62
5. создать отдельную ответственную за данные функции должность
– оператор по работе с образцами, который сам запрашивает и загружает
таблицу и образцы в ERP-систему;
6. создать автоматическую рассылку поставщикам о назначенной
дате съемки и сроках поставки образцов и предоставлению таблицы.
7. настроить создание индивидуальных штрихкодов для каждого
размера каждого артикула образца в момент загрузки таблицы в ERP-систему;
8. в форме загруженной таблицы отражать наличие фото по образцу,
которые должен отслеживать оператор и сразу сообщать поставщику о
корректировке списка до привоза образцов;
9. на приемке образцов к каждому пакету или коробке образцов
присвоить наклейку с штрихкодом;
10. по окончании приемки складской работник, должен поставить
отметку в форме в ERP-системе с конкретным списком образцов;
11. в ERP-системе в форме с данными по образцам разработать форму
ввода параметров изделия для отдела качества;
12. отдел качества должен контролировать через базу данных по
какой акции пришли образцы и запрашивать у склада необходимые для
обработки;
13. отдел качества открывает форму с карточками образцов и вносит
по каждому параметры изделия, которые могут все заинтересованные увидеть
в онлайн режиме;
14. после окончания работы, отдел качества должен поставить короба
в соответствующую зону и проставить статусы образцов в базе данных,
которые отдел фотопроизводства увидит в ERP-системе;
15. координатор фотопроизводства в списке всех акций должен
видеть все акции с загруженными образцами в ERP-систему и понять объем
доступных образцов для вызова персонала, работающего в смену;
63
16. из данных всех загруженных таблиц составить сводную таблицу
по датам съемки в ERP-системе с количеством по каждому размеру образов,
исходя из которой сможет вызывать моделей соответствующих размеров;
17. составить справочники сотрудников по должностям для
съемочного функционала;
18. составить справочник моделей с их параметрами;
19. разработать форму для съемочной команды, в которой
указывается все фамилии сотрудников, включая моделей: в день съемки
ассистент фотографа открывает соответствующую форму со списком
артикулов образцов в ERP-системе, вносит все индивидуальные данные
группы съемки и начинает процесс съемки: отсканировать штрихкод образца,
одеть модель, сфотографировать, упаковать образец и так далее.
20. по окончании съемки ассистент должен иметь возможность
поставить метку, что съемка окончена полностью или частично;
21. синхронизировать фотоаппараты фотографов с ERP-системой, что
позволит, создать функционал для автоматической раскладки фото по папкам
в соответствии с точным названием артикулов образцов, который позволит
сократить время переименовки и раскладки фото по папкам с часов до минут;
22. создать форму контроля остатка образцов - это оставшиеся
образцы, которые не подошли по размеру, их можно будет отразить в ERP-
системе в форме с указанием акции артикула и размера и так же
контролировать как основные данные;
23. параметры модели, которая участвовала в карточку образца
заполнять автоматически в ERP-систему на момент сканирования образце в
ходе съемки в онлайн режиме, постобработка не требуется, данные должны
прописываться в ту же форму, что и у отдела качества;
24. возможно будет высчитывать выработка по количеству артикулов,
отснятых в ERP-системе в виде отчетов пофамильно, что позволит быстро
рассчитывать объем и суммы оплаты труда.
64
25. на момент обработки отделом контента, в ERP-системе видно все
заполненные параметры отделов, фотографии выкладываются в
определенную папку по номеру акции в проводнике;
26. разработать функционал по автоматическому распознанию
фотографий из каталога ERP-системе, который позволит заменить ручную
работу на автоматическую и сократит обработку фотографий с двадцати
артикулов в час до двух тысяч за 10 минут.
