15
Когда оптимизация спланирована, нужно определиться с собственно
программным средством. Исходя из понимания сути предприятия, бухгалтер
должен решить к какому классу автоматизированных систем лучше обратиться.
Инструментальная или интегрированная, РМА или корпоративная, оценка
эффективности конкретной системы, одна из важнейших задач.
Технические средства.
Конфигурация ПК, выбор операционной системы, сетевая или нет
версии софта, эти решения важны как с точки зрения ресурсов собираемой
системы, так и финансов.
При автоматизации очень важно, чтобы ПК, на которых установлен софт,
были достаточно мощны, в ином случае предприятие, особенно крупное, может
оказаться перед лицом проблем связанных со сбоями и "зависаниями" системы.
Когда определены цели и порядок автоматизации, можно приступать к
внедрению. В большинстве случаев наилучшим решением будет обратиться к
соответствующим фирмам, особенно если речь идет о крупных предприятиях.
На этом роль бухгалтера не исчерпана, следующий этап это настройка
программы, а именно: плана счетов, стандартных проводок, первичных
документов и форм бухгалтерской отчетности. Далее предстоит, обучение
сотрудников (в случае коллектива бухгалтеров) или детальное освоение
программы, если бухгалтер на предприятии в единственном лице. В этом, а
также в любых деталях настройки софта могут помочь многочисленные
специализированные фирмы.
Не стоит забывать, что помимо технических аспектов на бухгалтера
ложится и необходимость просчитать финансовые затраты предприятия
связанные с автоматизацией. Стоимость приобретения софта, техники,
проведения работ, обучения и дальнейшего сопровождения должна быть учтена
и представлена руководству организации. Итогом автоматизации должен стать
не просто перевод бумажной работы на ПК, но и повышение эффективности
отдела бухгалтерии и, как следствие, всего предприятия в целом.
Пути внедрения автоматизации бухучета.
16
1. Разработка продукта собственными силами.
Это достаточно сложный путь, предъявляющий к бухгалтеру особые
требования. В частности:
Бухгалтер должен работать с персональным компьютером на
уровне продвинутого пользователя.
Бухгалтер должен быть способен к построению модели
информационной системы на предприятии.
Нужно самостоятельно внедрить созданную модель.
Положительные моменты данного подхода прослеживаются с трудом,
можно отметить разве что приобретение предприятием и бухгалтером опыта по
внедрению и повышения квалификации бухгалтера. К сожалению, минусы
весьма серьёзны и даже критичны. Первое, это неопределенное время
разработки – не специалист не сможет дать никаких гарантий по срокам
разработки и внедрения, ведь трудоемкость процесса автоматизации учета
огромна. Второе и главное, нет никаких гарантий качества продукта,
разработанного самостоятельно, возможны ошибки и программные баги. А раз
предприятие рискует как качеством, так и временем, то способ
самостоятельной разработки и внедрения автоматизации не эффективен.
2. Привлечение наемных специалистов.
Очевидный плюс такого подхода заключается в профессиональном и
качественном решении задачи с учетом особенностей предприятия и
специфики его функционирования. Недостатками такого подхода будут: долгие
сроки разработки и высокая цена продукта. Рекомендовать такой способ можно
только предприятиям с некоей уникальной спецификой работы. Для
большинства же наилучшим решением будет третий вариант.
3. Покупка готовых бухгалтерских программ.
Плюсом такого решения будет быстрое и качественное внедрение
автоматизации бухучета за приемлемую цену. Это самый оптимальный вариант
как с точки зрения временных, так и денежных затрат. Разумеется, даже в этом
случае на бухгалтере лежит ответственность за грамотный выбор
17
бухгалтерского софта. Например, покупка мощной модульной системы на
предприятие малого бизнеса, скорее всего, окажется напрасной тратой денег, а
значительная часть программного функционала будет не задействована.
Требования к бухгалтеру при выборе тиражируемой бухгалтерской
системы.
