55
времени дальнейшего заказа, то совершается внеочередной заказ. В другое
время эта система действует, в качестве системы с фиксированной
периодичностью заказа. Движение запаса товаров при применении стратегии с
фиксированной периодичностью и двумя фиксированными уровнями
показывает рисунок 12.
Рисунок 12- Сущность системы с фиксированной
периодичностью и двумя фиксированными уровнями
Достоинство данной стратегии это исключение вероятности нехватки
материалов. Несмотря на то, что это система сглаживает недостатки концепции
с фиксированным промежутком времени, но у нее все же есть единственный
недостаток, представляющий собой необходимость ведения постоянного
наблюдения за уровнем запасов.
2. Создание заказа
Портфель заказов создается заведующими магазинов вместе со службой
логистики согласно обоснованным потребностям компании. В первую очередь
выявляют допустимые условия поставок (сроки, цены, величины партий), а
после ведут поиск вероятных контрагентов. Их определяют по каталогам, базам
данных, прайс-листам, часто с помощью проведения расчетов
предположительных складских и транспортных расходов. После этого
реализуется размещение заказов и заключение договоров на поставку
продукции по определенным ценам, в установленные сроки, в конкретных
объемах.
Сегодня компания сотрудничает с более 80 контрагентами,
56
обеспечивающих создание и поддержание нынешнего ассортимента.
Большая часть контрагентов компании являются местными
производителями, а также оптовыми организациями. Контрагенты компании
выбираются по нижеуказанным критериям:
– качество продукции;
– закупочная стоимость;
– коммерческие условия и отсрочка платежа.
В основе системы управления запасами и поставками находится принцип
уменьшения расходов компании на логистические операции. В связи с этим,
доставка большей части продукции реализуется контрагентами.
Стратегия компании – применение нескольких контрагентов в каждой
товарной группе, что позволяет быть независимым от них и активно
совершенствовать сотрудничество с каждым из поставщиков.
3. Приобретение заказа
Получаемый от контрагента товар проходит процедуру входного
контроля. Если он удовлетворяет сертификатам качества и соответствует
спецификации поставки, то его перемещают на склад.
Как только товар приходит, кладовщик проверяет документацию,
сопроводительные документы, счета-фактуры, обеспечивает приемку и
разгрузку поступившей продукции, подчитывает количество, сверяет реальные
цифры с тем, что указано в накладных. При необходимости он подготавливает
акт излишков либо недостачи или порчи при несоответствии данных. Каждую
неделю подготавливаются отчеты о движении продукции.
Для учёта и контроля товарных потоков, которые поступили на склад,
применяют самые разные формы документации. В них указываются все
действия по приёму товаров, начиная с их разгрузки и завершая размещением
на складе.
Существование данных документов обеспечивает тщательное
документирование всей деятельности по приёму продукции. Документы данной
группы имеют учётное значение и входят, в качестве составной части, в общие
57
учётные документы торговой компании. Основное назначение данных
документов основано на том, чтобы обеспечить корректный учёт всей
продукции, которая поступила на склад.
Корректное безошибочное оформление документации имеет важнейшее
значение для приёмки продукции. Ошибки в разработке и оформлении
документации при приёмке продукции негативно сказываются на всех будущих
операциях технологического процесса складской обработки продукции.
4. Перемещение и хранение продукции
Главные технологические операции, которая выполняются при хранении
продукции на складе компании:
– перемещение продукции и укладка их на хранение
– наблюдение за состоянием продукции;
– соблюдение режимов и сроков хранения
– обеспечение работы технологического оборудования;
– соблюдение санитарного режима.
2.3. Оценка эффективности системы управления запасами торгового
предприятия
Складской учет и оптимизация применения товарно-материальных
ресурсов в компании является одной из исходных задач, которая ставиться
перед каждой современной системой управления компанией. В основном, даже
несущественное уменьшение уровня сверхнормативных запасов и ускорение
оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться
значительного роста рентабельности.
