52
основном получалось договориться с поставщиками работать по
установленному производственному циклу компании.
Взаимодействие с поставщиками происходит напрямую с менеджерами
коммерческого департамента, которые обговаривают условия и объем товаров
для реализации на сайте и решают вопрос о дате выхода товара в продажу, то
есть окончательный срок обработки производственным подразделением.
Все данные, которые получает менеджер от поставщика направляются
соответствующим работникам подразделения и распределяются в работу
руководителями отделов.
Деятельность каждого отдела в основном завязана на обработке
информации по товару, ключевым информационным звеном является артикул
товара. Для отделов качества и фото производства еще важен размер изделия.
Необходимо продумать какие данные требуются для каждого отдела
индивидуально для выполнения своих процессов и определить точки
соприкосновения с системой.
После анализа бизнес-процессов производственного подразделения были
выявлены следующие факторы, которые позволят помочь достичь
необходимой цели. Во-первых, оценить возможный обрабатываемый объем
существующими ресурсами, если исключить ручной труд и задержки на
разных этапах. Во-вторых, продумать систему мотивации, которая так же
позволит подстегнуть существующий ресурс к повышению
производительности, и в-третьих, необходимо пересмотреть систему
организации рабочих мест в каждом отделе, для того чтобы физические
передвижения товаров и данных были организованы максимально
эффективно.
Рассмотрим ключевые моменты для проработки по каждому отделу.
Отдел качества.
Отдел работает непосредственно с образцами товара для съемки. Главной
задачей технологов является сбор информации по соответствию размера
53
поставщика и изделия. Технолог проводит основные замеры, вносит данные в
таблицу в соответствии с требованиями и передает эти данные менеджеру,
который дожжен их добавить в основную таблицу с ассортиментом, которая
будет в последствии загружаться на сайт интернет-магазина. Параметры
носятся только по тем изделиям, что предоставил поставщик, соответственно
это образец в одном размере, который будет в последствии сфотографирован
на модели и совместно с ее параметрами, которые оформляет отдел
фотопроизводства будет соотнесено на сайте для лучшего понимания
посетителя сайта, как параметры изделия и параметры модели выглядят
визуально на фотографии.
Данные которые предоставляет отдел качества в конечном итоге должны
отобразиться на странице карточки товара интернет-магазина, соответственно
их изначально уже возможно добавить в карточку товара базы данных, чтобы
в последствии не пришлось обрабатывать ни менеджеру, ни отделу контента.
Еще одной функцией отдела качества является отбраковка некачественных
образцов. Поставщик не всегда предоставляет качественные образцы для
съемки и, чтобы данные не попали на съемку, отдел качества проверяет
изделие и откладывает, в случае обнаружения брака. Такие образцы не
попадают на съемку, что приводит к уменьшению количества образцов на
съемку и плановое количество с фактическим различается. Процесс поставлен
так, чтобы отдел качества проверял образцы за два дня до съемки, чтобы у
отдела фотопроизводства была возможность скоординировать свое
планирование на основании фактического количества образцов. Данный
фактор так же возможно проработать и внедрить в базу данных, чтобы на
уровне базы данных, координаторы отдела фотопроизводства могли вести
фактическое краткосрочное планирование съемок.
Отдел фотопроизводства.
Точно так же, как и отдел качества, сотрудники отдела фотопроизводства
могут данные о параметрах модели вносить непосредственно в базу данных по
54
тем образцам, которые будут снимать, а не в таблицу. Есть единственное
препятствие – эти данные внести возможно только по тому образцу, который
подошел модели и был фактически снят, чтобы не обрабатывать лишнее, и
чтобы не было неправильных параметров модели на сайте.
Если в системе будут содержаться данные о проверенных образцах
отделом качества, отдел фотопроизводства сможет понимать модели каких
размеров они смогут запросить у агентств в ближайшие 2 дня и построить свое
планирование более эффективно.
Помимо описания и планирования есть еще значительный процесс,
который требует проработки – это переименовка папок с фотографиями.
Вручную один ассистент в день может переименовать 200-300 папок, если
фотограф в необходимом порядке сфотографирует ярлыки с артикулами и
изделия. Если данный порядок нарушается, появляется риск потери фото или
несоответствие фото конкретному артикулу товара. Так же много ошибок
возникает при переименовке папок по артикулу.
«АРТИКУЛ - условное обозначение, присваиваемое товару в целях
отличия его от другого, аналогичного ему товара. [48]»
Данное обозначение может быть в различных вариациях написания,
буквенным, цифирными, латиницей или кириллицей, с цветом товара или без
цвета, сокращенным и нет. Что написано на ярлыке, то и прописывается в
название папки. Главная проблема в том, что в документах поставщиков и
таблице, предоставленной поставщиком, артикулы зачастую отличаются от
ярлыков и в последствии при идентификации фотографий к артикулу, отдел
контента не может подобрать фото и такие фото не используются. Так же если
ассистент фотографа перепутает раскладку клавиатуры или перепутает букву
с цифрой, то так же возникают проблемы с идентификацией фотографий.