При внедрении готового бухгалтерского решения на предприятии
бухгалтеру, скорее всего, понадобится участие и совет специалиста. И тут на
помощь бухгалтеру приходят фирмы проводящие внедрение и сопровождение
бухгалтерского софта. Рынок таких предприятий огромен и предлагает как
услуги от отечественных гигантов, таких как 1С, так и предложения от
огромного количества мелких фирм.
Непосредственно от бухгалтера потребуется:
Составить план счетов с субсчетами и аналитическими счетами.
Составить классификаторы справочной информации, учитывающие
сотрудников, поставщиков, подрядчиков и тд.
Присвоить новые уловные обозначения различным видам
номенклатуры.
Усовершенствовать документооборот по всем учетным участкам.
Автоматизировать ввод однотипных бухгалтерских документов.
Что же должен получить бухгалтер в конечном продукте? Какие
требования необходимо предъявить к бухгалтерской программе?
Программа автоматизации должна обеспечить:
Автоматизацию всех участков учета.
Ведение синтетического и аналитического учета.
Настраиваемость программы и удобство работы с ней.
Обработку и печать первичных документов.
Наличие справочной документации.
Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.
Ведение журналов проводок и операций.
18
Возможность анализа счетов и субсчетов.
Надежную защиту учетной информации.
Возможность вести учет на нескольких предприятиях.
Важным моментом эксплуатации является доступность изменений, то
есть бухгалтер, не обладающий навыками программирования, имеет
возможность вносить изменения в конфигурацию и создавать не
регламентированные отчеты. В теории система должна быть рассчитана на
некий универсальный вариант, подходящий для начинающего бухгалтера, то
есть, с возможностью быстро и эффективно обучиться новому специалисту,
устраивать опытного профессионального бухгалтера, будучи
высокоэффективным инструментом в его руках.
1.2. Исследование современных программных продуктов по
автоматизации бухгалтерского учета
Российский рынок бухгалтерских продуктов.
В настоящее время на отечественном рынке присутствует большое
количество бухгалтерских программ и их разновидностей. И огромное
количество фирм и коллективов, занимающихся разработкой
управленческого/бухгалтерского программного обеспечения. Наиболее
заметными и основными разработчиками бухгалтерских программ для малого и
среднего бизнеса являются компании: «1С», «Инфин», «Инфо-Бухгалтер»,
«Инфософт», «Парус».
5
Бухгалтерские системы, разработанные этими фирмами, ориентируются
на кросс-платформенность, то есть, способны работать на нескольких
операционных системах, таких как, Windows, Linux и включают в себя систему
клиент-сервер для удаленного обмена данными с иными организациями.
Рассмотрим программные продукты этих фирм подробнее.
«1С Предприятие» от фирмы «1С»
5
Адуева, Т.В. Бухгалтерские информационные системы : учебное пособие / Т.В. Адуева ; Министерство
образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и
Радиоэлектроники (ТУСУР). - Томск : Эль Контент, 2012. - 19 с.
19
Система программ «1С Предприятие» одна из самых популярных в
России и на постсоветском пространстве. Огромное количество предприятий,
особенно малого бизнеса, пользуются бухгалтерскими решениями фирмы «1С».
Именно «1С Предприятие» используется ТСЖ «Авиатор» в своей работе.
Поэтому, рассмотрение этой системы займет центральное место в нашем
исследовании.
Программные продукты системы «1С Предприятие» ориентированы на
решение следующих учетных задач:
Налоговый учет по общей системе налогообложения.
Бухгалтерский учет на предприятиях хозрасчета.
Автоматизация торгового и складского учета.
Расчет заработной платы.
Кадровый учет.
Расчет себестоимости.
Экономический анализ производственной деятельности.
Бухгалтерский учет в бюджете.
Бухгалтерский учет на предприятиях с упрощенной системой
налогообложения.
