62
Рис. 3.3 – Схема бизнес-процесса управления продажами
ООО «АВТОСИТИ» «как будет»
Рис. 3.4 – Схема декомпозиции бизнес-процесса управления продажами
ООО «АВТОСИТИ» «как будет»
Новые элементы процесса управления продажами ООО
«АВТОСИТИ» выделены на схемах красным цветом.
63
После внедрения ИС на платформе 1С:Предприятие все задачи по
учету информации будут выполняться в едином информационном фонде с
помощью специального интерфейса.
3.2. Модель реинжиниринга бизнес-процессов, её характеристика,
описание и разработка проекта организации
Модель работы ИС представлена на рисунке 3.5.
Как видно из схемы информационной модели пользователями
системы является менеджер по продажам. Администрированием
справочной информации занимается администратор системы.
Отчеты системы формируются для начальника отдела продаж.
Для работы в системе разработан набор электронных форм ввода и
шаблоны отчетов.
Рис. 3.5 – Модель работы
Дерево вызова программных модулей ИС приведена на рисунке 3.6.
64
ИС учета
товарооборота
Товары
Приходные
накладные
Контрагенты
Добавить
Удалить
Добавить
Удалить
Добавить
Удалить
Расходные
накладные
Добавить
Удалить
Договора
Добавить
Удалить
Рис. 3.6 – Дерево вызова модулей ИС
На рисунке 3.7 представлена структура конфигурации 1С.
Рис. 3.7 – Структура конфигурации
Как видно из схемы структуры конфигурации в ее состав входят
справочники с относительно постоянной информацией, документы,
регистры и отчеты для ведения кадрового учета.
Кадр объектов конфигурации приведен на рисунке 3.8.
65
Рис. 3.8 – Кадр объектов конфигурации
Состав Справочников:
товары;
контрагенты.
Состав Документов:
приходная накладная;
расходная накладная;
договор.
Состав отчетов:
Накладная;
Отчет о работе магазина.
Состав Регистры накопления:
Остаток.
Проектные решения по информационному обеспечению, принятые в
рамках реинжиниринга бизнес-процессов организации включают
следующее:
1. Обоснование состава и содержания входных и выходных
документов. ИС предполагает хранение и обработку информации о
следующих информационных объектах: товары, контрагенты,
товарооборот, накладные, договора.
66
Следовательно, для ввода информации о каждом объекте
информатизации необходимо разработать форму ввода данных.
Электронные формы ввода:
Форма ввода информации о товарах;
Форма ввода информации о контрагентах;
Форма ввода информации о товарообороте;
Форма ввода информации о договорах;
Форма ввода информации о накладных.
Необходимо разработать две формы выходных документов:
Накладные;
Отчет о работе.
2. Обоснование состава справочников: для хранения условно-
постоянной информации об услугах, предлагаемых компанией и
специалистах, работающих с клиентами, будут использованы справочники:
Справочник товаров;
Справочник контрагентов.
3. Обоснование состава классификаторов: для классификации
информации, хранящейся в информационной базе невозможно
использование международных, общесистемных и отраслевых или
классификаторов. Поэтому для каждого информационного объекта будет
разработан локальный классификатор.
Классификаторы:
Классификатор товаров;
Классификатор контрагентов;
Классификатор договоров;
Классификатор накладных
Классификатор операций товарооборота.
67
4. Обоснование способа организации информационной базы:
интегрированная база данных с распределенной организацией, так как при
работе с данными необходимо использование языка манипуляции данными
SQL, пользователями системы будут сотрудники отдела кадров.
5. Состав и способ организации файлов с результатной и
промежуточной информацией: так как выходными документами ИС
являются отчет, следовательно, должна быть возможность сохранения
отчетов в текстовые файлы:
Файл накладной – текстовый файл с расширением .doc;
Файл отчета – текстовый файл с расширением .doc;
6. Обмен информацией между сотрудниками: обмен информацией
осуществляется по ЛВС.
Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для
использования в работе информационной базы менеджера по продажам
представим в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Описание классификаторов и систем кодирования
Кодируемое множество
объектов
Длина
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
Система
классификации
Номер товара
9
1
порядковая
Отсутствует
Номер договора
9
1
порядковая
Отсутствует
Номер прих. накладной
9
1
порядковая
Отсутствует
Номер контрагента
9
1
порядковая
Отсутствует
Номер расх. накладной
9
1
порядковая
Отсутствует
Объект «товар» кодируется с помощью уникального классификатора
«Номер товара», соответствующего порядковому номеру товара в базе
данных.
Объект «контрагент» кодируется с помощью уникального
классификатора «Номер контрагента», соответствующего порядковому
номеру контрагента.
68
Объект «договор» кодируется с помощью уникального
классификатора «Номер договора», соответствующего установленному
порядковому номеру договора.
Объект «приходная накладная» кодируется с помощью уникального
классификатора «код прих. накладной», соответствующего установленному
порядковому номеру приходной накладной.
Объект «расходная накладная» кодируется с помощью уникального
классификатора «код расх. накладной», соответствующего установленному
порядковому номеру специалиста в БД.
