62
безопасности перевозок является одной из стратегических задач предприятий и
ее конкурентным преимуществом. Таким образом, освещение данной темы
предполагается информационной политикой ОАО «Российские железные
дороги». Вместе с тем важно отметить, что большая часть сообщений (около 80
%) описывает ситуации нарушения безопасности движения.
Общий объем информации, связанной с процессом реформирования
железнодорожной отрасли, составляет 23 сообщения (итоги реформирования,
инновации, обновление подвижного состава, развитие отдельных направлений).
На эти темы отведено около 31,5 % сообщений. В целом данной теме уделяется
достаточно внимания, но при рассмотрении отдельных сообщений обнаружено,
что многие из них носят локальный характер и ни одно не охватывает процесс
реформирования в целом — его итоги и дальнейшие направления развития
ОАО «Российские железные дороги».
Таким образом, стратегия развития системы внутрифирменных
коммуникаций в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 должна быть направлена на
комплексное непротиворечивое использование каналов передачи информации,
приведение их в соответствие принципам эффективных коммуникаций,
удовлетворение информационных потребностей сотрудников наиболее
доступными для них средствами.
В результате проведения оценки эффективности внутрифирменных
коммуникаций ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 были выявлены следующие проблемы:
- преобладание формальных письменных коммуникаций в системе
коммуникаций. Хотя их роль снижается в отношении разных руководителей,
что приводит к большому количеству разрывов информации и к неточному
выполнению поставленных задач;
- снижение количества каналов коммуникации при уменьшении рангов
категорий персонала в иерархии предприятия. Минимальное количество
каналов используется на уровне рабочих;
- недостаточно используется Интернет при передаче информации, хотя
этот канал относительно доступен руководителям и специалистам предприятия.
63
Анализируя профессиональные форумы, можно сделать вывод о высокой
активности работников как потребителей этих ресурсов;
- анализируя внутренние СМИ, можно сделать вывод о недостаточности
их использования в качестве канала для информации на входе и на выходе;
- не полное удовлетворение информационных потребностей работников
формальными информационными каналами, у респондентов наблюдается
недостаток данных о процессе реформ в железнодорожной отрасли и о
кадровой работе;
- средний уровень в удовлетворенности сотрудников психологического
компонента системы внутрифирменных коммуникаций, самая существенная
недостаточность информации наблюдается по отношению к
дифференцированности и поощрению инициативы сотрудников.
Коммуникативные стили руководителей предприятия имеют низкую
социальную компетентность, сложности отрицательной обратной связи, низкий
самоконтроль отрицательных эмоций при деловом общении;
- закрытость горизонтальных коммуникаций и низкая групповая
сплоченность. Специфическая проблема для специалистов заключается в
низкой контактности работников;
- диспетчерская служба ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 не отвечает в полной
мере уровню современного развития предприятия, так как не достаточно
эффективно выполняет функции, состоящие в сборе информации, координации
работы подразделений, накоплении и анализе статистики по событиям и
инцидентам, прогнозировании тенденций, планировании и контроле
предупредительных мероприятий, мониторинге событий. Все эти функции
могут быть реализованы в работе ситуационного центра.
Таким образом, для решения вышеуказанных проблем необходимо
проведение мероприятий по совершенствованию внутрифирменных
коммуникаций, которые будут направлены как на совершенствование каналов
информирования, так и на повышение психологической удовлетворенности
системой взаимоотношений на разных уровнях управления предприятием.
64
Глава 3
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРИФИРМЕННЫХ
КОММУНИКАЦИЙ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО
ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ЛЯНГАСОВО ТЧЭ-9
3.1.Мероприятия по совершенствованию системы внутрифирменных
коммуникаций предприятия
Для совершенствования системы внутрифирменных коммуникаций ЭЛД
Лянгасово ТЧЭ-9 необходимо проведение следующих мероприятий:
- разработка и реализация программы развития внутрифирменных
коммуникаций;
- создание ситуационного центра;
- введение должности специалиста по мотивации персонала и
внутрифирменным коммуникациям с целью улучшения психологического
климата в коллективе.
Программа развития внутрифирменных коммуникаций необходима для
эффективной организации управления ими и создания среды коммуникаций,
которая способствует вовлечения работников в процесс достижения целей
развития ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9.
Основой программы являются базовые положения политики по
информационному и коммуникационному сопровождению реформы
железнодорожного транспорта, которые разработал Департамент
корпоративных коммуникаций ОАО «РЖД», функциональная Стратегия по
развитию кадрового потенциала ОАО «РЖД».