Бухгалтерский учет для индивидуальных предпринимателей.
Формирование отчетности для сдачи в государственные органы.
Заполнение и обработка первичных документов.
Так же отметим ориентировку системы «1С Предприятие» по отраслям:
Автотранспорт.
Здравоохранение.
Образовательные учреждения.
Сельское хозяйство.
Предприятия ВПК.
Страхование.
Предприятия общественного питания.
20
Производственные предприятия.
Туристическая отрасль.
Сфера услуг.
Строительные фирмы.
Недвижимость.
Некоммерческие организации.
Жилищно-коммунальное хозяйство.
Аренда.
Как можно заметить, «1С Предприятие» - универсальная система,
ориентированная на охват самого широкого отраслевого спектра. Система «1С
Предприятие» состоит из модулей: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет»,
«Расчет».
Модуль «Бухгалтерский учет» ориентирован на ведение любых участков
учета в организациях самого разного типа. Разнообразие и гибкость настройки
системы «1С Предприятие» позволяют эффективно работать с системой как
бухгалтеру новичку, так и опытному специалисту. Возможность ведения учета
сразу по ряду предприятий, полная автоматизация учета, модульность – этот
набор возможностей обеспечил системе «1С Предприятие» признание и
высокий интерес со стороны бухгалтеров множества предприятий. «1С
Предприятие» может быть использована для ведения любого участка
бухгалтерского учета.
Банк и касса.
Товары и услуги.
Производство.
Основные средства и нематериальные активы.
Материалы.
Операции с валютой.
Взаиморасчеты, как с другими организациями, так и с
подотчетными лицами.
21
Расчеты с бюджетом.
Расчеты по заработной плате.
Кроме того, система «1С Предприятие» дает возможности по
организации учета на предприятии, такие как:
Учет по нескольким планам счетов.
Синтетический учет.
Аналитический учет.
Валютный учет.
Количественный учет.
Учет по ряду предприятий в одной информационной базе.
Ввод информации в «1С Предприятие» возможен как в ручном виде, так
и в режиме типовых операций, кроме того доступно автоматическое
формирование операций, по заведенным в систему документам.
Модуль «Оперативный учет» системы «1С Предприятие» служит для
учета наличия и движения средств. Этот модуль настроен на различные схемы
учета запасов на складе, взаиморасчетов, кредитов, средств на счетах. Круг
задач оперативного учета в системе «1С Предприятие»:
Учет товаров на складе. Движение товаров.
Учет взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками.
Контроль оплаты.
Учет средств, как на счетах, так и в кассе.
Учет кредитов.
Расчет цен списания товара.
Учет товаров на реализации.
В зависимости от конфигурации «1С Предприятие» пользователь может
настроить учет по нескольким складам, учет в разных единицах измерения,
получение аналитической информации о движении товара. В целом модуль
«Оперативный учет» создан для работы в реальном времени и автоматически
просчитывает текущие остатки по денежным средствам и товарам. В модуле
22
присутствует возможность связи с внешними ресурсами, что позволяет
загрузить или выгрузить данные из модуля. Это позволяет загружать новые
формы и справочники и выгружать данные в модуль «Бухгалтерский учет» для
дальнейшего формирования проводок и отчетности.
Модуль «Расчет» системы «1С Предприятие», как следует из названия,
является расчетным и ориентирован на связь с другими модулями, передачу
отчетов в другие программы, формирование проводок, загрузку справочников.
К функциям модуля «Расчет» относятся:
Расчет заработной платы.
Учет номенклатуры.
Логистические расчеты.
Расчет себестоимости услуг.
Расчет стоимости заказов.
Регистрация клиентов.
Модуль настроен на периодические расчеты с циклом от одного дня до
года.
Понятия и механизмы в системе «1С Предприятие»
6
Константы - это общая информация о предприятии, это может быть как
название предприятия, так и налоговая ставка. В целом константы
используются для работы с постоянной информацией или, как вариант, с
периодически изменяемой информацией.