Плюсы данных разработок:
• минимизация участия менеджера в производственных процессах,
что сокращает задержки передачи данных;
• все данные все отделы будут видны онлайн в ERP-системе по мере
их добавления;
• поставщик оповещается автоматически в момент указания даты
съемки в ERP-системе;
• снижаются затраты от повторных съёмок товара, который уже был
на съемке;
• снизятся затраты вызова дополнительного ресурса на
переименовку папок с фотографиями и работу с таблицами;
• срок работы с товаров на съемке сокращается минимум на полдня,
за счет автоматизации раскладки фото по папкам и автоматического
заполнения параметров модели;
• отдел контента больше не будет тратить время на корректировку
таблиц с параметрами отдела качества и отдела фото производства;
• отдел контента сможет в кратчайшие сроки прописывать названия
фотографий на артикулы на большое количество артикулов.
Для разработки данных мероприятий потребуются дополнительные
расходы со стороны компании, выделение определенной группы по
координации данных разработок, выделение разработчика для нужных
функционалов, постоянный контроль, тестирование и внедрение в процессы,
65
а также проработка системы мотивации персонала и дополнительное
оборудование для функционирования данных процессов.
Разработать функционалы все единовременно не получится, поэтому
разработка будет разделена на части и внедряться постепенно, чтобы не
прерывать обработку акций. Обучаться персонал будет посредством
инструкций, разработанных разработчиком и ответственным лицом из
подразделения.
Для проведения мероприятий потребуется создать команду по
реализации, которая будет контролировать все этапы разработки и внедрять
обновление процессов, в составе:
1. координатор производственного подразделения – написание
технических заданий для разработчиков, первоначальное тестирование и
обсуждение доработок с остальными участниками реинжиниринга;
2. руководители отделов – тестирование вместе с координатором,
расчет эффективности и показателей внутри отделов, проработка
дополнительных функций для повышения эффективности;
3. руководитель подразделения – контроль за выполнением
изменений в подразделении, отчетность перед руководством компании;
4. бизнес-аналитик со стороны департамента информационных
технологий – сбор требований по техническим задания от координатора
производственного подразделения, оценка трудозатрат со стороны
разработчиков и оценка возможности реализации и эффективности;
5. разработчик – реализация технических заданий, рекомендации по
выполнению и тестированию, инструктаж тестировщиков;
6. директор по персоналу – разработка системы мотивации,
проработка вопроса изменения формы оплаты труда, привлекается в разрезе
организационных изменений в подразделении после обоснования
экономической эффективности.
Дополнительными расходами для компании в данном случае будут:
66
• трудозатраты программиста;
• трудозатраты бизнес-аналитика;
• трудозатраты отдела кадров;
• стоимость оборудования для сканирования и печати наклеек с
штрихкодами.
Таблица 8
Затраты на проведение мероприятий
Статья затрат
Трудозатраты
Сумма, тыс. руб
Оплата труда
Программист
160
70
Бизнес-аналитик
16
5
Сотрудник отдела кадров
16
5
Затраты на покупку оборудования, сканеры,
принтер
10
ИТОГО
90
В таблице 8 приведены необходимые дополнительные затраты на
проведение и реализацию предложенных мероприятий. В дополнительных
затратах не учитываются трудозатраты работников производственного
подразделения, так как расходы на их участие в мероприятиях уже учтены в
рамках их должностных инструкций и рабочего времени. Для программиста
подсчитано общее количество трудозатрат 160 часов на реализацию
предложенных мероприятий, что составляет 20 рабочих дней.
Бизнес-аналитик в мероприятиях принимает косвенное участие в
мероприятиях и контролирует общую ситуацию разработки и информирует
заинтересованных лиц о прогрессе разработки, поэтому на него рассчитано 16
рабочих часов.
Сотрудник отдела кадров будет принимать участие в мероприятия также
косвенно. В его обязанности будет входить оформление уведомлений
сотрудников и непосредственное участие в окончательном официальном
67
оформлении уведомлений, сбор подписей, создание приложений к трудовым
договорам и т.д.
Если предположить, что разработка указанных мероприятий займет 2
месяца, включая все этапы – разработка, тестирование, внедрение, то эффект
от использования их возможен уже на третий месяц, но это невозможно будет
сделать сразу, так как потребуется оповестить сотрудников об изменениях,
провести их обучение и объяснить целесообразность данных изменений.