Актуальность разработки и реализации программы определяется тем,
что необходимо достижение следующих задач, состоящих:
- в обеспечении внутрифирменных взаимосвязей руководителей-
инициаторов изменений и персонала - исполнителя, предполагающем
коммуникации по стратегическому и тактическому планированию в развитии
предприятия;
65
- в обеспечении внутриорганизационными коммуникациями работников
информацией по функционированию предприятия и действующему
функционалу каждого работника, предполагающему управление таким
показателями, как объем, скорость и точностью сообщений и не допускающему
информационную перегрузку и информационный голод;
- в обеспечении внутриорганизационной коммуникацией взаимосвязей
работников и вовлечения их в решение задач, общих для предприятия,
предусматривающих развитие горизонтального сотрудничества подразделений
и отдельных работников;
- в обеспечении функционирования внутриорганизационной
коммуникации по единым, унифицированным коммуникационным
инструментам и информационным стандартам, что предусматривает процесс
разработки нормативных и распорядительных документов, регламентирующих
процессы формирования и управления системой внутрифирменных
коммуникаций;
- в организации целенаправленной работы, направленной на
совершенствование паблицитных компетенций руководителей предприятия как
ключевых фигур процесса по формированию и развитию системы
внутрифирменных коммуникаций
Особенность программы состоит в ее интегративном характере,
способствующем совершенствованию системы внутрифирменных
коммуникаций по трем базовым направлениям: технологии внутрифирменных
коммуникаций, тематике информационных сообщений, психологической
удовлетворенности персонала в системе внутрифирменных коммуникаций.
Программа включает ряд мероприятий, представленных в Приложении
6.
Необходимо отметить, что решение задач по управлению
внутрифирменными коммуникациями должно осуществляться в пределах
программ по реформированию железнодорожного транспорта, способствуя
эффективной реализации миссии, целей и задач ОАО «РЖД».
66
Функции ситуационного центра будут состоять в сборе информации,
координации работы подразделений, накоплении и анализе статистики по
событиям и инцидентам, прогнозировании тенденций, планировании и
контроле предупредительных мероприятий, мониторинге событий.
Ситуационный центр будет являться основой не только для того, чтобы
принять решения в сфере управления при инцидентах и чрезвычайных
ситуациях, но и в системе поддержки принятия решений.
Программный комплекс для ситуационного центра ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-
9 будет состоять из нескольких функциональных подсистем (рисунок 6):
1.Подсистема сбора данных, предназначенная для получения
информации о событиях, угрозах и чрезвычайных ситуациях. Она может
поступать по всем доступным каналам, источником могут служить как
пользователи системы, так и автоматизированные комплексы, генерирующие
поток «сырых» данных. Помимо информации от внутренних систем, комплекс
получает данные от информационных агентств, метеосводки, сводки
чрезвычайных происшествий от соответствующих ведомств.
2.Подсистема мониторинга обстановки и контроля деятельности
отвечает за расчет основных показателей, характеризующих оперативную
обстановку.
3.Подсистема управления визуализацией информации. От того, какими
средствами отображения и представления информации обладает комплекс,
зависят результативность работы персонала ситуационного центра и качество
принимаемых решений. Подсистема отвечает за отображение и наглядное
представление показателей оперативной обстановки Дополнительно она может
включать функциональность интерактивной карты страны, региона,
населенного пункта, места происшествия. Отображение на карте оперативных
событий, объектов критической инфраструктуры, области влияния погодных
явлений позволяет быстро определить угрозу и вовремя оповестить все
дежурные службы.
67
Рисунок 6 Функциональная архитектура ситуационного центра
4.Подсистема ведения планов реагирования, мероприятий и
оповещений. При наступлении события или чрезвычайной ситуации
включается режим реагирования. Подсистема обеспечивает пользователя всеми
необходимыми подсказками, с ее помощью дежурная смена осуществляет
оперативное информирование всех должностных лиц и сотрудников,
контролирует ход мероприятий по ликвидации последствий.
5.Подсистема анализа информации, моделирования и прогнозирования
отвечает за формирование аналитических отчетов и прогнозирование развития
ситуации как по конкретному событию, так и в целом.
Подсистемы ситуационного центра будут реализованы с помощью
специализированных платформ: систем управления корпоративным контентом
(ECM), управления справочными данными (НСИ или MDM),
геоинформационных систем, средств предиктивного анализа и Data Mining,
Business Intelligence, инструментов ETL (Extract–Transform–Load) и т.д.
Введение должности специалиста по мотивации персонала и
внутрифирменным коммуникациям будет способствовать улучшению
психологического климата в коллективе, так как этот специалист будет
заниматься мониторингом проблем в развитии коллектива, конфликтов между
68
сотрудниками, выявлять причины их неудовлетворенности и на основе
полученной информации разрабатывать и самостоятельно либо с помощью
руководителей подразделений и других работников реализовывать меры,
направленные на устранение противоречий и улучшение психологического
климата.
Можно предложить следующую должностную инструкцию специалиста
по мотивации персонала и внутрифирменным коммуникациям:
1. Общие положения
1.1. Специалист по мотивации персонала и внутрифирменным
коммуникациям подчиняется начальнику ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9.
