44
информация от другого отдела, например, от планово-экономического, то
данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через начальников
отделов.
Пример горизонтальных коммуникаций на ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» представлен на рисунке 8
45
.
Отдел маркетинга Планово-экономический отдел
Рисунок 8. Пример горизонтальных коммуникаций
на ОАО «Бобруйский мясокомбинат»
Коммуникации между директором и руководством высшего звена на
предприятии происходят обычно в форме совещаний и отчетов, которые
предоставляются практически ежемесячно. В свою очередь, с отделом кадров
директор взаимодействует напрямую, так как он непосредственно узнает от
отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии.
А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность
взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц. Формальная
коммуникация в компании представлена в виде документооборота. Причем
формальные коммуникации развиты лучше. Обеспечением информационных
процессов на ОАО «Бобруйский мясокомбинат» занимается отдел ИТ, который
находится в непосредственном подчинении у главного специалиста АСУП.
С целью информирования сотрудников используются:
— информационные стенды, которые размещаются во всех корпусах и
структурных подразделениях. На этих стендах размещается наиболее значимая
информация по осуществлению деятельности предприятия, обновление
размещаемой информации осуществляется по мере необходимости. В
непосредственной близости со стендами находятся места для раздаточного
материала (буклеты предприятия, газеты, копии коллективных договоров);
— плакаты при входе в здание управления ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» в канун знаменательных дат и значимых событий в жизни
45
Собственная разработка автора
45
коллектива;
— рекламные буклеты и проспекты, направленные на осуществление
внешних коммуникаций с целью информирования потребителей и укрепления
имиджа предприятия;
— ящики для пожеланий, предложений и вопросов к руководству, куда
каждый из сотрудников может подать свою информацию, так называемые
«ящики обратной связи». Эти ящики обязательно опечатаны, могут вскрывать
их с целью передачи писем руководству предприятия только специально
выбранные сотрудники, не заинтересованные утаивать или подтасовывать
информацию;
— выступления руководителей предприятия в средствах массовой
информации;
— публикации о предприятии в местных печатных изданиях, которые
способствуют формированию и укреплению связей с общественностью. При
этом используются следующие инструменты PR: лоббирование интересов в
органах местной исполнительной власти, пиар-статьи в газетах («Бабруйскае
жыцце», «Вечерный Бобруйск» и др.), спонсирование спортивных
мероприятий;
— «прямые» и «горячие линии», которые проводит руководство
предприятия с целью изучения микроклимата в коллективе и выявления
болевых точек;
— оперативные планерки и совещания;
— встречи с сотрудниками конкретных структурных подразделений.
При осуществлении внутрифирменных коммуникаций посредством
информирования решаются такие ключевые задачи, как делегирование
полномочий, укрепление корпоративной культуры. Чтобы доверие к
предприятию неукоснительно укреплялось, необходимо осуществление
деятельности в следующих направлениях:
— своевременное системное осуществление коммуникаций;
46
— системное подчеркивание доверия к сотрудникам путем совместного
обсуждения хороших и плохих новостей;
— учитывание мнения сотрудников при обсуждении и разрешении
проблемных ситуаций;
— делегирование полномочий. Часть полномочий руководитель делегирует
своим подчиненным. Данный принцип тесно взаимосвязан с принципом
централизации / децентрализации. Чем больше полномочий передается подчинен-
ным, тем менее централизованным будет управление. По этой причине механизм
функционирования и использования организационных коммуникаций должен быть
четко отлаженным и действенным.
В канцелярию соответственно определенному графику поступает
информация от высшего руководства, производственных подразделений,
отдела кадров и социальных вопросов. После чего создаются информационные
блоки для размещения на стендах, и вся необходимая информация рассылается
в конкретные структурные подразделения.
Наиболее важные сообщения направляются в местные газеты и на
телевидение. Существенным каналом распределения информации являются
печатные издания о предприятии (буклеты, бюллетени, листовки, сувенирная
печатная продукция, рекламные проспекты).
Особое внимание в процессе осуществления производственной
деятельности на предприятии уделяется установлению обратной связи и
получению соответствующей информации. С этой целью используются
почтовые ящики обратной связи, проводятся встречи руководства с
сотрудниками структурных подразделений.
