3
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................................... 4
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ................................................................................................. 7
1.1 Анализ предметной области исследования .......................................................................................... 7
1.1.1 Обоснование актальности исследования ............................................................................................... 7
1.1.2 Постановка задачи, определение предмета и объекта исследования ................................................ 10
1.1.3 Теоретическая и методологическая основа исследования ................................................................. 17
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования ............................................................................... 21
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого объекта ...................................... 21
1.2.2 Система управления объектом исследования ...................................................................................... 30
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования .................................................................... 32
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами .......................................................... 36
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта исследования .................................... 43
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования ............................................... 43
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи исследования ......................................... 47
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи ................................................ 49
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации .......................................... 51
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ......................................................... 51
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи ................................................ 54
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи ................................................................................... 56
1.5 Обоснование проектных решений ....................................................................................................... 57
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению .......................................... 57
1.5.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ................................................. 60
1.5.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ................................................... 63
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ......................................................................................................................... 65
2.1 Разработка проекта автоматизации ..................................................................................................... 65
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .............................................................................. 65
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ........................................................ 69
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной
безопасности и защиты информации ............................................................................................................ 72
2.2 Управление проектом автоматизации ................................................................................................. 74
2.2.1 Описание системы принятия управленческих решений .................................................................... 74
2.2.2 Формирование команды проекта автоматизации ................................................................................ 76
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации ........................................................... 77
2.3 Информационное обеспечение задачи ................................................................................................. 78
2.3.1 Информационная модель и её описание .............................................................................................. 78
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации ............................ 80
2.3.3 Характеристика результатной информации ........................................................................................ 84
2.4 Программное обеспечение задачи ........................................................................................................ 85
2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ............................................................... 108
2.4.2 Характеристика базы данных ............................................................................................................. 112
2.4.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ................................................ 114
2.4.4 Описание программных модулей ....................................................................................................... 116
2.5 Апробация результатов исследования ............................................................................................... 118
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ................................... 120
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ..................................... 120
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности........................................................................ 125
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................................... 129
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ .............................................................. 132
ЛИСТИНГ ПРОГРАММЫ ................................................................................................... 134
ПРИЛОЖЕНИЯ .................................................................................................................... 140
4
ВВЕДЕНИЕ
Внутрикорпоративные процессы в больших компаниях представляют
собой весьма сложный процесс в области управления. Для достижения
целей, стоящих перед организации необходимым условием, является
скорость и уровень внутренних коммуникации. Чем проще и
автоматизированее устроены бизнес процессы в компании, тем легче
сотрудникам выполнять ежедневные задачи и достигать максимум
эффективности в работе. Все что связано с приемом, передачей и
переработкой данных имеет огромное значение для эффективной
организации труда. Коммуникативные связи, построение коммуникативной
структуры – это одни из важных принципов успешной организации.
На данный момент, практически не существуют уже организации без
внутрикорпоративного общения. При отсутствии коммуникации
сотрудники не имеют нужную информацию в нужное время. Руководители
не состояние давать новые поручения из-за нехватки времени у их
исполнителей из-за неправильного рабочего процесса. Следовательно,
тяжело координировать рабочие процессы и отслеживать их
эффективности без систем внутреннего взаимодействия сотрудников.
Одним из первых теоретиков организационного поведения
сотрудников был Ч.Бернард. Он отмечал, что в любой полной теории
организации, коммуникация имеет высшее значение, так как структура,
размеры и его масштабы почти полностью определяются через средства
коммуникации.
5
Наиболее важной составляющей не только эффективного управле-
ния, но и внутрикорпоративного является деятельность коммуникации
внутри организации. Структуру организации и процесс принятия решений
обслуживают внутрикорпоративные взаимодействия сотрудников. Необ-
ходим анализ, так как отношения между сотрудниками различных рангов
оказывают ощутимое воздействие в целом на всю организацию, влияя и на
мотивацию, систему ценностей, а также позиции групп и отдельных со-
трудников.
Без изучения каналов распространения информации, полностью
охватить изучение каналов распространения информации невозможно. По-
этому данная тема диссертации является весьма актуальной на данный мо-
мент.
В первой части работы описан теоретический материал, касающийся
значимости внутрикорпоративных процессов, сущности понятия коммуни-
кационного процесса, форм и методов, рассматриваются две платформы
для внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников.