Перед началом официального внедрения, все сотрудники отделов должны
быть в обязательном порядке оповещены отделом кадров об изменении формы
оплаты труда, согласно статьям 57 и 74 Трудового Кодекса Российской
Федерации [1]. Предположительно часть сотрудников откажется переходить
на сдельную оплату и уволятся, что частично сократит численность персонала
в период внедрения.
Ожидаемые изменения в численности персонала очевидны, так как
производительность каждого сотрудника повысится в несколько раз и
предоставляемого объема на обработку будет недостаточно для выработки,
даже с повышением объемов на 2016 год. Значительные изменения предстоят
для отдела фото производства и отдела контента. За счет внедрения более
сложного с точки зрения технологии процессов, будут упрощены физические
действия в процессах, что повысит производительность в несколько раз. Отдел
цветокоррекции и отдел качества изменения затронут в меньшей мере, но
значительно отразятся на качестве выполняемых работ. Для отдела качества
исчезнет необходимость редактирования данных в таблицах, что занимало
около часа рабочего времени, данное время уйдет на обработку
дополнительного количества изделий сразу в базу данных. Для отдела
цветокоррекции повысится производительность за счет меньшего количества
ракурсов после съемки для обработки и повысится качество за счет выделения
большего времени для проверки данных поставщиков.
68
3.2 Экономическая эффективность от предложенных мероприятий.
Реализация автоматизации процессов в деятельности подразделения
влечет за собой определенные экономические изменения, одни затраты,
направленные на разработку, должны в последствии сократить расходы
подразделения в долгосрочной перспективе. Дополнительные вложения,
направленные на совершенствование технологии производства, должны быть
обязательно возмещены экономией затрат на производство [16, с.15].
Внедрение в производство новой технологии будет оправдано в том
случае, если обеспечит определенный экономический эффект:
• произойдет снижение затрат на производство единицы продукции;
• произойдет повышение качества производимого материала в
условиях минимизации ошибок;
• вырастет производительность подразделения.
Основными показателями эффективности бизнес-процессов в
подразделении является стоимость обработки одного артикула товара и
производительность подразделения. Расчет стоимости одного артикула можно
сравнить с расчетом материалоемкости, но только объем товаров
рассчитывается в числовом выражении всех обработанных артикулов, а не в
денежном, так как производится не сам товар, а фото и текстовые материалы
по нему, стоимость данной обработки одного изделия.
«Материалоемкость (1) представляет собой материальный ресурс, который
был затрачен на изготовление единой единицы продукции» [27, с. 37].
???? =
????
????
, (1)
где M – материалоемкость;
C – фактические затраты ресурсов в рублях;
Q – весь объем товаров и услуг в денежном выражении.
69
В данном случае под материалоемкостью следует понимать издержки
компании, которые при уменьшении показывают положительный результат
эффективного бизнес-процесса.
Стоимость обработки отделов считаем, как отношения затрат и
количества, обработанного по каждому отделу.
Таблица 9
Стоимость обработки артикула 2015г
Отделы
Обработка в год,
ед
Расходы в год,
руб
Стоимость
артикула, руб
Отдел качества
144 000
4 836 000
33,6
Отдел фотопроизводства
180 000
30 576 000
169,9
Отдел цветокоррекции
500 000
13 944 000
27,9
Отдел контента
2 000 000
10 182 000
5,1
Итого
2 824 000
59 538 000
236,4
Согласно расчетам, в таблице 9, сумма стоимости обработки артикулов в
разрезе каждого отдела составляет 236,40 рублей. Соответственно при
ценообразовании продажи всех обработанных изделий данная сумма
учитывается в наценке товара [24, с. 99]. Цель мероприятий – уменьшить
данную цифру.
Производительность в час в подразделении рассчитывается в разрезе
каждого отдела индивидуально, так как нормы выработки на день и специфика
каждого отдела различается.
