.
Также в ходе анкетного опроса было выяснено, что 7 % рабочих, которые
посещают отдел кадров по вопросам заработной платы и больничных листов
вообще не осведомлены о функциях УпРП, так как данными вопросами ведает
отдел труда и заработной платы и табельный отдел.
Подводя итог, стоит отметить, что на предприятии можно выделить
письменные и устные каналы коммуникации. К письменным относятся ин-
формационные доски, газеты предприятия, электронная почта и т.п. К устным
каналам относятся совещания, собрания, радиооповещение и пр.
Сотрудникам важно находится внутри информационного поля органи-
зации, и получать актуальную информацию о событиях и изменениях на пред-
приятии. Однако информация о результатах работы, о целях руководства и ор-
ганизационных изменениях не доходит до рабочих, так как те каналы коммуни-
59
кации, которые использует руководство для информирования рабочих, не яв-
ляются у них приоритетными в силу их неработоспособности. Предпочтение
отдается таким источникам информации, как начальник и коллеги.
Для устранения данного недостатка предлагается увеличить тираж газеты
с 50 до 85 экземпляров. Увеличение тиража газеты позволит сделать данный
канал коммуникации более доступным для рабочих, так как на данный момент
количества выпускаемых газет недостаточно для покрытия всех рабочих.
Еще одним недостатком существующей системы внутренних коммуни-
каций является отсутствие каналов обратной связи и возможности донесения
своих предложений, и любой другой информации от сотрудников до ру-
ководства. Это сказывается на отношении рабочих к труду, провоцирует дис-
циплинарные нарушения и вызывает у подавляющего большинства рабочих
недовольство взаимодействием с руководством.
Для нивелирования данной проблемы предлагается создание системы об-
ратной связи. Налаженная обратная связь позволяет получить информацию о
том, что следует исправить и улучшить в работе предприятия, так как рабочие
многие аспекты работы видят лучше, чем служба персонала и высший менедж-
мент. С помощью обратной связи можно оценить насколько лояльны рабочие
предприятию и что необходимо скорректировать, чтобы удержать их на произ-
водстве. Также с помощью обратной связи можно узнать о карьерных при-
тязаниях работников.
Наличие каналов обратной связи демонстрирует сотрудникам, что их
мнение важно для руководства, и оно готово к сотрудничеству. Однако суще-
ствует ряд трудностей при реализации мероприятия: рабочие из опасения, что
их мнение будет использовано против них, не дадут правдивой информации
или вообще не воспользуются данным каналом обратной связи.
Исходя из этого, при размещении ящиков обратной связи, предпочтение
стоит отдавать местам, в которых нет постоянного потока людей. Это позволит
избежать опасений относительно того, что могут узнать, кто оставил тот или
иной отзыв, особенно в случае, если отзыв негативный.
Третья проблема, присущая существующей в организации системе внут-
60
ренней коммуникации состоит в том, что рабочие не располагают информацией
о режиме работы отдела, функционале сотрудников управления по работе с
персоналом.
В качестве превентивной меры для снижения временных затрат целесо-
образно разместить актуальную информацию о режиме работы и особенностях
функционирования УпРП на информационных досках около каждого цеха.
Так, рабочие, которые только собираются посетить УпРП, смогут тща-
тельнее распланировать посещения, минимизировав временные затраты и от-
рыв от производства.
Таким образом, обобщая все выше сказанное, можно сделать вывод о том,
что:
- с целью распространения информации о результатах работы, о целях
руководства и организационных изменениях рекомендуется увеличить тираж
газеты с 50 до 85 экземпляров. Увеличение тиража газеты позволит сделать
данный канал коммуникации более доступным для рабочих, так как на данный
момент количества выпускаемых газет недостаточно для покрытия всех рабо-
чих;
- с целью развития каналов обратной связи и возможности донесения
своих предложений, и любой другой информации от сотрудников до руковод-
ства ООО «Эколайн» рекомендовано размещение ящиков обратной связи;
- с целью информирования рабочих о режиме работы административного
отдела и других подразделений ООО «Эколайн» рекомендовано размещение
актуальной информацию о режиме работы и особенностях функционирования
УпРП на информационных досках около каждого цеха.
Предлагаемые меры позволят существенно улучшить существующую на
предприятии систему внутренних коммуникаций, повысить удовлетворенность
рабочих системой внутренних коммуникаций, снизить информационную наг-
рузку на руководителей подразделений, сократить время доведения информа-
ции до конечных работников, что положительно скажется на их отношении к
труду, а также повысит лояльность рабочих к предприятию.