Сотрудниками отдела кадров и социальных вопросов при анализе
обстановки в коллективе в процессе определения возникающих проблем и
выяснения отношения сотрудников к своему предприятию проводятся
социологические исследования.
Также проводятся "прямые линии" с высшим руководством
предприятия, непосредственно перед ежегодным собранием акционеров в
47
таких мероприятиях участвует руководство всех главных служб. Материалы
этих «линий» и встреч высшего руководства с сотрудниками коллектива
размещаются на официальном сайте предприятия в рубрике «Наши новости», в
местных средствах массовой информации.
В открытом доступе на сайте предприятия: http://www.bobrmk.by.
ежегодно размещается бухгалтерский баланс, с которым может ознакомиться
каждый сотрудник предприятия и задать руководству возникающие вопросы.
В процессе функционирования предприятия наряду с формальными
коммуникациями осуществляются и неформальные связи между работниками и
руководством различных уровней. Неформальные коммуникации проявляются
на уровне проведения праздников и ежегодных корпоративных мероприятий,
которые способствуют формированию лояльности сотрудников к предприятию.
Это празднование дней рождения, Восьмого марта, встречи Нового года,
коллективные поздравления сотрудников с рождением детей и т.д.
Внешние коммуникации предприятие осуществляет посредством
рекламно-выставочной деятельности и дегустаций. Осуществляется
изготовление и размещение рекламной информации в печатных изданиях:
«Бабруйскае жыццѐ», «Вечерний Бобруйск», «Могилевские ведомости»,
«Минский курьер», «Продукт ВУ».
Изготавливается сувенирная продукция (блокноты, ручки, ежедневники)
с фирменной символикой предприятия, размещаются рекламные сообщения на
транспорте (собственный транспорт), изготавливаются рекламные аудиоролики
с последующим их размещением на «Радио Могилев», «Радиус FM»,
полиграфическая продукция (календари, наклейки, блоки, буклеты) с
фирменной символикой предприятия.
Размещается реклама на бортах в Ледовом дворце «Минск-арена» и
«Бобруйск-арена», на телевидении (бегущая строка, рекламный ролик,
телеканалы «Скиф», «Веста»), билбордах в г.Бобруйске, на светодиодном
экране на пересечении ул. Минская и Октябрьская в г. Бобруйске. Создан
презентационный фильм о предприятии.
48
Одним из наиболее эффективных средств осуществления внешних
коммуникаций являются выставки. Сведения о выставочно-ярмарочной
деятельности ОАО «Бобруйский мясокомбинат» за 2015—2017 гг.
представлены в приложении 6, по данным которого можно сделать вывод о
том, что это направление деятельности предприятием осуществляется
достаточно успешно, о чем свидетельствуют завоеванные награды.
В таблице 5
46
представлены затраты предприятия на осуществление
рекламно-выставочной деятельности за 2016—2017 гг.
Таблица 5
Затраты ОАО «Бобруйский мясокомбинат» на осуществление
рекламно-выставочной деятельности за 2016—2017гг., руб.
Показатель
2016 г.
2017 г.
Темп
роста,
%
Отклонение
(+;-)
Телевидение
5477,5
3655,419
66,7
-3600,649
Радио
222,32
956,928
430,4
734,608
Пресса
2807,161
3242,763
115,5
435,602
Наружная реклама
2540,976
3765,201
148,1
1224,225
На бортах транспорта
654,692
6805,882
267,8
6151,19
Внутри транспорта
759,24
647,136
85,2
-112,104
В объектах торговли и
обслуживания
612,26
6589,665
1076,2
5977,405
В каталогах, буклетах и
т.д.
1852,059
2175,920
117,4
323,861
На выставках и
ярмарках
7717,162
22460,970
291,0
14743,809
Итого
22643,369
50299,885
222,1
27656,516
По данным таблицы 5, на проведение рекламной и выставочной
деятельности в 2017 году предприятием было затрачено 50299,885 руб. Затраты
на рекламную деятельность по сравнению с 2016 годом увеличились
приблизительно в 2 раза. На осуществление выставочно-ярмарочной
деятельности в 20162017 гг. было направлено 7717,162 и 22460,970 руб.
