54
Глава 3. Совершенствование системы организационных коммуникаций
ОАО «Бобруйский мясокомбинат»
3.1. Предложения по совершенствованию системы организационных
коммуникаций
В результате проведенного анализа было выявлено, что в рамках
функционирования системы организационных коммуникаций ОАО
«Бобруйский мясокомбинат» имеет место несвоевременное доведение до
сведения распоряжений руководства и искажение информации по причине
длины цепи согласования решений.
По этой причине ОАО «Бобруйский мясокомбинат» предлагается
проведение единых дней информирования, поскольку проведение оперативных
совещаний не всегда эффективно, так как контроль за выполнением планов
носит не системный характер, информация искажается и не в полном объеме
доводится до сведения сотрудников предприятия.
Дни информирования представляют собой тот инструмент
коммуникаций, в результате использования которого устанавливается тесная
взаимосвязь между руководителями и сотрудниками различных уровней. Как
показывает практика, подобного рода мероприятия проводятся один раз в
месяц, это зачастую встречи с руководителями, сотрудниками и специально
подготовленными информаторами.
На предприятиях, которые располагают большим штатом сотрудников,
изначально информация излагается директором непосредственно лицам,
осуществляющим руководство конкретными направлениями, они, в свою
очередь, передают эту информацию своим непосредственным подчиненным
(руководству среднего звена) и рядовым сотрудникам различных
подразделений.
Когда подобного рода встречи имеют место непосредственно в
структурных подразделениях, у работников, как показывает практика,
возникает много разнообразных вопросов, имеет место комментарий и обмен
мнениями. Если информирующее лицо не может дать исчерпывающий ответ на
55
определенные вопросы, есть возможность обратиться к тем должностным
лицам предприятия, в чьем ведении они находятся.
Чтобы проведение дней информирования было эффективным,
необходимо, как показывает практика, использовать специально
подготовленных организаторов и информаторов, которые осуществляют отбор
наиболее значимых новостей и проблем, требующих гласности и обсуждения,
разрабатывают и готовят информационные материалы, достаточно убедительно
стараются донести информацию до сведения всех сотрудников предприятия,
рассматривают различные, в том числе и противоположные, мнения и вопросы.
Преимущества и недостатки единых дней информирования сотрудников
представлены в таблице 7
48
.
Таблица 7
Преимущества и недостатки дней информирования
сотрудников
Преимущества
Недостатки
Взаимодействие высшего руководства с
подчиненными
Затраты на подготовку организаторов
Получение ответов на актуальные
вопросы подчиненных
Продолжительные выступления
Налаживание контакта между
работодателем и сотрудниками
Также важны и организационные моменты в подготовке и проведении
дней информирования. Это организация помещения, где будут проводиться
подобные мероприятия, при этом обязательно подсчитываются места для
рассадки всех приглашенных.
На ОАО «Бобруйский мясокомбинат» дни информирования будут
проводиться один раз в месяц с высшим руководством: директор, первый
заместитель директора, главный инженер, главный технолог, заместитель
директора по экономике, главный бухгалтер, заместитель директора по
инновациям и менеджменту, заместитель директора по идеологической работе,
кадрам и социально-бытовым вопросам. Место проведения — зал заседаний
административного корпуса предприятия.
48
Собственная разработка автора
56
Необходимо отметить социально-экономическую значимость данного
мероприятия, суть которой обусловлена укреплением корпоративной
культуры, появлением возможности выяснения вопросов непосредственно у
руководителей предприятия, что способствует гласности и нивелированию
конфликтов на предприятии.
Также в целях повышения своевременности доведения до сведения
работников приказов и распоряжений руководства необходимо секретарю
организовать рассылку sms-сообщений на мобильные телефоны линейных
руководителей о приятии высшим руководством того или иного распоряжения,
что сократит время реакции начальников отделов на соответствующее
сообщение и позволит оперативно выполнить соответствующее задание.
Далее по причине множественных отвлечений квалифицированных
работников от исполнения их непосредственных обязанностей, недостатка
информации и несвоевременного ее поступления ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» целесообразно внедрить групповой электронный органайзер
«Outlook NewTask Add-in».
Наиболее распространенной программой в ОАО «Бобруйский
мясокомбинат», наряду с операционными системами семейства «Microsoft
Windows», является пакет программ той же фирмы «Microsoft Office»
различных версий.
Поскольку данные программы достаточно широко распространены и до
недавнего времени не имели серьезных конкурентов, они пользуются широким
спросом у белорусских производителей. Они достаточно просты в пользовании
и требуют минимального уровня компьютерной грамотности.
Целесообразно рассмотреть преимущества данной программы,
возможности ее использования при решении соответствующих задач в
процессе эффективного обмена информацией при осуществлении
организационных коммуникаций.
Пример решаемых задач с помощью рассматриваемого органайзера
представлен на рисунке 9.