Для решения данного рода задач необходима оперативная, достоверная и
полная информация о нынешнем состоянии складских запасов,
оборачиваемости продукции, потребностях в разных видах товарно-
материальных ценностей. Для эффективного успешного запасами следует
принимать экономически обоснованные решения об объемах и частоте
поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.
58
Контроль и учет запасов в компании совершается нижеуказанным
образом: каждый месяц в логистический отдел компании от заведующих
магазинов приходит отчет о поступлении, реализации и остатках продукции. В
компании ведется карточный учет запасов. На каждую поступившую
продукцию заводится карточка, по которой прослеживается движение
продукции со времени ее поступления.
Основной механизм учета запасов на складе это инвентаризация,
представляющая собой процедуру определения фактического наличия товаров
с помощью пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных записей.
Информация о реальном наличии товаров сопоставляются с данными
складского и бухгалтерского учета в натуральном и стоимостном выражении.
При инвентаризации необходимо проверить:
– корректность их отпуска и хранения;
– сохранность единиц хранения;
– порядок ведения учета товаров;
– состояние измерительного инструмента и весового
оборудования.
В связи с тем, что компания включает в себя шесть магазинов, то
обязательно появляются диспропорции существующих на складах данных
магазинов товарных запасов. В связи с неравномерностью продаж по объёмам и
времени, корректировки рыночной конъюнктуры, ошибок работников, –
создается ситуация, когда в одном магазине по определенным позициям
появляется дефицит, а в ином - по тем же позициям возникает сверхзапас или
неликвид. В связи с этим, руководство принимают решение о перемещении
данной позиции из филиала-донора, где она находится в сверхзапасе, в филиал-
реципиент, где её не хватает.
При стремительном развитии потребительского рынка при помощи
повышения внешнеэкономических связей России, развития национального
законодательства в торговой области возникли значительные изменения. Жизнь
в условиях корректировок предъявляет новые требования к ведению
59
предпринимательства, к сотрудникам. В связи с этим важным является не
просто принять данные изменения, но и управлять ими.
На текущий момент система управления запасами, которая присуще ООО
«ЯраДен», отвечает не всем требованиям для гармоничного совершенствования
хозяйственной деятельности компании, но руководство фирмы прилагает
существенные усилия для увеличения ее эффективности. Система управления
запасами ООО «ЯраДен» обладает некоторыми слабыми местами, которые
нуждаются в преобразовании. Следует рассмотреть их более детально.
Один из недостатков существующей системы управления запасами это
полноценный учета остатков и движения продукции, а также учета по
принципу FIFO.
При выявлении партии по методу FIFO первой должна браться продукция
с более ранним сроком годности. Данный метод должен использоваться для
скоропортящейся продукции, к примеру, творог, молоко, хлеб и пр. Отсутствие
полноценного учета и учета по методу FIFO может привести к тому, что в
применяемой системе управления запасами не совершается отражения сроков
годности хранимой продукции, что привести к потере сроков годности, а,
следовательно, и убыткам. Соответственно, нужны мероприятия по
осуществлению и внедрению данных методов в действующую систему
управления запасами.
Кроме внедрения указанных методов должны пересматриваться
нижеуказанные моменты: организационные схемы складских помещений и
схемы товародвижения. Последние схемы должны соответствовать
обслуживаемой территории, чтобы можно было без заминок и успешно
доставить продукцию. Также в компании не всегда соблюдаются правила
размещения продукции на складе, учитывая закрепленности мест под
определенную продукцию и учитывая объемы грузооборота, что уменьшает
эффективность деятельности кладовщика.
Также необходимо отметить следующий недостаток системы управления
запасов ООО «ЯраДен» : недостаточная автоматизация процессов реализации
60
заказов и контроля запасов. Магазинам сети необходимо генерировать заказ
вручную, в итоге чего это может привести к возможностям возникновения
ошибок, которые связаны с ручным вводом информации, а также к отсутствию
возможности планирования потребности по торговым точкам.
В связи с этим, приоритетная задача для решения этих недостатков это
осуществления автоматизации системы управления запасами.