61
3.2 Эффективность предложенных мероприятий
Далее проведем экономическое обоснование предложенных мероприятий.
В рамках первого мероприятия было рекомендовано увеличить тираж га-
зеты с 50 до 85 экземпляров. Затраты на реализацию мероприятия представле-
ны в таблице 14.
Таблица 14
Затраты на издание газеты, руб.
Наименование
Затраты на
издание
газеты
тиражом
50 экз.
в 2018г.
(фактически)
Затраты на
издание
газеты
тиражом
85 экз.
в 2020г.
(планово)
Изменение
Выпуск газеты
24500
36150
11650
Затраты на увеличение тиража газеты на 2020г. увеличатся на 11650 руб.
и составят 351650 руб.
В рамках второго мероприятия, с целью информирования рабочих о ре-
жиме работы административного отдела и других подразделений ООО «Эко-
лайн» рекомендовано размещение актуальной информацию о режиме работы и
особенностях функционирования УпРП на информационных досках около каж-
дого цеха. С этой целью необходимо создать 6 информационных досок (стен-
дов). Создание информационных досок рекомендуется своими силами, это по-
может реализовать мероприятие по себестоимости (в затраты будет только
включены расходы на материалы). Затраты на изготовление представлены в
таблице 15.
Таблица 15
Затраты на издание информационных досок, руб.
Наименование
Себестоимость за ед.,
руб.
Кол-во,
ед.
Итого затрат за ед.,
руб.
Производство
информационных
досок
1450
6
8700
Из таблицы 14 видно, что затраты на создание информационных досок в
62
количестве 6 штук составят 8700 руб.
В рамках третьего мероприятия, с целью развития каналов обратной свя-
зи и возможности донесения своих предложений, и любой другой информации
от сотрудников до руководства ООО «Эколайн» рекомендовано размещение
ящиков обратной связи. Рекомендуется создать два ящика.
Создание ящиков обратной связи рекомендуется осуществить своими си-
лами, это поможет реализовать мероприятие по себестоимости (в затраты будет
только включены расходы на материалы).
Затраты на изготовление ящиков обратной связи представлены в таблице
16.
Таблица 16
Затраты на изготовление ящиков обратной связи, руб.
Наименование
Себестоимость за ед.,
руб.
Кол-во,
ед.
Итого затрат за ед.,
руб.
Изготовление
ящиков обратной
связи
685
2
1370
Из таблицы 16 видно, что затраты на создание ящиков обратной связи в
количестве 2 штук составят 1370 руб.
Общие затраты на реализацию предложенных мероприятий представлены
в таблице 17.
Таблица 17
Затраты на реализацию предложенных мероприятий, руб.
Наименование
Итого затрат за ед.,
руб.
Изготовление ящиков обратной связи
1370
Выпуск газеты
36150
Производство информационных досок
8700
Итого затрат
46220
Проведенные расчеты показывают, что затраты на реализацию предло-
женных мероприятий составят 46220 руб.
Обобщая выше сказанное отметим, что предложенные мероприятия поз-
волят:
63
- улучшить взаимность обмена информацией;
- произойдет легкость обмена информацией в обе стороны;
- улучшится степень развитости обратной связи.
Эффективные внутренние коммуникации позволяют наладить слаженную
работу организации как системы, а внешние - обеспечить известность органи-
зации, популярность выпускаемого продукта (будь то услуга или товар), и, как
следствие, увеличить выручку предприятия на 10%. (таб. 18)
Таблица 18
Показатели эффективности от реализации мероприятий
Показатели
2018г.
фактически
2020г.
планово
Эффект
Выручка
181791
199970,1
18179,1
Себестоимость продаж
140022
140022
0
Затраты на мероприятия
0
46,2
-46,2
Валовая прибыль (убыток)
41769
59901,9
18132,9
Рентабельность продаж
22,98
29,96
6,98
Как следствие, произойдет увеличение рентабельности продаж на 6,98% (с
22,98% до 29,96 %). На рисунке 16 показано изменение рентабельности продаж
до и после реализации мероприятий.
Рисунок 16 – Изменение рентабельности продаж
до и после реализации мероприятий
Предлагаемые меры позволят существенно улучшить существующую на
предприятии систему внутренних коммуникаций, повысить удовлетворенность
рабочих системой внутренних коммуникаций, снизить информационную
нагрузку на руководителей подразделений, сократить время доведения инфор-
22,98
29,96
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
30,00
35,00
2018г. (фактически) 2020г (планово)