57
Рисунок 8.Ответ на вопрос №1 «Как часто Вам приходится взаимо-
действовать, решать какие-либо вопросы с различными
отделами?»
Результаты опроса показывают, что в организации происходят довольно
частые коммуникации между отделами и сотрудниками, что обусловлено
деятельностью и размером компании (см. 8).
Рисунок 9. Ответ на вопрос №2 «Укажите, пожалуйста, степень
необходимости, важности для Вашей личной работы этих
коммуникаций»
Как видно из диаграммы степень важности коммуникаций между
отделами очень важны для личной работы сотрудников. Особенно стоит
отметить важность коммуникаций с генеральным директором, т.к. все решения,
влияющие на работу, принимает он. Также сотрудники отметили почти в равных
долях художественный отдел и бухгалтерии.
Директор
Художественный
директор
Бухгалтерия
Менеджер по приему
заказов
Иные сотрудники
Директор
17%
Художественн
ый директор
25%
Бухгалтерия
17%
Менеджер по
приему
заказов
21%
Иные
сотрудники
20%
58
Рисунок 10. Ответ на вопрос №3 «Отметьте, насколько Вы лично
удовлетворены коммуникациями с этими отделами»
Как оказалось, сотрудники менее всего удовлетворены коммуникациями
с генеральным директором и бухгалтером, по остальным отделам опрос показал
примерно одинаковое количество баллов. Как видно из приведенных
результатов анкеты большинство сотрудников оценивают важность
коммуникаций внутри организации, как крайне высокую, т.к. передаваемая в
ходе общения информация необходима тому или иному отделу или сотруднику
для выполнения поставленных перед ним задач. При этом удовлетворенность от
коммуникаций в полной мере не испытывает ни один отдел или сотрудник.
Опрос показал неэффективность коммуникаций между отделами, в особенности
между генеральным директором и бухгалтерией, что может привести к непо-
ниманию поставленных задач перед отделами и отдельными сотрудниками, не
достижения стратегических целей компании и упущенной выгоде от
недополученных контрактов.
Управление персоналом, являясь частью общей стратегии развития
компании, направлено на эффективное использование имеющихся человеческих
ресурсов.
Характер организационных отношений ООО «Медиа Коннекшн» можно
охарактеризовать следующим образом:
- командная работа;
- совмещение сотрудниками нескольких направлений деятельности;
Директор
10%
Художественн
ый директор
25%
Бухгалтерия
19%
Менеджер по
приему
заказов
26%
Иные
сотрудники
20%
59
- следование стандартам управления.
Проведем еще одно анкетирование, для выявления потребности в
информации и удовлетворении в ее получении в процессе коммуникации. В
опросе принимали участие 12 сотрудников, исключая генерального директора.
Опрос был проведен с помощью анкеты № 2. (Приложение 4).
На вопрос №1 получили следующие ответы (см. рис. 11):
Рисунок 11. Ответ на вопрос №1 «Укажите основной источник
получения информации»
В ходе ответа на вопрос выяснилось, что основными источниками
информации для сотрудников являются специальная научная литература, в
организации есть своя библиотека, а также сотрудники пользуются открытыми
источниками в интернете, и информация, полученная при личном общении в
рабочем процессе (рис. 12).
Рисунок 12. Ответ на вопрос №2 «Отметьте, пожалуйста, насколько
Вы лично удовлетворены наличием имеющейся у Вас
информации»
Как видно из диаграммы наибольшая удовлетворенность у сотрудников
от получаемой научной и культурной информации, при этом отмечается
недостаточность экономической и управленческой информации.
60
Наибольшую потребность сотрудники указали в экономической, управ-
ленческой и научной информации (см. рис. 13).
Рисунок 13. Ответ на вопрос №3 «Оцените, пожалуйста, желатель-
ную потребность в информации, которую Вам необходимо получать
постоянно для выполнения текущей работы»
В результате проведенного анализа коммуникационного процесса в
системе управления ООО «Медиа Коннекшн» установлено ряд недостатков,
которые требуют решения:
- на основе анализа основных показателей ООО «Медиа Коннекшн»
определена неблагоприятная экономическая ситуация в деятельности, на фоне
снижения стабильности кадров.
- в ходе анализа коммуникационного процесса установлена
неудовлетворенность сотрудников коммуникациями и распределением
поступающей информации.