соответственно. Темп роста затрат предприятия на осуществление рекламно-
выставочной деятельности за 2016—2017 гг. составил 222,1 %.
С целью укрепления внешних коммуникаций и продвижения продукции
предприятия используется и такой маркетинговый инструмент, как дегустации.
46
Таблица 5 сформирована автором на основе данных предприятия
49
Данные о проведении дегустаций в период 2015—2017 гг. представлены в
таблице 6.
Таблица 6
47
Данные о проведении дегустаций продукции ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» за 2015—2017 гг.
Период времени
Количество
проведенных
дегустаций, ед.
Затраты руб.
2015 г.
107
4750
2016 г.
91
7680
2017 г.
109
28700
По данным таблицы 6, затраты на проведение дегустаций
увеличиваются. Они составили в 2015, 2016 и 2017 гг. 4750, 7680 и 28700 руб.
соответственно. Проведение такого рода мероприятий способствует удержанию
постоянных потребителей и привлечению внимания новых, увеличению
продаж продукции, доведению до потребителя информации о положительных
характеристиках товара, произведенных новинках, качестве продукции.
ОАО «Бобруйский мясокомбинат» для организации коммуникаций с
внешней средой использует и интернет-ресурсы. Так оперативно появляются
новости о предприятии на титульной странице TUT.BY, продлевается
регистрация в Регистре производителей товаров, работ, услуг.
Меньше всего средств тратит предприятие на рекламу в интернете,
затраты на которую составляют лишь 1,26%, при том что в современных
условиях умелое использование всемирной сети может привести предприятие к
увеличению сбыта и завоеванию новых сегментов рынка и как следствие
повышение эффективности функционирования предприятия в целом.
У предприятия имеется собственный сайт http://www.bobrmk.by, на
котором размещена информация о его истории, выпускаемой продукции,
последняя информация о различных мероприятиях, а также организована
обратная связь. Сайт достаточно удобно создан, имеется простая навигация и
легкие ссылки. Количество посещений сайта в месяц составляет 14250, что
свидетельствует об интересе к продукции, выпускаемой предприятием.
47
Собственная разработка автора на основе данных предприятия
50
Для исследования организационных коммуникаций проведено
выборочное анкетирование персонала ОАО «Бобруйский мясокомбинат»
(образец анкеты представлен в приложении 7). Опрос проводился со 120
сотрудниками, которым было предложено ответить на 10 вопросов.
Особенно ценными для осуществления анализа рассматриваемой
проблемы представляются ответы начальника финансового отдела, бухгалтера,
сотрудника службы главного специалиста АСУП, сотрудника отдела кадров,
сотрудник службы главного технолога.
Как показал анализ ответов, большая нагрузка ложится на сотрудников
финансового отдела и бухгалтерии. Именно эти сотрудники выполняют много
«лишней» работы: из ответа на 1-ый вопрос следует, что выполняют они 5
пунктов из 6, хотя их должностные обязанности очерчены только тремя. С
целью улучшения информационных обменов и ускорения документооборотных
процессов при ответе на 12 вопрос анкеты было высказано пожелание
повышения уровня автоматизации организационных процессов.
Сотрудник службы главного специалиста АСУП также акцентировал
внимание на необходимости повышения уровня автоматизации управления
производством, а также предложил больше проводить неформальных
мероприятий, которые направлены на формирование командного духа и
улучшение взаимоотношений сотрудников в коллективе.
Сотрудник отдела кадров отметила, что достаточно часто в процессе
работы имеют место отвлечения сотрудников от выполнения их должностных
обязанностей.
На 5 вопрос анкеты дали положительный ответ 75 опрашиваемых
сотрудников (что составляет 62,5 % из числа опрошенных). В качестве ответа
на 12 вопрос анкеты сотрудник отдела кадров предложила проводить дни
информирования, что будет способствовать быстрому и своевременному
доведению информации до членов коллектива и укреплению корпоративной
культуры.
Сотрудник службы главного технолога в качестве одной из наиболее
51
важных проблем отметил частые отвлечения, причинами которых являются
внеплановые заседания; вызовы к главному технологу, в цеха и т.д. Он
объяснил это несовершенством информационной системы предприятия,
которая давала бы возможность одновременно доставлять информацию в
несколько структурных подразделений одновременно и при этом осуществлять
контроль за выполнением распоряжений.