Детальное описание технической части реализации реинжиниринга,
представлено в Приложениях 1,2,3.
3.3. Оценка эффективности реинжиниринга бизнес-процессов в
организации
Эффективность реинжиниринга бизнес-процесса представляет собой
оценку результата осуществления нового бизнес-процесса при помощи
сравнения полученных показателей с затратами. Другими словами,
эффективность можно выразить в формуле Е=R/I, где:
Е – Экономический эффект реинжиниринга;
R – Результаты полученной прибыли (в том числе за счет сокращения
затрат);
I – Финансовые вложения в реализацию изменений.
69
Эффективность реинжиниринга бизнес-процессов обеспечивается за
счет создания и использования совокупности инноваций, в первую очередь
технологических, повышения инновационного потенциала организации
вследствие возрастания доли интеллектуальных активов, в том числе
объектов интеллектуальной собственности, в общей сумме активов
организации, концентрации ресурсов организации на перспективных
технологических направлениях.
Оценка эффективности реинжиниринга бизнес-процессов на основе
внедрения автоматизированной системы в данном случае предполагает
реализацию нескольких этапов:
— выявление источников экономического эффекта от внедрения;
— оценку суммарного экономического эффекта от внедрения;
— определение стоимости автоматизированной системы управления;
— учет неопределенности и риска;
— расчет эффективности внедрения автоматизированной системы
управления.
К общим источникам экономического эффекта от внедрения
автоматизированных систем управления относятся:
— увеличение количества клиентов, обслуживаемых одним
менеджером по продажам;
— снижение потерь клиентов, с которыми менеджер или сотрудники
других подразделений компании забыли вовремя связаться;
— снижение потерь из-за невозможности клиента вовремя связаться с
компанией в связи с занятостью менеджера по продажам;
— возможность отсечения неперспективных клиентов на основе
анализа имеющейся базы;
— увеличение количества "вторичных продаж" и, следовательно,
повышение прибыли, извлекаемой из работы с каждым клиентом;
— снижение требований к квалификации персонала.
70
На основании проведенного анализа (п.3.1), проведем расчеты
эффективности реинжиниринга.
Совокупные временные трудозатраты менеджера по продажам на
выполнение всех задач – 260 часов (в соответствии с таблицей 3.1.).
Норматив отработки часов в месяц при полном трудоустройстве
согласно Трудовому законодательству равен 168 часов.
На текущий момент в организации работает 1 менеджер по продажам
и соответственно возникает необходимость в увеличении штата по данной
должности т.к. более 35% необходимых операций не выполняются в срок, и
как следствие мы имеем снижение потенциальной прибили организации.
Таблица 3.4.
Информация по ключевым показателям процесса
Показатели
Ед. измерения
Значения
Трудоемкость (часы)
Человеко-часов
260
Заработная плата
Руб./месяц
50 000
Норматив отработки
Часы/месяц
168
Разница (трудозатраты)
Часы/месяц
92
На основании данных, приведенных в таблице 2.3. (Глава 2), можно
рассчитать гипотетическую потерянную прибыль за 2017 г.
Потерянная прибыль за 2017 г. от не выполненных операций
составила = Прибыль от реализации товаров и услуг за 2017 г.*долю
невыполненных операций. 40 550 000 руб. *35% = 14 192 500 руб.
Заработная плата менеджера по продажам составляет 50 000 руб. (без
учета налогов и сборов).
При добавлении дополнительной штатной единицы, затраты
организации на оплату труда увеличатся на 100% и составят 100 000
руб./мес. или 1 200 000 руб./год. при том, что ~22 % (22 000 руб./мес.)
рабочего времени будут являться потерями т.к. имеется дефицит полезной
загрузки сотрудников: Потери = 260/ (168*2)
В рамках года, потери организации составят ~264 000 руб.
71
Для дополнительной штатной единицы необходимо рабочее место
(автоматизированное рабочее место – АРМ), которое будет включать в себя:
Компьютер;
Монитор;
Принтер;
Сканер;
Периферию;
Мебель;
Канцелярию.
Средняя суммарная стоимость одного АРМ (по ценам на 2018 г.)
составляет ~ 50 000 руб., не считая ежемесячных затрат на канцелярию.
Итого затраты организации на дополнительную штатную единицу
составят: разовые затраты – 50 000 руб., затраты в год на оплату труда ~
600 000 руб. (без учета налогов и сборов).
Теперь нам необходимо определить стоимость автоматизированной
системы управления на основе понятия о совокупной стоимости владения
системой, которая состоит из плановых затрат и стоимости рисков.
Стоимость рисков определяется стоимостью бизнес-рисков, вероятностями
технических рисков и матрицей соответствия между ними. Матрица
соответствия определяется архитектурой информационной системы».
Затраты на реинжиниринг процессов путем автоматизации, как
правило складываются из следующих основных частей:
— затраты на приобретение технических средств;
— затраты на приобретение готового программного обеспечения;
— затраты на проектирование;
— затраты на внедрение;
— затраты на эксплуатацию;
— затраты на сопровождение.