Система управления запасами ООО «ЯраДен» нуждается и в
инфраструктурном развитии, в связи с тем, что используемые в этот момент
механизмы, оборудование, комплексы не отвечают требованиям, которые
предъявляются к управлению компанией.
Нужна модернизация торгового оборудования, которое эксплуатируется в
магазинах сети, совершенствование складского оборудования и складской сети,
с целью оптимизации используемых ресурсов, развитие транспорта, для
своевременной развозки продукции по магазинам.
Указав главные недостатки системы управления запасами, дальнейшая
работа будет направлена на формирование предложений, которые необходимы
для сглаживания проблемных моментов, которые влияют на эффективность
деятельности системы, и способствуют ее развитию.
Выводы по главе:
1. По итогам проведенного исследования следует вывод, что ООО «ЯраДен» за
2016-2018 годы имеет следующие результаты:
- валовая прибыль имеет ярко определенную тенденцию к повышению
осту в 2016 году 2889 тыс. руб., в 2017 году - 3390 тыс.руб., в 2018 году- 3748
тыс.руб.;
-розничный товарооборот повысился на 5168 тыс. руб., что равно 12,9% к
фактическому товарообороту 2016 года.
-колебание товарооборота равно 4,25%, при этом темп отклонения от
товарооборота равномерный 96,06% практически 100%.
- возможности повышения товарооборота были увеличены при помощи
уменьшения остатков на конец года (- 1633,8 тыс. руб.).
61
2. Но при тщательном анализе определены нижеуказанные отрицательные
тенденции ООО «ЯраДе»:
- темп роста валовой прибыли уменьшается в 2017 году 17,34%, в 2018
году уже лишь 10,56%.;
-выручка от продажи продукции в 2017 году относительно 2016 года
повысилась на 2502 тыс.руб. или на 6,17%., в 2018 году рост выручки был
равен относительно 2017 года лишь 72 тыс.руб. или 0,17%.;
-прирост товарооборота совершен при помощи повышения числа
реализованной продукции на 5808 тыс. руб. (42630 - 36822), и в связи с
повышением розничных цен на продукцию - на 2600 тыс. руб. (45230 - 42630);
- среднегодовые запасы в 2018 году относительно 2017 года повысились
на 522,4 тыс. руб., что равно 12,3%.
- реальный объем товарооборота увеличился на 7,8% или на 3284 тыс.руб.
и факторы, которые побудили увеличение товарооборота это рост объема
поступления продукции в текущем году (+971,6 тыс. руб.), а также повышение
товарных запасов на начало года (+678,6 тыс. руб.).
3.Общий недостаток системы управления запасами ООО «ЯраДен» -
необходимость ведения постоянного наблюдения за уровнем запасов.
Показатели оборачиваемости товарных запасов имеют негативную динамику,
что свидетельствует о неоптимальной структуре запасов.
4.Существенный недостаток системы управления запасами ООО
«ЯраДен» это недостаточная автоматизация процессов реализации заказов и
контроля запасов.
62
3. Пути совершенствования системы управления запасами на примере
торгового предприятия ООО «ЯраДен»
3.1 Направления повышения эффективности системы управления
запасами торгового предприятия
Согласно проведенному анализу, можно определить несколько проблем
совершенствования и деятельности ООО «ЯраДен».
Одна из главных проблем это то, что на конец года на складе находится
существенное число неликвидных товаров, а так же дефицит по основным
позициям. Итак, компания терпит убытки, как на содержание складских
помещений, так и в связи со снижением оборачиваемости капитала.
Ревизии и контролю должны подвергаться неходовые и залежалые
запасы, которые являются одним из главных элементов иммобилизованных (т.е.
исключенных из активного хозяйственного оборота) оборотных средств.
Ниже представлены подходы для исполнения данной задачи.
1. Перемещение лишних запасов в иное подразделение фирмы, где они
необходимы. Продукция может быть мертвой в одном подразделении, но еще
популярной в ином. Это можно сделать, если, конечно, расходы на
перемещение продукции между подразделениями намного меньше ее
стоимости.