Как видно по результатам анкетирования, сотрудники финансовых и
инженерно-технических служб часто выполняют побочную работу, которая не
соответствует уровню их квалификации, при этом имеют место
множественные отвлечения квалифицированных работников от исполнения их
непосредственных обязанностей, недостаток информации и несвоевременное ее
поступление, что связано с отсутствием четкой автоматизированной
информационной системы управления предприятием.
Таким образом, система организационных коммуникаций на ОАО
«Бобруйский мясокомбинат» достаточно развита, используются различные
каналы передачи информации внутри организации, начиная от традиционных
письменных распоряжении и заканчивая использованием преимуществ
интернета.
С внешней средой коммуникации осуществляются посредством участия
в выставках и конкурсах, рекламы предприятия в газетах, журналах, на
телевидении и радио, использования собственного сайта, проведения
маркетинговых исследований и социологических опросов. Лояльность
работников к руководству достигается посредством корпоративных
праздников, спортивных соревнований совместных экскурсионных туров.
Как видно из проведенного анализа, ОАО «Бобруйский мясокомбинат»
является крупным предприятием мясоперерабатывающей отрасли Республики
Беларусь с численностью 1011 человек. Организационная структура
управления предприятием линейно-функциональная.
Анализ финансово-экономической деятельности ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» за 2015—2017 гг. показал, что предприятие развивается
52
стабильно, это связано, прежде всего, с наличием устойчивого спроса на
продукцию предприятия, наличием значительной клиентской базы и
эффективной системой маркетинга на рассматриваемом предприятии.
Показатели рентабельности за 2015—2017 гг. ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» свидетельствуют о том, что увеличение выручки от реализации
продукции в 2017 году по сравнению с 2016 г. составило 163 %, прибыль от
реализации — 35 %, прибыль от внереализационных доходов и расходов в 2017
году по сравнению с 2016 годом составила 1,12 %.
Вместе с тем, следует отметить, снижение экспорта производимой
продукции в натуральном и денежном выражении, что обусловлено усилением
конкуренции на внешних рынках.
Система организационных коммуникаций на ОАО «Бобруйский
мясокомбинат» носит упорядоченный характер и реализуется в процессе
вертикальных коммуникаций. Информация от руководства доводится в
процессе личной беседы, рассылается на бумажном носителе, по электронной
почте, а также с использованием телефонной связи.
Горизонтальные коммуникации на предприятии носят неформальный
характер, непосредственно через вербальное и опосредованное телефонное
общение между сотрудниками и посредством использования локальной
компьютерной сети.
Неформальные коммуникации на предприятии между руководством и
работниками осуществляются на корпоративных праздниках, в процессе
коллективных поздравлений, спортивных соревнований, совместных поездок в
рамках экскурсионных туров, которые оплачиваются предприятием.
Для информирования работников о положении дел на предприятии
используются информационные стенды, рядом с которыми расположен ящик
вопросов и предложений для реализации обратной связи.
Внешние коммуникации осуществляются предприятием в результате
размещения рекламно-информационных материалов в газетах, журналах, на
телевидении, участия в ежегодных выставках и конкурсах, выпуска различной
53
рекламно-сувенирной продукции, использования Интернет-ресурсов и
собственного сайта, проведения дегустаций.
К положительным сторонам организационных коммуникаций на ОАО
«Бобруйский мясокомбинат» следует отнести использование для налаживания
коммуникаций внутри предприятия самых разнообразных методов и способов
(почтовые ящики обратной связи, информационные стенды, компьютерная
сеть, внутренняя телефонная связь и др.).
К недостаткам при реализации системы организационных
коммуникаций на ОАО «Бобруйский мясокомбинат» следует отнести:
— несвоевременное доведение до сведения распоряжений руководства
и искажение информации по причине длины цепи согласования решений;
— отвлечение квалифицированных работников от исполнения их
непосредственных обязанностей, недостаток информации и несвоевременное ее
поступление;
— несовершенство единой автоматизированной информационной
системы управления предприятием.