Данные ошибки ведут к тому, что товар не попадает на сайт, возникает
недовольство со стороны коммерческого департамента и поставщика. Так же
данные ошибки ведут к тому, что товар приезжает повторно, так как в
55
прошлый раз не попал в продажу, что в итоге ведет к дополнительным
затратам.
Данные факторы являются основными для проработки и автоматизации.
Необходимо минимизировать ошибки, автоматизировать и ускорить
переименовку папок, ввести контроль за повторяющими образцами.
Отдел цветокоррекции.
Данный отдел как уже говорилось, занимается обработкой
фотоматериалов предоставленных поставщиков и отделом фотопроизводства.
Внедрить процессы в систему этого отдела довольно сложно, так как нет
никакой информации о том какие изображения кому принадлежат, но есть
возможность оптимизировать координацию отела, если коммерческий
департамент и отдел фотопроизводства будут корректно вести свое
планирование в системе и эти данные будут основой для планирования работы
отдела. Оптимизировать сам процесс обработки отдела возможно за счет более
профессионального погружения в процессы графических программ,
соответствующих операций и возможно за счет выстроенного графика сдачи
материалов от фотопроизводства и менеджеров.
Отдел контента.
Если учесть, что данные по параметрам изделия и данные по параметрам
модели будут уже в системе, а папки с фото будут названы по артикулу и точно
соответствовать артикулам в таблице предоставленной в отдел контента, то
единственное, что возможно оптимизировать в деятельности отдела контента
– ускорить обработку новых товаров, проработать объединение описания с
товарами, поиск повторных товаров и автоматизировать определение папок с
фотографиями с системой.
56
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
3.1 Разработка мероприятий реинжиниринга бизнес-процессов с
помощью ERP-системы.
Проанализировав схему существующего бизнес-процессов
производственного подразделения можно выделить некоторые процессы,
которые требуют оптимизации и автоматизации. Изменения коснуться всего
подразделения и затронут процессы с другими подразделениями.
Целью реинжиниринга бизнес-процессов производственного
подразделения является:
• повысить производительность процессов и персонала;
• сократить затраты на обработку;
• минимизировать ошибки и задержки.
Для того чтобы достигнуть данной цели требуется провести мероприятия
по повышению эффективности, которые предлагаются в данной работе.
Во-первых, основной частью реинжиниринга бизнес-процессов является
повышение технологических процессов деятельности подразделения. Во-
вторых, требуется пересмотреть форму оплаты труда персонала, так как
повременная оплата, в случае работы с моделями и фотографами является
очень неэффективной в плане производительности и мотивации в высокий
сезон, установленный компанией.
Разработки в ERP-системе должны привести к бизнес-процессам, как
показано на Рис. 9.
Предложения для реализации следующие:
1. автоматизировать движение образцов в зонах приемки образцов,
описания отделом качества и съемки - на приемке образцов добавить
маркировку штрихкодами;
57
2. отдел качества должен вносить параметры изделий сразу в базу
данных без использования таблиц;
3. разработать функционалы для фотопроизводства:
синхронизировать фотоаппаратуру с ERP-системой, настроить работу по
штрихкодам с информацией по образцу, автоматизировать переименовку
папок с фотографиями, параметры моделей должны вноситься в базу без
участия ассистента;
4. разработать функционал по автоматизации распознания каталогов
для автоматического прописывания фотографий в базу данных;
5. создать отдельное меню планирование в ERP-системе для каждого
отдела, а также общее планирования подразделения для координации
процессом в онлайн-режиме.
Рис. 9 Обновленные бизнес-процессы подразделения.
Данные шаги позволят:
a) повысить производительность отдела фото производства и отдела
контента;
b) исключить потери образцов и фотографий по ним из-за ошибок;
58
c) сократить производственный цикл на 4-5 дней, то есть вместо 14
дней по регламенту на обработку должно было хватать 9-10 дней с учетом, что
все процессы будут выполняться в соответствии с нововведениями;
d) уменьшить стоимость съемки одного артикула;
e) исключить затраты на процессах, которые несут скрытые потери:
ручная переименовка, ручная обработка данных в таблицах, ожидание
менеджера, повторные съемки.
Для того чтобы понять, как внедрить в процессы автоматизацию, нужно
детально рассмотреть бизнес-процессы внутри отделов. Для примера можно
рассмотреть отделы, сложность процессов которых вызывает самый большой
интерес и более всего затратные по времени и стоимости производства.
Рассмотрим бизнес-процесс отдела фото производства, который по
длительности своего цикла самый долгий и дорогостоящий, его стоит
прорабатывать и контролировать более основательно.
Так выглядит процесс съемочной группы в отделе фото производства:
1. Получение списка артикулов с наименованием и размерами
образцов за полчаса до съемки;
2. Ассистент фотографа распечатывает данную таблицу и ищет по
ней вешало с образцами, привозит его в студию;
3. В зависимости от типа товара на съемку, выбирается студия и
определяется состав группы.