Рассмотрим влияние мероприятий на деятельность каждого из отделов.
Отдел качества.
Как уже ранее отмечалось, за счет разработки формы для ввода описаний
в ERP-системе, сотрудникам не потребуется заниматься редактированием и
оформлением данных в таблицах. Это предполагает, что время, затраченное на
таблицу, будет сфокусировано на обработку дополнительных 10-20 единиц
изделий. Соответственно выработка в день на одного технолога вырастет до
120 изделий, в зависимости от сложности, в год до 216 000 изделий.
70
Оплата труда в отделе качества останется почасовой, что фактически не
отразится на затратах в год и на численности персонала.
Отдел фотопроизводства.
В ходе разработки будет существенно изменен функционал ассистентов
фотографов. Изменятся функции, такие как ручная переименовка папок с
фотографиями и составление таблиц с параметрами моделей перейдут на ERP-
систему. ERP-система данные функции отработает за минуты после окончания
каждой сессии съемки.
Рассмотрим детальнее в разрезе нескольких дней показатели отдела до
(таблица 10) и после (таблица 11) изменений функционалов.
Таблица 10
Показатели отдела фото производства до изменений.
KPI
пн
вт
ср
чт
пт
Всего на сьемку, арт.
500
600
700
700
300
Модельная, арт
300
400
400
500
0
Предметная, арт
200
200
300
200
300
Фотографы, мод
3
4
4
4
0
Фотографы, пред
2
2
2
1
3
Фотографы всего часов
55
66
66
55
33
Фотографы, руб/час
400
22000
26400
26400
22000
13200
Стилисты
3
4
4
4
2
Стилисты всего часов
33
44
44
44
22
Стилисты, руб/час
350
11550
15400
15400
15400
7700
Ассистенты
5
6
4
5
3
Ассистенты
55
66
44
55
33
Ассистенты, руб/час
200
11000
13200
8800
11000
6600
Модели
3
4
4
4
0
Модели всего часов
33
44
44
44
0
Модели, руб/час
1000
33000
44000
44000
44000
0
Прочие расходы
5200
5200
5200
5200
5200
Всего персонал
19
23
21
21
11
Общие затраты отдела
82750
104200
99800
97600
32700
Стоимость арт(руб.)
165,5
173,67
142,57
139,43
109
71
В среднем выработка на отдел за указанный период в таблице 10
составляет 560 артикулов в день, численность персонала, включая
руководителей и персонал, подготавливающий изделия для съемок, 19 человек
в день. Средняя стоимость артикула за указанные дни составляет 146 рублей.
В ручном режиме невысокая производительность объясняется
следующими факторами:
• ассистент фотографа до съемки товара тратит время на поиск
артикула в бумажном варианте списка артикул образца, чтобы вычеркнуть его
и не запутаться в последствии (1-5 минут);
• стилист одевает модель (2-5 минут);
• фотограф делает десяток кадров в разных позициях согласно
старым стандартам каталога, для создания необходимых 4 четких кадра (2-5
минут);
• ассистент -фотографа упаковывает товар и цикл повторяется с
каждым артикулом (2-5 минут).
В среднем 6-10 минут на съемку одного образца.
Следует проанализировать рабочее место, найти способы минимизировать
действия ассистента до секундных поисков артикула в списке, что сократит
ожидание фотографа и повысит время съемочного времени, а не
подготовительного. Вешала и короба с образцами необходимо расставить в
таком положении, чтобы все было сразу под рукой: взял – отсканировал, одел,
сфотографировал, убрал в коробку. Образцы на вешалах и короба для
складывания сфотографированных образцов необходимо расположить рядом
и стол с компьютером ассистента между ними, чтобы все было в
непосредственной доступности на расстоянии протянутой руки.
Поэтому можно предпринять следующие меры для повышения
эффективности команды помимо разработки автоматических функционалов:
• сменить форму оплаты труда на сдельную;