57
Рисунок 9. Пример решаемых задач с помощью
«Outlook NewTask Add-in»
Преимущества «Outlook NewTask Add-in» по сравнению с другими
программами заключаются в следующем:
— встроенный почтовый клиент дает возможность работать как в
глобальной сети Internet, так и осуществлять обмен информацией в локальных
сетях;
— встроенная записная книжка позволяет хранить информацию в любом
виде и извлекать ее при соответствующих запросах;
— новые возможности автоматической сортировки и фильтрации
входящей и исходящей документации, а также всех других стандартных
элементов, которые созданы в этом приложении. Это дает возможность
функционально структурировать накопленные материалы и быстро их
извлекать;
— раздел заметок дает возможность отказаться от пометок на бумажных
носителях, которые всегда могут потеряться;
— возможность работы с элементами, которые доступны одновременно
большому количеству пользователей. Например, возможно использование
58
одной на всех адресной книги, участие в обсуждении на общем форуме, доступ
к которому разрешен или всем, или только указанным заранее пользователям;
— возможность одновременной рассылки сообщений большому
количеству адресатов и возможность отслеживания выполнения поручений;
— наличие разнообразных справочных материалов и видеороликов с
голосовым сопровождением;
— прозрачность информации дает возможность обеспечить отсутствие
избыточности информации для вышестоящих уровней, особенно при условии
неизменения значимых параметров поставленной задачи в результате
переписки;
— возможность достаточно эффективно организовать и
контролироватьне только собственные задачи, но и задачи своих подчиненных.
Преимущества данной программы неоспоримы, и очевидно, что она
будет способствовать более эффективному обмену информацией при
осуществлении организационных коммуникаций ОАО «Бобруйский
мясокомбинат». Все предложенные мероприятия направлены на повышение
эффективности организационных коммуникаций ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» и принесут соответствующий экономический эффект.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Итогом реализации предложенных рекомендаций по расширению
использования методов повышения эффективности нисходящих и восходящих
коммуникаций, форм развития горизонтальных коммуникаций должна стать
сильная система организационных коммуникаций на нисходящем, восходящем
и горизонтальном уровне, которая поможет не только сохранить лидирующие
позиции на рынке, но и будет способствовать формированию и укреплению
корпоративной культуры.
Поскольку оценить эффективность организационных коммуникаций
точно количественно весьма проблематично, будем исходить из ряда
допущений. Изначально рассчитаем экономический эффект от проведения дней
59
информирования на ОАО «Бобруйский мясокомбинат». Затраты на проведение
данного мероприятия состоят из следующих статей расходов:
— Привлечение сотрудников агентства «Имидж» для организации дней
информирования — 150 руб.
— Прочие организационные расходы (приобретение питьевой воды,
ручек, еженедельников и т.д.) — 50 руб.
Итого: 150 + 50 = 200 руб.
Итогом системного проведения такого рода мероприятий будет являться
повышение уровня мотивации сотрудников, уменьшение конфликтных
ситуаций в коллективе, возрастет эффективность труда и прибыль от продаж
повысится на 1,5 % в год.
Общегодовые затраты на проведение дней информирования в ОАО
«Бобруйский мясокомбинат» составят 2400 руб. в год.
Прибыль от внедрения данного мероприятия будет равняться:
П = 573000 × 0,015 = 8 595 руб.
Далее необходимо определить эффективность данного мероприятия в
денежном и процентном соотношении. Годовой эффект от внедрения данного
мероприятия составит:
8 595 – 2 400 = 6 195 руб.
Коэффициент экономической эффективности данного мероприятия
составит:
8 595 / 6 195 = 1,38
Нормативный коэффициент экономической эффективности равен 0,3,
при расчете по данному мероприятию он составил 1,38, неравенство 1,38 > 0,3
выполняется. Очевидно, что каждый рубль, вложенный в проведение дней
информирования на ОАО «Бобруйский мясокомбинат» принесет предприятию
1,38 руб. в виде прибыли от продаж.
Далее с целью повышения своевременности доведения до сведения
исполнителей приказов и распоряжений руководства целесообразно
организовать рассылку sms-сообщений на мобильные телефоны линейных
60
руководителей на предмет принятия высшим руководством определенного
решения.
Это мероприятие повлечет за собой сокращение объемов работы
секретаря с документами на бумажных носителях в среднем на 5,5% и
уменьшить документооборот предприятия, при этом будет сокращено время,
необходимое для реакции начальников отделов на соответствующее сообщение
в среднем на 2,5 %, что позволит оперативно выполнить соответствующее
задание.
Если средняя стоимость одного часа работы секретаря составляет 2,85
руб./час, то экономия его времени в месяц составит:
2,85×5,5 % ×171=26,8 руб.
Ожидаемый годовой экономический эффект составит:
26,8×12 = 321,6 рублей.
Сокращение времени реакции начальников основных подразделений,
которых на предприятии 24, на соответствующее сообщение, при их средней
заработной плате в 7,52 руб./час даст экономию в месяц:
7,52×2,5%×171×24 = 771,55 руб.
Ожидаемый годовой экономический эффект составит:
771,55×12 = 9258,6 руб.
Очевидно, что внедрение данного мероприятия не сопряжено ни с
какими материальными затратами, так как сотрудники ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» и так пользуются корпоративной связью, оплачиваемой
предприятием, а совокупный годовой эффект составит:
321,6 + 9258,6 = 9580,2 руб.