4. Модельная съемка происходит в составе – фотограф, стилист,
ассистент фотографа, предметная съемка – фотограф и ассистент фотографа.
5. Ассистент подготавливает в студии вешало с образцами или
короба с обувью, сумками и т.д., сверяет ее с таблицей.
6. Стилист одевает модель,
7. Фотограф фотографирует ярлык образца, бирку модели с ее
параметрами и все необходимые ракурсы товара, одежда 4 ракурса, обувь 6
ракурсов и т.д. согласно бренд-буку.
59
8. Ассистент упаковывает образец в упаковку и вычеркивает артикул
из таблицы;
9. В конце дня, после окончания съемки, фотограф выгружает из
карты фотоаппарата все получившиеся кадры на компьютер ассистента;
10. Ассистент, если есть время в этот же день, создает папки с
названиями артикулов, которые копирует из таблицы со списком артикулов по
этой съемке, если время не хватает - делает это на следующий день;
11. Фотограф проверяет и выбирает более четкие кадры, лишнее
удаляет
12. Ассистент вносит в таблицу параметры модели в таблицу и
пересылает ее менеджеру.
Минусы данного процесса:
• длительная съемка, небольшое количество 100-150 артикулов в
день снимается из-за большого количества кадров на товар;
• модель приглашается только под 1 размер и из таблицы могут быть
сфотографированы только они;
• остаток образцов не подходящего размера либо снимаются на
следующей день на модели другого размера, либо отправляется поставщику
без съемки, на практике таких 30% образцов;
• для переименовки папок с фотографиями часто приглашается
дополнительный ассистент фотографа;
• часто допускаются ошибки в артикулах при переименовки, что
усложняет в последствии распознание фотографий при работе отдела контента
и фотографии остаются не использованными;
• параметры модели вводятся ассистентами фотографов, частые
ошибки в написании или ввод не тех параметров;
• поставщики привозят повторно образцы, которые ранее были
сфотографированы, отсутствует контроль на повторную съемку;
60
• оплата персонала, участвующего в съемке почасовая, что не
стимулирует их обрабатывать больший объем артикулов, съемка может
затянуться на 2-3 дня;
• планировать работу отдела сложно, данные по размерам
приходится собирать по разным таблицам в одну, на подготовку новых и
старых таблиц в одну для планирования графика съемки на завтра занимает у
координатора отдела целый день, не хватает время на контроль за
происходящим в зале съемки;
• поставщик привозит много брака или не те размеры, иногда
возможны простои, отдел фото производства узнает об этом по факту в день
съемки.
Данный процесс часто усложнен задержками на каждом этапе выполнения:
• таблица предоставляется с опозданием, иногда отделы
запрашивают у менеджера ее уже в день планируемой съемки, но из-за
занятости менеджера, съемка может быть отодвинута или отменена,
увеличивает цикл и сдвигается старт акции;
• образцы поставщик может привезти в конце рабочего дня или
позже указанной даты и тогда сдвигается весь цикл работы и дата старта тоже;
• поставщик может предоставить таблицу менеджеру, но менеджер,
не проверив данные в ней, пересылает ее в производство, в последствии
выясняется, что данные не полные или некорректные и затрачивается
дополнительное время на запрос новой таблицы;
• поставщик привозит образцы, не соответствующие таблице или
размерам в таблице;
• отдел качества в ходе проверки выявляет множество бракованных
образцов и на съемку остаются единицы;
• образцы сложные, например, вечерние платья, съемка занимает
больше времени, так как на переодевания затрачивается больше времени;
61
• ручная переименовка папок с фотографиями занимает несколько
часов, иногда день или два рабочего времени, так как артикулы у образцов
длинные и сложные;
• при распознании и прописывании названий фотографий к товарам
отдел контента из-за ошибок в названиях папок тратит много время поиск и
просмотр оригинальных фотографий фотографиями ярлыков;
• образцы могут быть предоставлены разных размеров по несколько
единиц, что усложняет вызов и поиск моделей.
Для устранения большинства данных пунктов требуется разработать ряд
функционалов и пересмотреть процессы, проработать с поставщиками
вопросы о стандартах предоставления образцов на съемку и внести поправки
в регламент, согласно которым, будут установлены ограничения для отдела по
приему образцов и правила для поставщиков, для ускорения и упрощения
съемки [36, с. 47].
Мероприятия по повышению эффективности должны привести к
максимально автоматическому взаимодействию с ERP-системой и
соответственно в данной работе предлагается
Более детально разработать следующие мероприятия предлагаю
следующим образом:
1. разработать единый формат таблицы для образцов с
обязательными параметрами;
2. сформулировать стандарты размерной сетки для предоставления
на съемку поставщикам, провести инструктаж с менеджерами по
функциональности отдела фотопроизводства, чтобы они проводили постоянно
его для поставщиков и обосновывали требование;
3. разработать форму в ERP-системе для загрузки данной таблицы;
4. коммуникацию с поставщиком передать отделу по приемке (склад
приемки образцов);