Во второй части работы дана характеристика исследуемой
организации, проводится анализ внутрикорпоративного
коммуникационного процесса в компании, на его основе предложены
варианты решений повышения эффективности коммуникаций.
Объектом исследования являются системы Trello и Basecamp
используемых в компании ООО “Брендпорт”. Основным методом
исследования внутренних организационных процессов явился анализ
систем и понимание нужных процессов.
Предметом данной диссертации работы является исследование
процесса внутрикорпоративного общения на примере Trello и Basecamp в
компании ООО “Брендпорт”.
В данной работе была поставлена следующая цель: изучить процесс
внутрикорпоративного взаимодействия Trello и Basecamp компании ООО
6
“Брендпорт”, разработать рекомендации по повышению эффективности
коммуникаций, а также разработать свою систему для повышения
эффективности сотрудников компании.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Раскрыть понятие коммуникационного процесса;
2. Рассмотреть этапы и элементы процесса, барьеры в компании;
3. Описать значение внутренних процессов в эффективности дея-
тельности организации;
4. На основе теоретического материала проанализировать внутри-
корпоративные коммуникации в компании;
5. Выявить недостатки, применив опросный метод исследования;
6. Предложить способы устранения негативных явлений в системе
внутрикорпоративных коммуникаций компании;
7. Сформулировать выводы по данной теме.
Теоретической и методологической основой магистерской работы
работы явились нормативные акты компании, научные труды ученых,
экономистов, посвятивших свои работы менеджменту организаций и
взаимоотношения сотрудников больших корпорации. Исследование
внутренних взаимодействия проведено на основе практики, проведенной в
компании ООО “Брендпорт”.
7
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Анализ предметной области исследования
1.1.1 Обоснование актуальности исследования
Одним из основных условий построения эффективной системы
управления персоналом выступает использование передовых технологий в
области кадрового менеджмента. В данном случае, речь идет о новом
направлении деятельности в области управления персоналом -
формировании системы эффективных внутрикорпоративных бизнес-
коммуникаций компании.
Коммуникация является основой функционирования любой
организации. Обмен информацией между людьми- это непрерывный
процесс, без которого они не смогут строить рабочий процесс,
контактировать, ставить цели и достигать их. Руководитель является
центральным звеном построения коммуникационных процессов, в которых
участвует каждый работник любой организации. Примерно 80% рабочего
времени тратит управленец на осуществление коммуникаций различного
характера.
От эффективности системы общения в коллективе во многом
зависит и эффективность работы всей компании. Бизнес – коммуникации в
современном мире являются одной из функций управления, однако, как
показывает практика, развитие коммуникативных процессов во многих
компаниях находится на низком уровне, что приводит к появлению
трудностей в управлении как компанией в целом, так и ее отдельными
структурными подразделениями.
8
Согласно статистике, 73% американских, 63% английских и 85%
японских руководителей считают отсутствие грамотной системы
коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности
управления организациями.
Результаты проведенных опросов среди 250 тыс. работников более
чем из 2000 различных организаций показывают, что коммуникативные
процессы являются для многих наиболее сложной проблемой в коллективе.
Коммуникации являются связующим элементом всех этапов
процесса управления персоналом организации. Ведь именно персонал
является движущей силой любой организации.
Любой процесс управления строится на взаимодействии, которое
осуществляется за счет различных видов бизнес-коммуникаций.
По сути, управление персоналом – это наука как о факторах,
определяющих поведение людей и групп, так и о создании и
использовании эффективных коммуникаций для осуществления
совместного труда в организации.
Управление персоналом - это система, включающая в себя
построение коммуникаций в сфере деятельности сотрудников, учитывая
интересы как сотрудников в частности, так и фирмы в целом.
Грамотный руководитель должен понимать важность правильно
построенной системы взаимоотношений среди своих сотрудников.
Проблема формирования эффективных внутрикорпоративных
коммуникационных отношений занимает важное место в системе
управления персоналом.
Обеспечение понимания передаваемой информации, которая
является предметом обмена- главная цель коммуникационного процесса.
Первым этапом обмена информации является формулировка идеи и
сбор информации. Отправитель принимает решение, какая информация
будет являться предметом обмена.
9
Стоит отметить, что многие попытки передачи информации на этом
этапе и заканчиваются, вследствие того, что отправитель затрачивает
слишком много времени в процессе обдумывания идеи.
Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях,
событиях и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень
неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить
путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.