Далее произведем расчет затрат, необходимых для осуществления
мероприятий, направленных на внедрение группового электронного
органайзера «Outlook NewTask Add-in» (таблица 8
49
). По данным таблицы 8,
затраты на приобретение и установку группового электронного органайзера
«Outlook NewTask Add-in» составят 6400 бел. деноминированных рублей.
49
Собственная разработка автора
61
Таблица 8
Затраты на приобретение и установку ОАО «ТАиМ» электронного
органайзера «Outlook NewTask Add-in». , бел. руб.
Наименование затрат
Сумма затрат, руб.
Затраты на приобретение органайзера
«Outlook NewTask Add-in»
4000
Затраты на установку органайзера
«Outlook NewTask Add-in»
400
Обучение сотрудников
2000
Итого
6400
При установлении данного оборудования экономический эффект будет
обусловлен уменьшением сроков прохождения документов по каналам
вертикальных и горизонтальных коммуникаций. По данным специальной
литературы, сроки прохождения документов снижаются с 4—45 дней до 2—
40,5 дней.
Средняя заработная плата работника предприятия составляет 20 руб. в
день. До внедрения группового электронного органайзера средний срок
получения и прохождения различного рода документов составлял 23,5 дня,
после внедрения органайзера 20,5 дня. Затраты на заработную плату одного
сотрудника на обслуживание прохождения документа составила 450 бел. руб.
до внедрения органайзера и 400 после внедрения органайзера.
Экономия предприятия на оплате труда каждого сотрудника, связанного
с обслуживанием прохождения документов составит 50 руб. В процессе
обслуживания прохождения документов на предприятии задействовано около
120 человек.
Таким образом, общая экономия предприятия от внедрения
электронного органайзера составит 6000 руб. в месяц только на прохождении
документов (а кроме этого, как отмечалось выше, выгоды от использования
электронного органайзера значительно шире), экономический эффект от
внедрения данного мероприятия составит:
6000 × 12 – 6400 = 65 600 руб.
Итак, на основе произведенных расчетов, можно сделать вывод, что
ОАО «Бобруйский мясокомбинат» целесообразно осуществить ряд
62
мероприятий, направленных на совершенствование системы организационных
коммуникаций:
— ежемесячно проводить единые дни информирования, что будет
способствовать установлению тесной взаимосвязи между руководителями и
сотрудниками различных уровней. Годовой экономический эффект от
внедрения данного мероприятия составит 6 195 руб.;
— с целью повышения своевременности доведения до сведения
исполнителей приказов и распоряжений руководства целесообразно
организовать рассылку sms-сообщений на мобильные телефоны линейных
руководителей о принятии высшим руководством определенного решения.
Это мероприятие повлечет за собой сокращение объемов работы
секретаря с документами на бумажных носителях в среднем на 5,5% и
уменьшить документооборот предприятия, при этом будет сокращено время
для реакции начальников отделов на соответствующее сообщение в среднем на
2,5 %, что позволит оперативно выполнить соответствующее задание. Годовой
экономический эффект составит 9580,2 руб.;
— с целью сокращения множественных отвлечений квалифицированных
работников от исполнения их непосредственных обязанностей, восполнения
недостатка информации и устранения несвоевременного ее поступления
предприятию целесообразно внедрить групповой электронный органайзер
«Outlook NewTask Add-in». Экономический эффект от внедрения данного
мероприятия составит 65 600 руб.
Общий экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий
составит 81 375,2 руб.
63
Заключение
В результате проведенного в выпускной квалификационной работе
исследования были сделаны следующие выводы. Организационные
коммуникации представляют собой процессы информирования и
взаимодействия внутри организации и с внешним окружением, направленные
на достижение целей организации.
В качестве основных составляющих коммуникационного процесса
необходимо выделить следующие: источник, отправитель, сообщение, канал,
получатель, обратная связь и коммуникационные барьеры.
В современных условиях каждое предприятие должно стремиться к
эффективному обмену информацией с интересующими ее аудиториями,
системному обеспечению себя сведениями, которые являются основой для
принятия адекватных решений. Построение эффективной системы
организационных коммуникаций возможно при условии строгой
последовательности соответствующих направлений деятельности.
В процессе функционирования системы организационных
коммуникаций руководители всех уровней должны стремиться к преодолению
коммуникационных барьеров, в результате чего создаются предпосылки для
формирования продуктивных организационных коммуникаций.
Организационные коммуникации могут быть вертикальные
(нисходящие и восходящие), горизонтальные, формальные и неформальные,
вербальные и невербальные, внутренние и внешние, а также электронные.
Основными функциями, которые выполняют организационные коммуникации,
являются информативная, мотивационная, контрольная.
В процессе создания системы организационных коммуникаций и
управления этой системой важным моментом является оценка ее
эффективности. Она может осуществляться на основе уже существующих и
апробированных методик, а также может иметь место самостоятельная
разработка системы эффективности, в основу которой могут быть положены