2. Возврат товара поставщику. Желательность данного варианта зависит
от определенного контрагента. Одни легко принимают возвращаемую
продукцию, прочие же требуют стольких условий и платежей, что возвратить
товар нет возможности.
3. Уменьшение стоимости, чтобы реализовать лишние запасы. Это
хорошо работает, если у клиента будет какой-либо выбор.
4. Назначение торговым сотрудникам денежное поощрение за
реализацию лишних запасов.
7. Ликвидация продукции. Наименее желательная альтернатива. Но в
данном случае высвобождается пространство на складах и возникает
возможность списать себестоимость продукции.
63
В ООО «ЯраДен» работа по ликвидации "мертвых" запасов совершается
бессистемно, от случая к случаю. Желательно в базах данных предусмотреть
параметры для оперативной обработки данной номенклатуры в различных
аспектах (по стоимости, по числу упаковок) для ускорения принятия мер по
избавлению от нее.
Для реформирования системы управления запасами торговой компании
нужно провести анализ ассортиментных групп. Создание торгового
ассортимента является одной из главных функций компании оптово-розничной
торговли, которая определяет ее конкурентоспособность. Анализ ассортимента
следует совершать каждый квартал, к примеру, при помощи классического
метода – АВС-анализа.
Ещё одно направление развития управления товарными запасами, это
минимизация хищений продукции, ошибок настройки технических средств.
Это осуществляется при помощи прозрачной системы учета и гибкой системы
статистической отчетности, а также ведения видеонаблюдения.
Следует изменить деятельность компании нижеуказанным способом:
-улучшить организацию материально-технического снабжения для
постоянного обеспечения компании нужными материальными ресурсами и
уменьшения времени нахождения капитала в запасах;
-уменьшить время нахождения средств в дебиторской задолженности;
-ускорить процесс отгрузки, оформления расчетной документации и
уменьшения времени расчетов при помощи использования разных форм
безналичных расчетов.
Чтобы оборотные средства компании успешно применялись и приносили
прибыль, следует снизить долю запасов, то есть вести регулярные продажи и не
давать им залеживаться на складах. Это привлечет ускорение оборачиваемости
оборотных средств, что хорошо скажется на положении компании.
Для достижения оптимальной работы компании, а так же для снижения
накладных затрат, которые связаны с хранением товаров нужно решить
нижеуказанные задачи:
64
-оптимизировать и ввести новые системы управления заказами;
-оптимизировать маркетинговую стратегию компании;
-реорганизовать складскую систему, учитывая определенную систему
управления заказами.
Одно из предложений по развитию заказов это внедрение более
успешного менеджмента. Для достижения качества менеджмента в компании
следует провести переподготовку, обучение имеющихся сотрудников, что так
же позволит приобрести положительный эффект и в сфере мотивации
сотрудников.
Не менее важно правильное планирование запасов, определение их
оптимального уровня. Это позволит компании вовремя сбывать поставляемые
партии продукции, а не хранить неликвидную продукцию.
Итак, следует провести автоматизацию процесса управления запасами,
для данных целей есть большое число прикладных систем. Обычные итоги
внедрения впечатляют:
1) уменьшение затрат по заказу на 20%;
2) уменьшение запасов до 50%;
3) увеличение оборачиваемости в 2 раза;
4) увеличение доходов на 20%, при помощи уменьшения дефицитов;
5) повышение рентабельности инвестиций более чем на 50%.
Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО
«ЯраДен» руководителем компании была определена Deductor ISO:
Оптимизация складских запасов.
С помощью Deductor Inventory Stock Optimization (Deductor ISO) можно
автоматизировать процесс оптимизации складских запасов: определение
оптимального страхового запаса, планирование спроса, создание автозаказа,
определение лучших поставщиков и продукции-заменителей. Решение
предназначено для дистрибьюторов, торговых сетей, производственных
предприятий и складских комплексов. Оно разработано на основе
аналитической платформы Deductor. Система поставляется с набором готовых