2. Цели
2.1. Главная цель деятельности специалиста по мотивации персонала и
внутрифирменным коммуникациям состоит в повышении эффективности
работы ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9. Показатели деятельности специалиста по
мотивации персонала и внутрифирменным коммуникациям - это: уменьшение
конфликтных ситуаций, удовлетворенность работников трудом, инициатива,
творчество, предприимчивость, повышение эффективности применения
внутренних резервов коллективов и труда в целом, чтобы обеспечить:
- улучшение экономических показателей предприятия:
- повышение удовлетворенности сотрудников такими факторами, как
содержание труда, его условия, трудовые отношения, система оценки и оплаты
труда.
2.2. Задачи специалиста по мотивации персонала и внутрифирменным
коммуникациям, способствующие достижению основных целей, состоят:
- в эффективном постоянном функционировании системы мотивации
персонала;
- в создании в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 и его подразделениях условий,
которые будут благоприятны, что обеспечить высокоэффективный и
творческий труд;
69
- в совершенствовании механизмов мотивации персонала, ее развитие
согласно с изменения внешней и внутренней среды;
- в повышении эффективности внутрифирменных коммуникаций;
- в улучшении психологического климата.
3.2.Эффективность предлагаемых мероприятий
Затраты на разработку и реализацию программы развития
внутрифирменных коммуникаций в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 представлены в
таблицах 25-27.
Таблица 25
Смета затрат на закупку научно-методической литературы
Перечень
Количество
Цена
Сумма, тыс.руб.
1.Научная
литература
11
0,5
5,5
2.Брошюры
20
0,2
4,0
3.Научные
журналы
31
0,2
6,2
Итого:
15,7
Таблица 26
Смета затрат на проведение занятий
Тема
Ответственное
лицо (должность)
Количество
часов
Стоимость
часа
Сумма
оплаты,
тыс.руб.
1. Обеспечение взаи-
мосвязей
руководителей и
исполнителей,
сотрудников и
функциональных
подразделений
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
10,0
0,5
5,0
2.Оптимальное
удовлетворение
информационных
потребностей
сотрудников
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
10,0
0,5
5,0
3.Развитие
удовлетворенности
сотрудников
неформальными
коммуникациями
Менеджер отдела
по кадрам и
социальным
вопросам
10,5
0,4
4,2
Итого:
14,2
70
Таблица 27
Смета затрат на разработку мероприятий и документации
Наименование
мероприятий
Ответственное
лицо
(должность)
Количество
часов
Стоимость
часа
Сумма
оплаты,
тыс.руб.
Мероприятия
1.Подготовка к
реализации
программы развития
внутрифирменных
коммуникаций
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
6
0,5
3,1
2. Реализация
программы развития
внутрифирменных
коммуникаций
Менеджер отдела
по кадрам и
социальным
вопросам
19,0
0,4
7,6
3.Анализ результатов
реализации
программы развития
внутрифирменных
коммуникаций
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
10,0
0,5
5,0
Итого:
15,7
Документация
1. Функциональный
график программы
развития
внутрифирменных
коммуникаций
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
15
0,5
7,5
2.Форма открытого
годового отчета об
эффективности
коммуникаций депо
Менеджер отдела
по кадрам и
социальным
вопросам
3
0,4
1,2
3. Матрица
внутрифирменных
коммуникаций
Зам. начальника
депо по кадрам и
социальным
вопросам
11,4
0,5
5,7
Итого:
14,4
Сводная смета затрат на разработку и реализацию программы развития
внутрифирменных коммуникаций в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 представлены в
таблице 28.
71
Таблица 28
Сводная смета затраты на разработку и реализацию
программы развития внутрифирменных коммуникаций в ЭЛД
Лянгасово ТЧЭ-9
№
п\п
Наименование затрат
Сумма затрат, тыс.руб.
1
Закупка научно-методической литературы
15,7
2
Проведение занятий
14,2
3
Разработка мероприятий и документации
30,1
Итого:
60,0
Таким образом, затраты на разработку и реализацию программы
развития внутрифирменных коммуникаций в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9 составят
60,0 тыс.руб.
Затраты на создание ситуационного центра в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9
представлены в таблице 29.
Таблица 29
Затраты на создание ситуационного центра в ЭЛД Лянгасово ТЧЭ-9
№
п\п
Наименование затрат
Сумма затрат, тыс.руб.
1
Подготовка помещения ситуационного центра
122,5
2
Закупка компьютерного и другого
оборудования
565,0
3
Закупка и установка программного
обеспечения
241,2
4
Итого:
928,7
В итоге, затраты на создание ситуационного центра в ЭЛД Лянгасово
ТЧЭ-9 составят 928,7 тыс.руб.
На должность специалиста по мотивации персонала и
внутрифирменным коммуникациям будет назначен один из сотрудников отдела
по кадрам и социальным вопросам после соответствующей подготовки (затраты
на которую составят 15,0 тыс.руб.). Поэтому выделение дополнительных
денежных средств на еще один оклад не потребуется.
Как указывает И.В. Грошев, введение должности специалиста по
мотивации персонала и внутрифирменным коммуникациям приведет к
повышению эффективности внутриорганизационных коммуникаций и росту