Таким образом, диагностика существующей системы внутренних
коммуникаций и анализ потребностей сотрудников показала необходимость ее
усовершенствования, так как информация для отделов и сотрудников поступает
разрозненно, коммуникативные связи нарушены, необходимо создание новой
коммуникативной сети. Результатом действия системы новой коммуникативной
сети должна быть гарантия обеспечения поступления правильной информации
нужным людям в нужное время, повышение эффективности деятельности
организации, чего можно добиться, в свою очередь, за счет повышения
эффективности и качества организации труда каждого сотрудника.
61
При этом нужно руководствоваться необходимостью привлечения и
сохранения на длительный срок высококвалифицированных работников с
опытом работы в области рекламы, повышения производительности труда и
повышения качества оказываемых услуг. Увеличения отдачи от вложений в
персонал, повышения заинтересованности сотрудников не только в личных
успехах, но и в успехах всей организации в целом.
Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы:
1. Анализ основных показателей деятельности показал, что ООО
«Медиа Коннекшн» имеет неблагоприятную экономическую ситуацию в
деятельности, а основные показатели прибыли уменьшаются. При этом
снижается коэффициент постоянства персонала с 53,8% в 2016 г. до уровня
27,3% в 2017 г., что свидетельствуют о снижении стабильности кадров. Однако
фонд оплаты труда вырос на 25,6% в 2017 году по сравнению с 2016 годом, как
видно из проведенного анализа у некоторых категорий сотрудников выросли
оклады, что является положительным моментом в работе организации.
2. При анализе коммуникационного процесса ООО «Медиа
Коннекшн» выявлен тип коммуникационной сети - «дом». Информация для
отделов и сотрудников поступает разрозненно, коммуникативные связи
нарушены. Основные каналы коммуникации интерактивные: личное общение
занимает порядка 50% рабочего времени, электронная почта - 30%,
телеконференции - 10%, Skype сообщения - 5%, сервер - 5%. Среди всех
коммуникаций, используемых сотрудниками, сильны межличностные, они
осуществляют наибольший обмен информацией, как для трудовой деятельности,
так и для личного общения. Как показал опрос, основной процент сотрудников
составили, мобильный - 33% и ригидный - 33% тип коммуникантов, что
необходимо учитывать при построении эффективных коммуникаций.
3. Анкетирование сотрудников выявило важность оценки
коммуникаций внутри организации, при этом удовлетворенность от
коммуникаций в полной мере не испытывает ни один сотрудник. Опрос показал
неэффективность коммуникаций между отделами, что может привести к
62
непониманию поставленных задач перед отделами и отдельными сотрудниками,
не достижения стратегических целей компании и упущенной выгоде от
недополученных контрактов.
63
Глава 3. Совершенствование системы внутрифирменных
коммуникаций в ООО «Медиа Коннекшн»
3.1. Мероприятия по совершенствованию внутрифирменных
коммуникаций в ООО «Медиа Коннекшн»
Для развития внутренних коммуникаций в ООО «Медиа Коннекшн»
предлагаем провести следующие мероприятия:
- первым мероприятием по совершенствованию системы коммуникаций
предлагается введение нового канала коммуникации - подключение к
корпоративному сервису сотового оператора.
- вторым мероприятием предлагается внедрение программного
обеспечения для совершенствования системы внутрен6них коммуникаций.
- третье мероприятие заключается в проведении тренинга для со-
трудников по командному взаимодействию
Рассмотрим подробнее указанные мероприятия
Первым мероприятием по совершенствованию системы коммуникаций
предлагается введение нового канала коммуникации - подключение к
корпоративному сервису сотового оператора.
ООО «Медиа Коннекшн» предлагается подключение к корпоративному
тарифу «Бизнес SMS» сотового оператора Билайн. Такой корпоративный пакет
позволит:
- увеличить скорость информационных потоков для сотрудников.
- корпоративные SMS-рассылки позволят уведомлять сотрудников
компании об изменениях в графике работы, поступлении для выполнения
срочных заказов и др.
- автоматизировать процессы рассылки, например, уведомления об
изменениях в заработной плате сотрудников.
- производить мониторинг всей сетевой системы, с контролем над
затратами
64
Затраты на подключение к корпоративному сервису «Бизнес SMS»
представлены в таблице 15
Таблица 15
Затраты на подключение к корпоративному сервису
Затраты
рублей в
месяц
рублей в год
1.Общая стоимость
подключения/разовый
-
30 000
платеж
2.Общая абонентская
плата/ежемесячно
4500
54000
Итого:
54000
84000
Новый канал коммуникации позволит учесть разные типы ком-
муникантов в организации, персонифицировать информацию для каждого
сотрудника, улучшить эффект от коммуникаций. Информационные смс
рассылки увеличат скорость передачи информации, помогут распределить и
выделить необходимую для каждого в отдельности сотрудника так и общую для
коллектива. Повысится скорость обратной связи и эффект от коммуникаций.