Справочники - предназначены для хранения сведений о массиве
однотипных объектов, они используются при заполнении документов, при
ведении аналитического учета. Это могут быть списки материалов, товаров,
сотрудников, контрагентов и так далее.
Перечисления - используются для описания не изменяемых
пользователем значений. К перечислениям относятся виды оплаты, наличная
6
Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике : учебное пособие / В.Н. Ясенев. - 3-е изд.,
перераб. и доп. - Москва : Юнити-Дана, 2015. - 145 с.
23
или безналичная, виды сотрудников предприятия, штатный, внештатный,
совместитель и так далее.
Документы - служат для отражения любых событий на предприятии и
для управления расчетами. Набор документов в системе «1С Предприятие»
совпадает с набором реальных первичных документов организации. Это могут
быть счета, кассовые ордера, приходная или расходная накладная. Каждый
документ имеет визуальное представление в системе и собственную печатную
форму. Документ обладает важным свойством, он формирует бухгалтерскую
операцию, привязанную конкретно к этому документу.
Операция – документ особого вида, может быть создан вручную
пользователем. Операция – это отражение хозяйственного действия
произошедшего на предприятии. В операции может быть несколько проводок,
сами проводки не существуют отдельно от операции, каждая проводка
принадлежит только одной конкретной операции.
Проводка – это запись в базе данных об изменении состояния
учитываемого объекта. Обработка – это действие регламентного характера,
примером обработки может быть индексация цен в системе.
Субконто – это понятие введено для набора значений используемых для
ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. Как правило, по
субконто ведется аналитический учет по товарам, организациям, основным
средствам и так далее. Виды субконто используются для настройки
аналитического учета по счетам бухгалтерского учета.
Бухгалтерские счета – служат для хранения планов счетов
бухгалтерского учета, то есть для синтетического учета средств организации.
Свойства бухгалтерских счетов настраиваются в зависимости от особенностей
учета на конкретном предприятии и в зависимости от особенностей учета
внутри страны.
Отчеты – необходимы для получения и анализа информации,
содержащей итоги деятельности предприятия на текущий момент. Отчеты
служат для анализа бухгалтерских итогов, анализа движения средств на
24
предприятии. Примером могут быть журнал-ордер или оборотно-сальдовая
ведомость. Так же отчеты необходимы для передачи отчетных данных в
государственные органы контроля: налоговую инспекцию, пенсионный фонд,
Росстат. Примером такой отчетности является баланс и налоговая и
статистическая отчетность.
Журнал документов – служит для просмотра списка документов с
разбором по виду документа и временному периоду.
Журнал операций – необходим для просмотра всех совершенных на
предприятии операций за определённый период. В каждой операции
обязательно указывается дата проведения, номер операции, содержание
операции и сумма.
Журнал проводок служит для учета и контроля всех созданных в
системе проводок за определённый период.
Блок типовых операций – позволяет автоматизировать часто
повторяющиеся операции. Бухгалтер сам задает шаблон типовой операции и
при вводе типовой операции данные автоматически заполняются на основе
предварительно созданного шаблона. Все недостающие значения, такие как
цена, количество и т.д. система запросит дополнительно.
Блок корректных проводок – служит для автоматического контроля
вводимых операций. Бухгалтер сам создает список корректных проводок в
соответствии со своим видением системы учета на предприятии. В дальнейшем
программа контролирует создание проводок, используя созданные бухгалтером
шаблоны.
Календарь – служит для учета рабочего времени сотрудников
организации, для ведения рабочего графика предприятия.
В целом работа с системой «1С Предприятие» может быть разделена на
два этапа: настройку системы и работу по ведению учета в системе.
При настройке системы выполняется конфигурирование «1С
Предприятие» в соответствии с особенностями конкретной организации.
Определяется структура справочников, документов, создаются алгоритмы