Для того чтобы понять актуальность и значимость создания единого
информационного пространства, достаточно отметить лишь часть
факторов, которые очень сильно зависят от грамотной автоматизации:
Обмен данными между отделами реализуется при помощи бу-
мажных носителей, а для их передачи применяют лишь почту, факс и теле-
фон;
Часто нескольким отделам нужны схожие данные, которые они
не имеют возможности получить в результате обмена между собой, а за-
прашивают в порядке очереди у других отделов;
Документооборот на предприятии только на бумаге, все отделы
применяют ПО (WORD, Excel) для структурированности данных, все хра-
нение информации делается только на бумажных носителях;
Наиболее сложный процесс - обработка данных по контролю
отплаты мероприятий, как по источникам финансирования, так и по сово-
купному объему реализован отдельно.
И для того, чтобы уменьшить выделенные недостатки, пришла идея
автоматизировать процесс отслеживания документооборота методом
внедрения информационных систем документооборота.
Преимущества и теоретическая значимость проекта по
автоматизации будут таковы:
10
Руководители без труда имеют доступ всех отделов управления
компанией к точной, исчерпывающей, полноценной и обновляемой инфор-
мации;
Создание совокупного информационного пространства для
всех отделов компании;
Регистрация и обработка данных в упрощенном формате;
Информационные активы с уменьшенными дублями;
Онлайн регистрация данных;
Для всех участников учета, контроля и планирования - умень-
шение временных затрат и распределение их в балансе;
Для распределенной структуры компании - автоматизация дан-
ных
1.1.2 Постановка задачи, определение предмета и объекта исследо-
вания
Предметом исследования выступают информационные процессы
как аспект социального взаимодействия внутри предприятия. Объектом
исследования является внутрикорпоративная деятельность предприятия.
Проведем анализ внутрикорпоративного взаимодействия на
примере сервисов для совместной работы над проектами Trello и
Basecamp, а также сравним их в работе.
Выбор данных предмета и объекта исследования обоснован тем, что
рынок информационных услуг является быстроразвивающимся и
динамичным.
Изучение его разработок и предложений и их применение для
любого предприятия положительно скажется на его существовании,
развитии, конкурентоспособности и престиже.
11
Развитие предприятий и расширение масштабов их деятельности
требует повышения качества управленческой деятельности. Любая
управленческая деятельность строится на системе решений, которые
принимает руководство компании единолично либо коллегиально. Данная
система решений направлена достижение определенных целей (решение
задач), стоящих перед организацией.
Для систематизации решений и обеспечения эффективности
формирования и принятия управленческих решений служат системы
поддержки принятия решений или как сейчас называют BI-системы.
Такими системами называют программные средства или
техническими системами. Они позволяют в автоматизированном режиме
формировать набор форм для отчета, которые содержат информацию для
принятия каких-либо управленческих решений. Взаимосвязь таких
программных средств происходит по параметрам, целям и условиям задач.
Такая система включает в себя (рисунок 1):
1. Хранилища данных - это информационная платформа DSS. Они
позволяют объединять информацию.
2. Инструментальные средства бизнес-интеллекта — ПО,
позволяющее проводить наблюдение и работать с большим объемом
данных.
Инструментальные средства, типы:
• Информационно-поисковый. (QueryTools). В зависимости от
запрашиваемой информации, производиться поиск нужных данных.
• Оперативно-аналитический. Группировка и обобщения
информации в любом ее виде, который необходим для пользователя. С
помощью систем оперативного анализа и технологии оперативной
обработки данных решается данный класс задач.
• Интеллектуальный. С помощью накопленных данных строятся
функциональные связи и логические закономерности.
12
С помощью построения систем интеллектуального анализа, которые
способны реализовать алгоритмы и методы Datamining Tools решается
данных класс задач.
Рисунок 1. Обобщенная архитектура DSS-системы
Исследования аналитической компании IDC, касающиеся BI-
средств доказывают, что рынок развивается циклами по 15 лет.
1975 до 1990г — Первый период. Характеризовался созданием
отчетов на мейнфреймах.
1990 до 2005 года — Второй период. Когда зародилась и
развивалась современная эра BI-технологий, характеризуемая клиент-
серверными BI-приложениями.
2005 год — наступил третий период на BI-рынке. Постепенно
запросы, отчетность и OLAP-инструменты переместились с клиент-
серверной на Web-платформу. Появилась новая волна инвестиций со
стороны множества компаний из разных отраслей.