Смс рассылка послужит дополнением к интерактивным средствам
коммуникации, принятым в организации, дополнит имеющиеся каналы
коммуникации.
Внедрение специального программного обеспечения
Вторым мероприятием предлагается внедрение программного
обеспечения для совершенствования системы внутрен6них коммуникаций.
Ожидаемый эффект от использования такого программного обеспечения:
- ускорение информационных потоков.
- рост производительности работы сотрудников.
- сокращение времени документооборота как внутри организации, так
и при контактах со сторонними организациями.
- повышение исполнительской дисциплины и коммуникаций между
сотрудниками.
- удобный инструмент управления, позволяющий упростить су-
ществующие алгоритмы работы.
65
ООО «Медиа Коннекшн» предлагается покупка программного
обеспечения у компании «Неологика», которая обладает широким спектром
программных продуктов. Для нужд ООО «Медиа Коннекшн» более всего
подходит программный продукт «ОРД», т.е. организационно -
распорядительный документооборот. Программный продукт «ОРД»
осуществляет следующее:
- обеспечивает электронную обработку документов разных типов по
разным сценариям (бизнес-процессам).
- предоставляет эффективные механизмы контроля, поиска и по-
строения отчетов.
- обладает современным пользовательским веб-интерфейсом.
- предлагает широкий диапазон настроек.
- поддерживает несколько вариантов масштабирования.
- реализован на основе платформы Alfresco, построенной исклю-
чительно на открытых стандартах.
Услуги, входящие в пакет программного продукта «ОРД», см. таблицу 16.
Таблица 16
Затраты по пакету услуг «ОРД»
Стандартный пакет услуг продукта «ОРД»:
1.Система
2.Документация (руководство пользователя, руководство администратора)
3.Базовое обучение пяти ключевых пользователей и администратора,
форма обучения - вебинар, длительность до 5 рабочих дней.
4.Установка и настройка системы до 5 дней.
Итоговая базовая стоимость: 55000 руб.
Дополнительные бесплатные услуги к пакету: обследование бизнес-
процессов заказчика; установка и настройка решения; доработка решения
под нужды заказчика; внедрение; дополнительное обучение; гарантийная
поддержка; пост гарантийная поддержка.
Сотрудничество с «Неологикой» привнесет в деятельность ООО «Медиа
Коннекшн» инновационные технологии, сделает ее более эффективной, а
персонализированный подход к заказчику позволит добиться приемлемой
стоимости.
66
Тренинг для сотрудников командного взаимодействия
Третье мероприятие заключается в проведении тренинга для сотрудников
по командному взаимодействию.
Цели такого мероприятия как тренинг сотрудников ООО «Медиа
Коннекшн»:
- Создать и развить эффективную коммуникацию в организации.
- Выстроить четкую систему взаимодействия сотрудников и
исключить перекладывание ответственности друг на друга.
- Предотвратить систематические конфликты в коллективе и
непонимание сотрудниками друг друга, разговор "на разных языках", тем самым
снизить невыполнение задач из-за непонимания.
- Сместить фокус внимания сотрудников с общения друг с другом, на
решение задач и сократить растянутость бизнес - процессов во времени.
- Наладить взаимодействие между сотрудниками и отделами, снизив
конкуренцию и соперничество в коллективе, и ощущение хаоса.
ООО «Медиа Коннекшн» предлагается проведение корпоративного
тренинга «Общение в коллективе ООО «Медиа Коннекшн». Организатор:
Тренинговая компания «EQuator».
Цель тренинга общение в коллективе ООО «Медиа Коннекшн»
установление эффективной коммуникации в организации для решения деловых
задач. Эффективное общение между всеми членами команды относится к числу
наиболее важных аспектов деятельности компании. В любой организации
каждый сотрудник выполняет лишь часть работы от общего целого, а потому для
успешного движения организации к цели необходимо, чтобы все части были
согласованы друг с другом и двигались в одном направлении, с одной скоростью.
Общение внутри команды нужно для координации совместной деятельности.
Общение - это сложный процесс, включающий в себя три составляющих,
каждая из которых прорабатывается в тренинге "Общение в коллективе":
- Коммуникация (обмен информацией).
- Интеракция (обмен действиями).